PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Szkole Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 04/2011 z dnia 18.05.2011r. Zakres kontroli: Kontrola wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników szkoły Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 01.06.2011r. do dnia 22.06.2011r.. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle zwanej w dalszej części protokołu Szkoła ul. Szkolna 1, 44 172 Poniszowice oraz siedziba Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu GZOEPO, 44-160 Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od 01.01.2011r. do 31.03.2011r.. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty ( Dz. U. z 2004r. Nr 256 poz. 2572 z późniejszymi zmianami ). 2. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982r. Karta nauczyciela ( Dz. U. z 2006r. Nr 97 poz. 674 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późniejszymi zmianami ). 5. Ustawa z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym pracowników sfery budżetowej ( Dz. U. z 1997r. Nr 160 poz. 1080 z późniejszymi zmianami ). 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 ). 1
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną ( Dz. U. z 2006r. Nr 116 poz. 783 z późniejszymi zmianami ). 8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 ). 10. Uchwała Nr III/19/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2011 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Anna Sztyper Dyrektor Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle, Pani Beata Śnieg Kierownik Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, oraz pozostali pracownicy Szkoły oraz GZOEPO wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Dyrektorem Szkoły jest pani Anna Sztyper, której powierzono funkcję Dyrektora na okres od dnia 01.09.2008r. do 31.08.2013r.. Dyrektor działa m.in. na podstawie: ustawy o systemie oświaty, ustawy Karta nauczyciela, statutu Szkoły oraz pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z prowadzeniem placówki w granicach zwykłego zarządu udzielonego przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 17.09.2008r.. Obsługę finansową księgową Szkoły prowadzi GZOEPO na podstawie porozumienia z dnia 21.05.2009r. zawartego pomiędzy Dyrektorem Szkoły, a Kierownikiem GZOEPO. GZOEPO został utworzony Uchwałą Nr XLIII/442/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 31 maja 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2
2006r. Kierownikiem GZOEPO jest Pani Beata Śnieg zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia 01.07.2007r. do nadal. Głównym Księgowym GZOEPO jest Pani xxxxxxxxx 2 zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia 08.04.2008r. do nadal. Siedziba GZOEPO znajduje się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26 tj. w budynku Urzędu Gminy w Rudzińcu. II. Regulacje wewnętrzne jednostki w zakresie objętym kontrolą Zgodnie z uregulowaniami statutowymi Szkoła realizuje cele i zadania określone w ustawie z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty oraz w przepisach wydanych na podstawie ww ustawy. Szkoła działa na podstawie m.in.: 1) Statut Szkoły zatwierdzony w dniu 12.10.2004r. Uchwałą Rady Pedagogicznej nr 2/2004/2005 wraz ze zmianami na podstawie uchwały Rady Pedagogicznej nr 2/2010/2011 z dnia 18.11.2010r. - opracowano tekst jednolity Statutu oraz zmiany ww statutu na podstawie uchwały Rady Pedagogicznej Nr 3/2010/2011 z dnia 09.12.2010r. - aneks nr 1/2010/2011 do Statutu Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle. 2) Projekt organizacyjny Szkoły na rok szkolny 2009/2010 zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 29.05.2009r. oraz projekt organizacyjny Szkoły na rok szkolny 2010/2011 zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 25.05.2010r.. 3) Zarządzenie Nr 13/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle z dnia 30.09.2010r. w sprawie ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej. III. Dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Szkole jest kierownik jednostki - Dyrektor zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest przyznawane dla pracowników Szkoły na podstawie: a) nauczyciele - na podstawie art. 48 ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. Karta nauczyciela, który stanowi, że: Nauczycielowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. b) pozostali pracownicy szkoły na podstawie art. 1 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, który stanowi, że: Ustawa określa zasady nabywania prawa oraz ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej, zwanego dalej "wynagrodzeniem rocznym" oraz, że: Przez użyte w ust. 1 określenie 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3
