VADEMECUM DOKUMENTACJI INSTYTUCJI KULTURY

Spis treści Rozdział 1. Utworzenie instytucji kultury i dokumentacja dyrektora...7 Czynności organizacyjno-nadzorcze organizatora instytucji kultury...8 1. uprawnienie. Wydawanie aktów o charakterze organizacyjnym...8 2. uprawnienie. Opiniowanie regulaminu organizacyjnego...10 3. uprawnienie. Wpisywanie instytucji kultury do rejestru...11 4. uprawnienie. Powoływanie i odwoływanie kierowników instytucji kultury...12 Umowa dyrektora instytucji kultury z organizatorem dotycząca zasad współpracy... 13 Ograniczone podporządkowanie dyrektora organizatorowi...14 Orzecznictwo Sądu Najwyższego...15 Umowa z organizatorem...17 Współpraca przy umowie cywilnoprawnej...18 Podwyżka pensji dla dyrektora...19 Czy podwyższać pensje...20 Jak dokonać podwyżki...21 Umowa w sprawie warunków działania instytucji kultury...23 Zarządzanie instytucją kultury...31 Pozycja dyrektora jako osoby zarządzającej zakładem pracy i reprezentującej pracodawcę...33 Dokumentacja pracownicza dyrektora instytucji kultury...34 Kto jest pracodawcą dyrektora...35 Obowiązki instytucji kultury w stosunku do dyrektora a dokumentacja pracownicza...35 Kto może wykonywać bieżące sprawy pracownicze w stosunku do dyrektora...36 Powołanie zastępcy dyrektora...38 Brak zastępcy może rodzić problemy...38 Jak powoływać zastępców...39 Kadencyjność dyrektora nie musi oznaczać kadencyjności zastępców...39 Jakie kompetencje mają zastępcy...40 Akt powołania. Reprezentacja pracodawcy wobec dyrektora...41 Ustalenie wynagrodzenia dyrektora instytucji kultury...42 Podstawy prawne wynagradzania dyrektora...44 Składniki płacowe...45 Zastosowanie ustawy kominowej...50 Chałtury artystów tylko za zgodą dyrektora...56 Rozdział 2. Praktykant w instytucji kultury... 58 Praktykant musi ukończyć gimnazjum...58 Absolwent odbywający praktykę nie jest pracownikiem...62 3

Vademecum dokumentacji instytucji kultury Do jakich świadczeń praktykant nie ma prawa...62 Bezrobotni absolwenci uczelni...63 Jak rozwiązać umowę z praktykantem...63 Rozdział 3. Umowy o dzieło... 65 Umowa o dzieło wraz z przeniesieniem praw autorskich z komentarzem...65 Przeniesienie własności...66 Umowa o dzieło to umowa rezultatu...67 Komentarz do poszczególnych elementów umowy o dzieło...73 Jak konstruować umowy z artystami po wyroku SN z 10 stycznia 2017 r. praktyczne wskazówki dla instytucji kultury...78 Komentarz eksperta do argumentów sądu...80 Praktyczna rada dla instytucji kultury...83 Nagrody roczne w instytucjach kultury...84 Nagroda roczna dla kadry kierowniczej...85 Nagrody roczne dla innych pracowników...88 Ewidencja utworów i artystycznych wykonań a 50% koszty uzyskania przychodów...90 Wcześniejsze stanowiska organów podatkowych i sądów...90 Wyrok WSA w Poznaniu z 29 listopada 2016 r....91 Rada dla dyrektorów i działów kadrowych...91 Przed sporządzeniem listy płac warto skorzystać z poniższych zestawień...92 Umowa o używanie w pracy instrumentu, akcesorium do instrumentu, ubioru scenicznego lub rekwizytu pracownika...94 Koszty uzyskania przychodów przy umowach o dzieło...97 Koszty uzyskania przychodów a rodzaj umowy o dzieło...98 Koszty 50% stosuje się w razie przekazania praw autorskich przez twórcę...99 Przekroczenie limitu 42.764 zł...100 Wydzielenie przychodu z praw autorskich w umowie o pracę...101 Płatnik nie potrąci kosztów 50% po otrzymaniu oświadczenia...102 Koszty uzyskania przychodu w wysokości 20%...104 Umowy do 200 zł dotyczące działalności twórczej...104 50% koszty uzyskania przychodów dla artystów wykonawców...105 Urlopy i nieobecności usprawiedliwione...105 Wynagrodzenie za gotowość i odbiór dni wolnych przez artystę wykonawcę...106 Nagrody za szczególne osiągnięcia, trzynastki, premie, dodatki stażowe i funkcyjne 108 Premia projektowa przypadek szczególny...109 Wynagrodzenie artysty wykonawcy za uczestnictwo w próbach...111 Rozdział 4. Regulamin pracy i regulamin wynagradzania w instytucji kultury... 115 Regulamin wynagradzania w instytucji kultury...117 Zapisy regulaminu pracy dotyczące czasu pracy w instytucjach kultury...119 4

