Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Kompleksowa organizacja konferencji: "Spotkanie Przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających PO IiŚ" I. Informacje ogólne Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji: Spotkanie Przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających PO IiŚ, zwana dalej łącznie Konferencją. Celem Konferencji jest spotkanie przedstawicieli instytucji pośredniczącej i instytucji wdrażających Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko. Konferencja odbędzie się w dniach 13-15 lutego 2013 roku i obejmować będzie: - 14 i 15 lutego sesje plenarne dla uczestników Konferencji, - 14 lutego Przygotowanie Spotkania kadry zarządzającej Instytucji Wdrażających z Wiceministrem Środowiska na temat Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, - 14 lutego przygotowanie uroczystej kolacji. Dwudniowa Konferencja ma za zadanie przekazanie wiedzy, doświadczeń oraz problemów pojawiających się w związku z wdrażaniem programu operacyjnego, skomunikowanie ze sobą podmiotów zainteresowanych realizacją projektów; wymianę doświadczeń, prezentację dobrych praktyk. Konferencja skierowana będzie do szerokiego grona odbiorców z całego kraju. Organizatorem Konferencji jest Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia działań zgodnie z założeniami i harmonogramem zawartym w dalszej części niniejszego dokumentu. II. Miejsce konferencji wydruk z BIP WFOSiGW w Zielonej Górze data publikacji 2013-01-14 1
Wykonawca zapewni, że Konferencja odbędzie się w miejscu, które łącznie spełnia następujące warunki: a) znajduje się na terenie województwa lubuskiego, b) znajduje w odległości maksymalnie 50 km od siedziby Zamawiającego, (Ograniczenie wynika z konieczności zaangażowania pracowników zamawiającego w organizację, obsługę merytoryczną oraz uczestnictwo w Konferencji. W związku z faktem, że miejscem pracy pracowników zamawiającego jest miasto Zielona Góra, umiejscowienie konferencji w miejscowości oddalonej o więcej niż 50 km powodowałoby niewspółmiernie wysokie koszty obsługi rozumianej jako koszty delegacji oraz koszty czasu pracy. Ponadto Zamawiający dysponuje ograniczonym taborem samochodowym do transportu osób. Utrudnienia w logistyce mogłyby potencjalnie zagrozić pełnemu zrealizowaniu zakresu Konferencji), c) w pobliżu nie mogą znajdować się żadne obiekty, których obecność skutkowałaby jakimkolwiek dyskomfortem w postaci nadmiernego hałasu lub nieprzyjemnego zapachu, d) spełnia wymagania techniczne, kubaturowe, instalacyjne, o których mowa w dalszej części SOPZ, w tym w szczególności w pkt. III., podpunkcie Ad 1, 1), 3), 5), 6), podpunkcie Ad. 2, Ad. 3 i Ad. 4. Wszelkie zadania i elementy, o których mowa w punkcie III. będą realizowane w jednym obiekcie/ kompleksie budynków. Poza miejscem zakwaterowania będzie zorganizowana uroczysta kolacja w dniu 14.02.2013 r. III. Zadania szczegółowe Wykonawcy Kompleksowa organizacja Konferencji składa się z 4 (czterech) Zadań, zwanych dalej Zadaniami: 1. Obsługa techniczna Konferencji. 2. Usługa hotelarska. 3. Przygotowanie Spotkania kadry zarządzającej Instytucji Wdrażających z Wiceministrem Środowiska na temat Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 4. Przygotowanie uroczystej kolacji. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia koordynatora, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację organizacji Konferencji, zarządzającego zespołem osób zaangażowanych w jej realizację, sprawującego nadzór nad całością przebiegu działań. Koordynator na czas trwania realizacji Konferencji dysponować będzie telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego. Ad 1. Obsługa techniczna Konferencji. W ramach tego Zadania Wykonawca zobowiązany jest do: wydruk z BIP WFOSiGW w Zielonej Górze data publikacji 2013-01-14 2