pracownicy jednostek sfery budżetowej rozumie się pracowników samorządowych jednostek budżetowych.... Wykaz pracowników Szkoły uprawnionych do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010r. stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. IV. Dokumentacja finansowa jednostki w zakresie objętym kontrolą Na podstawie Uchwały Nr III/19/2010 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2011 rok, Dyrektor Szkoły wprowadził plan finansowy Szkoły Zarządzenie Nr 2/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle z dnia 12.01.2011r. w sprawie ustalenia planu finansowego Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle na rok 2011 oraz plan finansowy Oddziału Przedszkolnego Zarządzenie Nr 3/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle z dnia 12.01.2011r. w sprawie ustalenia planu finansowego Oddziału Przedszkolnego przy Szkole Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle na rok 2011. Pierwotny plan finansowy przewidywał wydatki Szkoły wraz z Oddziałem Przedszkolnym w łącznej kwocie 918 668,00 zł.. W trakcie realizacji planu, ulegał on zmianom i na dzień 31.03.2011r. łączna kwota planowanych wydatków Szkoły wynosiła 928 851,00 zł.. Szkoła dokonała do dnia 31.03.2011r. wydatków na łączną kwotę 207 404,78 zł., co stanowiło 22,33 % planowanych wydatków. Kontrolą objęto wydatki Szkoły na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników. Pierwotny plan finansowy Szkoły zakładał: a) w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80101 Szkoły podstawowe, 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne, wydatki w kwocie 40 736,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 2/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle z dnia 12.01.2011r. w sprawie ustalenia planu finansowego Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle na rok 2011. b) w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80103 Przedszkola, 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne, wydatki w kwocie 700,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 3/2011 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle z dnia 12.01.2011r. w sprawie ustalenia planu finansowego Oddziału Przedszkolnego przy Szkole Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle na rok 2011. W okresie od 01.01.2011r. do 31.03.2011r. plan finansowy Szkoły nie był zmieniany w zakresie wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne, a wydano 33 797,88 zł., co stanowiło 81,57 % planowanej kwoty. 4
Plan i jego realizacja w okresie od 01.01.2011r. do 31.03.2011r. w zakresie objętym kontrolą zostały przedstawione w poniższej tabeli opracowanej na podstawie danych pochodzących ze sprawozdań Rb-28S - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. 801-80101 801-80103 Miesiąc Plan Wydatki Plan Wydatki styczeń 40 736,00 zł. 0,00 zł. 700,00 zł. 0,00 zł. luty 40 736,00 zł. 30 815,88 zł. 700,00 zł. 0,00 zł. marzec 40 736,00 zł. 33 797,88 zł. 700,00 zł. 0,00 zł. Łączna kwota wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2010r. wypłacone w 2011r. do dnia 31.03.2011r. to 33 797,88 zł.. Powyższa kwota stanowiła 3,64 % planowanej kwoty wydatków Szkoły oraz 16,30 % zrealizowanych wydatków na dzień 31.03.2011r.. Kontrolą objęto listy wypłat zawierające dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników szkoły i stwierdzono, że: dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało naliczone dla pracowników szkoły w prawidłowej wysokości tj. zgodnie z art. 4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, który stanowi, że: Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. wydatki na dodatkowe wynagrodzenie roczne były zgodne z planem finansowym oraz uchwałą budżetową na 2011r., dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało wypłacone pracownikom szkoły terminowo tj. zgodnie z terminem określonym w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 12 grudnia 1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej, który stanowi, że: Wynagrodzenie roczne wypłaca się, z zastrzeżeniem ust. 3, nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. - dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało wypłacone pracownikom szkoły w następujących kwotach i terminach: 5
