Nowe możliwości wdrażania ABC Costing w małych i średnich przedsiębiorstwach. Małe i średnie przedsiębiorstwa to specyficzna grupa odbiorców nowoczesnych metod zarządzania, do których zaliczam również ABC Costing. Wyjątkowość tej grupy wynika z kilku istotnych powodów: 1. Właściciele, bardzo często, nie posiadają kierunkowego wykształcenia w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem, a ich umiejętności w tym zakresie są intuicyjne. 2. Właściciele, budując swoją firmę od podstaw, są przekonani, że znają biznes od podszewki i nie potrzebują dodatkowych informacji wedle zasady: skoro tyle lat prowadziłem sam swoją firmę bez nowoczesnych narzędzi do zarządzania to i dalej będę to robił efektywnie. 3. Kadra menedżerska średniego i wyższego szczebla (razem z Właścicielami) w jednej firmie to niewielka grupa osób (od 5 do 10 osób), znająca się i współpracująca ze sobą od dłuższego czasu. 4. Mając do wyboru inwestycje w nowe maszyny, urządzenia lub nowoczesne metody zarządzania Właściciele w zdecydowanej większości wybierają pierwszą grupę. Skutkiem tej wyjątkowości jest proporcjonalnie niski poziom rozwoju organizacyjnego w stosunku do infrastruktury produkcyjnej czy logistycznej. Jak duże mogą być dysproporcje rozwoju poszczególnych obszarów firmy pokazują poniższe przykłady z mojej praktyki: Zakład posiada nowoczesne linie produkcyjne warte 5-7 mln. zł, ale pracuje na programie do zarządzania działającym w środowisku DOS. Przedsiębiorstwo realizuje usługi budowlane warte kilkadziesiąt milionów złotych rocznie i nie prowadzi szczegółowej ewidencji zużycia materiałów (brak jakiegokolwiek programu do zarządzania materiałami). Firma będąca jednym z liderów produkcji materiałów budowlanych prowadzi księgi handlowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, ale wg logiki książki przychodów i rozchodów bez jakiejkolwiek kontroli poprawności prowadzonych kalkulacji kosztów produkcji. (np. wszystkie zakupy surowców wprowadzane są w koszty uzyskania przychodu danego miesiąca) Uświadomienie sobie stanu istniejącego jest kluczowe, aby zrozumieć, jakiej rewolucji musi dokonać ta grupa przedsiębiorstw w celu wyrównania poszczególnych obszarów kompetencji. I ta rewolucja już się rozpoczęła. Jej siłą sprawczą wcale nie jest edukacja czy zmiana poglądów kadry kierowniczej, ale bardzo prozaiczny problem nowo kupowane komputery, które zastępują psujące się, stare egzemplarze, nie pasują do dotychczasowej infrastruktury IT. Brak kompatybilności z istniejącą infrastrukturą IT powoduje więc, że Właściciele podejmują decyzje o inwestycjach w nowe oprogramowanie do zarządzenia firmą (umownie nazwijmy go oprogramowaniem ERP) wraz z niezbędną infrastrukturą informatyczną. Właśnie w zmianie oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem upatruję jedną z największych szans na szerokie upowszechnienie się rachunku kosztów działań w małych i średnich firmach. Aby zrozumieć, dlaczego tak ważne dla wdrożenia ABC Costing jest posiadanie przez przedsiębiorstwo programu ERP trzeba sięgnąć do praktyki tworzenia takich systemów. B. Śliwiński Śliwiński & Spółka firma doradcza s.c. www.sliwinski.pl Strona 1
Z moje dotychczasowej praktyki wynika, że proces wdrożenia rachunku kosztów działań powinien odbywać się wg poniższego schematu. Jeżeli przedsiębiorstwo nie posiada nowoczesnego programu ERP możliwy do zrealizowania w zakresie wdrożenia ABC Costing jest w zasadzie tylko pierwszy etap, czyli koncepcja. Każdy kolejny etap dotyczy w ten czy inny sposób gromadzenia i przetwarzania danych tylko, w czym te dane gromadzić i przetwarzać skoro nie ma narzędzi? I to jest właśnie odpowiedź na pytanie, dlaczego bez programów ERP praktycznie nie da się wdrożyć rachunku