Pan Leszek Jodliński Dyrektor Muzeum Śląskiego w Katowicach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach przeprowadziła kontrolę w Muzeum Śląskim w Katowicach (zwanym dalej Muzeum ) w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych w latach 2006 2008 (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 lipca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Muzeum w zakresie spraw objętych kontrolą, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. 1 Dz. U. z 2007 nr 231 poz. 1701
PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące oceny cząstkowe i ustalenia kontroli: 1. Muzeum w okresie objętym kontrolą systematycznie powiększało wielkość zasobów muzealnych. Liczba jego eksponatów własnych w tym okresie wzrosła o 2508 z 76 634 w 2006 r. do 79 142 na dzień 30 czerwca 2008 r. W latach tych zakupiono łącznie 2174 eksponaty za kwotę 568,9 tys. zł oraz pozyskano w formie darowizn 1729 eksponatów o wartości 408,0 tys. zł. Ponadto w depozycie Muzeum w poszczególnych latach znajdowało się średnio ponad 2580 eksponatów. 2. W Muzeum załoŝono i prowadzono oddzielne księgi inwentarzowe dla poszczególnych rodzajów muzealiów, tj. dla eksponatów działu historii, etnografii, archeologii, plastyki nieprofesjonalnej i sztuki, zgodnie z postanowieniami 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach 2 (zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie ewidencjonowania zabytków ). Księgi inwentarzowe (karty ewidencyjne, inwentarz muzealiów księga depozytów i dokumentacja badań archeologicznych) spełniały wymogi określone w 3 ust. 2 wspomnianego rozporządzenia. Eksponaty do zbiorów Muzeum przyjmowano na podstawie faktur, aktów darowizny, podpisanych przez darczyńcę i dyrektora Muzeum oraz protokołów zdawczo-odbiorczych, w przypadku przyjęcia muzealiów do depozytu. Poszczególne eksponaty zostały wpisane do inwentarza muzealiów pod odrębnym numerem, stosownie do wymogów określonych w 5 ww. rozporządzenia. NIK negatywnie ocenia terminowość dokonywania wpisów nabywanych muzealiów. Zgodnie bowiem z 4 ust. 3 przywołanego powyŝej rozporządzenia, wpisu muzealium do księgi inwentarzowej naleŝy dokonać w ciągu 60 dni od dnia objęcia eksponatu w posiadanie. Z ustaleń kontroli wynika, Ŝe na 486 badanych wpisów 63 (12,9 %) zrealizowano po upływie wymaganego terminu, przy czym opóźnienia te wynosiły 50 dni (13 eksponatów) w Dziale Sztuki sekcji rzeźba oraz od 3 22 miesięcy w Dziale Plastyki Nieprofesjonalnej i sekcji plakaty Działu Sztuki. Bardzo negatywnie NIK ocenia w tym zakresie działalność Działu Archeologii, w którym do księgi inwentarzowej nie wpisano nowopozyskanych obiektów od 2001 r. NIK równieŝ negatywnie ocenia katalogowanie i naukowe opracowanie zgromadzonych muzealiów. Muzeum nie wywiązywało się naleŝycie z obowiązków 2 Dz. U. Nr 202, poz. 2073 2
określonych w 7 ust. 1 i 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewidencjonowania zabytków. Nie opracowano bowiem kart ewidencyjnych dla części zgromadzonych eksponatów, a zapisy na sporządzonych kartach były niekompletne. Spośród 501 losowo wybranych muzealiów do analizy dla 81 (16,2 %) nie opracowano wspomnianych kart ewidencyjnych, w 46 kartach (9,2 %) nie podano wartości eksponatu, w 85 (17,0 %) nie zamieszczono opisu obiektu, a w 233 (46,5 %)nie odnotowano numeru negatywu. Informacji dotyczących stanu zachowania muzealium oraz jego pochodzenia nie zawierały odpowiednio 186 (37,1 %) i 152 (30,3 %) karty. Ponadto stwierdzono niski stopień zaawansowania prac związanych z tworzeniem elektronicznego zbioru kart ewidencyjnych. Do 17 lipca 2008 r. sporządzono 6 007 tych kart, co stanowiło 30,1 % z 19 597 wpisów w księgach inwentarzowych muzealiów. Według