dla rozwoju Mazowsza dla rozwoju Mazowsza Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Zakup usługi organizacji i przeprowadzenia szkoleń oraz przygotowania materiałów informacyjnych i promocyjnych, świadczenie usługi cateringowej, wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem dostosowanym do przeprowadzenia 42 szkoleń specjalistycznych w regionach na terenie powiatów Mazowsza w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych. Kody CPV: 80500000-9- Usługi szkoleniowe; 55300000-3- Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 70.22.00.00-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Zamówienie będzie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego. II. ZAKRES RZECZOWY ZAMÓWIENIA- wykaz głównych zadań Wykonawcy: 1. Kompleksowa organizacja 42 szkoleń obejmować będzie: 1) wynajem sal szkoleniowych każdorazowo dla 60 uczestników w miastach powiatowych oraz miastach na prawach powiatów województwa mazowieckiego ( wymagania dotyczące lokalizacji w poszczególnych powiatach Mazowsza oraz wyposażenie sal zgodnie z opisem zawartym w dziale IV); 2) opracowanie harmonogramu szkoleń (zgodnie z opisem zawartym w dziale IV); 3) opracowanie regulaminu rekrutacji i przeprowadzenie rekrutacji uczestników szkolenia dla każdego z 42 szkoleń (zgodnie z opisem zawartym w dziale IV); 4) zapewnienie dla każdego szkolenia trenera merytorycznego prowadzącego szkolenie (zakres merytoryczny zgodnie z opisem zawartym w dziale IV) ; 5) udokumentowanie realizacji zamówienia (zgodnie z opisem zawartym w dziale IV); 6) obsługę koordynacyjną i organizacyjną (zgodnie z opisem zawartym w dziale IV) ; Strona 1 z 11
7) zapewnienie materiałów promocyjnych (zgodnie z opisem zawartym w dziale IV) dla każdego z uczestników; 8) zapewnienie cateringu dla uczestników każdego szkolenia (zgodnie z opisem zawartym w dziale IV); III. Termin wykonania zamówienia. 1. Przedmiotowe zamówienie zrealizowane zostanie w terminach ustalonych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w okresie od dnia zawarcia umowy do 9 grudnia 2014 r. IV. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji zamówienia: 1. Lokalizacja szkoleń: Miejscem realizacji szkoleń są miasta powiatowe (będące siedzibą starostw powiatowych) województwa mazowieckiego oraz miasta na prawach powiatu. W każdym mieście powiatowym należy zrealizować jedno szkolenie z poniższymi wyjątkami: W przypadku: - powiatu ostrołęckiego oraz Ostrołęki należy zorganizować 1 szkolenie w Ostrołęce; - powiatu płockiego oraz Płocka należy zorganizować 1 szkolenie w Płocku; - powiatu radomskiego oraz Radomia należy zorganizować 1szkolenie w Radomiu; - powiatu siedleckiego oraz Siedlec należy zorganizować 1 szkolenie w Siedlcach; - w Warszawie należy zrealizować 5 szkoleń. Miejsce realizacji szkolenia w danym mieście powiatowym lub mieście na prawach powiatu musi znajdować się w obrębie administracyjnym danego miasta powiatowego lub miasta na prawach powiatu. W przypadku Warszawy szkolenie należy zorganizować w odległości nie większej niż 2 kilometry od Dworca Centralnego, licząc od Alei Jerozolimskich 54, 00-024 Warszawa za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości, tj. www.targeo.pl, maps.goofge.pl lub podobnych). 2. Sale szkoleniowe: Wykonawca zapewni realizację usługi w hotelach lub obiektach o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, (kategoria obiektu przyznana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169)), dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych. Zamawiający nie wymaga aby obiekty miały zaplecze noclegowe. Każda z sal szkoleniowych musi pomieścić jednocześnie minimum 60 uczestników. Sala szkoleniowa musi być udostępniona od godziny 8:00 do 16:00 dla każdego szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość braku akceptacji sali szkoleniowej w przypadku stwierdzenia, że obiekt nie spełnia ww. wymagań. W takim przypadku Wykonawca w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania informacji o braku akceptacji lokalizacji przez Zamawiającego, przekaże do akceptacji alternatywną lokalizację miejsca szkolenia. Czas realizacji szkolenia w każdym dniu szkoleniowym wymagany w minimalnym wymiarze 6 godzin zegarowych dziennie dla każdej grupy szkoleniowej. Zamawiający zakłada następujące godziny realizacji : 08:00-09:00 powitanie uczestników szkoleń; Strona 2 z 11