1) zapewnienia Sali konferencyjnej w dniu 14 lutego 2013 r. w godzinach: 09.00-18.00, umożliwiającej przeprowadzenie sesji ogólnej dla 110 osób, wraz z odpowiednim wyposażeniem: sala w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 3-gwiazdkowego; ustawienie miejsc teatralne, z bezpośrednim widokiem na ekran, krzesła z miękkim siedzeniem i oparciem, stół prezydialny wraz z odpowiednią liczbą krzeseł (Zamawiający przekaże dokładną informację o liczbie osób za stołem prezydialnym na min. 2 dni przed terminem Konferencji), klimatyzacja, nagłośnienie, mównica, 4 mikrofony przenośne, projektor multimedialny, ekran, laptop, zaplecze sanitarne, szatnia, recepcja; 2) zapewnienia przestrzeni biurowej dla Zamawiającego (fax, ksero, drukarka, papier w formacie A4 i A3, telefon) o min. powierzchni 10m², do wykorzystania w trakcie trwania sesji plenarnej; 3) zapewnienia bezpłatnego parkingu (min. 30 miejsc parkingowych) w miejscu Konferencji; 4) świadczenia usług cateringu dla 110 osób - uczestników Konferencji w dniu 14 lutego 2013r. Zamawiający przekaże dokładną informację o liczbie osób korzystających z cateringu na min. 2 dni przed terminem Konferencji. a) 2 przerwy kawowe (pierwsza przed Konferencją, druga przerwa kawowa uzupełniona o wskazane wyroby cukiernicze): - I przerwa kawowa * śmietanka/ mleko w dzbanuszkach * soki owocowe (0,25l/osobę) w szklanych dzbankach w butelkach - II przerwa kawowa * śmietanka/ mleko w dzbanuszkach * soki owocowe (0,25l/osobę) w szklanych dzbankach wydruk z BIP WFOSiGW w Zielonej Górze data publikacji 2013-01-14 3
* ciasto tradycyjne (170g/osobę) * tradycyjne ciasteczka wypiek regionalny (4 sztuki/ osobę) b) Lunch inspirowany kuchnią regionalną (w formie bufetu) * zupa 2 rodzaje (ok. 250ml/osobę) * mięso 2 rodzaje (po ok. 250g/osobę) * ryba (ok. 250g/osobę) * ziemniaki/ placki / ryż/ kluski wybór (ok. 200g/osobę) * warzywa grillowane/gotowane mix (ok. 150g/osobę) * 2 rodzaje sałatek warzywnych (ok. 150g/osobę) * herbata (wybór herbat) (0,25l/osobę) * śmietanka/ mleko * soki owocowe (0,25l/osobę) w dzbankach szklanych Wykonawca zapewni: - przygotowanie dań, obsługę całego spotkania, sprzątnięcie sali oraz odbiór naczyń i sprzętów, - ciepłe posiłki podawane w odpowiedniej temperaturze zgodnie z rodzajem serwowanego dania, - kompleksowy sprzęt gastronomiczny dla tego typu usługi, w tym zastawę fajansową, naczynia fajansowe do kawy i herbaty, szklanki do soków, talerzyki i talerze fajansowe oraz sztućce metalowe wszystko w ilości, która nie będzie powodowała konieczności mycia naczyń w miejscu konferencji, a także podgrzewacze do wody, pojemniki na śmieci i odpadki, serwetki oraz odpowiednią dekorację stołów. W terminie 7 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu po 2 propozycje na każdy z elementów, o których mowa w podpunkcie b), tj.: 4 propozycje zup, 4 propozycje mięs, 2 propozycje ryb (z wyjątkiem pangi), 2 propozycje mixu warzyw, 4 rodzaje sałatek warzywnych. 5) zapewnienia Sali konferencyjnej w dniu 15 lutego 2013 r. w godzinach: 08.00-12:30 umożliwiającej przeprowadzenie sesji ogólnej dla 110 osób, wraz z odpowiednim wyposażeniem: sala w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 3-gwiazdkowego; ustawienie miejsc teatralne, z bezpośrednim widokiem na ekran, krzesła z miękkim siedzeniem i oparciem, stół prezydialny wraz z odpowiednią liczbą krzeseł wydruk z BIP WFOSiGW w Zielonej Górze data publikacji 2013-01-14 4
