ELEKTRONICZNE LISTY WPŁAT ZA AKTYWACJĘ Instrukcja Elektroniczne listy wpłat zostały stworzone dla poprawy efektywności przekazywania list zbiorczych z wpłatami Rodziców za aktywację kont Uczniów. Wybrane korzyści z przesyłania list drogą elektroniczną są następujące: 1. możliwość wglądu w listę na każdym etapie jej tworzenia (wysłana, do poprawy, zatwierdzona); 2. oszczędność czasu przy tworzeniu listy w systemie; 3. aktualna informacja, czy konta zostały aktywowane; 4. możliwość korygowania listy w systemie (lista musi mieć status do poprawy ); 5. oszczędność czasu przy przesyłaniu list do aktywacji; 6. możliwość wydrukowania druku wpłaty od razu po wysłaniu listy do aktywacji. Aby skorzystać z funkcji elektronicznego przesyłania list do aktywacji, należy skorzystać z funkcji Listy aktywacyjne, dostępnej w Panelu Administratora. W części tej przedstawione są wszystkie stworzone przez szkołę listy, z możliwością podglądu każdej z nich. Dodanie nowej listy Aby dodać nową listę, należy kliknąć przycisk Dodaj listę. Numer listy zostanie nadany automatycznie. Aby rozpocząć wprowadzanie danych, należy listę edytować, a następnie zaznaczyć opcję dotyczącą faktury. Dane do faktury Jeśli szkoła wybierze opcję wysłania faktury potwierdzającej wpłatę, a dane na fakturze powinny być inne niż szkoły (np. Rady Rodziców), prosimy o wpisanie w polu Uwagi
pełnych danych, czyli nazwy, adresu i NIP-u jednostki, na którą powinien zostać wystawiony dokument. Faktura zostanie wysłana niezwłocznie po otrzymaniu wpłaty na konto firmy. Pole UWAGI Jeżeli zaistnieje potrzeba dopisania dodatkowej informacji do przesyłanej listy, należy wpisać ją w okienku Uwagi. W tej części mogą znaleźć się informacje np. o sposobie i terminie płatności. Wpisanie uwag nie jest obowiązkowe. Tworzenie listy kont do aktywacji Z listy klas należy wybrać tę, w której Uczniowie opłacili dostęp za rozszerzoną wersję konta. Po wybraniu klasy wyświetla się liczba Uczniów uczęszczających do danej klasy. Na wyświetlonej liście zostały podane również informacje, które konta są aktywne oraz kiedy aktywacja wygaśnie. Można zaznaczyć wszystkich Uczniów w danej klasie poprzez zaznaczenie kratki lub zaznaczać pojedyncze osoby. WAŻNE! Z lewej strony wyświetla się informacja, do kiedy dane konto jest aktywne. Jeżeli Rodzic opłaci dostęp do systemu na kolejny rok przed upływem daty ostatniej aktywacji, konto zostanie aktywowane na kolejne 12 miesięcy. Przykład: Piotr Kowalski ma konto aktywne do 20 lutego 2015 roku. Jeśli 15 września 2014 r. ponownie wpłaci należność za aktywację konta, zostanie ona przedłużona do 20 lutego 2016 roku, czyli o równe 12 miesięcy. W celu dodania Uczniów zaznaczonych do listy zbiorczej, należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Po zatwierdzeniu zaznaczonych osób, pojawiają się one z prawej strony ekranu jako Lista dodanych Uczniów. Jeśli chcemy dodać do tej listy Uczniów z innej klasy, powtarzamy procedurę dla kolejnych klas. Gotową listę dodanych Uczniów można edytować: a) usunąć Ucznia z listy; b) dodać imię i nazwisko jego rodzeństwa.
Dodawanie rodzeństwa Jeżeli konkretny Uczeń z tego oddziału ma rodzeństwo w Państwa placówce szkolnej (Rodzice mogą wtedy skorzystać z preferencyjnej, zryczałtowanej ceny), należy zaznaczyć checkbox [kwadracik] czy pierwszy z rodzeństwa. Dotyczy to tylko sytuacji, w której ten Uczeń jest pierwszą osobą z rodziny. Kolejne rodzeństwo muszą już Państwo zaznaczyć, klikając czy kolejny z rodzeństwa.
