PROJEKT STUDENCKI KROK PO KROKU. KROK PIERWSZY - Zgłoszenie Projektu Akademickiego (ZPA) w Wirtualnym Dziekanacie:

Transkrypt

1 PROJEKT STUDENCKI KROK PO KROKU KROK PIERWSZY - Zgłoszenie Projektu Akademickiego (ZPA) w Wirtualnym Dziekanacie:

2 Formularz ZPA zastępuje dotychczas składane w wersji papierowej następujące wnioski: merytoryczną akceptację projektu (załącznik nr 5 do Zarządzenia Rektora Nr 1 z dnia r. w spr. funkcjonowania i finansowania uczelnianych organizacji studenckich w SGH); kosztorys projektu (załącznik nr 6 do ZR Nr 1 z dnia r.) oraz pisma o rezerwację sal, standu, baneru, naklejek na spadochronie, mebli potrzebnych do realizacji projektu, itp. Etapy obiegu formularza ZPA: Konto studenta-złożenie wniosku Akceptacja wniosku przez przewodniczącego UOS Akceptacja wniosku przez opiekuna UOS (do momentu wejścia w życie nowego zarządzenia, w przypadku organizacji i stowarzyszeń ten etap będzie zatwierdzany przez Kierownika Działu Obsługi Studentów p. Adama Grajbera) Weryfikacja wniosku pod względem złożonego zapotrzebowania. Jeżeli rezerwujemy sale/standy/banery formularz przesyłany jest do Działu Organizacji i Rozliczania Dydaktyki, gdzie następuje weryfikacja ich dostępności, terminów i wstępna rezerwacja; jeżeli zgłaszamy zapotrzebowanie na stoliki, krzesła formularz przesyłany jest do Działu Eksploatacji itd. Weryfikacja wniosku pod względem kosztowym przez Kwesturę Weryfikacja wniosku pod względem merytorycznym przez Prorektora ds. Dydaktyki i Studentów Dopiero po zaakceptowaniu wszystkich etapów wniosek jest zatwierdzany przez Prorektora i wszystkie rezerwacje zostają potwierdzone. WAŻNE: 1. Uwagi do akceptacji Poszczególni adresaci, mimo akceptacji mogą mieć pewne uwagi lub poprosić o kontakt w celu uzgodnienia szczegółów. 2. Brak akceptacji Każdy z adresatów wniosku i na każdym etapie, może go odrzucić. Np. okazuje się, że sala, która wybraliśmy jest zajęta, wtedy Dział Organizacji i Rozliczania Dydaktyki odsyła nam wniosek z odpowiednim komentarzem. 3. Korekty W każdym momencie możemy zrobić korektę ZPA lub go usunąć. Przykład: mamy zaakceptowany cały wniosek, ale okazuje się, że potrzebujemy więcej sal, wówczas robimy korektę, dodajemy sale i wniosek ponownie trafia do obiegu. KROK DRUGI WORKFLOW (WF): Workflow jest systemem obiegu dokumentów, dotyczącym zamówień usług i dostaw niezbędnych do realizacji projektu studenckiego. Dostęp do WF mają: w przypadku Kół Naukowych, Klubów oraz Zespołów Artystycznych: opiekun oraz przewodniczący + 2 członków zarządu (max 3 studentów) dla organizacji, które realizują co najmniej 20 projektów rocznie lub pozyskują powyżej 50 tys. zł od sponsorów;

3 opiekun oraz przewodniczący + członek zarządu (max 2 studentów) dla organizacji, które realizują co najmniej 10 projektów rocznie lub pozyskują powyżej 10 tys. zł od sponsorów; opiekun oraz przewodniczący (1 student) - standard dla każdej organizacji. w przypadku Organizacji i Stowarzyszeń ich przewodniczący. Wypełniamy wniosek zamówienia publicznego Po wejściu na stronę wybieramy: WNIOSKODAWCA, a następnie ZŁÓŻ NOWY WNIOSEK. Linia budżetowa (pkt. 3 Pozycja w budżecie ) są zamieszczane w WF przez Kwesturę na podstawie kosztorysu z zatwierdzonego ZPA. Obieg wniosku: 1. Złożenie wniosku przez wnioskodawcę 2. Kontrola I stopnia Dział Obsługi Studentów 3. Kontrola II stopnia zależy od przedmiotu zamówienia 4. Kwestura- odpis środków 5. Akceptacja Kwestor 6. Dział Zamówień Publicznych 7. Kierownik zamawiającego Kanclerz. Po zatwierdzeniu wniosku przez wszystkich weryfikujących środki są gotowe do wykorzystania. Od tego momentu możemy robić zakupy/zlecać usługi itp.

4 WAŻNE! Data na fakturze nie może być wcześniejsza, niż data zatwierdzenia wniosku przez Kanclerza. KROK TRZECI - Rozliczanie faktur: 1. Opisane faktury składamy do Działu Obsługi Studenta, podczas opisywania w miejsce: a) wniosek CPV nr.. wpisujemy nr wniosku (lewy górny róg), b) z dnia wpisujemy datę zaakceptowania wniosku przez Kanclerza. 2. Do każdej faktury dołączamy zaakceptowany, wydrukowany z systemu wniosek. JAK GO ZNALEŹĆ? Otwieramy: Wnioskodawca => konkretny projekt => Wniosek w wersji do wydruku (pełna wersja wniosku, zawiera poszczególne etapy weryfikacji, zaś na ostatniej stronie znajduję się wpis jednostki realizującej zamówienie). UWAGA! Do faktury drukujemy: WERSJĘ SKRÓCONĄ Przykładowy skrócony wniosek:

5 KROK CZWARTY - Rozliczenie projektu: Rozliczenie projektu po jego zakończeniu (maksymalnie 14 dni od jego zakończenia) pozostaje bez zmian. Należy wypełnić załącznik nr 11 do zarządzenia Rektora nr 1 z dnia 4 stycznia 2010r., a następnie złożyć go w Dziale Obsługi Studentów (pokój nr 2, budynek G).