WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III.431.112.2015 Kraków, 15.03.2016 r. Pan Janusz Szczęśniak Starosta Chrzanowski ul. Partyzantów 2 32-500 Chrzanów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. Nr 885), Małopolski Urzędu Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Starostwie Powiatowym w Chrzanowie oraz Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie kontrolę realizacji pod względem finansowo-księgowym wykorzystania dotacji z realizacji zadania w ramach resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2014 Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej. Kontrola została przeprowadzona przez Annę Jasnos inspektora wojewódzkiego w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie upoważnienia Nr 151/2015 z dnia 20 listopada 2015 r. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Działalność jednostki w zakresie zadania objętego kontrolą ocenia się pozytywnie. Sposób finansowania Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2014 Koordynator rodzinnej pieczy zastępczej wynikał z przepisów ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (tj. Dz. U. z 2015 r. poz. 332) oraz zapisów Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na 2014 r. asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej. Zadania PCPR w zakresie pieczy zastępczej realizował Zespół do Spraw Pieczy Zastępczej. Zadanie to jest ujęte w 11 Regulaminu Organizacyjnego przyjętego Uchwałą Nr 74/17/2012 Zarządu Powiatu Chrzanowskiego z dnia 1 marca 2012 r. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
Zadania objęte kontrolą realizowało Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie, które Starosta Chrzanowski wyznaczył na organizatora pieczy zastępczej Zarządzeniem Nr 129/11 z dnia 10 listopada 2011 r. Dyrektor PCPR w Chrzanowie posiadał wydane przez Starostę upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń oraz podpisywania pism urzędowych dotyczących spraw wynikających z ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (pismo z dnia 2 stycznia 2012 r.). Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie sporządziło 3 kwietnia 2014 r. oświadczenie o przyjęciu dotacji w wysokości 15.000,00 zł w związku z zakwalifikowaniem Powiatu Chrzanowskiego do dofinansowania w ramach,,programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej na rok 2014. W dniu 11 czerwca 2014 r. pomiędzy Wojewodą Małopolskim a Powiatem Chrzanowskim została zawarta umowa Nr 3/K/2014. Zgodnie z 1 umowy, Wojewoda przyznał Beneficjentowi dotacji środki finansowe w formie dotacji celowej w kwocie 14.617,00 zł w ramach działu 852, rozdziału 85204, paragrafu 2130 klasyfikacji budżetowej i działania budżetu zadaniowego nr 13.4.2.4 z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania własnego beneficjenta dotacji z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej polegającego na dofinansowaniu kosztów wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej w ramach,,programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej na rok 2014. W 2 ust. 1 umowy, okres realizacji zadania ustala się na: - rozpoczęcie realizacji zadania 01.01.2014 r., -zakończenie rzeczowe realizacji zadania 31.12.2014 r. - zakończenie finansowe realizacji zadania 31.12.2014 r. Zgodnie z 3 ust. 1 umowy, dofinansowanie ze środków budżetu państwa w ramach Programu może podlegać koszt wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej w wysokości do 50% kwoty maksymalnej wynoszącej 2.500,00 zł miesiąc, na etat lub równoważnej czasowo umowy zlecenia. Podstawą przekazania środków był harmonogram realizacji wydatków z budżetu państwa podlegający miesięcznej aktualizacji do 20. dnia każdego miesiąca z wykorzystaniem Centralnej Aplikacji Statystycznej Koordynator 2014/nazwa miesiąca. Zgodnie z 7 ust. 1 umowy, Wojewoda sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania zadania przez Beneficjenta, w tym wydatkowania przekazanej Beneficjentowi dotacji. 2