09:00-10:00 rejestracja uczestników, wydanie materiałów szkoleniowych; 10-16 szkolenie, konsultacje, przerwa na catering. Szczegółowe programy szkoleń zostaną uzgodnione z Zamawiającym po podpisaniu umowy (zgodnie z podpunktem 4.2 Dział IV). Sala szkoleniowa nie może posiadać filarów, bądź innych utrudnień w komunikacji pomiędzy uczestnikami oraz powinna umożliwiać swobodne poruszanie się po niej przy stuprocentowej obecności uczestników. Obiekt, w którym odbywać się będą szkolenia musi być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie sal potrzebne do przeprowadzenia szkoleń. Sala szkoleniowa musi być wyposażona między innymi w: a) stół prezydialny i krzesła z miękkim siedziskiem i oparciem dla prelegenta oraz przedstawicieli Zamawiającego 4 miejsca; b) krzesła z miękkim siedziskiem i oparciem ustawione przy stołach konferencyjnych dla 60 uczestników. W przypadku jeżeli krzesła będą posiadały wyposażenie umożliwiające sporządzanie notatek nie wymagane są stoły; c) oświetlenie naturalne i/ lub sztuczne; d) sprawną klimatyzację/ ogrzewanie (indywidualnie sterowane, Zamawiający nie dopuszcza możliwości stosowania urządzeń przenośnych); e) sprawne nagłośnienie sali; f) mikrofony bezprzewodowe szt. 2 kompatybilne z nagłośnieniem Sali ; g) rolety zaciemniające okna; h) podwieszany rzutnik multimedialny; i) podwieszany ekran widoczny dla wszystkich uczestników; j) tablicę typu flipchart z papierem (min.20 arkuszy) oraz mazaki (min. 3 kolory); k) dostęp do internetu bezprzewodowego, co najmniej w sali szkoleniowej jeśli sieć jest zastrzeżona hasłem, Wykonawca jest zobowiązany do podania hasła Zamawiającemu oraz uczestnikom; Wykonawca zapewnieni dostępność 2 komputerów z dostępem do internetu każdorazowo wraz z obsługą techniczną zapewniającą podłączenie sprzętu. Zgodnie z wymaganiami Zamawiającego komputery, o których mowa powyżej muszą posiadać oprogramowanie umożliwiające dostęp do internetu poprzez przeglądarkę internetową, która ma zapewnić bezawaryjną obsługę: Generatora Wniosków Aplikacyjnych dla RPO WM (system MEWA), Generatora Wniosków Płatniczych dla RPO WM, stron internetowych m.in. www.mazowia.eu, www.mazovia.pl wraz z obsługą wszystkich formatów plików, które znajdują się na tych stronach (również tych do pobrania). Ponadto uczestnicy szkoleń mają mieć możliwość dostępu do prezentacji przygotowanych w programie Power Point, plików obsługiwanych przez programy Word i Excel (2010+) oraz PDF, a także możliwość wyświetlania filmów oraz plików filmowych dostępnych w Internecie (filmy edukacyjne, klipy promujące markę Mazowsza etc); Wykonawca jest zobowiązany także do zapewnienia: a) w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej punktu rejestracyjnego dla uczestników szkolenia, w celu złożenia podpisu na liście obecności oraz dystrybucji materiałów szkoleniowych. Punkt rejestracyjny powinien być wyposażony w stolik z jednym miejscem siedzącym dla osoby obsługującej; b) osoby do obsługi organizacyjnej szkolenia i rejestracji uczestników; Strona 3 z 11
