strona 1/18 Dostawy Uwaga!!! Niniejszy rozdział zawiera opis podstawowego modelu przyjmowania dostaw, bez dostaw dewizowych i bez rozdzielenia dokumentu dostawy tzw. PZ od faktury. Spis treści SPIS TREŚCI... 1 DODANIE DOKUMENTU DOSTAWY... 2 WYBÓR DOSTAWCY... 2 OKREŚLENIE RODZAJU I WARTOŚCI DOSTAWY... 4 WPROWADZENIE DANYCH O TOWARACH Z DOSTAWY... 5 USTALENIE PŁATNOŚCI ZA DOSTAWĘ... 10 ZWROT DO DOSTAWCY... 12 KOREKTA WARTOŚCIOWA... 13 ARCHIWALNE DOKUMENTY DOSTAWY... 15 PRZEGLĄDANIE DOSTAW... 15 ZAWARTOŚĆ DOKUMENTU DOSTAWY... 16 WYDRUK FAKTURY DOSTAWY... 16
strona 2/18 Dodanie dokumentu dostawy Dodanie dokumentu dostawy realizujemy poprzez punkt: 1. Rejestr dostaw 2. Dodanie dokumentu dostawy Wybór dostawcy Przed pytaniem o kontrahenta może się pojawić wybór istniejącej matrycy. Jest to lista dokumentów zachowanych przy przerwaniu wprowadzania dostawy. Pozwala to wprowadzać długie dostawy fragmentami. Wybraną dostawę zatwierdzamy klawiszem ENTER a jeżeli nie chcemy kontynuować wychodzimy klawiszem ESC. Może się również pojawić pytanie o kontynuację dokumentu - jeżeli chcemy dokończyć ostatni przerwany dokument wybieramy TAK. Dla nowej dostawy wybieramy NIE. Następnie pojawia się pytanie o wybór kontrahenta:
strona 3/18 Wybranie kontrahenta może odbyć się na kilka sposobów. Zależą one przede wszystkim od tego, czy poszukiwany dostawca znajduje się w rejestrze, czy też nie. W powyżej podanym oknie możemy wpisać kod kontrahenta (jeśli go znamy) lub początek jego nazwy. Jeżeli wyspecyfikowany kontrahent znajduje się w rejestrze, rejestr kontrahentów pojawia się na ekranie z kursorem ustawionym na nim i po zatwierdzeniu wyboru klawiszem ENTER przechodzimy do dalszych czynności wpisywania faktur dostawców. Jeżeli żądanego przez nas kontrahenta nie ma w rejestrze na ekranie pojawia się napis Nie znaleziony i po kilku sekundach na ekranie pojawia się cały rejestr kontrahentów rozpisany szczegółowo i ustawiony na pierwszej pozycji, abyśmy mogli dokonać właściwego wyboru (przyciśnięcie dowolnego klawisza powoduje natychmiastowe zniknięcie z ekranu napisu Nie znaleziony). Jeśli nie znamy kodu ani nie jesteśmy pewni początku nazwy przyciskamy ENTER by wejść do rejestru kontrahentów. Wybieramy KURSOREM ( ) interesującego nas kontrahenta i po naciśnięciu ENTER przechodzimy do dalszych czynności wpisywania faktur dostawców. Będąc na rejestrze kontrahentów jak na poniższym ekranie: możemy wyszukiwać kontrahenta po jednym z sześciu sortów:
strona 4/18 [1] MIEJSCOWOŚCI [2] NAZWIE [3] KODZIE [4] polu: AKWIZYTOR [5] polu: TRASA [6] polu: STRATEGICZNY Dodatkowo, przy użyciu klawiszy Ctrl+P możemy wyszukiwać kontrahenta po fragmencie nazwy lub adresu. Jest to szczególnie istotne gdy nie wiemy jak dokładnie został wpisany kontrahent do rejestru System umożliwia również wyszukiwanie klienta po jego numerze identyfikacyjnym NIP. Służy do tego klawisz funkcyjny N (N-ip). Jeżeli kontrahenta nie ma w rejestrze poprzez D (D-odaj) dodajemy nowego kontrahenta. Jako domyślna nazwa kontrahenta do dodania zgłasza się nazwa wpisana w oknie PODAJ NAZWĘ LUB KOD KONTRAHENTA. Uwaga!!! W przypadku, gdy żądany kontrahent został znaleziony w rejestrze ODBIORCÓW - program zapyta: czy zmienić rodzaj kontrahenta na - dostawca i odbiorca? - odpowiedni wybór potwierdzamy