Workflow katalizatorem zmian w organizacji case study PKP S.A. Ścibor Łąpieś Polskie Koleje Państwowe S.A. Workflow&Document Management Trends, 24.09.2014
PKP S.A. kim jesteśmy PKP S.A. powstała 1 stycznia 2001 roku w wyniku komercjalizacji przedsiębiorstwa państwowego Polskie Koleje Państwowe PKP S.A. pełni w Grupie PKP szczególną rolę. Nadzoruje i koordynuje bowiem działania innych spółek. Wyznacza im cele i dba o ich realizację. PKP S.A. to nie pociągi - PKP S.A. jest właścicielem większości dworców kolejowych w Polsce, a do Spółki należy także blisko 30 tys. mieszkań i 100 tys. działek nieruchomościowych, z czego ok. 10 tys. ma potencjał komercyjny i jest przeznaczona na sprzedaż.
Systemy obiegu dokumentów codzienne narzędzie pracy
Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów? Eliminacja obiegów papierowych? Przecież one działają! Działają, ale czy zapewniają: Informacja Zadaniowość Rozliczalność A co, jeśli przed nami Zmiana!?
Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów? A nawet dwa? W PKP S.A. działają dwa, uzupełniające się, obiegi dokumentów. Jeden to za mało? Dwa? Znaczy mają dużo pieniędzy! Jak już ma być, to przecież wystarczy jeden uniwersalny.
Ale od początku czyli digitalizacja Wszędzie papier Wszędzie drukarki Skanujmy! Skan to nie informacja to tylko zdjęcie. Więc i tak drukujemy
*dla tych, którzy muszą Obiegi generyczne czyli esod Po co i dlaczego? Obiegi generyczne? Dlaczego? Wyzwanie dostęp do informacji w zmieniającej się firmie PKP S.A. Konieczność szybki osiągnięcie celów Co dostajemy? Dużo funkcjonalności out-of-the-box Wizja oszczędności Instrukcja kancelaryjna*
Obiegi generyczne czyli esod
Obiegi generyczne czyli esod Realizacja i zyski Szybkie wdrożenie Bez analiz (relatywnie) Niski koszt Oszczędności Zmiana! oraz informacja i jej rozliczalność Proste wdrożenie - od małej jednostki do całej firmy (tylko nie zapominajmy o technologii)
Obiegi dedykowane czyli FiKOD Po co i dlaczego? Czy obieg dokumentów to odpowiedź na wszystko? Obieg generyczny ma swoje wady Obieg ad-hoc to nie do końca BPM! Wyzwanie przebudowa struktury działania PKP S.A. służby finansowe i kadrowe
System KDK Dyrektor ODKMP Bezpośredni przełożony Osoba rejestrująca Obiegi dedykowane czyli FiKOD Realizacja - analiza PKP S.A. Wniosek o urlop Rejestracja urlopu Akceptacja przełożonego Akceptacja Dyrektora Weryfikacja kadrowa Zaakceptowane wnioski Anulowane wnioski Odrzucone wnioski Papierowy wniosek o urlop złożony przez pracownika bez dostępu do systemu SAP1: PobierzDostepneLimity SAP2: PobierzIloscDni Start LEGENDA Krok realizowany przez użytkowników w WorkFlow. Zapisz (pobierz dane z SAP) 1. Rejestracja wniosku o urlop E-mail do osoby rejestrującej Początek i koniec procesu. Odrzuć wniosek Prześlij do akceptacji SAP1: PobierzDostepneLimity SAP2: PobierzIloscDni Odeślij do poprawy (Wymagany Komentarz) Powiadomienie (np.. E-mail) Blok decyzyjny Czy obszar kadrowy ODKMP? Nie E-mail do bezpośredniego przełożonego Tak Wymiana danych z SAP 2. Akceptacja wniosku przez przełożonego Czy zaakceptowano wniosek? Zatwierdzam E-mail do Dyrektora ODKMP Odeślij do poprawy (Wymagany Komentarz) Odeślij do poprawy (Wymagany Komentarz) Brak zgody (Wymagany Komentarz) 3. Akceptacja Dyrektora w Oddziale Kolejowej Medycyny Pracy Czy zatwierdzono wniosek? Zatwierdzam E-mail do osoby rejestrującej 4. Wywołanie wpisu nieobecności do SAP przez pracownika KDK Czy zatwierdzono wniosek? Wpisz do SAP SAP3: WpiszNieobecnosc E-mail do osoby rejestrującej Koniec Usuń z SAP SAP5: UsunNieobecnosc Modyfikuj zakres dat w SAP SAP4: ModyfikujNieobecnosc Koniec Koniec
Obiegi dedykowane czyli FiKOD Realizacja Zakres: Faktury Delegacje krajowe i zagraniczne Zaliczki i rozliczenia Środki trwałe Urlopy i negatywny czas pracy Helpdesk HR Faktury sprzedażowe (w trakcie) Integracja Workflow jest prostszy, bardziej intuicyjny (UI) i łatwiej zarządzalny
Obiegi dedykowane czyli FiKOD Realizacja (2)
Obiegi dedykowane czyli FiKOD Zyski! Centralizacja struktur Ułatwione zarządzanie Ład w procesach objętych systemem workflow SLA służb biznesowych Redukcja kosztów Uporządkowanie struktury organizacyjnej (SAP HR MS AD workflow) IT: Rozbudowa sieci korporacyjnej i wymiana sprzętu
Rozwój i dalsze plany Dalsza rozbudowa systemu objęcie innych procesów biznesowych i technicznych wdrożonym silnikiem BPM Integracja z pozostałymi systemami Podpis elektroniczny (PKI) integralność i niezaprzeczalność Budowa kompetencji wewnątrz PKP S.A.
Lessons learned Określenie potrzeb Analiza wymagań biznesowych i technicznych Integracje z pozostałymi systemami Zasięg geograficzny, plan wdrożenia i analiza! Partner Technologia
Powodzenia w projektach!