Dodanie rodzeństwa do wybranego Ucznia zmienia automatycznie opłatę za aktywację konta z kwoty 25 zł na 38 zł przy pierwszym dziecku. Jeżeli Uczeń był zaznaczony jako pierwszy z rodzeństwa, przy jego nazwisku pojawia się przycisk Wybierz rodzeństwo. Jeżeli chcemy powiązać rodzeństwo, należy kliknąć na przycisk Wybierz rodzeństwo.
Wyświetla nam się lista wszystkich Uczniów, którzy zaznaczeni byli jako kolejni z rodzeństwa. Na samej górze listy znajdują się Uczniowie, którzy mają takie samo nazwisko jak Uczeń, którego wybraliśmy w poprzednim kroku. Pozwoli nam to szybko dokonać złączenia rodzeństwa. Jeżeli jednak rodzeństwo będzie posiadało różne nazwiska, możemy wybrać spośród wszystkich pozostałych Uczniów zaznaczonych jako drugi z rodzeństwa. Jeżeli wybrany w poprzednim kroku Uczeń ma więcej niż jedno rodzeństwo, możemy od razu dokonać powiązania wszystkich Uczniów z tej samej rodziny. Jeżeli Uczeń zaznaczony jest jako kolejny z rodzeństwa, w jego polu kolor czcionki zmieniony jest na czerwony, a kwota za aktywację wynosi 0 zł. Dotyczy to jednak tylko sytuacji, w której nie jest on powiązany z innym Uczniem (rodzeństwem). Oznacza to, że Uczeń oznaczony jest jako rodzeństwo, jednak jeszcze nikogo z nim nie powiązaliśmy. Przy Uczniu, który zaznaczony jest jako pierwszy z rodzeństwa, automatycznie pojawia się kwota zbiorcza za rodzeństwo. Dodatkowo przy nazwisku pierwszego z rodzeństwa pojawia się liczba rodzeństwa dodana do niego. Suma listy Lista dodanych Uczniów jest automatycznie sumowana, dlatego można sprawdzać, czy wszystkie nazwiska zostały na koncie wpisane poprzez porównanie kwot. Wysłanie listy Przed wysłaniem listy należy upewnić się, że na liście nie ma żadnych błędów oraz że wszystkie rodzeństwa zostały powiązane.
Gotową listę należy zatwierdzić przyciskiem Wyślij. Uwaga! Przed wysłaniem listy należy dokładnie sprawdzić, czy podane na niej dane są poprawne, ponieważ nie ma możliwości edytowania listy po wysłaniu. Płatność za aktywowane konta Po wysłaniu listy należy dokonać płatności za aktywację kont. Wysokość opłaty jest określona przy każdej liście. Dodatkowo można skorzystać z druku przelewu, który generuje się automatycznie do każdej wysłanej listy. Druk wpłaty można wydrukować, naciskając przycisk Drukuj przelew. Przed wydrukowaniem należy sprawdzić, czy dane szkoły na przelewie są prawidłowe. Aktywacja kont Konta zostaną aktywowane w momencie, kiedy na konto Spółki wpłynie określona kwota adekwatna do sumy danej listy. Aktywacja listy powoduje automatyczną zmianę statusu listy na zatwierdzona oraz aktywację/przedłużenie dostępu do rozszerzonej wersji konta na 12 miesięcy. Korekta listy Korekty na liście można dokonać tylko wtedy, gdy posiada status wysłana, co oznacza, że nie została ona zatwierdzona przez Spółkę. Po zatwierdzeniu listy nie ma możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian. Zatwierdzenie listy jest równoznaczne z aktywacją wszystkich kont podanych na liście. Jeśli do Spółki została przesłana lista, która wymaga zmian, należy ten fakt niezwłocznie zgłosić poprzez wewnętrzny system wiadomości lub mailem na adres aktywacje@librus.pl. Zgłoszona w ten sposób lista otrzymuje status do poprawy, dzięki temu można ją edytować w ten sam sposób, co listę przed wysłaniem. Po dokonaniu niezbędnych korekt na liście, należy odesłać ją ponownie do zatwierdzenia. WAŻNE! Jeśli przed ponowną edycją listy został wysłany przelew na odpowiednią kwotę, wtedy poprawa listy może uwzględniać tylko zmiany w nazwiskach. Nie można w tym wypadku zmienić sumy na liście.
Status do poprawy zostanie nadany także liście, która zawiera wpisy wymagające wyjaśnienia, np. nazwiska Uczniów wpisanych jako rodzeństwo są różne, suma listy i wpłacona kwota są różne. Do odesłanej listy zostanie dodany komentarz, które elementy powinny zostać uwzględnione przy edycji listy.