zarządzenia dyrektora Muzeum z 22 marca 2006 r. pracownicy byli zobowiązani przenieść do zbioru codziennie 20 opracowanych w formie papierowej kart ewidencyjnych. Tworzenie zbioru powinno zatem trwać około trzech lat (19 597 liczba wpisów : 20 przeniesień dziennie = 980 dni potrzebnych na utworzenie elektronicznego zbioru). Podkreślić naleŝy, Ŝe dostęp do programu komputerowego, wykorzystanego do prowadzenia elektronicznego zbioru kart ewidencyjnych muzealiów, został zabezpieczony stosownymi hasłami. NIK takŝe negatywnie ocenia nieprzeprowadzenie w okresie ostatnich 13 lat komisyjnej kontroli zgodności wpisów w dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym. Ostatnią uproszczoną inwentaryzację przeprowadzono na przełomie lat 1994/1995. Zgodnie z 3 ust. 6 rozporządzenia w sprawie ewidencjonowania zabytków, komisyjne kontrole zgodności wpisów powinny się odbywać co pięć lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli. Odpowiedzialność za powyŝszą nieprawidłowość ponosi były dyrektor Muzeum, który nie powołał komisji inwentaryzacyjnej, pomimo pisemnej prośby inwentaryzatora Muzeum przekazanej w 1999 r. 3) Zbiory muzealne przechowywano w magazynach w Jaworznie i w siedzibie Muzeum w Katowicach oraz w pokojach biurowych, z powodu ograniczonej powierzchni magazynowej. Ponadto część eksponatów Działu Etnografii o duŝych gabarytach przechowywana była w budynku głównym Muzeum na korytarzu. Zarówno w magazynach, jak i w pomieszczeniach biurowych znajdowały się termometry i wilgotnościomierze, brak było jednak klimatyzacji. Podkreślić naleŝy, Ŝe Muzeum 3
uregulowało stan prawny uŝytkowanych nieruchomości. Grunty oraz znajdujące się na nich budynki zostały przekazane Muzeum w wieczyste uŝytkowanie, zgodnie z warunkami określonymi w art. 200 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 202 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami 3. W 1998 r. Wojewoda Katowicki przekazał nieruchomość w Katowicach, a w 1999 r. Zarząd Miasta Jaworzno decyzją przekazał magazyny w Jaworznie. Ponadto w 2004 r. Katowicki Holding Węglowy S.A. aktem notarialnym na rzecz Muzeum przekazał teren KWK Kleofas, którego wieczystym uŝytkownikiem jest Katowicki Holding Węglowy S.A. w Katowicach. 4. NIK pozytywnie ocenia stan zabezpieczenia Muzeum przed przestępstwami i wykroczeniami przeciwko mieniu. Opracowany Plan ochrony Muzeum Śląskiego w Katowicach, uzgodniony z Komendantem Wojewódzkim Policji w Katowicach, spełnia wymagania określone w art. 7 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia 4. Ochronę Muzeum, zgodnie z załoŝeniami wspomnianego Planu Ochrony, zapewniały firmy ochroniarskie na podstawie zawartych umów. Kontrolę funkcjonowania systemu zabezpieczeń co 6 miesięcy przeprowadzała firma posiadająca certyfikat Ośrodka Ochrony Zbiorów Publicznych w Warszawie. Pozytywnie równieŝ ocenić naleŝy stan zabezpieczenia przeciwpoŝarowego. Kontrola wyposaŝenia w sprzęt i urządzenia p.poŝ oraz w urządzenia ratownicze, jak równieŝ prawidłowości ich rozmieszczenia, sprawności systemu alarmowego, zapewnienia właściwych warunków ewakuacji oraz aktualności instrukcji p.poŝ, przeprowadzona na zlecenie NIK w czerwcu 2008 r. przez Komendę Miejskiej Państwowej StraŜy PoŜarnej, nie wykazała nieprawidłowości w badanym zakresie. Nie dopełniono natomiast obowiązku, wynikającego z 5 ust. 1 i ust. 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 października 2003 r. w sprawie zabezpieczenia zbiorów w muzeach przed poŝarami, kradzieŝami innymi niebezpieczeństwami groŝącymi zniszczeniem lub utratą muzealiów oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagroŝenia 5, zgodnie z którym nie rzadziej niŝ co 3 lata dla pracowników i co 5 lat dla kadry kierowniczej naleŝy przeprowadzać szkolenie z zakresu ochrony przeciwpoŝarowej. Pracownicy Muzeum ostatnie szkolenie w zakresie ochrony przeciwpoŝarowej odbyli w 2002 r. Odpowiedzialność za tę nieprawidłowość ponosi były 3 Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm. 4 Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 ze zm. 5 Dz. U. Nr 193, poz. 1892 4