W ramach realizacji kontrolowanego zadania Dyrektor PCPR w Chrzanowie zatrudniał w 2014 r. 1 osobę na umowę o pracę na stanowisku koordynator rodzinnej pieczy zastępczej (w wymiarze pełnego etatu) oraz 1 osobę poza programem w okresie od 16.06.2014 do 31.12.2014 r. na umowę zlecenie w całości sfinansowaną ze środków własnych. Zgodnie z informacją przekazaną przez Dyrektora PCPR, nadzór nad pracą koordynatorów realizowany był w szczególności poprzez: analizę miesięcznych kart czasu pracy koordynatora oraz kart czasu pracy z poszczególnymi rodzinami, analizę przygotowywanych przez koordynatorów protokołów z oceny sytuacji dziecka, bieżące konsultacje dot. sytuacji w rodzinie i podejmowanych działań, organizowanie przez koordynatora Zespołu do Spraw Pieczy Zastępczej wewnętrznych spotkań oraz obserwację prowadzonych przez koordynatorów spotkań z rodziną, weryfikację pism przekazywanych do podpisu Dyrektorowi PCPR. Ustalenia kontroli w zakresie wykorzystania środków dotacji pod względem finansowym Dotacja planowana (po zmianach) 14.617,00 zł. Dotacja otrzymana 14.617,00 zł. Dotacja wykorzystana 14.617,00 zł. Zadania z zakresu pieczy zastępczej realizowane są przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie, które we własnym zakresie prowadzi obsługę finansowo-księgową. Zarządzeniem Wojewody Małopolskiego Nr 140/14 z dnia 28 maja 2014 r. przyznano dla Powiatu Chrzanowskiego dotację celową w dziale 852 Pomoc społeczna, Rozdziale 85204 Rodziny zastępcze, 2130 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację bieżących zadań własnych powiatu, w wysokości 14.617,00 zł. Uchwałą Zarządu Powiatu Chrzanowskiego Nr 197/64/2014 z dnia 5 czerwca 2014 r. wprowadzono zmiany w budżecie Powiatu Chrzanowskiego. Następnie Zarządzeniem nr 22/2014 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie z 10 czerwca 2014 r. wprowadzono zmiany w planie finansowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Chrzanowie poprzez zwiększenie wydatków w dziale 852, rozdziale 85204 o kwotę 14.617,00 zł z tego: - 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 12.189,00 zł - 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 2.129,00 zł - 4120 Składki na Fundusz Pracy 299,00 zł Powiat Chrzanowski otrzymał z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie środki dotacji w 6 transzach na łączną kwotę 14.617,00 zł, które następnie zostały przekazane do PCPR w Chrzanowie. 3
Sprawozdanie z realizacji zadania w ramach Resortowego Programu Wspierania Rodziny i Systemu Pieczy Zastępczej na 2014 r. - Asystent Rodziny i Koordynator Rodzinnej Pieczy Zastępczej zostało przekazane w Centralnej Aplikacji Statystycznej Wsparcie rodziny i system pieczy zastępczej w dniu 21 stycznia 2015 r., w terminie wynikającym z Resortowego Programu. Zgodnie z treścią sprawozdania, środki dotacji w łącznej wysokości 14.617,00 zł zostały przeznaczone na wynagrodzenie dla 1 koordynatora zatrudnionego na umowę o pracę. Natomiast ze środków własnych Powiat wydatkował kwotę 15.308,78 zł. Kwoty wydatkowanej dotacji i środków własnych wskazane w ww. sprawozdaniu znajdują potwierdzenie w ewidencji księgowej. W wyniku dokonanej analizy dokumentacji finansowo-księgowej ustalono, że całkowity koszt realizacji zadania w ramach Programu wyniósł ogółem 29.925,78 zł, z tego ze środków dotacji kwotę 14.617,00 zł, a ze środków własnych kwotę 15.308,78 zł, co spełniało wymóg umowy Nr 3/K/2014 odnośnie do udziału środków własnych Powiatu. Zgodnie, bowiem z wymogami umowy cyt.: Dofinansowaniu ze środków budżetu państwa w ramach Programu może podlegać koszt wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej w wysokości do 50% kwoty maksymalnej wynoszącej 2.500,00 zł miesiąc, na etat lub równoważnej czasowo umowy zlecenia. W tym przypadku udział środków własnych w kosztach wynagrodzenia koordynatorów rodzinnej pieczy zastępczej wyniósł 51,15%. Szczegółowe wydatki przedstawiały się następująco: Szczegółowe wydatki przedstawiały się następująco: - 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników 25.014,26 zł (ze środków dotacji 12.189,00 zł, ze środków własnych 12.285,26 zł), - 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne 4.307,13 zł (ze środków dotacji 2.129,00 zł, ze środków własnych 2.178,13 zł), - 4120 Składki na Fundusz Pracy 604,39 zł (ze środków dotacji 299,00 zł, ze środków własnych 305,39 zł), Kontrolą objęto dokumentację źródłową, tzn. listy płac, wyciągi bankowe, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA i raporty imienne, polecenia księgowania oraz ewidencję księgową w zakresie realizacji ww. zadania. Kontrolą objęto dokumentację źródłową, tzn. listy płac, wyciągi bankowe, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA i raporty imienne, polecenia księgowania oraz ewidencję księgową w zakresie realizacji ww. zadania. 4