a) 85,61 zł. w dniu 04.02.2011r., b) 30 730,27 zł. w dniu 28.02.2011r., c) 2 982,00 zł. w dniu 16.03.2011r., Załącznik nr 2 do niniejszego protokołu stanowi zestawienie analityczne konta 130-80101- 4040. lista została sporządzona przez pracownika GZOEPO oraz została sprawdzona i zatwierdzona przez Głównego Księgowego GZOEPO oraz zatwierdzona przez Dyrektora Szkoły - załącznik nr 3 do niniejszego protokołu stanowi kopia listy wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników Szkoły. V. Realizacja kontroli zarządczej w 2010r. Dyrektor Szkoły ustalił w dniu 30.09.2010r. Regulamin kontroli zarządczej w Szkole - Zarządzenie nr 13/2010 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Bolesława Chrobrego w Chechle z dnia 30.09.2010r.. Załącznik do ww zarządzenia stanowi regulamin kontroli zarządczej, której celem jest zapewnienie w szczególności zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. Dyrektor Szkoły opracował plan kontroli zarządczej w Szkole Podstawowej w Chechle w roku 2010, który obejmował przeprowadzenie 4 kontroli. Z przeprowadzonych kontroli Dyrektor jako osoba kontrolująca każdorazowo sporządzał notatkę służbową lub protokół z kontroli. Przedmiotem kontroli w 2010r. były: a) określenie celów i ryzyka dla Szkoły notatka służbowa z dnia 15.10.2010r., b) monitorowanie realizacji nowej podstawy programowej notatka służbowa z dnia 12.11.2010r., c) ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania protokół z dnia 17.11.2010r., d) przestrzeganie terminów powiadamiania rodziców o grożących uczniom niedostatecznych ocenach semestralnych notatka służbowa z dnia 06.12.2010r.. Dyrektor Szkoły złożył w dniu 22.12.2010r. oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, z którego wynika m.in., że w jednostce funkcjonowała w ograniczonym stopniu adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. W oświadczeniu Dyrektor zwrócił uwagę na fakt słabości funkcjonowania kontroli zarządczej w Szkole ze względu na: brak dostatecznego przeszkolenia pracowników, brak odpowiedniego doświadczenia kierownictwa jednostki w realizacji ustawowych celów kontroli zarządczej, szczególnie w zakresie zarządzania ryzykiem. 6
Zgodnie z postanowieniami regulaminu kontroli zarządczej co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej w Szkole. Kwestionariusz samooceny obejmujący takie zagadnienia jak: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena został sporządzony przez Dyrektora Szkoły pismo Nr SPCh-0913-1/10. Zgodnie z zapisem regulaminu kontroli zarządczej raz w roku jest dokonywana identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów Szkoły. Zidentyfikowane ryzyka są ujmowane w rejestrze celów i ryzyk prowadzonym w Szkole zgodnie z regulaminem kontroli zarządczej. VI. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od 17.11.2010r. do 26.01.2011r. przeprowadzono w Szkole kontrolę wydatków dokonanych z tytułu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za okres od 01.01.2010r. do 31.10.2010r.. Kontrola powyższa nie wykazała nieprawidłowości i uchybień, w związku z powyższym nie było sformułowanych zaleceń pokontrolnych do Dyrektora Szkoły. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wykaz pracowników Szkoły uprawnionych do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010r.. 2. Zestawienie analityczne konta 130-80101- 4040. 3. Kopia listy wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników Szkoły. Przeprowadzona kontrola nie wykazała nieprawidłowości w zakresie objętym kontrolą. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Szkoły pani Anna Sztyper oraz Kierownik GZOEPO pani Beata Śnieg, zostali poinformowani o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa pozostawiono w kontrolowanych jednostkach. 7
Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 04/2011 Rudziniec 29.06.2011r. SZKOŁA PODSTAWOWA Gminny Zespół Obsługi Ekonomicznej im. Bolesława Chrobrego w Chechle Placówek Oświatowych w Rudzińcu CHECHŁO, ul. Szkolna 1 ul. Gliwicka 26, 44-160 Rudziniec 44-172 PONISZOWICE tel. 0-32 4000 760 do 64 tel./fax 32 230 31 81 NIP 969-12-84-104, Regon 001198599 (pieczątka kontrolowanej jednostki) Główna Księgowa GZOEPO w Rudzińcu Dyrektor Szkoły Grzegorz Nowak xxxxxxxxxx 3 Anna Sztyper ( podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego GZOEPO ) ( podpis Dyrektora Szkoły ) KIEROWNIK GZOEPO w Rudzińcu mgr Beata Śnieg ( podpis Kierownika GZOEPO ) 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 8