dyrektor Muzeum, który w myśl 2 ww. rozporządzenia odpowiada za zabezpieczenie zbiorów muzealnych, w tym za szkolenia pracowników w zakresie przeciwpoŝarowym. 5. Muzeum realizowało plany merytoryczne w zakresie działalności wystawienniczej, naukowej i oświatowej. W latach 2006 2007 zorganizowano 31 i 24 wystawy, a koszty ich organizacji wynosiły odpowiednio 18,6 tys. zł i 28,6 tys. zł. Ponadto w 2007 r. przyjęto jedną wystawę z zagranicy, natomiast jedną zaprezentowano za granicą. Pomimo zorganizowania mniejszej ilości wystaw w 2007 r. w porównaniu do 2006 r., liczba osób odwiedzających Muzeum wzrosła z 21 965 do 23 500. Ponadto w latach 2007 2008 (I półrocze) Dział Etnografii prowadził stacjonarne badania naukowe w miejscowościach na terenie Beskidu Śląskiego oraz w Raciborzu i okolicy. Przedmiotem tych badań były stroje, zwyczaje i obrzędy oraz gospodarstwo domowe. W wyniku badań Muzeum pozyskało 279 eksponatów muzealnych, w tym 153 w formie darowizn. W ramach działalności oświatowej organizowano sympozja, koncerty, lekcje i warsztaty muzealne oraz projekcje filmów. Wydawano równieŝ publikacje ksiąŝkowe oraz katalogi zbiorów i wystaw. NaleŜy jednak stwierdzić, Ŝe w latach 2006-2007 na ekspozycjach stałych wystawiono zaledwie 124 eksponaty, czyli 0,16 % zgromadzonych zbiorów. Na wystawach czasowych zorganizowanych w 2006 r. wystawiono 660 eksponatów a 1392 eksponaty w 2007 r., co stanowiło odpowiednio tylko 0,83 % i 1,7 % posiadanych zbiorów. Podkreślić naleŝy równieŝ, Ŝe Muzeum nie było przystosowane do zwiedzania przez osoby niepełnosprawne. 6. Muzeum prowadziło działalność promocyjną, która polegała m.in. na publikacji i rozprowadzaniu informatorów z bieŝącym planem wystaw, w tym w językach obcych oraz ulotek i folderów. Informacje dotyczące działalności Muzeum zamieszczano równieŝ na własnej stronie internetowej. Dla celów promocji Muzeum podpisało umowy o patronat medialny z lokalnymi redakcjami prasowymi oraz Radiem Katowice i TV Katowice. 7. Muzeum prawidłowo realizowało przyjęte plany finansowe. W latach 2006 2007 plan przychodów zrealizowano odpowiednio w 99,5 % (6 235,1 tys. zł/ 6264,5 tys. zł) i w 104,6 % (7 920,8 tys. zł/ 7 570,6 tys. zł), a do 30 czerwca 2008 r. uzyskano przychody w wysokości 3 122,2 tys. zł, co stanowiło 37,6 % planu rocznego (8 303,2 tys. zł). W 2007 r. ze sprzedaŝy działalności podstawowej 5
uzyskano przychody wyŝsze o 40,9 tys. zł w porównaniu do 2006 r. Wpływy z tytułu czynszu za wynajem pomieszczeń w tych latach wynosiły 181,0 tys. zł rocznie. NIK jednak negatywnie ocenia dwie umowy zawarte w 2005 r. na wynajem pomieszczeń w budynku głównym Muzeum w Katowicach. Wg postanowień tych umów wspomniane pomieszczenia wynajęto do 2015 r., przedłuŝając najem do 2020 r. aneksami z 2007 r., z moŝliwością wypowiedzenia warunków umów tylko za zgodą obydwu stron. W przedmiotowych umowach nie zawarto postanowień, dotyczących moŝliwości zmiany wysokości naleŝności z tytułu najmu, pomimo Ŝe poza opłatą za powierzchnię uŝytkową, obejmuje ona równieŝ koszty mediów, których cena ulega zmianom. Ponadto aneksem z 2006 r., na wniosek najemców, zmniejszono wysokość czynszu z 2000 zł do 1200 zł. Odpowiedzialność za zawarcie tych dwóch niekorzystnych dla Muzeum umów najmu ponosi były dyrektor tej placówki. Koszty działalności wynikające z