c) możliwości pozostawienia okryć wierzchnich w osobnym zamykanym pomieszczeniu np. szatni lub zamykanej szafie; d) minimum 5 miejsc parkingowych w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu, w którym znajduje się sala szkoleniowa; e) oznakowania sali szkoleniowej, gdzie będzie odbywać się szkolenie oraz zamieszczenia widocznej informacji w holu budynku, w którym będzie odbywać się szkolenie, zgodnie z zaleceniami Zamawiającego; f) dostępu do sali szkoleniowej od godziny 8:00 przed rozpoczęciem każdego szkolenia; Zamawiający wymaga, aby w bezpośrednim sąsiedztwie sal szkoleniowych były toalety w tym dostosowane dla potrzeb osób niepełnosprawnych; 3. Harmonogram realizacji szkoleń: Wykonawca opracuje harmonogram szkoleń zawierający informacje o każdym szkoleniu min.: termin, adres, imię i nazwisko trenera, temat i plan szkolenia. Przedmiotowy harmonogram zostanie przedstawiony zamawiającemu do akceptacji w terminie do 14 dni kalendarzowych od podpisania umowy. Zamawiający zaakceptuje przedmiotowy harmonogram w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania harmonogramu od Wykonawcy. Szkolenia realizowane w Warszawie należy zaplanować w harmonogramie w drugiej połowie realizacji umowy. Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji maksymalnie 2 szkoleń w tym samym dniu w 2 różnych lokalizacjach. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian w harmonogramie szkoleń w porozumieniu z Wykonawcą. Strona wnioskująca zmiany powiadomi (w formie e-mailowej) odpowiednio drugą Stronę umowy o zmianie w terminie min. 5 dni roboczych przed planowaną datą szkolenia. Jednocześnie Strony w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji, poinformują się o akceptacji bądź braku akceptacji proponowanej zmiany (w formie e- mailowej). W przypadku zmian w harmonogramie szkoleń Wykonawca zobowiązany jest przesłać każdorazowo Zamawiającemu zaktualizowaną wersję harmonogramu z adnotacją w nazwie o dacie i numerze kolejnej aktualizacji. W przypadku zmiany terminu lub miejsca szkolenia Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania wszystkich osób rekrutowanych o zmianach i upewnienia się, że wszystkie osoby odebrały wiadomość (wymagane jest załączenie potwierdzenia o skutecznym poinformowaniu lub oświadczenie o telefonicznym przekazaniu informacji w tej sprawie). 4. Proces rekrutacji uczestników szkolenia. Wykonawca zobligowany jest do przeprowadzenia rekrutacji na wszystkie szkolenia w każdej z lokalizacji. Grupą docelową rekrutacji są : potencjalni Beneficjenci RPO WM (przedstawiciele osób prawnych, zarówno z sektora finansów publicznych, jak i z sektora prywatnego oraz osoby fizyczne prowadzące własną działalność gospodarczą, młodzież szkolna wchodząca na rynek pracy i Beneficjenci realizujący projekty współfinansowane z RPO WM 2007-2013. Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy konto poczty elektronicznej, za pomocą którego Wykonawca będzie przeprowadzał rekrutację na każde ze szkoleń. Wykonawca zobowiązany jest do obsługi skrzynki e-mailowej pod wskazanym kontem poczty elektronicznej należącej do MJWPU a po zakończeniu procesu rekrutacji na ostatnie Strona 4 z 11
szkolenie do przekazania dostępu do skrzynki e- mailowej Zamawiającemu oraz do treści tworzonych i archiwizowanych na potrzeby realizacji zamówienia. W ramach procesu rekrutacji Wykonawca zobowiązany jest do: 1) przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu regulaminu rekrutacji wraz z odpowiednim oznaczeniem logo, hasłem oraz informacją o współfinansowaniu, do akceptacji i ewentualnej modyfikacji przez Zamawiającego; 2) przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu programów szkoleń (dla każdego z terminów osobno) wraz z odpowiednim oznaczeniem logo, hasłem oraz informacją o współfinansowaniu, do akceptacji i ewentualnej modyfikacji przez Zamawiającego; 3 ) przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu ankiety zgłoszeniowej dla każdego z terminów szkolenia wraz z odpowiednim oznaczeniem logo, hasłem oraz informacją o współfinansowaniu, do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego. Przedmiotowe dokumenty Wykonawca prześle zamawiającemu w terminie 7 dni roboczych na adres mailowy wskazany przez Zamawiającego. Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania dokona akceptacji; 4) przygotowania zestawu dokumentów do zamieszczenia na stronie internetowej MJWPU. W celu zamieszczenia informacji o rekrutacji na stronie internetowej MJWPU Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu wzory następujących dokumentów: Program szkolenia (format PDF), Ankietę zgłoszeniową (format edytowalny), Regulamin rekrutacji (format PDF), Opis informacyjno-promocyjny tematyki szkolenia. Dokumenty mają stanowić załączniki maila o treści zawierającej minimalnie: tytuł szkolenia, termin szkolenia, lokalizacja szkolenia (tylko miasto, bez dokładnego adresu), wraz z opisem informacyjno-promocyjnym zawierającym informacje opisujące: cel szkolenia, grupę docelową, program szkolenia, trenera (imię i nazwisko, notka dot. wykształcenia i doświadczenia zawodowego). Wzory dokumentów i opis zostanie uzgodniony z Zamawiającym. Powyższe załączniki i opis Wykonawca opracuje do każdego terminu szkolenia i przekazuje drogą mailową na adres: redakcja@mazowia.eu w celu zamieszczenia ogłoszenia o rozpoczętej rekrutacji na stronie internetowej MJWPU. Zamieszczenia informacji wraz z załącznikami dokonują pracownicy MJWPU obsługujący ww. adres mailowy. Każdorazowo informacja o rozpoczęciu rekrutacji na szkolenie ma zostać przekazana najpóźniej 10 dni kalendarzowych przed planowanym terminem szkolenia. Termin ten może ulec skróceniu w przypadku szkoleń wskazanych w harmonogramie szkoleń w pierwszych 2 tygodniach realizacji. Dla przedmiotowych szkoleń termin ten nie może być jednak krótszy niż 5 dni kalendarzowych. Zmiana terminu jest możliwa na mailową prośbę Zamawiającego lub za jego mailową zgodą na wniosek Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania potwierdzenia o zamieszczeniu wymaganych informacji na stronie MJWPU w formie wydruku (A4) załączonego do przekazywanej Zamawiającemu dokumentacji za dane szkolenie. Dla każdego szkolenia wymagany osobny wydruk. Zamawiający dopuszcza możliwości umieszczania informacji o organizacji szkoleń na innych stronach internetowych niż tylko www.mazowia.eu po uzgodnieniach przedmiotowej kwestii z Zamawiającym. Dokumenty aplikacyjne uczestnicy mogą otrzymać tylko ze strony www.mazowia.eu (m.in. ankieta zgłoszeniowa możliwa tylko do pobrania ze strony Zamawiającego). Strona 5 z 11
5) rekrutacji max. 60 uczestników dla każdego terminu szkolenia (na podstawie harmonogramu szkoleń) postępując zgodnie z regulaminem rekrutacji. Zamawiający zastrzega, że: - w jednym szkoleniu może uczestniczyć max. 60 osób; - na każde szkolenie musi być zrekrutowane min. 30 osób. W przypadku nie zrekrutowania minimalnej ilości uczestników Wykonawca powiadomi e- mailem Zamawiającego najpóźniej na 3 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia o konieczności dokonania zmiany terminu. W ww. mailu Wykonawca zobowiązany jest podać alternatywny termin do realizacji szkolenia. Zamawiający max. do godz. 12:00 na 2 dni robocze przed planowanym terminem rozpoczęcia rekrutacji ma obowiązek zaakceptowania lub zaproponowania innego terminu. W przypadku braku porozumienia dotyczącego dwóch poprzednich terminów szkolenia, trzeci wskazany termin przez Zamawiającego będzie wiążący. Brak jest możliwości rekrutowania innych osób, niż należących do grupy docelowej. Dopuszcza się możliwość dokonania korekty/uzupełniania w ankiecie zgłoszeniowej w przypadku dokonania oczywistych omyłek edytorskich w dokumencie przez osobę zgłaszająca się na szkolenie (data otrzymania zgłoszenia na szkolenie jest liczona od momentu otrzymania poprawnie wypełnionej ankiety). Wykonawca (w ramach procesu rekrutacji) będzie wymagał potwierdzenia (mailowo/telefonicznie) od osób zrekrutowanych na dane szkolenie, zobowiązania do przybycia na miejsce szkolenia i uczestnictwa zgodnie z programem. Wykonawca zobowiązany jest do udzielania informacji/wyjaśnień osobom zainteresowanym przybyciem na szkolenia. W tym celu Zamawiający wymaga, aby Wykonawca udostępnił numer telefonu kontaktowego i wyznaczył osobę do kontaktu z potencjalnymi uczestnikami szkoleń. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wglądu do obsługi skrzynki mailowej w celu weryfikacji poprawności działań podejmowanych przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i ustawienia automatycznej wiadomości zwrotnej informującej, że wiadomość została dostarczona oraz o możliwym terminie oczekiwania na odpowiedź zgodnie z regulaminem rekrutacji (treść wymaga akceptacji Zamawiającego). Wykonawca zobowiązany jest do tworzenia i archiwizowania w formie drukowanej pełnej dokumentacji szkoleniowej, w tym: ankiety zgłoszeniowe osób rekrutowanych wraz z e- mailem potwierdzającym przesłanie ankiety, ankiety odrzucone opatrzone adnotacją z jakiego powodu zostały one odrzucone oraz korespondencja z potencjalnymi oraz rekrutowanymi uczestnikami szkoleń (w szczególności potwierdzenia mailowe o zakwalifikowaniu na szkolenie wysyłane do osób ubiegających się o uczestnictwo, wzór treści do akceptacji i ew. modyfikacji Zamawiającego). Wszystkie ankiety mają zawierać potwierdzenie daty i godziny otrzymania przez Wykonawcę na adres mailowy wskazany w regulaminie rekrutacji. O zakwalifikowaniu na szkolenie decyduje kolejność zgłoszeń poprawnie wypełnionej i przesłanej ankiety zgłoszeniowej przez osobę do tego uprawnioną). Na min. 3 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o stanie prowadzonej rekrutacji. Strona 6 z 11
Na minimum 1 dzień roboczy (do godz. 12:00) przed planowanym terminem szkolenia Wykonawca zobowiązany jest zgłosić na adres e-mailowy Zamawiającemu ilość osób zrekrutowanych do każdej grupy szkoleniowej w formie ostatecznej listy obecności. Wykonawca przygotuje wzór oświadczenia dla osoby uczestniczącej w szkoleniu w zastępstwie zawierający,min. oświadczenie potwierdzające zatrudnienie w tej samej firmie/instytucji co osoba zakwalifikowana i zobowiązującego osobę do uczestnictwa w szkoleniu zgodnie z zapisami regulaminu. Wzór dokumentu do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego. 6) przygotowania ankiet oceniających szkolenie (w skali 1-5, gdzie 1 oznacza najniższą, a 5 najwyższą ocenę). Wzór dokumentu do akceptacji i ewentualnie modyfikacji przez Zamawiającego (z odpowiednim oznaczeniem logo, hasłem i informacją o współfinansowaniu szkolenia ze środków EFRR i budżetu województwa mazowieckiego). Ankiety oceny szkolenia powinny badać minimum takie aspekty jak: ogólna ocena szkolenia, spełnienie oczekiwań uczestników, przydatność uzyskanej wiedzy, ocena trenera (sposób prowadzenia zajęć, umiejętność przekazywania wiedzy), lokalizację, organizację, materiały szkoleniowe, salę, źródło uzyskania informacji o szkoleniu oraz catering. 5. Trenerzy prowadzący szkolenie. 1) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 9 trenerów w celu realizacji 3 zakresów tematycznych szkoleń. Na każde szkolenie wymagany jest minimum 1 trener dla minimum 1 zakresu tematycznego. Zakresy tematyczne oraz ilość trenerów dla danego zakresu wskazano w podpunkcie 5.3. Dla każdego zakresu tematycznego Wykonawca zapewnia 3 trenerów. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia w harmonogramie szkoleń trenerów do realizacji szkoleń dla każdego z terminów szkoleń oraz w przypadku, gdy trener pierwotnie przypisany do terminu szkolenia nie będzie mógł podjąć się jego realizacji, posiadać gotowość do wyznaczenia zastępstwa w ramach trenerów zgłoszonych w ofercie. Powyższa zmiana nie jest traktowana jako zmiana harmonogramu szkolenia, ale wymagana jest akceptacja Zamawiającego i przekazanie do Zamawiającego zaktualizowanego programu szkolenia (ze zmienioną informacją o osobie prowadzącej szkolenie). 2) trener zobowiązany jest do: - realizacji zajęć zgodnie z programem szkolenia i zaakceptowanymi materiałami szkoleniowymi, tj.: m.in. zakresem tematycznym, podziałem czasowym; - posiadania i korzystania z umiejętności trenerskich tj. min.: dbania o potrzeby szkoleniowe uczestników realizując cel szkoleniowy, dobierania właściwych metod edukacyjnych, angażowania i motywowania uczestników. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru prowadzącego szkolenie z danego zakresu tematycznego spośród osób wskazanych przez Wykonawcę w ofercie. 3) zakres tematyczny szkoleń: - partnerstwo publiczno prywatne- wybrane zagadnienia: a) łączenie finansowania typu ppp z funduszami UE w aktualnej perspektywie finansowej; b) realizacji zadań publicznych w formule ppp i koncesji wprowadzenie do problematyki (obustronne korzyści, aspekty prawne, ekonomiczne i społeczne); c) wdrażanie projektów typu ppp krok po kroku; d) wpływ zobowiązań z umów typu ppp na dług finansów publicznych; Strona 7 z 11
e) ppp w wybranych sektorach gospodarki w Polsce (m.in. transport, infrastruktura socjalna, gospodarka odpadami, sieci szerokopasmowe, parkingi, sport i rekreacja, przestrzeń miejska) a doświadczenia zagraniczne studia przypadków; f) dotychczasowe polskie doświadczenia w zakresie ppp uwarunkowania rynkowe, analiza zawartych umów, nadchodzące projekty. g) podobieństwa i różnice w regulacjach prawnych pomiędzy perspektywą finansową 2007-2013 a 2014-2020. - pomoc publiczna w perspektywie finansowej 2014-2020 a) otoczenie prawne pomocy publicznej regulacje UE i krajowe; b) podobieństwa i różnice w regulacjach prawnych pomiędzy perspektywą finansową 2007-2013 a 2014-2020; c) zmiany w zakresie pomocy de miniis; d) przesłanki występowania pomocy publicznej w różnego rodzaju projektach, w tym w obszarach tematycznych takich jak: kultura, edukacja, zdrowie, badanie i rozwój. - Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego a) dobre praktyki perspektywy 2007-2013, b) założenia perspektywy 2014-2020. Każdorazowo szkolenie powinno się składać z co najmniej takich elementów jak: - omówienie zawartości materiałów szkoleniowych (w tym: prezentacja i/lub inne skrypty, publikacje, które otrzymają też uczestnicy); - omówienie przykładów praktycznych (przestrzegając przed najczęściej popełnianymi błędami oraz informowanie o dobrych praktykach); - udzielanie merytorycznych odpowiedzi na pytania uczestników (podawanie przykładów i wyczerpujących uzasadnień); - możliwość skorzystania z konsultacji indywidualnych. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania i przygotowania materiałów szkoleniowych (prezentacja oraz tekst dydaktyczny) osobno do każdego zakresu tematycznego dla wszystkich uczestników wraz z odpowiednim oznaczeniem (logo, hasłem i informacją o współfinansowaniu ze środków EFRR i budżetu województwa mazowieckiego). W ramach umowy należy przygotować materiały szkoleniowe w formie drukowanej o treści adekwatnej do każdej omawianej tematyki szkoleń. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność merytoryczną oraz aktualność przekazywanych danych/informacji w materiałach dydaktycznych. W przypadku zmian przepisów, wytycznych lub zmian wynikających z nowego orzecznictwa itp., obejmujących zakresy tematyczne wchodzące w skład realizacji umowy tj. np. w przepisach prawa, wytycznych itp. (bez względu na zaawansowanie prac oraz etap realizacji), Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowego uzupełnienia lub/ i korekty wszelkich braków, błędów i nieścisłości. Materiały szkoleniowe muszą być przesłane drogą e-mailową do Zamawiającego w celu akceptacji i ewentualnej modyfikacji przez Zamawiającego (terminy przesłania i oczekiwania na akceptacje/modyfikacje do ustalenia między Zamawiającym i Wykonawcą). Strona 8 z 11