klawiszem ENTER. Określenie rodzaju i wartości dostawy Po zatwierdzeniu kontrahenta musimy określić, jaki dokument wprowadzamy: Punkt pierwszy czyli dostawę lub zwrot wybieramy w sytuacji gdy chcemy przyjąć dostawę lub zwrócić towar do dostawcy. Korektę istniejącej faktury wybieramy jedynie w sytuacji gdy chcemy dokonać korekty wartościowej, a nie ilościowej. Następnie określamy wartość dostawy (końcowa wartość faktury z odjętymi upustami) - w przypadku zwrotu do naszego dostawcy wartość faktury wprowadzamy ze znakiem -. Wpisujemy również numer dokumentu (numer faktury sprzedaży), a przy książce podatkowej
strona 5/18 możemy również od razu wpisać numer pozycji w książce - pole Pozycja księgowe:. Informacje powyższe wprowadzamy w oknie, jak na poniższym rysunku: Wprowadzanie wartości dostawy na tym etapie nie jest konieczne Uwaga!!! Jeżeli posługujemy się podstawowym sposobem wprowadzania dostawy, bez modułu rozdzielającego dokument PZ od faktury dostawy, kwoty powyżej wprowadzone mają wyłącznie charakter kontrolny, gdyż wartość sumaryczne i tak brana jest z zawartości faktury. Uwaga!!! Nie są możliwe cofnięcia się do wcześniejszych pozycji. Zmiany (korekty) można dokonać w momencie przejścia na listę zawartości faktury - klawisz funkcyjny Z (Z-miany). Wprowadzenie danych o towarach z dostawy Po zatwierdzeniu powyższych danych system wymaga określenia, w jakich cenach będą wprowadzane informacje: NETTO / BRUTTO, a następnie czy będzie do każdej pozycji wprowadzany rabat: Wybranie opcji 2. Tak umożliwia wprowadzanie oddzielnej wartości rabatu do każdej pozycji. Wybranie opcji 1. Nie daje możliwość wprowadzenia wyłącznie rabatu zbiorczego do całej faktury. Pojawia się okno zawartości faktury prezentowane poniżej:
strona 6/18 Nowe pozycje do faktury możemy dodawać na dwa sposoby: D (D-odaj) W zależności od ustawionego klawiszem F2 sposobu wyszukiwania towaru wpisujemy jego skrót, indeks lub kod. Jeżeli dany indeks, skrót lub kod znajduje się w rejestrze towarów, wskazany towar jest dodawany do listy. Jeżeli nie został znaleziony system przełącza się na rejestr towarów. Dostępny również drugą opcją: N (N-azwy) przełącza nas na rejestr towarów, gdzie standardowymi klawiszami ( czyli +, -, *, /, DEL) zaznaczamy interesujące nas towary. Dostępne są wówczas wszystkie operacje na rejestrze towarów jak M (M-odyfikacja), oraz dodatkowe funkcje których opis dostępny jest po wybraniu pomocy klawisza O (p-omoc). Możemy również dodać D (D-odaj) nową pozycję do rejestru towarów. Zaznaczone towary po naciśnięciu klawisza ENTER są przenoszone do dokumentu dostawy dokładnie w takiej kolejności, w jakiej zaznaczaliśmy je na rejestrze. Możemy również korzystając z klawisza F (F-aktury) wybrać fakturę już kiedyś wprowadzoną do systemu. Pojawia się wówczas lista archiwalnych faktur:
strona 7/18 Listę powyższą możemy przeglądać i wyszukiwać na niej informację w sześciu uporządkowaniach, z czego najbardziej przydatne jest pięć pierwszych: [1] NUMER FAKTURY [2] Pozycja księgowa [3] DATA FAKTURY [4] NAZWA KONTRAHENTA [5] KOD KONTRAHENTA ewentualnie również [6] TERMIN ZAPŁATY Zaakceptowaną fakturę wybieramy klawiszem ENTER. System automatycznie przenosi ilości i ceny z archiwalnego dokumentu. Odpowiednie wartości możemy następnie modyfikować. Po wprowadzeniu asortymentu na fakturę określamy ilości i ceny oraz pozostałe informacje o towarach, jak poniżej: Wypełnianie danych dotyczących wskazywanego kursorem towaru uzyskujemy klawiszem ENTER (ENTER-edycja). Kolejno wprowadzamy:
