Automatyzacja procesów biznesowych - Robotyka Konferencja SIWE Wisła, 1 grudnia 2016 r.
Agenda 1 Wprowadzenie 2 Co to jest Robotyka Procesów Biznesowych? 3 Przykłady zastosowań 4 Korzyści 5 Jak rozpocząć? Strona 2
Wprowadzenie Czy Państwa organizacja mierzy się z tego typu wyzwaniami? 01 Praca ludzka o dużych wolumenach 02 Liczne niezintegrowane, starsze aplikacje Czy jest to codzienna rzeczywistość? Prawdopodobne konsekwencje 1 Wzrost kosztów 2 Problemy z jakością błędy, opóźnienia Strona 3 3 Wysoka rotacja pracowników
Czym jest Robotyka Procesów Biznesowych? Jeśli takie są Państwa problemy, to odpowiedzią jest Robotyka Procesów Biznesowych Realizacja zadań 24/7 Koszt FTE na poziomie 1/3 kosztów off-shore Ograniczenie liczby błędów o kilkadziesiąt procent Robotyka Wykorzystanie istniejących systemów IT Szkolenie przez użytkowników biznesowych Ograniczenie kosztu wprowadzania danych (nawet 70%) Robotyka jest uważana ważny element czwartej rewolucji przemysłowej Roboty i Ludzie skuteczna współpraca Roboty naśladują ludzkie czynności w systemach biznesowych, na stronach internetowych oraz w aplikacjach Roboty realizują zadania powtarzalne, wymagające dużego nakładu pracy Ludzie budują relacje, zapewniają subiektywny osąd, wprowadzają usprawnienia Strona 4
Kluczowe korzyści robotyki Innowacyjność Strona 5 Ograniczenie kosztów Dzięki redukcji błędów i poprawie jakości danych Dzięki ograniczeniu czynności manualnych i lepszemu wykorzystaniu środków Wzrost satysfakcji klienta Dzięki szybszej realizacji zleceń i zadań Dzięki zastosowaniu rozwiązań taktycznych usprawniających procesy tu i teraz Wzrost satysfakcji pracownika Dzięki koncentracji na wiedzy i zadania o wyższej wartości Dzięki eliminacji zadań powtarzalnych
Przykłady wykorzystania Robotyki Przykładowe zadania i procesy, które mogą podlegać automatyzacji Przykładowe zadania które mogą podlegać automatyzacji Otwieranie wiadomości e-mail i załączników Wyodrębnianie danych z dokumentów Logowanie do systemów korporacyjnych Scalanie danych z różnych źródeł Przenoszenie plików i folderów Wykonywanie obliczeń Kopiowanie danych ze stron internetowych Kopiowanie i wklejanie danych Podejmowanie decyzji typu "if/then" Wypełnianie formularzy Wyodrębnianie i formatowanie danych do raportów Pozyskiwanie i zapisywanie danych w bazach danych Przykładowe procesy które mogą podlegać automatyzacji Proces Możliwość automatyzacji Opis Proces Możliwość automatyzacji Opis Przetwarzanie zapisów księgowych Uzgodnienie ksiąg Utrzymanie planu kont Zamknięcie okresu/ rap. zarządcze Strona 6 Ograniczenie pracy manualnej Przygotowanie, konsolidacja i wprowadzenie wpisów do dziennika podczas zamknięcia okresu. Przygotowanie i wprowadzenie wpisów do dziennika na potrzeby regulacyjne. Uzgodnienie rozliczeń wewnątrzgrupowych. Uzgodnienie wyciągu bankowego do Księgi Głównej i Cash Flow. Identyfikacja i synchronizacja danych podstawowych z danymi z systemów powiązanych. Zgromadzenie danych z różnych systemów na potrzeby raportowania zarządczego. Przygotowanie pakietów raportów zarządczych. Zwiększenie mocy przerobowych i skrócenie ścieżki krytycznej Przyłączanie nowych klientów Zmiana dostawcy energii Dokonywanie korekt Obsługa płatności przychodzących i windykacja Redukcja ryzyka popełnienia błędu i poprawa jakości Możliwość zaangażowania zasobów ludzkich w działania o wyższej wartości dodanej Na podstawie uzgodnionego zestawu danych (cyfrowych/ocr), robot realizuje niezbędne działania w celu przyłączenia nowego klienta. Robot automatycznie pobiera dane z systemu dostawcy energii i przenosi je do systemu dystrybutora. Równolegle istnieje możliwość aktualizacji danych w systemie billingowym/ CRM dostawcy. Bazując na przychodzących zleceniach dokonania korekt, robot sam realizuje zadanie (np. korekta faktury, zapis w systemie). Na koniec generuje raport z realizacji zadania. Robot może zostać wykorzystany podczas procesu tworzenia korespondencji windykacyjnej, np. wypełnianie wzorów formularzy windykacyjnych, które następnie są wysyłane do klientów.