Wykonawca zobowiązany jest do przekazania z każdego zakresu tematycznego jednego egzemplarza zaakceptowanych materiałów szkoleniowych dla Zamawiającego (preferowane dostarczenie do siedziby Zamawiającego min. 2 dni robocze przed terminem pierwszego szkolenia z danego zakresu tematycznego, którego materiały szkoleniowe dotyczą). Po każdej dokonanej modyfikacji/uzupełnieniu materiałów szkoleniowych (wymagana akceptacja Zamawiającego) Wykonawca przekaże Zamawiającemu nowy egzemplarz materiałów lub treść uzupełnienia. Materiały w formie drukowanej (A4 ) muszą posiadać okładkę i być trwale połączone ze sobą (np. bindowane, zszyte, oprawione itp.). Wraz z materiałami szkoleniowymi wydrukowanymi, Wykonawca przekazuje wszystkim uczestnikom szkolenia materiały promocyjne. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do każdego egzemplarza materiałów szkoleniowych wydruku programu szkolenia. 6. Sprawozdawczość dokumentowanie realizacji szkoleń. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przekazania Zamawiającemu drogą mailową w ciągu max. 2 dni roboczych od daty zakończenia danego miesiąca kalendarzowego: 1) zestawienia zrealizowanych szkoleń w danym miesiącu w formie edytowalnej tabeli zawierającej minimalnie: termin szkolenia, temat szkolenia, ilość osób zapisanych, ilość osób obecnych, podsumowanie ilości szkoleń oraz osób zapisanych i obecnych. Wzór tabeli wymaga akceptacji Zamawiającego; 2) podpisania w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia każdego etapu, czyli miesiąca kalendarzowego protokołu odbioru z wykonania danego etapu (ale nie wcześniej niż po otrzymaniu pełnej, wymaganej dokumentacji za etap, którego protokół ma dotyczyć; 3) przygotowania i dostarczenia Zamawiającemu edytowalnego zestawienia osób zapisanych na szkolenia, zawierającego informacje z ankiet zgłoszeniowych (min. imię, nazwisko, firma/instytucja, dane teleadresowe i mail) z adnotacją przy każdej osobie czy była obecna na szkoleniu, (wzór zestawienia do akceptacji Zamawiającego). Zestawienie ma być przekazane na płycie CD i opatrzone hasłem (hasło ma być znane tylko jednej wyznaczonej osobie ze strony Wykonawcy i przekazane Zamawiającemu w zamkniętej kopercie). Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego usunięcia danych ze swoich zasobów po zakończeniu realizacji umowy; 4) każdorazowo w dniu następującym po terminie szkolenia, Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i przesłania skróconego raportu ze szkolenia na adres mailowy. Treść maila ma zawierać min. termin, tytuł, lokalizację, imię nazwisko trenera, dane statystyczne zgodne z wskaźnikami z ankiety oceny szkolenia, opinie uczestników zgodne z wpisami w ankietach oceny szkolenia. Wzór raportu do akceptacji i ewentualnej modyfikacji Zamawiającego. Każdorazowo w załączniku e-maila Wykonawca jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu skany dokumentacji ze szkolenia: ankiet zgłoszeniowych, listy obecności, ankiet oceny szkolenia. 5) przygotowania i dostarczeniu Zamawiającemu raportu zbiorczego (zawierającego m.in. szczegółowe informacje dotyczące realizacji zobowiązań Wykonawcy, informacje o osobach zapisanych i obecnych wraz z podsumowaniem liczebności za wszystkie szkolenia, tabelaryczne zestawienia ocen i wartości średnich uzyskanych za poszczególne aspekty oceny Strona 9 z 11
szkolenia oraz za każde szkolenie i łącznie wszystkie szkolenia z danego zakresu tematycznego i całej umowy, dodatkowo wartości uzyskanych ocen średnich powinny być przedstawione na wykresach kołowych/i lub słupkowych, dokumentację zdjęciową z każdego szkolenia (min. 20 zdjęć w kolorze/1 szkolenie). Raport zbiorczy ma zostać przekazany w formie wydruku oraz na płycie CD. 6) wystawienia poprawnej faktury VAT za wykonaną usługę comiesięcznie, po zakończeniu danego miesiąca (faktura w opisie powinna zawierać: daty oraz dokładne tytuły szkoleń, wyszczególnione usługi wraz z informacją dotyczącą naliczania płatności za daną liczbę osób). Ostateczna kwota wynagrodzenia Wykonawcy (obliczona na podstawie ceny jednostkowej za osobę) będzie zależeć od liczby uczestników przeszkolonych przez Wykonawcę, czyli obliczana na podstawie ilości podpisów poprawnie rekrutowanych uczestników na liście obecności, zgodnie z załączoną