strona 8/18 [1] KOD TOWARU (dostawcy) nie jest wprowadzany, jeśli według kodu wyszukujemy towary; [2] ILOŚĆ; [3] OPAKOWANIA Jeżeli zdefiniowane są dla danego towaru opakowania pojawia się okno informujące o ilości opakowań: [4] CENĘ ( netto lub brutto ) z dokumentu; [5] VAT w procentach - program proponuje stawkę z rejestru towarów, możemy ją zmodyfikować; UWAGA! Zmiana stawki w tym miejscu nie powoduje jej modyfikacji w kartotece towarów. Daje to możliwość zapisywania faktur dostawy od dostawców nie będących płatnikami VAT - u. Jeśli zapisujemy dostawę od dostawcy nie będącego płatnikiem VAT wpisujemy w tym miejscu stawkę zwolniony, ponieważ podatek faktycznie nie jest zawarty w kwocie transakcji i nie przysługuje jego rozliczenie. [6] Zatwierdzamy lub korygujemy kwotę VAT-u - możemy poprawić zaokrąglenia dla zgodności z dokumentem dostawcy - max. +/- 0,5%; Z pozostałych klawiszy funkcyjnych dostępnych w oknie faktury mamy do dyspozycji wspomniany już wcześniej klawisz Z (Z-miany) pozwalający zmienić rodzaj dokumentu informacje o wartości i numerze faktury, oraz klawisz T (raba-t) umożliwiający wprowadzenie rabatu do faktury. Wprowadzany rabat możemy podać: 1. Procentowo ( z dokładnością do 0,1% ) z dokumentu zakupu - ze względu na różne sposoby zaokrąglania wartości może dać inne kwoty niż wystawiona faktura. 2. Wartościowo - wówczas wprowadzamy łączną kwotę. 3. Wyrównanie upustem wartości faktury- system sam wylicza wówczas kwotę rabatu - od wpisanej na początku kwoty brutto system odejmuje kwotę brutto aktualnie wpisaną.
strona 9/18 Uwaga!!! Program nie wylicza rabatów ujemnych w takim przypadku po skorzystaniu z tej opcji rabat pozostanie niezmieniony. Jeżeli wpiszemy lub zmienimy wartość rabatu po wpisaniu pozycji faktury wraz z cenami dostawy wszystkie ceny dostawy zostaną automatycznie przeliczone Klawiszem R (d-rukuj) możemy wydrukować aktualną wersję wprowadzanego dokumentu. Zaś klawisz U (U-suń) umożliwia usunięcie pozycji na której znajduje się kursor. Po zakończeniu wprowadzania dokumentu, pozostaje nam jego zapisanie. Dokonujemy tego klawiszem I (zap-is). Jeżeli wyliczona z pozycji wartość netto faktury nie zgadza się z wprowadzoną na początku, system wyświetli okno z informacją: po jego zaakceptowaniu klawiszem ENTER system zapyta, co zrobić z rozbieżnością:
strona 10/18 Jeżeli została wybrana opcja: 1. Zmienić zadeklarowaną wartość dokumentu NETTO System zmieni wartość netto i brutto i przejdzie do zapisu dokumentu Ustalenie płatności za dostawę Program pozwala na rozbicie spłat na dowolną ilość rat. Ich wprowadzanie rozpoczynamy klawiszem D (D-odaj). Kolejno wprowadzamy: 1. Dokumenty: pole opisowe dokumentu dotyczącego długu - np. opis weksla, zaliczki itp. - może być pominięte 2. DATA FAKTURY - data WYSTAWIENIA dokumentu - domyślnie data bieżąca programu 3. Data wpływu - data wpływu dokumentu - np. wg. dziennika podawczego 4. Termin ZAPŁATY - danej części płatności Strzałkami ( góra / dół ) wybieramy jedną z możliwości: DATA - po zatwierdzeniu wpisujemy dowolny termin płatności