(Zamawiający przekaże dokładną informację o liczbie osób za stołem prezydialnym na min. 2 dni przed terminem Konferencji), klimatyzacja, nagłośnienie, mównica, 4 mikrofony przenośne, projektor multimedialny, ekran, laptop, zaplecze sanitarne, szatnia, recepcja; 6) Wykonawca zapewni ponadto świadczenie usług cateringu dla 110 osób uczestników Konferencji w dniu 15 lutego 2013 r. Zamawiający przekaże dokładną informację o liczbie osób korzystających z cateringu na min. 3 dni przed terminem Konferencji. a) przerwa kawowa ciągła dostępność i obsługa * śmietanka/ mleko podane w dzbanuszkach * soki owocowe (0,25l/osobę) w szklanych dzbankach * ciasto tradycyjne (170g/osobę) * tradycyjne ciasteczka wypiek regionalny (4 sztuki/ osobę) b) Lunch w dniu 15 lutego inspirowany kuchnią regionalną (w formie bufetu) * zupa 2 rodzaje (ok. 250ml/osobę) * mięso 2 rodzaje (po ok. 250g/osobę) * ryba (ok. 250g/osobę) * ziemniaki/ placki / ryż/ kluski wybór (ok. 200g/osobę) * warzywa grillowane/gotowane mix (ok. 150g/osobę) * 2 rodzaje sałatek warzywnych (ok. 150g/osobę) * śmietanka/ mleko w dzbanuszkach * soki owocowe (0,25l/osobę) podane w dzbankach szklanych wydruk z BIP WFOSiGW w Zielonej Górze data publikacji 2013-01-14 5
- przygotowanie dań, obsługę całego spotkania, sprzątnięcie sali oraz odbiór naczyń i sprzętów, - ciepłe posiłki podawane w odpowiedniej temperaturze zgodnie z rodzajem serwowanego dania, - kompleksowy sprzęt gastronomiczny dla tego typu usługi, w tym zastawę fajansowa, naczynia fajansowe do kawy i herbaty, szklanki do soków, talerzyki i talerze fajansowe oraz sztućce metalowe wszystko w ilości, która nie będzie powodowała konieczności mycia naczyń w miejscu konferencji, a także podgrzewacze do wody, pojemniki na śmieci i odpadki, serwetki oraz odpowiednią dekorację stołów. W terminie 7 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu po 2 propozycje na każdy z elementów, o których mowa w podpunkcie b), tj.: 4 propozycje zup, 4 propozycje mięs, 2 propozycje ryb (z wyjątkiem pangi), 2 propozycje mixu warzyw, 4 rodzaje sałatek warzywnych. Ad. 2. Usługa hotelarska. W ramach tego Zadania Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegów w terminie 13-15 lutego dla max. 100 osób, w tym 40 pokoi 2-osobowych i 20 pokoi 1- osobowych wraz ze śniadaniem. Standard hotelu minimum 3 gwiazdki (wg załącznika nr1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U. z 2006 r. nr 22 poz.169) Doba hotelowa: od 11.00 do 12.00 dnia następnego Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość rezygnacji z zarezerwowanych, a niewykorzystanych miejsc noclegowych (dób hotelowych) nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem Konferencji, tj. do 10 lutego 2013r. Dokładną liczbę osób, które będą korzystać z noclegu Zamawiający przekaże Wykonawcy na tydzień przez Konferencją. Ad. 3. Przygotowanie Spotkania kadry zarządzającej Instytucji Wdrażających z Środowiska na temat Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Wiceministrem W ramach tego Zadania Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia Sali konferencyjnej w dniu 14 lutego 2013 r. w godzinach: 11.00-14.00, umożliwiającej przeprowadzenie sesji plenarnej dla 30 osób, wraz z odpowiednim wyposażeniem: sala w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 3-gwiazdkowego; stół ustawiony konferencyjnie-wszyscy wokół stołu, krzesła z miękkim siedzeniem i oparciem, klimatyzacja, nagłośnienie, 2 mikrofony przenośne, projektor multimedialny, ekran, laptop, zaplecze sanitarne, szatnia, recepcja; - przerwa kawowa (dostępność i obsługa od godz.11.00) wydruk z BIP WFOSiGW w Zielonej Górze data publikacji 2013-01-14 6