planów finansowych odpowiadały zakresowi planowanej działalności merytorycznej. W 2007 r. koszty ogółem były wyŝsze o 1 675,0 tys. zł w porównaniu do roku 2006, przy czym, zarówno w 2006 r., jak i w 2007 r., wykonane koszty były mniejsze od planowanych odpowiednio o 398,0 tys. zł (6 264,5 tys. zł 5 866,5 tys. zł) i o 29,1 tys. zł (7 570,6 tys. zł 7 541,5tys. zł). Wzrost kosztów w 2007 r. był spowodowany m.in. realizacją inwestycji Budowa nowego gmachu Muzeum Śląskiego w Katowicach, wzrostem wynagrodzeń ogółem o 12,6 % ( 3 527,0 tys. zł : 3 265,6 tys. zł) oraz ponad 4. krotnym (782,2 tys. zł : 173,9 tys. zł) zwiększeniem wydatków na remonty i konserwacje wpisanego do rejestru zabytków gmachu Muzeum. Na prowadzenie prac konserwatorskich Muzeum uzyskało zgodę Śląskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, zgodnie postanowieniami art. 36 ust. 1 pkt. 1-11 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami 6. Finansowanie wspomnianej inwestycji przez Zarząd Województwa Śląskiego było realizowane w oparciu o zawarte umowy dotacji, odrębne dla kaŝdego zadania. Środki finansowe, w kwotach wynikających z przedłoŝonych przez Muzeum faktur załączonych do wniosku o przekazanie środków, Zarząd Województwa przekazywał na wyodrębniony rachunek bankowy. Na 2006 r. kolejnymi umowami przyznano Muzeum dotacje w łącznej kwocie 4 568,9 tys. zł, z czego wykorzystano 4 421,7 tys. zł, natomiast w 2007 r. z przyznanych 8 903,0 tys. zł wykorzystano 1 836,3 tys. zł (20,6 %). Tak niski stopień wykorzystania dotacji w 2007 r. był spowodowany wstrzymaniem realizacji inwestycji, w związku z przedłuŝeniem się do lutego 2008 r. negocjacji z projektantem. 6 Dz. U. Nr 162, poz. 1568 ze zm. 6
Środki finansowe na cele inwestycyjne zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem. Podkreślić takŝe naleŝy, Ŝe zakup materiałów jak i usług realizowano zgodnie z procedurami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 7. W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej pięciu zamówień o największej wartości, realizowanych w okresie objętym kontrolą (na wykonanie robót remontowo budowlanych, druk i oprawę publikacji i usług z zakresu ochrony mienia i inŝyniera kontraktu dla zadania inwestycyjnego) ustalono, Ŝe kaŝdorazowo wyboru wykonawcy dokonano w drodze przetargu nieograniczonego z zachowaniem obowiązujących wymogów w zakresie m.in. powołania komisji przetargowej i złoŝenia przez jej członków stosownych oświadczeń, publikacji ogłoszenia o przetargu, zachowania terminu składania i otwarcia ofert, kryterium wyboru ofert. We wszystkich badanych postępowaniach wybrano oferenta, który zaproponował najniŝszą cenę. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1) Terminowe ewidencjonowanie w księgach inwentarzowych nabywanych muzealiów, 2) Opracowanie brakujących kart ewidencyjnych z uwzględnieniem wymaganych danych identyfikacyjnych muzealiów, 3) Zintensyfikowanie prac związanych z tworzeniem elektronicznego zbioru kart ewidencyjnych. 4) Przeprowadzenie w moŝliwie najkrótszym terminie pełnej inwentaryzacji zbiorów. 5) Przeprowadzanie szkoleń pracowników z zakresu ochrony przeciwpoŝarowej z wymaganą częstotliwością. 6) RozwaŜenie moŝliwości udostępnienia większej ilości eksponatów ze zgromadzonych zbiorów. 7) Podjęcie działań w celu ewentualnej zmiany niekorzystnych dla Muzeum umów najmu pomieszczeń w budynku głównym. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Katowicach, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. 7 Dz. U z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 7
Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Katowicach umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej Komisji NIK. 8