strona 11/18 7 DNI - program automatycznie dodaje do daty faktury 7 dni 14 DNI - program automatycznie dodaje do daty faktury 14 dni 21 DNI - program automatycznie dodaje do daty faktury 21 dni 30 DNI - program automatycznie dodaje do daty faktury 30 dni 45 DNI - program automatycznie dodaje do daty faktury 45 dni 3? DNI - program po wybraniu oczekuje na wpisanie liczby dni ( domyślnie 3 ) PO SPRZ. - płatność będzie uregulowana po sprzedaży - jest bezterminowa 5. Kwota ZAPŁATY - może być to kwota częściowa 6. Forma zapłaty - tej konkretnej części płatności: klawiszami góra / dół ustalamy wybraną formę: GOTÓWKA / PRZELEW itp. UWAGA! Jest to tylko opis nie wymuszający tej formy uregulowania płatności. Klient mający w formie zapłaty wpisany PRZELEW może więc przynieść gotówką do kasy - system taką operację przyjmie i poprawnie rozliczy. W przypadku gdy zadeklarowany termin płatności jest równy dacie programu, system może przejść do rubryki zapłaty, w której wprowadzamy kwotę, jaka został ZAPŁACONA. Aby tak się stało musi być dopuszczona łączność bezwarunkowa dokumentów z operacjami kasowymi (ustawiane jest to w parametrach konfiguracyjnych). Osoba wprowadzająca dostawę musi mieć również przydzielone prawo dokonania wypłaty. Operację D (D- odaj) i wypełnianie poszczególnych pól powtarzamy tyle razy, na ile rat mamy rozbitą płatność. Musimy pamiętać, aby w pierwszej pozycji uwzględnić ewentualne zaliczki. Płatność ta zostanie automatycznie rozliczona o kwotę zaliczki. Uwaga!!! Jeżeli w którejś z pozycji zmienimy datę faktury, zmiana ta automatycznie zostanie przepisana do wszystkich płatności. Powrót do wprowadzania dokumentu możemy uzyskać klawiszem Esc. Jeżeli wprowadzone płatności pokrywają cały dokument pojawi się migająca litera I (zap-is) podpowiadająca zapisanie operacji. System upewni się, czy chcemy zapisać dostawę. Jeżeli wybierzemy NIE nastąpi powrót do wprowadzania dokumentu, wybranie TAK zapisuje dokument. Faktura zostaje w tym momencie zapisana do rejestru i jest dostępna w archiwalnych fakturach.
strona 12/18 Zwrot do dostawcy Zwrotu towaru dokonujemy w identyczny sposób jak przyjęcie dostawy. W opisany już sposób wybieramy kontrahenta, rodzaj operacji (zwrot) i przechodzimy do punktu określenia kwot dokumentu. W polach wartości (zarówno netto jak i brutto) wpisujemy kwoty UJEMNE (ze znakiem "-"). Ten zapis wskazuje systemowi na zwrot towaru. Wprowadzając następnie towar na dokument musimy również posługiwać się znakiem "-" system zresztą przypomina nam o tym migającym znakiem: Możemy przenieść zawartość wybranej faktury. Klawiszem F (F-aktury) wchodzimy na archiwalne dokumenty i wybieramy interesujący nas dokument. Zostanie on skopiowany i automatycznie zaminusowany. Wybranie anulowania zadłużenia spowoduje anulowanie zadłużenia z kolejnych płatności, od najstarszej poczynając. Możemy również jak przy wprowadzaniu dostawy rozliczyć automatycznie zaliczki. Po tej części operacji pojawia się rejestr płatności, gdzie po stronie PŁATNOŚCI OBCYCH wprowadzamy kwotę do zwrotu wraz z formą zwrotu (ewentualnie rozpisujemy na kilka różnych płatności). Po naciśnięciu klawisza I (zap-is) system jeszcze raz upewni się, czy zapisać operację. Po potwierdzeniu dokonany zostanie zwrot towaru do dostawcy.
