edeklaracje instrukcja Użytkownika (8) Strona 1 z 27 edeklaracje

Transkrypt

1 instrukcja Użytkownika (8) Strona 1 z 27

2 Spis treści 1. Od czego należy zacząć Konfiguracja Tworzenie edeklaracji Podpisywanie edeklaracji Podpis kwalifikowany Podpis niekwalifikowany (nieweryfikowany) Przesyłanie edeklaracji Poprawianie błędnej edeklaracji Sporządzanie korekty edeklaracji Przykład generowania pojedynczej edeklaracji PIT 11 (21) Przykład generowania zbiorczej paczki edeklaracji PIT-11Z Błędy związane z wysyłaniem i podpisywaniem edeklaracji...27 Strona 2 z 27

3 1. Od czego należy zacząć Przed rozpoczęciem korzystania z mechanizmów umożliwiających przesyłanie deklaracji drogą elektroniczną zalecane jest zapoznanie się z instrukcją użytkownika zamieszczoną w serwisie internetowym e-deklaracje: W pierwszej części tego dokumentu opisane są wymagania związane z rozpoczęciem przesyłania deklaracji drogą elektroniczną. Wszystkie deklaracje przesyłane w postaci elektronicznej muszą być podpisane podpisem elektronicznym. Dlatego też, przed dopełnieniem wszystkich niezbędnych formalności związanych z powiadomieniem Urzędu Skarbowego o zamiarze składania deklaracji drogą elektroniczną użytkownik musi uzyskać podpis elektroniczny i związany z nim certyfikat wydany przez jedną z instytucji upoważnionych do wydawania tego typu certyfikatów. Nie jest to wymagane w przypadku korzystania z podpisu nieweryfikowanego. Informacje na ten temat dostępne są w serwisie e-deklaracje: 2. Konfiguracja Przed rozpoczęciem korzystania z e-deklaracji niezbędne jest uzupełnienie w enova: 1. Danych podatnika (osoba fizyczna): Narzędzia / Opcje / Firma / Dane o działalności. Rysunek 1 Uzupełnianie danych podatnika Strona 3 z 27

4 Uwaga! Dla osób prawnych odznaczamy parametr Firma jest osobą fizyczną dane do deklaracji zostaną pobrane z zakładki Nazwa i adres firmy. Należy pamiętać, aby wszystkie dane adresowe zostały uzupełnione na zakładce Nazwa i adres. Aby udostępnić w enova mechanizmy związane z przygotowywaniem i przesyłaniem deklaracji podatkowych w wersji elektronicznej należy w konfiguracji Narzędzia / Opcje / Ogólne / włączyć odpowiednie parametry: Generowanie: Ręcznie użytkownik sam generuje przez wybór workera Generuj. Automatycznie edeklaracja będzie generowana podczas zatwierdzania Deklaracji podatkowej np. VAT-7. Tryb komunikacji z bramką Ministerstwa Finansów: Testowy w przypadku, gdy chcemy przetestować wysyłkę edeklaracji. W tym trybie e-deklaracje nie dochodzą do MF. Do systemu testowego nie powinny być przesyłane prawdziwe dane. Oficjalny gdy wszystko zostało już prawidłowo skonfigurowane. Tryb oficjalny służy do właściwego wysyłania edeklaracji. Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów): Tak aby uruchomić możliwość zbiorczego wysyłania e-deklaracji należy parametr zaznaczyć Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru Tak w module Kadry i Płace w gałęzi Deklaracje PIT zostaną aktywowane listy PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ. Nie brak możliwości przygotowania e-deklaracji zbiorczej. Podpisywanie w trybie terminalowym za pośrednictwem dodatkowego serwera - umożliwia podpisywanie edeklaracji w pracy terminalowej w szczególnych przypadkach. Ustawienie to wymaga instalacji helpera oraz konfiguracji Ustawienia w sekcji Ustawienia dodatkowe dla pracy z serwerem terminali znajduje się w opcjach w lokalizacji: Narzędzia/Opcje/Systemowe/. Strona 4 z 27

5 Rysunek 2 Ustawienia dot. generowania i wysyłki edeklaracji Następnie należy uzupełnić Kody urzędu skarbowego w Kontrahenci i Urzędy / Urzędy Skarbowe. Lista kodów US dostępna jest na stronie www: Rysunek 3 Uzupełnianie kodu Urzędu Skarbowego Uwaga! Uzupełnienie kodu urzędu jest niezbędne, w przypadku braku kodu edeklaracja nie zostanie przetworzona przez urząd, i dostanie status błędna. Strona 5 z 27