kosztów działań. Jeżeli nie ma narzędzia do gromadzenia i przetwarzania danych to, w jaki sposób gromadzić dane o ilości wykonanych działań czy kosztach tych działań lub przypisywać koszty działań poszczególnym obiektom kosztowym? Oczywiście może ktoś powiedzieć, że przecież istnieją takie narzędzia jak MS Excel czy MS Access, które można wykorzystać do gromadzenia i przetwarzania danych. I oczywiście należy się z nim zgodzić pewne elementy rachunku kosztów działań można w nich zrealizować, ale tylko w ograniczonym zakresie. Główna przeszkoda w pełnym zrealizowaniu koncepcji ABC Costing wynika z comiesięcznych kosztów obsługi zbudowanego w ten sposób systemu gromadzenia i przetwarzania danych. Poprzez comiesięczną obsługę rozumiem: Zaewidencjonowanie dokumentów źródłowych takich jak, np. faktur zakupu kosztów Uaktualnienie ewidencji działań Uaktualnienie struktury plików Excel Weryfikacja poprawności danych Aktualizacja raportów i ich dystrybucja do poszczególnych odbiorów Przyjmijmy założenia, że istnieje przedsiębiorstwo, które scharakteryzowano następującymi danymi: Liczba analityk kosztów wg rodzaju 70 Liczba przedstawicieli handlowych pracujących poza oddziałami 15 Liczba klientów 10000 (stali i jednorazowi) B. Śliwiński Śliwiński & Spółka firma doradcza s.c. www.sliwinski.pl Strona 2
Dla tego przedsiębiorstwa spróbujmy określić czynniki kosztochłonności gromadzenia i przetwarzania danych dla potrzeb przypisania kosztów działań przedstawiciela handlowego do poszczególnego klienta: 1. Gromadzenie kosztów o zasobie firmy Przedstawiciel handlowy w podziale na 70 rodzajów analityk kosztów aby zapisać wszystkie dane potrzeba 1050 komórek Excela dla każdego miesiąca. Podczas gromadzenia danych należy również uwzględnić dodatkową czasochłonność wynikającą z faktu, że: a. przedstawiciele handlowi przesuwani są pomiędzy regionami handlowymi, b. występuje zjawisko rotacji pracowników na stanowiskach przedstawicieli handlowych, 2. Gromadzenie danych o działaniach i czasie rzeczywistym działania dla każdego z przedstawicieli handlowych przy założeniu, że każdy przedstawiciel odwiedza 6 klientów i przygotowuje 6 ofert dziennie. Dane o działaniach handlowców trzeba zapisać w 8280 komórek Excela dla każdego miesiąca. Podczas gromadzenia danych należy również uwzględnić dodatkową czasochłonność wynikającą z faktu, że: a. Każdy przedstawiciel musi prowadzić ewidencje własnych działań w formie papierowej b. Dane z ewidencji działań handlowców muszą zostać przepisane do arkusza Excel c. Wymagane jest ujednolicenie sposobu kodowania klienta pomiędzy ewidencjami papierowymi przedstawicieli, a arkuszem Excel do analizy ABC Costing. 3. Obciążenie (przetwarzania danych) klienta kosztami działań przedstawicieli handlowy to kolejne 8280 komórek Excela. Dodatkowe problemy, które mogą wystąpić podczas przetwarzania danych: a. każdego miesiąca dochodzą nowi klienci, a część klientów zaprzestaje zakupów, co powoduje, że lista klientów jest zmienna b. klienci, którzy chociaż raz dokonali zakupu, pojawiają się na zestawieniach, co powoduje, że każdego miesiąca lista klientów jest co raz dłuższa. 4. Zaktualizowanie raportów i ich dystrybucja do poszczególnych odbiorców, przy założeniu, że każdy przedstawiciel handlowy dostaje tylko wyniki swoich klientów. Podczas aktualizacji i dystrybucji raportów należy również uwzględnić dodatkową czasochłonność wynikającą z faktu, że modyfikacji wymaga 15 raportów dla każdego przedstawiciela handlowego. Oprócz znaczącej czasochłonności, o której mowa była powyżej, korzystanie z arkuszy Excel ma również inne niedogodności takie jak: Wiarygodność danych: o czy podczas przeklejania formuł nie wystąpił błąd, który spowodował brak integralności danych w skali całej firmy? o W której komórce lub komórkach a może arkuszach lub plikach wystąpił błąd? Aktualność danych czy dane sprzed półtora miesiąca są wystarczająco aktualne? Mała elastyczność raportów czy przygotowanie raportu dla wskazanego użytkownika powinno trwać, np. 2 dni? Dostęp do danych: o W którym pliku, w którym folderze znajdują się aktualne dane? B. Śliwiński Śliwiński & Spółka firma doradcza s.c. www.sliwinski.pl Strona 3