Wynagrodzenie koordynatora naliczone zostało odrębnymi listami płac. Łączna kwota wynagrodzeń koordynatora, wynikająca ze skontrolowanych list płac oraz rachunków za okres I-XII 2014, wynosiła 29.925,78 zł. Do każdej listy płac oraz rachunku dołączono: a) polecenie księgowania wskazujące konta księgowe dla poszczególnych składników wynagrodzeń koordynatorów, odrębne konta analityczne na wydatki ze środków dotacji), sporządzone przez Główną Księgową PCPR i zatwierdzone przez Dyrektora PCPR, b) informację Głównego Księgowego PCPR o łącznych kwotach wydatkowanych ze środków dotacji i środków własnych Powiatu, wskazującą, iż kwoty dotacji są zgodne z umową 3/K/2014. Ustalono, iż wynagrodzenie (netto) wypłacane było przelewami w wysokości zgodnej z listami płac i na numery rachunków bankowych wskazanych przez koordynatora. Na podstawie dowodów źródłowych (potwierdzeń przelewu) stwierdzono, że należne składki ZUS zostały odprowadzone w terminie wynikającym z art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.), tzn. (do 5. dnia następnego miesiąca ) w tym samym miesiącu, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie. Kontrolą objęto deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA przekazanych składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń za okres od stycznia do grudnia 2014 r., stwierdzając, iż kwoty wykazane w załączonych do deklaracji raportach imiennych dotyczących osoby zatrudnionej, jako koordynator, były zgodne z kwotami wynikającymi z list płac (po uwzględnieniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego). Składki od wynagrodzenia za miesiąc grudzień 2014 r. zostały zapłacone w dniu 22 grudnia 2014 r. Stwierdzono, że pobrane zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. Nr 361), (tzn. w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki) w tym samym miesiącu, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie. Należy podatek dochodowy od wynagrodzenia za miesiąc grudzień 2014 r. został zapłacony w dniu w dniu 22 grudnia 2014 r. Objęte kontrolą listy płac oraz rachunki spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.),tzn. zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby posiadające stosowne upoważnienie. Stwierdzono, iż wszystkie dowody księgowe dotyczące wynagrodzeń koordynatorów zostały ujęte w ewidencji księgowej. 5
Zgodnie z 4 ust. 1 zawartej umowy dotacyjnej, cyt.: Zleceniobiorca jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej zadania, o którym mowa w 1, w tym dla dochodów pobieranych na rzecz Skarbu Państwa oraz środków otrzymanych w ramach dotacji celowych z budżetu Wojewody Małopolskiego na dofinansowanie zadania, a także wydatków dokonanych z tych środków oraz ze środków własnych Zleceniobiorcy, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych związanych z realizacja zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.). Jak ustalono, do lipca 2014 r. wydatki na wynagrodzenia koordynatorów dokonywane były ze środków własnych. Realizując wymóg wyodrębnienia ewidencji księgowej zadania, po otrzymaniu pierwszej transzy środków dotacji w dniu 2 lipca 2014, utworzono konta analityczne dotyczące wyłącznie wydatków ze środków dotacji na program Koordynator pieczy zastępczej. W sprawozdaniu Rb-28 S z wykonania planu wydatków jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2014 wykazano wykonanie w dziale 852, rozdziale 85204 w łącznej wysokości 2.542.893,47 zł w tym na zadania koordynatorów 29.925,78 zł. W związku z prawidłową realizacją zadań nie formułuje się zaleceń pokontrolnych. Z up. Wojewody Małopolskiego Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli 6