Spis treści Postanowienia odrębne od kodeksowych...120 Zapisy regulaminu pracy...121 Przykładowe zapisy regulaminu dotyczące czasu pracy...122 Regulaminy pracy i wynagradzania oraz ZFŚS od 50 pracowników...126 Podwyższenie progu dla ZFŚS...126 Brak przepisów przejściowych...127 Stanowisko PIP...127 Rozdział 5. Ryczałty na jazdy lokalne dla pracowników kultury... 129 Pracownik nie musi być właścicielem pojazdu...129 Czy wymagane są dodatkowe badania...130 Maksymalne stawki za kilometr określa rozporządzenie...131 Limit kilometrów uzależniony od liczby mieszkańców...132 Dopuszczalne kwoty ryczałtów dla samochodów osobowych...133 Wymiar czasu pracy bez znaczenia...133 Nieobecności zmniejszają przyznany ryczałt...134 Umowa może być ogólna lub szczegółowa...134 Pracownik musi złożyć oświadczenie...137 Wzór oświadczenia pracownika wymaganego do obliczenia i wypłaty ryczałtu na jazdy lokalne...139 Wypłacone kwoty do opodatkowania...139 Ale bez składek...139 Rozdział 6. Dokumentacja w zamówieniach publicznych... 141 Dokumenty = oświadczenia lub dokumenty...141 Dokumenty na potwierdzenie sytuacji ekonomicznej lub finansowej...142 Dokumenty na potwierdzenie zdolności technicznej lub zawodowej...142 Różne rodzaje dokumentów w zależności od podstaw do wykluczenia...143 Odstępstwa od żądania dokumentów...144 Szerszy otwarty katalog dokumentów przedmiotowych...145 Termin początkowy wystawienia dokumentów...145 W jakiej formie wykonawca ma składać oświadczenia i dokumenty...145 Zmiana wymogów dokumentacyjnych IK i dostępności do dokumentacji...146 Odstępstwa od podziału na części trzeba uzasadnić w protokole...146 O konflikcie interesów w protokole...147 Brak w protokole ZP-1...147 Udostępnianie protokołu z załącznikami na zmienionych zasadach...147 Rozdział 7. Dokumentacja przy zatrudnieniu... 148 dziecka w instytucji kultury...148 Co mówią o pracy dzieci przepisy międzynarodowe...149 5

Vademecum dokumentacji instytucji kultury Kiedy Kodeks pracy dopuszcza zatrudnianie dzieci...150 Jakie warunki trzeba spełnić, by zatrudnić dziecko...151 Wzór zgody na zatrudnienie dziecka...152 Zezwolenie inspektora pracy...153 Jaką umowę zawrzeć z dzieckiem...153 Rozdział 8. Wybrane wzory dokumentów... 155 Wzór rachunku do zlecenia... 155 Oświadczenie zleceniobiorcy o statusie ubezpieczeniowym... 158 Wzór umowy zlecenia... 160 Oświadczenie zleceniobiorcy składane przy zawieraniu umowy zlecenia... 163 Rachunek do umowy zlecenia... 164 Oświadczenie zleceniobiorcy składane przy każdym rachunku do umowy zlecenia w celu zweryfikowania bieżącego statutu zleceniobiorcy względem ubezpieczeń społecznych (przy umowach naliczanych okresowo)... 165 Formularz zgłoszenia do ZUS... 167 Wzór umowy o dzieło... 168 Oświadczenie podatkowe wykonawcy dzieła... 171 Rachunek do umowy o dzieło... 172 Wzór zgody na potrącenie z wynagrodzenia i dyspozycji opłacenia składki z przysługującego zasiłku... 173 Fragment świadectwa pracy dotyczący informacji o zajęciu... 174 Zawiadomienie komornika sądowego o zatrudnieniu pracownika, którego wynagrodzenie podlega egzekucji... 174 IInformacja dla komornika w związku z zajęciem przez niego wynagrodzenia za pracę... 175 Powiadomienie komornika o rozwiązaniu umowy z pracownikiem, który ma zajęcie wynagrodzenia... 176 Zajęcie z wynagrodzenia za pracę przez naczelnika urzędu skarbowego... 177 Wzór ogólnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych... 178 Oświadczenie pracownika, że został upoważniony do przetwarzania danych osobowych... 179 6

Rozdział 1 Utworzenie instytucji kultury i dokumentacja dyrektora Kompetencje nadzorcze organizatora instytucji kultury są ograniczone tylko do czynności wskazanych w przepisach ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Instytucje kultury jako jednostki organizacyjne nie są całkowicie samodzielnymi jednostkami organizacyjnymi. Przepisy ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej stanowią bowiem, że działalność kulturalną mogą prowadzić osoby prawne, osoby fizyczne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (art. 3 ust. 1 uodk). Tym samym instytucję kultury zazwyczaj powołuje do życia jakiś organizator. Organizatorem może być osoba prywatna, ale zazwyczaj jest nim instytucja publiczna. W przypadku podmiotów publicznych będzie to realizacja ich zadań własnych, co dotyczy w szczególności jednostek samorządu terytorialnego wszystkich szczebli (zob. art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy o samorządzie gminnym, art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy o samorządzie powiatowym, art. 14 ust. 1 pkt 3 ustawy o samorządzie województwa). W przypadku takich podmiotów działalność kulturalna jest więc zadaniem obowiązkowym (art. 9 ust. 2 uodk). Nie oznacza to jednak całkowitej kontroli nad instytucją kultury w tym sensie, że jest ona jednostką podległą w stosunku do organizatora, a organizator jest jednostką nadrzędną, tak jak w przypadku układu organizacyjnego istniejącego w administracji publicznej. Tak nie jest, a to ze względu na fakt, iż instytucja kultury posiada osobowość prawną. Artykuł 14 ust. 1 3 uodk określa najważniejsze elementy samodzielności organizacyjnej instytucji kultury w stosunku do organizatora. Jest to: osobowość prawna uzyskana po wpisie do właściwego rejestru, wpis jest dokonywany z urzędu, odrębność finansowa organizator nie odpowiada za zobowiązania instytucji kultury, poza sytuacją likwidacji instytucji kultury (wówczas jest następcą prawnym instytucji zgodnie z art. 24 25 uodk). 7