* śmietanka/ mleko w dzbanuszkach * soki owocowe (0,25l/osobę) w szklanych dzbankach * ciasto tradycyjne (170g/osobę) * tradycyjne ciasteczka wypiek regionalny (4 sztuki/ osobę) - obsługę całego spotkania, sprzątnięcie sali oraz odbiór naczyń i sprzętów, - kompleksowy sprzęt gastronomiczny dla tego typu usługi, w tym zastawę fajansowa, naczynia fajansowe do kawy i herbaty, szklanki do soków, talerzyki i talerze fajansowe oraz sztućce metalowe wszystko w ilości, która nie będzie powodowała konieczności mycia naczyń w miejscu konferencji, a także podgrzewacze do wody, pojemniki na śmieci i odpadki, serwetki oraz odpowiednią dekorację stołów. Ad.4 Przygotowanie uroczystej kolacji w dniu 14 lutego 2013 r., w miejscu atrakcyjnym i charakterystycznym dla miejscowości w której będzie organizowana konferencja, dla 110 osób. W przypadku odległości większej niż 10 minutowy spacer od miejsca zakwaterowania, zapewnienie transportu tam i z powrotem. Planowany początek o godz. 19.00. Wydarzenie to powinno trwać ok. 4 godzin. Ustawienie stołów zostanie uzgodnione z Zamawiającym nie później niż tydzień przed Konferencją. Na stołach Wykonawca zapewni odpowiednią dekorację nawiązującą stylistyką do tematyki Konferencji oraz świece, lampiony bądź latarenki stanowiące oświetlenie stołów. Uroczysta kolacja, inspirowana kuchnią tradycyjną, powinna obejmować: - przystawki zimne i ciepłe - 2 rodzaje zup do wyboru - 2 dania główne do wyboru na ciepło, łącznie z warzywami - napoje ciepłe i zimne - ciasta / desery w ilościach odpowiadających ustalonym standardom dla tego typu wydarzeń. Wykonawca zapewni ponadto: - przygotowanie dań, obsługę całego spotkania, sprzątnięcie pomieszczeń oraz odbiór naczyń i sprzętów, - ciepłe posiłki podawane w odpowiedniej temperaturze zgodnie z rodzajem serwowanego dania, wydruk z BIP WFOSiGW w Zielonej Górze data publikacji 2013-01-14 7
- kompleksowy sprzęt gastronomiczny dla tego typu usługi, w tym zastawę fajansowa, naczynia fajansowe do kawy i herbaty, talerzyki i talerze fajansowe oraz sztućce metalowe wszystko w ilości, która nie będzie powodowała konieczności mycia naczyń w miejscu wydarzenia, a także podgrzewacze do wody, pojemniki na śmieci i odpadki, serwetki oraz odpowiednią dekorację stołów. - zapewnienie DJ-a osoby, która poprowadzi i zapewni odpowiednią oprawę muzyczną dla tego rodzaju uroczystości, wraz z odp. sprzętem i muzyką. W terminie 7 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu po 2 propozycje na każdy z ww. elementów, tj.: 2 propozycje zestawu przystawek na zimno i na ciepło; 4 propozycje zup, 4 propozycje dań głównych. IV. Uwagi Zamawiający zajmuje się merytoryczną stroną realizacji Konferencji, m.in. opracowuje program 2-dniowego wydarzenia, który zostanie przedstawiony na 3 dni przed rozpoczęciem konferencji w celu dokładnego ustalenia godzin przerw kawowych oraz lunchu. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji Konferencji oraz do oznaczenia miejsca trwania Konferencji w formie tablicy stojącej o wymiarach min. 2m x 1m. oraz przygotowania smyczy oraz identyfikatorów imiennych dla każdego uczestnika konferencji (identyfikatory muszą mieć możliwość zawieszenia ich na smyczy ). Na smyczy powinno być umieszczone logo PO IiŚ i Unii Europejskiej zgodne z Księgą identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności. wydruk z BIP WFOSiGW w Zielonej Górze data publikacji 2013-01-14 8 8