listą obecności (uzupełnioną o dane osób rekrutowanych na dane szkolenie, zgodnie z regulaminem rekrutacji) i będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. Wykonawca wraz z Fakturą VAT jest zobowiązany dostarczyć dokumentację dotyczącą szkoleń zrealizowanych w danym miesiącu: wydruki dokumentacji zdjęciowej (min. 20 zdjęć w kolorze/1 szkolenie, obrazujących realizację zobowiązań Wykonawcy), oryginały ankiet oceny szkolenia (ew. oświadczenia osób uczestniczących w zastępstwie) i oryginały listy obecności oraz pełna dokumentacja rekrutacyjna (dla każdego terminu dokumenty potwierdzone podpisem osoby wyznaczonej ze strony Wykonawcy: regulamin rekrutacji, program szkolenia, ankiety zgłoszeniowe, opis informacyjno-promocyjny, wydruk ze strony MJWPU, korespondencję z potencjalnymi oraz rekrutowanymi uczestnikami szkoleń). Dokumenty mają być przekazane w wersji papierowej; w segregatorach (wielkości A4), czytelnie opisane i rozdzielone dla każdego z terminów i zakresów tematycznych szkolenia, przygotowane w sposób uporządkowany i spójny dla każdego z terminu szkolenia. 7. Materiały piśmiennicze: Zapewnienia każdemu uczestnikowi każdego szkolenia notesu (format A4, w kratkę lub linie, min. 20 kartek ) i długopisu (wkład w kolorze niebieskim). 8. Wykonawca musi zapewnić poniższe warunki dotyczące cateringu: Catering ma być serwowany w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej. Nie dopuszcza się możliwości serwowania cateringu poza obiektem szkoleniowym. 1.Kawa powitalna: a) soki owocowe co najmniej 500 ml /1os. (np. jabłkowy, pomarańczowy ); b) napoje gazowane, woda mineralna gazowana i niegazowana 50/50 w szklanych butelkach min. 0.50 l/os; c) kawa świeżo zaparzona, co najmniej po 180 ml na osobę z dodatkami: mleko, cukier; d) herbata czarna pakowana pojedynczo z dodatkami: cytryna, cukier; e) ciasta domowe po 2 kawałki na osobę z co najmniej 4 rodzajów ciast; f) kanapki na bazie mieszanego pieczywa (np. tostowe, razowe, graham, bułki pszenne i inne), o różnych dodatkach (np. z łososiem, szynką, serem żółtym, itp.) z dodatkiem warzyw min. 3 szt. na osobę. Strona 10 z 11
2. Obiad: obiad składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godziny 13:00 (bufet oraz przestrzeń restauracyjna poza salą szkoleniową, ale w tym samym budynku). Każdorazowo minimum 2 rodzaje zup (min. po 350 ml na osobę), min. 2 rodzaje mięs lub mięsa i ryby (min. po 150 g na osobę), min. 2 rodzaje surówek/ warzyw (min. po 100 g na osobę), min. 2 rodzaje dodatków skrobiowych np. ziemniaki, ryż, makaron, frytki itp. (min. 200 g na osobę). W przypadku braku stołów i miejsc siedzących Wykonawca zapewni adekwatną do liczby uczestników ilość stołów wysokich tzw. koktajlowych umożliwiających konsumpcję. Wykonawca zapewnia naczynia przeznaczone do podania cateringu. a. szklanki (typu np. long), filiżanki, itp. do serwowania napojów zimnych; b. półmiski, talerze; c. serwetki papierowe, jednorazowe; d. sztućce do ciast z kremami oraz do obiadu; Zastawa stołowa musi być porcelanowa i/lub szklana, odpowiednia do podawanych dań. Zamawiający nie dopuszcza naczyń oraz sztućców jednorazowego użytku. 9. Osoby do kontaktu i organizacji. Zamawiający zapewnieni min. 1 osobę zajmującej się aspektami organizacyjnymi na miejscu szkolenia miedzy innymi: rejestracją uczestników, potwierdzaniem delegacji uczestnikom w trakcie ostatniej przerwy, wydawaniem materiałów szkoleniowych przed rozpoczęciem zajęć, wydawaniem ankiet oceny szkolenia po ostatniej przerwie oraz zbieranie ich po zakończeniu zajęć, dopilnowaniem właściwej realizacji czasowego rozplanowania szkolenia, itp. Po podpisaniu umowy Zamawiający wskaże osoby odpowiedzialne za realizację szkolenia ze strony MJWPU oraz przekaże adresy email do kontaktu. Wykonawca wskaże osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych elementów zamówienia i przekaże dane kontaktowe w tym adres email. Strona 11 z 11