o W jaki sposób przekazać część danych z mojego raportu innym pracownikom zachowując ich formatowanie i integralność z danymi źródłowymi. Wszystkie wskazane niedogodności w dostępie do informacji powodują, że menedżerowie zniechęcają się do pracy w oparciu o nie. Im więcej danych, im więcej czasu zajmuje ich gromadzenie i przetwarzanie i im bardziej są nieaktualne tym większa niechęć do korzystania z nich. Dlatego też powrócę do moje głównej myśli bez programów ERP nie da się wdrożyć ABC Costing. Na szczęście, dla przedsiębiorstw, stare komputery wymusiły zakupy nowoczesnych programów ERP. Co z punktu widzenia projektowania i wdrożenie ABC Costing jest tak istotnego w programach ERP? Wg mnie do takich kluczowych cech należy zaliczyć: Gromadzenie danych w bazach SQL, Łatwe kodowanie obiektów, np. przypisanie jednego klienta do wielu pracowników realizujących różne działania z tym klientem, Możliwość modyfikacji poszczególnych formatek do potrzeb gromadzenia danych wszystkie kluczowe procesy i działania mogą mieć swoje odzwierciedlenie w programie, Łączenie każdego zapisu w programie z użytkownikiem, Możliwość importowania danych zewnętrznych, Możliwość tworzenia wewnętrznych procedur przetwarzania danych, np. schematów księgowań okresowych. Aby lepiej zrozumieć, jakie możliwość dają programy ERP spróbujmy opisać sposób gromadzenia danych dla przykładu przedstawionego wcześniej a dotyczącego rozliczenia kosztów działań przedstawiciela handlowego na poszczególnych klientów: 1. Gromadzenie kosztów o zasobie firmy Przedstawiciel handlowy w podziale na 70 rodzajów analityk kosztów większość programów ERP umożliwia prowadzenie analityki kosztów poza planem kont w postaci zewnętrznych słowników analitycznych. Każdy dokument księgowy przypisywany jest jednocześnie do konta księgowego, np. grupy 4 oraz do słownika kosztów, np. PH1. Program Excel nie jest potrzebny do gromadzenia lub przetwarzania danych o kosztach przedstawiciela handlowego. 2. Gromadzenie danych o działaniach i czasie rzeczywistym działania dla każdego z przedstawicieli handlowych przedstawiciel handlowy korzysta z modułu mobilnej sprzedaży do raportowania pracy swojemu przełożonemu. Dane uzyskane w ten sposób są aktualne (wprowadzane bezpośrednio po zakończeniu działania) oraz wiarygodne (przedstawiciel korzysta z tej samej listy klientów, co kontroler kosztów). Jak widać na przykładzie, program ERP wyeliminował prawie w całości wszystkie wady, jakie posiadał program MS Excel wykorzystany do gromadzenia danych. Dodatkowo, jeżeli dokładnie przyjrzeć się programom ERP to okaże się, że znajduje się w nich mnóstwo informacji, które mogą zostać wykorzystane, jako dane źródłowe dla ABC Costing, np. Informacje z dokumentu sprzedaży mogą służyć do rozliczenia kosztów procesu obsługi zamówień sprzedaży, Informacje zawarte na dokumencie zlecenia produkcyjnego mogą służyć do wyznaczania kosztów na poziomie partii produktu, B. Śliwiński Śliwiński & Spółka firma doradcza s.c. www.sliwinski.pl Strona 4