6 Na potrzeby przesyłania deklaracji VAT-UE należy uzupełnić Kod kraju na kartotece kontrahenta dostępny w Kontrahenci i Urzędy / Kontrahenci. Lista kodów dostępna jest na stronie www: Rysunek 4 Uzupełnianie kodu kraju Po skonfigurowaniu wspomnianych mechanizmów, w folderze Ewidencja dokumentów pojawi się lista. Strona 6 z 27

7 Rysunek 5 Lista Dodatkowo na listach deklaracji w różnych modułach programu enova oraz na wspomnianej liście edeklaracji pojawią się czynności związane z procesem tworzenia, podpisywania i przesyłania deklaracji w postaci elektronicznej. Rysunek 6 Czynności dot. edeklaracji 3. Tworzenie edeklaracji Po obliczeniu deklaracji podatkowej np.vat-7 i jej zatwierdzeniu, automatycznie lub ręczenie można wygenerować powiązaną z nią. Utworzoną edeklarację można podejrzeć z poziomu tradycyjnej deklaracji. Z poziomu listy tradycyjnych deklaracji można powiązaną edeklarację podpisać i przesłać do serwisu Strona 7 z 27

8 podatkowego Ministerstwa Finansów. Podpisywanie i przesyłanie może być również wykonywane z poziomu listy wszystkich edeklaracji w ewidencji dokumentów. Edycja tradycyjnej deklaracji jest blokowana od momentu jej zatwierdzenia i wygenerowania edeklaracji. Ponowna edycja jest możliwa po usunięciu powiązanej edeklaracji. Rysunek 7 Czynność: Pokaż edeklarację 4. Podpisywanie edeklaracji Wygenerowana edeklaracja posiada status Do podpisania. Kolejnym etapem procesu przetwarzania edeklaracji jest jej podpisanie. Od wersji dostępne są dwa typy podpisów. 4.2 Podpis kwalifikowany Aby podpisać edeklarację podpisem kwalifikowanym, należy wybrać czynność Podpisz PKCS#7 i następnie wskazać zainstalowany wcześniej odpowiedni certyfikat związany z podpisem elektronicznym. Strona 8 z 27

9 Rysunek 8 Podpis weryfikowany Rysunek 9 Wybór certyfikatu do podpisu Podpisem kwalifikowanym można podpisywać wszystkie typy edeklaracji. Podpisana edeklaracja otrzymuje status Do wysłania. 4.3 Podpis niekwalifikowany (nieweryfikowany) Stosownie do zmian w przepisach, od wersji programu enova umożliwiono przesyłanie edeklaracji w formie elektronicznej bez koniczności posiadania tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dotyczy to deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-7D składanych przez osoby fizyczne. W takiej formie można przesyłać deklaracje za okresy rozliczeniowe rozpoczynające się po dniu 31 grudnia 2010 r. Aby podpisać edeklarację podpisem nieweryfikowanym, należy wybrać czynność Podpis nieweryfikowany. Rysunek 10 Podpis nieweryfikowany Strona 9 z 27

10 Dodatkowym weryfikatorem podpisu nieweryfikowanego jest podanie odpowiedniej kwoty przychodu (więcej informacji w ramce na rysunku 11). Rysunek 11 Podpis nieweryfikowany- kwota Podpisana edeklaracja otrzymuje status Do wysłania. 5. Przesyłanie edeklaracji Kolejnym etapem jest wykonie czynności Wyślij/Potwierdź. Jeśli użytkownik korzysta z podpisu kwalifikowanego przy pierwszym nawiązywaniu połączenia z serwisem podatkowym Ministerstwa Finansów pojawi się komunikat błędu z informacją o tym, że przetwarzany certyfikat główny nie pochodzi od zaufanego dostawcy i pytanie czy zainstalować odpowiedni certyfikat (dot. podpisu weryfikowanego). Rysunek 12 Błąd certyfikatu Strona 10 z 27

11 Należy wybrać Nie i zainstalować certyfikat ręcznie (uruchamiając np. z pulpitu lub innego miejsca na dysku). Certyfikat można pobrać na stronie Ministerstwa finansów. Rysunek 13 Kolejne kroki instalacji certyfikatu: Instalacja ręczna Należy ręcznie wskazać magazyn certyfikatów zaznaczając opcje: Umieść wszystkie certyfikaty w następującym magazynie: Strona 11 z 27

12 Rysunek 14 Kreator importu certyfikatów i wybierając: Zaufane główne urzędy certyfikacji. Rysunek 15 Wybieranie magazynu certyfikatów Strona 12 z 27