strona 13/18 Korekta wartościowa Korektę wartościową dokonuje się poprzez podpunkt: 2. Korekta istniejącego dokumentu W udostępnione pole należy wpisać numer dokumentu, który ma być korygowany. Numer faktury korygowanej Następnie wpisujemy kwoty netto i brutto o jakie korygujemy istniejący dokument (nie są to nowe wartości!). Jeżeli korekta zwiększa wartość faktury wprowadzamy wartości dodatnie, jeżeli zmniejsza jej wartość - ujemne. Wpisujemy również numer dokumentu korekty. Po zaakceptowaniu system pyta się o sposób korygowania dokumentu:
strona 14/18 System może nam automatycznie wyliczyć korektę o wartość procentową lub kwotową zarówno w górę jak i w dół. Możemy również samodzielnie skorygować ceny wybranych pozycji. Ceny skorygowane automatem również możemy samodzielnie poprawić - stąd, jeśli mamy fakturę na 100 pozycji z których 90 jest skorygowane w dół o 10 % a pozostałe inaczej - wygodnie jest wybrać punkt (2) - system automatycznie skoryguje nam wszystkie pozycje o 10 % a my sami przywrócimy ceny tych 10 pozycji. Uwaga!!! W przeciwieństwie do wartości faktury wpisywane ceny towarów są cenami PO KOREKCIE. Po skorygowaniu cen operację zapisujemy I (zap-is). Pozostaje tylko ustalenie sposobu rozliczenia z dostawcą (zmniejszenie zadłużenia, zaliczki, określenie kwot i terminów płatności). Uwaga!!! Aby wykonać zwrot do dostawcy musimy mieć towar na magazynie. Dla korekty wartościowej nie jest istotne, czy dany towar jest jeszcze na magazynie, czy też został już sprzedany (pobrany itp.).
strona 15/18 Archiwalne dokumenty dostawy Archiwalne dokumenty dostępne są po wybraniu następujących punktów: 1. Rejestr dostaw 2. Archiwalne dokumenty dostawy Przeglądanie dostaw Przeglądanie dostaw możliwe jest na ekranie jak na poniższym rysunku: Na ekranie pojawiają się wszystkie dotychczas wprowadzone dokumenty dostaw - zarówno faktury, jak i dostawy wewnętrzna. Uporządkowanie możemy zmienić przy pomocy klawiszy 1-2-3-4-5-6. Będą to odpowiednio uporządkowania według: [1] NUMERU FAKTURY [2] POZYCJI KSIĘGOWEJ [3] DATY FAKTURY [4] NAZWY KONTRAHENTA [5] KODU KONTRAHENTA [6] TERMINU ZAPŁATY Według aktualnie ustawionego sortu możemy wyszukiwać dokumenty korzystając z klawisza S (S-zukaj). System pyta najpierw, czy wyszukiwanie dotyczy faktury, czy też dostawy wewnętrznej, po czym wprowadzamy odpowiednią, szukaną wartość. UWAGA! Podany do wyszukiwania ciąg musi rozpoczynać zapis w danej kolumnie. System, o ile nie znajdzie dokumentu odpowiadającego dokładnie wzorcowi ustawi się na najbliższym podobnym do szukanego. Stąd też nie ma potrzeby wpisywania całej nazwy kontrahenta a wystarczy wpisać jedynie jej początek.
