ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WSPARCIEM DLA POPRAWNYCH DANYCH W JEDNOLITYM PLIKU KONTROLNYM

Transkrypt

1 ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WSPARCIEM DLA POPRAWNYCH DANYCH W JEDNOLITYM PLIKU KONTROLNYM ELEKTRONICZNY OBIEG INFORMACJI W FIRMIE GigaCon Gdańsk Magdalena Chomuszko

2 AGENDA 1. Jednolity Plik Kontrolny wprowadzenie Czym jest JPK Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem JPK Istota elektronicznej wymiany danych z urzędem w formie JPK 2. Kontrole biznesowe Uregulowania prawne związane z ewidencją danych w systemach księgowych Należyta staranność gwarancją poprawnych danych 3. Elektroniczny Obieg Dokumentów dla JPK Worklfow procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów Powiązania struktur JPK z procesami realizowanymi w organizacji gospodarczej Waga projektowania procedur dla ścieżek audytu poprawności danych z pomocą EOD dla JPK

3 Czym jest Jednolity Plik Kontrolny? JPK, to ustrukturyzowana elektroniczna wymiana danych pomiędzy przedsiębiorcami a organem skarbowym. JPK, to rozwiązanie oparte na dokumentacji OECD, którego celem jest uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce JPK, to siedem struktur, za pomocą których, podatnicy przekazują do fiskusa informacje na temat realizowanych i zaewidencjonowanych w systemach informatycznych operacjach gospodarczych, JPK jest przesyłane do organów podatkowych cyklicznie i na żądanie JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE

4 Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem za pośrednictwem JPK: JPK_VAT - rejestry VAT (sprzedaż i zakup), struktura miesięczna od 1 stycznia 2018 roku będzie obowiązywał już wszystkich podatników VAT, JPK_FA - faktury sprzedaży, struktura na żądanie, od 1 lipca 2016 roku obowiązuje duże podmioty, a od 1 lipca 2018 obejmie wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje księgi przy pomocy komputera, JPK_MAG - obroty magazynowe, dotyczy przede wszystkim tych podatników, którzy mają w swoich przedsiębiorstwach magazyny, od 1 lipca 2016 roku obowiązuje duże podmioty, a od 1 lipca 2018 obejmie wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje księgi przy pomocy komputera. Jest strukturą na żądanie. JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE

5 Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem za pośrednictwem JPK: JPK_KR - struktura raportująca księgi rachunkowe, jest strukturą na żądanie. Obecnie obowiązuje dużych przedsiębiorców, a od 1 lipca 2018 obejmie pozostałych, pod warunkiem wcześniej już przywołanego art. 193a Ordynacji Podatkowej, JPK_WB - wyciągi bankowe. Struktura ta ma być wysyłana przez banki JPK_PKPIR - księga przychodów i rozchodów, która jest księgowością głównie małych i mikro przedsiębiorców. Jest strukturą na żądanie i zacznie obowiązywać od dnia 1 lipca 2018 roku, JPK_EWD - ewidencja przychodów, struktura na żądanie dla podatników prowadzących swoją księgowość w formie ewidencji przychodów, również dotyczy przede wszystkim mikro przedsiębiorców i obejmie od 1 lipca 2018 roku te podmioty, które prowadzą swoje księgi podatkowe przy pomocy komputera. JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE

6 Istota elektronicznej wymiany danych z urzędem w formie JPK JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE

7 Istota elektronicznej wymiany danych z urzędem w formie JPK JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE

8 Istota elektronicznej wymiany danych z urzędem w formie JPK JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE

9 za pośrednictwem JPK, mają być kontrolowane dane niemalże całego przedsiębiorstwa, struktury JPK są zasilane danymi bezpośrednio z programów komputerowych wykorzystywanych w biznesie, nie jest możliwe ich ręczne przygotowanie, podstawowym warunkiem poprawnych danych w JPK są prawidłowe i zgodne z przepisami dane wprowadzane do programów, art. 233 ust. 1 Dyrektywy unijnej 210/45/UE oraz art. 106m Ustawy o podatku od towarów i usług, nakładają na podatnika obowiązek kontroli biznesowych KONTROLE BIZNESOWE

10 Art. 106m Ustawy o podatku od towarów i usług: Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury ( ) Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług KONTROLE BIZNESOWE