Informacje zawarte na dokumentach przyjęcia magazynowego mogą służyć równocześnie do rozliczania kosztów procesów magazynowych jak i procesów zakupu. Aby jeszcze bardziej podkreślić przydatność programów ERP do gromadzenia danych wg koncepcji ABC Costing chciałbym przedstawić dwa praktyczne przykłady: 1. Firma w okresie 8 miesięcy wydała na koszty transportu towarów do klienta 500 000 zł, co stanowiło prawie 10% kosztów ogółem firmy w tym okresie. Na kwotę kosztów transportu składało się około 60000 listów przewozowych do około 4000 klientów. Dzięki powiązaniu programu ERP firmy z programem ERP jej dostawcy usług transportowych opracowano rozwiązanie, które w sposób automatyczny tworzy w słowniku kosztów na potrzeby ABC Costing podział faktury zakupu kosztów na poszczególnych klientów. Znaczącą pozycję kosztów udało się bardzo precyzyjnie przypisać do poszczególnego klienta bez znaczących, comiesięcznych nakładów pracy. 2. Korzystając z koncepcji ABC Costing opracowano dla firmy algorytm wyliczania księgowej wartości produktu (cena wyrobu na dokumencie przyjęcie wewnętrznego z produkcji) bezpośrednio z dokumentu zlecenia produkcyjnego. Odpowiednia modyfikacja okna zlecenia produkcyjnego umożliwiała doliczenie do każdego zlecenia kosztów partii wyrobów za wyliczenie tych kosztów odpowiada brygadzista zmianowy odpowiedzialny za produkcję na danym wydziale produkcyjnym. Efektem tego zabiegu było znaczące skorygowanie kosztu jednostkowego wytworzenie wyrobu (w stosunku do wcześniej stosowanego rachunku kosztów pełnych) oraz uzyskanie informacji o znaczącej wartości kosztów produkcji jeszcze przed jej sprzedażą klientowi. Posiadając program ERP przedsiębiorstwa mogą więc w dużym stopniu wykorzystać go do pokazania wstępnych korzyści jakie daje ABC Costing bez inwestowania w dodatkowe narzędzia umożliwiające pełną realizację koncepcji. To wstępne pokazanie korzyści jest niezwykle istotne w procesie edukacji i przekonywania kadry menedżerskiej do stosowania nowoczesnych metod zarządzania. Pozwala udowodnić, że dalsze nakłady na rozwój tego obszaru kompetencji firmy jest dla niej opłacalny. Przydatność programów ERP, jako źródła danych dla ABC Costing, jest niepodważalna. Jednak w celu pełnej realizacji koncepcji ABC Costing wymagane jest przetwarzanie danych, czyli obciążanie kosztami działań poszczególnych obiektów kosztowych. Odnosząc się do wcześniejszego przykładu, odnośnie rozliczenia kosztów przedstawiciela handlowego do kosztów klienta, przetwarzanie danych polega na przypisaniu części kosztów przedstawiciela poszczególnemu klientowi. Zgodnie z koncepcją ABC Costing każdego miesiąca menadżerowie powinni otrzymać informacje dotyczące tego obszaru wg zestawień przedstawionych poniżej: NAZWA ZASOBU PH1 ŚREDNIE KOSZTY MIESIĘCZNE [PLN] 10000 MAX. LICZBA DZIAŁAŃ 276 STAWKA NOŚNIKA DZIAŁAŃ [PLN/WIZYTĘ LUB ZAMÓWIENIE 36 RZECZYWISTA LICZBA DZIAŁAŃ 234 KOSZTY RZECZYWISTE ZA OSTATNI MIESIĄC [PLN] 9000 B. Śliwiński Śliwiński & Spółka firma doradcza s.c. www.sliwinski.pl Strona 5
KOSZT ZASOBU = KOSZTY WYKORZYSTANE ZASOBU + KOSZTY NIEWYKORZYSTANE ZASOBU 9000 8478 522 Kategoria informacji Nazwa klienta Firma X Firma Y Firma Z Przychody ze sprzedaży 10 000,00 zł 20 000,00 zł 30 000,00 zł Koszt sprzedanych towarów / wyrobów 8 000,00 zł 16 000,00 zł 24 000,00 zł Marża na sprzedaży [zł] 2 000,00 zł 4 000,00 zł 6 000,00 zł Marża na sprzedaży [%] 20% 20% 20% Koszty ofertowania przez Przedstawicieli Handlowych 360,00 zł 108,00 zł 72,00 zł Koszty bezpośredniego wsparcia Przedstawiciela Handlowego 144,00 zł 144,00 zł 108,00 zł Razem koszty na poziomie klienta 504,00 zł 252,00 zł 180,00 zł Marża na współpracy [zł] 1 496,00 zł 3 748,00 zł 5 820,00 zł Marża na współpracy [%] 15,0% 18,7% 19,4% Jednak, aby otrzymać powyższe zestawienia trzeba dane z księgowości (koszt rzeczywisty zasobu) połączyć z raportami działań (rzeczywista ilość działań), raportami sprzedaży z programu ERP oraz z tablicą (bazą) zawierającą zdefiniowane stawki nośników