Jak rozpocząć? plan działania 1 2 3 4 Identyfikacja Ocena Wdrożenie Model operacyjny Strona 7
Jak rozpocząć? plan działania Krok 1 Identyfikacja Organizacja spotkań z zespołem decyzyjnym w celu potwierdzania kluczowych problemów, ograniczeń i ustalenia podejścia do dalszego działania Organizacja warsztatów z kierownictwem w celu identyfikacji obszarów z kluczowymi wyzwaniami X Wstępna ocena obszarów z potencjałem do robotyzacji Strona 8
Jak rozpocząć? plan działania Krok 2 Ocena A Duże ilości danych? F Powtarzalny charakter? Identyfikacja głównych procesów w ramach wybranych funkcji, uproszczona ocena możliwości ich robotyzacji i potencjalnych korzyści B C D Działania algorytmiczne Cyfrowe punkty początku i końca Duża liczba błędów G H I Cyfrowy start procesu Manualne kalkulacje Mogą być wykonywane poza godzinami pracy? E Wrażliwa zawartość? J Złożone systemy IT Strona 9
Jak rozpocząć? plan działania Krok 3 Wdrożenie Po określeniu priorytetów dla procesów sugerujemy ich stopniową automatyzację A Proof of Concept B Pilot C Dalsze prace Prezentacja technicznego rozwiązania (główne aspekty) dla wybranych czynności w procesach. Prezentacja ogólnego uzasadnienia biznesowego. Przygotowanie rozwiązania do produkcyjnego użycia dla określonej grupy użytkowników oraz potwierdzenie uzasadnienia biznesowego. Roll-out na produkcję wypracowanego rozwiązania dot. automatyzacji oraz wdrożenie w kolejnych obszarach. 4 6 tygodni 6 8 tygodni Dalsze działania * Nasze podejście przedstawia szacowany czas trwania poszczególnych etapów w ramach wdrożenia Automatyzacji Procesów Biznesowych. Rzeczywisty czas trwania ww. etapów uzależniony jest od uzgodnionego zakresu prac oraz stopnia złożoności procesów realizowanych w organizacji Strona 10
Jak rozpocząć? plan działania Krok 4 Role IT Operacje Model operacyjny Początek budowy kompetencji dla robotyki, rozszerzenie zastosowań robotyki, budowa centrum robotyki na zasadzie jednostki usług wspólnych. Hosting aplikacji Interfacing System Governance Wsparcie systemów IT Bezpieczeństwo IT Skalowalność Sponsoring i zaangażowanie biznesu Zasady dostarczania wartości Laboratorium innowacji Centrum wiedzy robotyzacji Wykwalifikowani i kompetentni pracownicy Powtarzalne metody i procesy Wizja biznesowa Projekt organizacji Model zarządzania i utrzymanie Metodyka realizacji Model usług i umowy Audytowalność procesu Governance dla programu i danych Model pracy z wirtualną siłą roboczą Strona 11
Technologie robotyki Dostawcy technologii Typowi dostawcy technologii i oprogramowania Zapewniają rozwiązania (licencje) i podstawowe wdrożenie Dostawcy usług robotyzacji Świadczą usługi doradcze i wdrożeniowe robotyzacji Pozostałe modele, np. robotyzacja jako usługa Wiodący dostawcy rozwiązań automatyzacji Przykłady Modele dostarczania automatyzacji Możliwości pozyskiwania Dostawcy usług robotyki Dostarcza usługi w zakresie robotyzacji i usługi wdrożeniowe Pozostałe modele Użytkownik końcowy Strona 12
Dziękujemy za uwagę Jesteśmy do Państwa dyspozycji Jakub Tomczak Tel: +48 508 018 415 jakub.tomczak@pl.ey.com Piotr Grzywacz Tel: +48 510 201 217 piotr.grzywacz@pl.ey.com