11 Ministerstwo Finansów oczekuje od podatników należytej staranności podczas ewidencji dokumentów w programach komputerowych wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. Ministerstwo Finansów ogłosiło konsultacje podatkowe, w wyniku których ma powstać lista czynności, których wykonanie przez podatnika, pozwoli zakwalifikować jego działań, jako wykonane z należytą starannością. Można przyjąć, że lista czynności będzie sformalizowaną procedurą dającą podatnikowi gwarancję bezpieczeństwa oraz argumenty w dyskusji z organami podatkowymi. KONTROLE BIZNESOWE

12 Powiązania struktur JPK z procesami realizowanymi w organizacji gospodarczej Każda z 7 struktur JPK pobiera dane z systemu informatycznego, które są wynikiem realizacji wielu procedur, Obecnie najważniejszą kwestią jest zapewnienie poprawności danych, jakie są ewidencjonowane w systemie informatycznym, Kolejną istotną rzeczą, jest tworzenie historii ewidencji danych, realizowanych procedur kontrolnych oraz innych informacji, które będą argumentami w dialogu z urzędami, Przedsiębiorca powinien unikać chaosu, bałaganu, spontaniczności czy przypadkowości podczas kolekcjonowania i ewidencjonowania dokumentacji biznesowo podatkowej. PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

13 Powiązania struktur JPK z procesami realizowanymi w organizacji gospodarczej Prowadzenie kontroli biznesowych poprzez sformalizowane procedury można realizować ręcznie, ale wymaga to zdyscyplinowania oraz sformalizowania czynności. Elektroniczny obieg dokumentów (informacji), to najlepsza ścieżka audytu dla kontroli biznesowych, z pomocą której można nie tylko uporządkować czynności kontrolujące, ale również tworzyć rzetelną historię wykonanych czynności. Historia wykonanych czynności kontrolujących = argumenty w dyskusji z urzędami. PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

14 JPK_VAT Procesy powiązane ze strukturą JPK_VAT Proces sprzedaży Proces zakupu Proces zarządzania danymi podstawowymi PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

15 JPK_FA Procesy powiązane ze strukturą JPK_FA Proces sprzedaży Proces zarządzania danymi podstawowymi PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

16 JPK_MAG Procesy powiązane ze strukturą JPK_MAG Procesy magazynowe Procesy logistyczne Proces zarządzania danymi podstawowymi PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

17 JPK_WB Procesy powiązane ze strukturą JPK_WB Procesy płatności Procesy zarządzania rozrachunkami PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

18 JPK_KR Procesy powiązane ze strukturą JPK_KR Proces ewidencji operacji gospodarczych Procesy zarządzania sprawozdawczością Proces zarządzania danymi podstawowymi (plan kont) PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

19 Ujęcie procesowe w kontekście spójności danych w strukturach JPK JPK_MAG JPK_FA JPK_WB JPK_KR JPK_VAT Procesy zakupu i magazynowe Procesy sprzedaży Procesy płatności Procesy ewidencji Rozliczenia podatkowe PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

20 Worklfow elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów Zalety wszystkie dokumenty w jednym miejscu, sukcesywne przechodzenie z dokumentów papierowych na elektroniczne, a w efekcie znaczna redukcja dokumentów papierowych, oszczędność czasu, kontrola ścieżki wędrówki dokumentu w organizacji, łatwe odnajdywanie dokumentu ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

21 Worklfow elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów Zalety zapewnienie skutecznej kontroli biznesowej dla każdego dokumentu wprowadzanego do systemu informatycznego, gromadzenie historii czynności wykonanych dla sprawdzenia dokumentów uzyskanie poprawnego i zgodnego z przepisami JPK ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

22 Worklfow elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów nieocenioną funkcjonalnością EOD, są bramki, przez które nie zostanie przepuszczony dokument, który wykazuje jakiekolwiek wady, Powiązania osób z czynnościami kontrolującymi dokumenty w kontekście odpowiedzialności przed organami podatkowymi nabiera bardzo dużego znaczenia ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

23 Worklfow elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów Obecnie narzędzia typu workflow (EOD), są adresowane głównie do dużych podmiotów z racji ich ceny. Warto pomyśleć o rozwiązaniach mniejszych, tańszych które wsparłyby małe i mikro przedsiębiorstwa. W kontekście wymogu elektronicznej wymiany danych z urzędami, zapewnienie poprawnych i zgodnych z przepisami danych, które trafiają dodo systemów informatycznych przedsiębiorstwa staje się priorytetetm. ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

24 ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WSPARCIEM DLA POPRAWNYCH DANYCH W JEDNOLITYM PLIKU KONTROLNYM Dziękuję za uwagę ELEKTRONICZNY OBIEG INFORMACJI W FIRMIE GigaCon Gdańsk Magdalena Chomuszko