kosztów. Pojawia się jednak pytanie jak technicznie połączyć te dane w prezentowane raporty? Oczywiście najprostsza odpowiedź brzmi zróbmy to w arkuszu kalkulacyjnym lub w programie ERP. Niestety programy te nie posiadają lub posiadają słabo rozwinięte mechanizmy umożliwiające scalanie w jednym raporcie danych z wielu źródeł. Dodatkowy problem stanowi duża ilość różnorodnych danych, wielorakość płaszczyzn analitycznych, w których powyższe informacje powinny być analizowane oraz potrzeba łatwego i szybkiego drążenia danych. Dotychczas podstawowym narzędziem, dzięki któremu możliwe było zrealizowanie ww. potrzeb, były tzw. hurtownie danych. Nie wnikając w szczegóły techniczne tych rozwiązań, należy tylko stwierdzić, że potrafiły one zebrać różne informacje z programów ERP a następnie przedstawić je w postaci tabel przestawnych arkusza kalkulacyjnego (ewentualnie innego narzędzia raportującego). Jednak z punktu widzenia dostępności tych rozwiązań dla małych i średnich przedsiębiorstw miało ono kilka poważnych wad: 1. Wysokie koszty budowy sięgające 80-100% wartości programu ERP. 2. Wysokie koszty utrzymania aktualności. 3. Brak możliwości modyfikacji miar i wymiarów przez użytkowników. 4. Trudne zarządzanie zakresem dostępu do danych poszczególnych użytkowników. 5. Słabe wsparcie procesów planowania ze względu na brak przyjaznych interfejsów oraz brak narzędzi umożliwiających tworzenie planu na podstawie danych historycznych. B. Śliwiński Śliwiński & Spółka firma doradcza s.c. www.sliwinski.pl Strona 6
Jednak rozwój informatyki sprawił, że na rynku pojawiła się nowa grupa oprogramowania komputerowego (jak np. PROPHIX), która w swojej istocie bazuje na tej samej koncepcji, co hurtownie danych nie posiadając jednak ich zasadniczych wad. Z punktu widzenia omówionych wcześniej problemów związanych z implementacją ABC Costingu nowe rozwiązania posiadają wbudowane funkcjonalności umożliwiające wprost wsparcie procesu budowania rachunku kosztów działań, takie jak np.: Możliwość samodzielnego tworzenie miar i wymiarów, które nie muszą korespondować z danymi zawartymi w programach ERP, np. przypisania przedstawiciela handlowego do różnych klientów w różnych okresach czasu lub możliwość budowania miar, które powstają w wyniku przeliczeń arytmetycznych z innych miar, Wbudowane mechanizmy alokacji kosztów umożliwiające wielokrotne i wielowymiarowe przenoszenie koszów zgodnie z przebiegiem procesów biznesowych, Wbudowane mechanizmy prostego pobieranie danych z różnych źródeł, np. programu ERP, arkusza Excel, czy ręcznego wprowadzania danych, Możliwości budowania raportów i analiz z zachowaniem funkcjonalności arkusza kalkulacyjnego bez ograniczeń charakterystycznych dla tabel przestawnych. Inną poważną zaletą tych rozwiązań jest niski koszt ich zakupu (od 10% do 20% wartości programów ERP) oraz bardzo niskie koszty codziennej eksploatacji większość funkcji związanych z modyfikacją programu do rozwoju rachunku kosztów działań może przeprowadzić pracownik działu controllingu lub księgowości. W powstaniu tych narzędzi widzę drugą (oprócz upowszechnienia programów ERP) ogromną szansę upowszechnienia się koncepcji ABC Costing. Podsumowując należy stwierdzić, że rozwój narzędzi informatycznych (zarówno typu ERP jak i wspomagających ABC Costing) otwiera zupełnie nowe możliwości w zakresie projektowania i wdrożenia koncepcji rachunku kosztów działań. Niskie koszty wdrożenia powodują, że co raz większa grupa małych i średnich przedsiębiorstw będzie skorzystać z ABC Costing i poprawić swoją wydajność. Bartłomiej Śliwiński Wspólnik w Śliwiński & Spółka firma doradcza s.c. e-mail: biuro@sliwinski.pl B. Śliwiński Śliwiński & Spółka firma doradcza s.c. www.sliwinski.pl Strona 7