13 Po zainstalowaniu certyfikatu wysłanego przez serwis Ministerstwa Finansów należy ponownie wykonać czynność Wyślij/Potwierdź. Po przesłaniu poprawnej edeklaracji do serwisu Ministerstwa Finansów program pobiera potwierdzenie potwierdzającego poprawne przetworzenie dokumentu. Poprawna edeklaracja po przesłaniu i uzyskaniu zwrotnego potwierdzenia przesłania otrzymuje status Potwierdzona, co jest równoznaczne z potwierdzeniem złożenia deklaracji. Na liście lub wewnątrz danej edeklaracji użytkownik ma możliwość wydruku Urzędowego potwierdzenia odbioru. Rysunek 16 UPO Strona 13 z 27

14 6. Poprawianie błędnej edeklaracji Jeśli deklaracja została sporządzona niepoprawnie na liście transmisji pojawi się odpowiednia o tym informacja, a edeklaracja otrzyma status Błędna. Rysunek 17 Błędna edeklaracja Błędną edeklarację należy anulować wykonując na formularzu czynność Anuluj. Anulowaną edeklarację można pozostawić lub ewentualnie całkowicie usunąć. Po anulowaniu edeklaracji będzie możliwe odtwierdzenie deklaracji źródłowej, i jej ponowne edytowanie, poprawienie błędów i ponowne wygenerowanie edeklaracji. Strona 14 z 27

15 Rysunek 18 Czynność: Anuluj edeklarację 7. Sporządzanie korekty edeklaracji Jeśli zaistnieje potrzeba skorygowania wcześniej wysłanej deklaracji, należy w pierwszej kolejności stworzyć korektę deklaracji źródłowej. Przykład korekta VAT-7 Na formularzu deklaracji VAT-7 zaznaczamy parametr korekta. Strona 15 z 27

16 Rysunek 19 Przykład korekta PIT-11 Korekta deklaracji VAT deklaracja PIT 11(19) należy w polu Cel złożenia deklaracji wybrać korekta deklaracji. Strona 16 z 27

17 Rysunek 20 Korekta deklaracji PIT Po przeliczeniu pojawi się nowa zakładka załączniki. W dolnej części należy napisać przyczynę korekty deklaracji. Następnie zgodnie z wcześniejszą instrukcją należy zatwierdzić deklarację i sporządzić e-deklarację. Strona 17 z 27

18 Rysunek 21 ORD-ZU dla VAT-7 Rysunek 22 ORD-ZU dla PIT-11 Strona 18 z 27

19 8. Przykład generowania pojedynczej edeklaracji PIT 11 (21) 1. Przygotowanie e-deklaracji PIT-11 należy zacząć od wygenerowania i zatwierdzenia, deklaracji PIT -11(21) w module Kadry i Płace / Deklaracje / Deklaracje PIT / Deklaracje PIT 11. Rysunek 23 Deklaracja PIT Jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Systemowe / mamy zaznaczone: a. generowanie e-deklaracji Ręcznie to po zatwierdzeniu deklaracji na pasku menu pojawia się klawisz, który następnie należy wcisnąć, aby wygenerować e-deklarację. Klawisz zamieni się na. b. generowanie edeklaracji Automatycznie to po zatwierdzeniu deklaracji na pasku menu pojawia się klawisz. c. w parametrze "Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak wówczas w menu pojawia się klawisz Strona 19 z 27

20 punkcie 9 dokumentu). (zbiorcza wysyłka edeklaracji została opisana w 3. Po wygenerowaniu edeklaracja pojawia się w Ewidencji dokumentów >. Przygotowaną tak e-deklarację należy podpisać, wysłać i potwierdzić odbiór. można podpisać i wysłać z dwóch poziomów zarówno z poziomu Deklaracje PIT / PIT 11 jak również z Ewidencji dokumentów /. Z poziomu Deklaracje PIT/PIT 11 oraz Ewidencja dokumentów / w menu znajduje się klawisz. Po wciśnięciu klawisza pojawi się lista certyfikatów zarejestrowanych na danym komputerze. Należy wybrać certyfikat, który chcemy użyć do podpisania edeklaracji i następnie wcisnąć klawisz. Podobnie tę czynność wykonuje się z poziomu ewidencji dokumentów/. Rysunek 24 Wybór certyfikatu do podpisu 4. Po podpisaniu e-deklaracji uaktywnia się w menu klawisz, który umożliwia nam przesłanie deklaracji do urzędu i odebranie UPO czyli urzędowego potwierdzenia odbioru. Po wciśnięciu klawisza dostajemy informację zwrotną potwierdzającą przyjęcie deklaracji i deklaracja przyjmuje status: Potwierdzona. - Strona 20 z 27