strona 16/18 Dodatkowo istnieje możliwość wyszukania dowolnego dokumentu PZ lub PW poprzez kombinację klawiszy Ctrl + P, który wyszukuje podany ciąg znaków. Uwaga!!! Kombinację klawiszy CTRL+P można używać także rejestrach zawierających archiwalne dokumenty WZ, MM, RW. Zawartość dokumentu dostawy Jeżeli interesuje nas szczegółowa zawartość dokumentu wchodzimy do niego klawiszem ENTER. W tabeli znajdują się wszystkie pozycje z dokumentu dostawy. Górne dwie linie zawierają opis dokumentu: nazwę kontrahenta, kod kontrahenta, numer faktury dostawy oraz jej datę. W części ponad tabelą znajdują się informacje dotyczące towaru, na którym znajduje się kursor - przemieszczanie po towarach realizujemy KURSOREM ( ). Opis ten zawiera następujące pozycje: kod towaru, jednostkę miary, ilość towaru i opakowań, cenę z faktury (netto) i cenę zakupu (zarówno netto jak i brutto). Podaje również stawkę podatku VAT magazyn, do którego był przyjęty towar oraz ile go jeszcze pozostało. Dodatkowo w prawej części dolnej linii znajduje się informacja o całkowitej kwocie faktury. Listę towarów możemy przeglądać według indeksu lub nazwy. System informuje nas również, ile z wybranego towaru jest jeszcze dostępna na magazynie. W miejscu tym możemy wydrukować dwa dokumenty: dokument dostawy (standardowa opcja drukowania: R (d-rukuj)) oraz dokument przyjęcia magazynowego PZ - klawiszem Z. Wydruk faktury dostawy Wydruk faktury dostawy wykonywany jest automatycznie po jej zapisie lub z poziomu archiwalnych dokumentów dostawy przy pomocy klawisza R (d-rukuj). Przy wydruku można ustalić, niektóre parametry wyglądu faktury. System zapytuje się o umieszczanie cen zakupu na fakturze:
strona 17/18 Do wyboru są następujące opcje: 1. Tak na wydruku będą umieszczane ceny zakupu. 2. Nie na wydruku nie będą umieszczane ceny zakupu. 3. Tak ceny w dewizach na wydruku będą znajdować się ceny zakupu w dewizach, jeżeli taki istnieją. 4. Nie + miejsce zamagazynowania na wydruku nie będą umieszczane ceny zakup, ale za to będzie umieszczone miejsce zamagazynowania. 5. Tak + ceny detaliczne sprzedaży na wydruku będą umieszczane ceny zakupu oraz ceny detaliczne sprzedaży. Po dokonaniu wyboru odpowiedniej opcji, należy wybrać sposób uporządkowania wydruku: Dostępne są następujące opcje kolejności asortymentu na wydruku. Ponadto dzięki tym opcją możliwe jest dodawanie dodatkowych kolumn do wydruku: 1. Indeks wew. towaru kolejność na wydruku uporządkowana jest wg indeksów wewnętrznych towarów. 2. Nazwa towaru kolejność na wydruku uporządkowana jest wg nazw towarów.
strona 18/18 3. Nazwa towaru /z kodem wg prod./ - kolejność na wydruku uporządkowana jest wg nazw towarów oraz dodana jest kolumna z kodem towaru. 4. Nieuporządkowane kolejność na wydruku uporządkowana jest wg kolejności wprowadzania asortymentu na fakturę. 5. Nieuporządkowane /z kodem wg prod./ - kolejność na wydruku uporządkowana jest wg kolejności wprowadzenia asortymentu na fakturę oraz dodana jest kolumn z kodem towaru. 6. Skrót kolejność na wydruku uporządkowana jest wg skrótu towarów, dodatkowo na wydruku dodawana jest kolumna ze skrótem towaru. 7. Nieuporządkowane /ze skrótem/ - kolejność na wydruku uporządkowana jest wg kolejności wprowadzania asortymentu na fakturę oraz dodana jest kolumna ze skrótem towaru. 8. Skrót /z kodem wg prod./ - kolejność na wydruku uporządkowana jest wg skrótu towarów, dodatkowo na wydruku dodawana jest kolumna ze skrótem towaru oraz kodem. 9. Nieuporządkowane / ze skrótem i kodem wg prod./ - kolejność na wydruku uporządkowana jest wg kolejność wprowadzania asortymentu na fakturę. Dodatkowo na wydruku dodawana jest kolumna ze skrótem towaru oraz kodem. Po ustaleniu wszystkich opcji system dokonuje wydruku faktury.