Dlaczego EY? Posiadamy doświadczenie we wdrożeniu ponad 40 projektów dotyczących RPA poniżej prezentujemy najważniejsze z nich Automatyzacja procesów back office Autom. sprawozdawczości podatkowej Automatyzacja działalności operacyjnej Budowa kanału kontaktu dla obsługi klientów Ograniczenie kosztów o 51% Ograniczenie FTE o 25% Brak konieczności udziału ludzi w zautomatyzowanym procesie Bezbłędne i czasowe raportowanie Zmniejszenie liczby błędów Poprawa satysfakcji klientów Automatyzacja w zakresie ~70% Poprawa efektywności w zakresie 7,4x-9,1x Automatyzacja globalnego systemu raportowania Automatyzacja obsługi klinetów Ograniczenie FTE o 89% Automatyzacja 4 procesów (ok. 62000 zadań w ciągu roku) Ograniczenie zatrudnienia o 5 FTE Automatyzacja kognitywna Ograniczenie zatrudnienia o ponad 50 FTE Docelowo 100 mln USD oszczędności w 2017 r. Poprawa efektywności obsługi zobowiązań Ograniczenie zatrudnienia o 4 FTE Poprawa stopnia weryfikowalności Automatyzacja sortowania plików Poprawa efektywności uzg. rachunków klientów Poprawa efektywności migracji danych Automatyzacja procesu pozyskiwania danych Ograniczenie kosztów o 50% Przyśpieszenie realizacji procesu o ok. 2 miesiące Ograniczenie czasu realizacji trzech kluczowych procesów o 70%, 75% i 80% Poprawa wydajności migracji o 90% Ograniczenie czasu trwania migracji o 50% Automatyczne pozyskiwanie dużej ilości danych w celu zasilania modelu prognostycznego Wytypowanie procesów objętych automatyzacją Wytypowanie procesów o najwyższym potencjale optymalizacji, w oparciu o szereg wybranych czynników Analiza korzyści wdrożenia RPA Zbudowanie analizy typu Business Case uwzględniającej główne korzyści i koszty związane z realizacją projektu Opracowanie planu wdrożenia RPA Przygotowanie harmonogramu działań niezbędnych do wdrożenia RPA Pośrednictwo w pozyskaniu licencji RPA Pośrednictwo w kontaktach i negocjacjach z dostawcą technologii RPA Strona 14
Przykłady wykorzystania EY wspierał P&G w ograniczeniu kosztów poprzez podniesienie efektywności i standaryzacji. Wyzwanie dla P&G: CUW należący do P&G został zobligowany do osiągania stałej poprawy efektywności Proces zamknięcia miesiąca angażował znaczną liczbę pracowników z różnych zespołów Osiągnięta została granica poprawy efektywności z wykorzystaniem takich narzędzi jak np. Excel, VBA P&G dzięki wdrożeniu robotyzacji chciało przekroczyć kolejną granicę poprawy efektywności poprzez lepsze wykorzystanie pracowników, poprawę jakości procesu i zwiększenie efektu skali Rozwiązania analityczne EY W czym pomógł EY? EY przeprowadził analizę korzyści wdrożenia technologii klasy RPA w procesach Record-to-Report oraz budżetowania EY połączył swoje doświadczenie w zakresie finansów, SAP i RPA w celu sprawnego wdrożenia rozwiązania w ciągu 14 tygodni EY pomógł stworzyć w P&G kompetencje w zakresie RPA oraz zaproponował jasną metodykę wdrożenia robotów EY zidentyfikował kolejne obszary o wysokim potencjale uzyskania oszczędności po wdrożeniu robotów EY dokonał standaryzacji i uproszczenia procesów w celu pełnego wykorzystania potencjału RPA EY współpracował przy opracowaniu robotów z P&G EY w przeciągu dwóch tygodniu wdrożył przygotowane rozwiązanie, dzięki temu nie zostały zaburzone prace nad zamknięciem kolejnego okresu Nowe rozwiązanie pozwoliło Klientowi na częściowe uniezależnienie się od automatyzacji pulpitu z wykorzystaniem Excela Dostarczone korzyści: Ograniczenie kosztów automatyzowanych procesów Zwiększenie standaryzacji, efektywności procesów i zgodności danych Uproszczenie procesu Poprawa zgodności pod względem podatkowym Lepsze wykorzystanie zasobów zaangażowanych w proces Zawansowana analityka Business intelligence i zarządzanie efektywnością organizacji Zarządzanie informacjami Strategia Klient Inwestycje Fuzje i przejęcia Zarządzanie łańcuchem dostaw IT Zarządzanie talentami Finanse i podatki Audyt i zgodność Ryzyko Oszustwa Strona 15