21 Rysunek 25 edeklaracja PIT Przykład generowania zbiorczej paczki edeklaracji PIT-11Z. Aby uruchomić możliwość zbiorczego wysyłania e-deklaracji należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/ zaznaczyć parametr "Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów) :Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru w module Kadry i Płace w gałęzi Deklaracje PIT zostaną aktywowane listy PIT- 11Z,PIT-40Z,PIT-RZ,PIT-8CZ. Uwaga! Po zmianie parametrów w konfiguracji systemu należy się przelogować. Strona 21 z 27

22 Rysunek 26 Listy do przygotowania zbiorczych edeklaracja Uwaga! Jeżeli w parametrze "Generowanie" jest wybrana opcja: Automatycznie a w parametrze "Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)" zostanie zaznaczony parametr "Tak" wówczas automatyczne generowanie e- deklaracji po zatwierdzeniu naliczonej deklaracji podatkowej będzie się odbywało dla deklaracji pojedynczych, które nie obowiązuje wysyłka zbiorcza oraz po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ. Nie będzie generowana e-deklaracja po zatwierdzeniu pojedynczej deklaracji PIT-11, PIT-40, PT-R, PIT-8C. 1. Przygotowanie paczki e-deklaracji PIT-11Z należy zacząć od naliczenia pracownikom deklaracji PIT-11(21) a następnie ich zatwierdzenia. Zbiorczo deklaracje można przygotować stojąc na liście Wszyscy, zaznaczając poprzez Ctrl+A wszystkich pracowników a następnie w Czynnościach można skorzystać z opcji Deklaracje/Nalicz PIT-11. Strona 22 z 27

23 Rysunek 27 Czynność: Deklaracje/Nalicz PIT-11 2.Aby przygotować dokument zbiorczy przykładowo dla deklaracji PIT-11 należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-11Z wskazać "Nowy (PIT-11Z(21))". Numer paczki zostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT-11. Rysunek 28 edeklaracja PIT-11Z Strona 23 z 27

24 3.Naliczone pracownikom deklaracje PIT-11 do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-11Z można dodać z poziomu: a) otwartego formularza PIT-11Z po wskazaniu przycisku "Wybierz deklaracje". W otwartym oknie należy za pomocą przycisku Dodaj lub Dodaj wszystkie przenieść zatwierdzone deklaracje PIT-11 z lewego okna do okna prawego. Uwaga! Przy użyciu przycisku "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonych deklaracji podatkowych. Rysunek 29 edeklaracja PIT-11Z/Wybierz deklaracje b) listy Deklaracje PIT/PIT-11 po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-11 przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej". W otwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-11Z. Strona 24 z 27

25 Uwaga! Przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych. Rysunek 30 Deklaracje PIT-11/Dodaj do deklaracji zbiorczej c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-11 (zarówno z kartoteki pracownika/deklaracje/podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-11) po wskazaniu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej". W otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT-11/PIT-11Z. Uwaga! Przy użyciu przycisku "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych. Strona 25 z 27

26 Rysunek 31 Deklaracja PIT-11/Dodaj do deklaracji zbiorczej 4.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-11Z zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/, parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e- deklaracji należy użyć czynności "Generuj " (Narzędzia/Opcje/Ogólne/, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Do podpisania". Rysunek 32 PIT-11Z/Status 5.W kolejnym kroku należy deklaracje zbiorczą PIT-11Z podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności. Strona 26 z 27

27 Rysunek 33 PIT-11Z/Czynności Po wysłaniu edeklaracji, gdy dostajemy informację zwrotną potwierdzającą przyjęcie edeklaracji i edeklaracja przyjmuje status: Potwierdzona jest możliwość wygenerowania UPO, czyli urzędowego potwierdzenia odbioru na liście lub wewnątrz danej edeklaracji z poziomu Ewidencja dokumentów/. Uwaga! Jeżeli dokument zbiorczy PIT-11Z w wyniku wysłania do bramki Ministerstwa Finansów zyskuje status Błędna należy otworzyć dokument zbiorczy PIT-11Z wskazać przycisk Wybierz deklaracje, w otwartym oknie za pomocą przycisku Usuń wszystkie przenieść deklaracje PIT-11 z prawej do lewej strony okna. Należy następnie usunąć dokument zbiorczy PIT-11Z. Po uzupełnieniu brakujących danych należy ponownie przeliczyć deklaracje PIT-11, stworzyć dokument zbiorczy PIT-11Z, dodać deklaracje PIT-11 do dokumentu zbiorczego PIT-11Z, wygenerować e- deklaracje, podpisać, wysłać. 10. Błędy związane z wysyłaniem i podpisywaniem edeklaracji Najczęściej spotykane blady zostały opisane w - Bazie wiedzy/pytania Strona 27 z 27