Część 1 bilety lotnicze i ubezpieczenie:

Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Zamawiający informuje, że niniejsze postępowanie zostało podzielone na dwie części, a wyszczególnienie w niniejszym załączniku zadań ma na celu przejrzystość opisu przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest zadanie pn: Świadczenie usług w zakresie pośrednictwa w rezerwacji i zakupie: biletów lotniczych i kolejowych oraz ubezpieczenia podróży zagranicznych, a także pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelarskich i usług związanych z kompleksową obsługą spotkań zagranicznych na potrzeby Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych w Warszawie w podziale na 2 części: Część 1 bilety lotnicze i ubezpieczenie: 1) świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośrednictwa w zakupie biletów lotniczych i kolejowych, zagranicznych i krajowych wraz z ich dostarczeniem Zamawiającemu, 2) ubezpieczenie podróży zagranicznych (bez względu na środek transportu służący do odbycia podróży zagranicznej) i dostarczenie Zamawiającemu dokumentów ubezpieczenia. I. BILETY LOTNICZE I KOLEJOWE Zakup biletów lotniczych na zagraniczne oraz krajowe połączenia lotnicze obejmuje następujący zakres czynności: 1. Kompleksowa obsługa w języku polskim (zarówno telefoniczna jak i korespondencyjna) w zakresie rezerwacji biletów lotniczych we wszystkich kierunkach w kraju i za granicą oraz bezkolizyjnych realizacji połączeń wieloetapowych zagranicznych, krajowych; 2. Zapewnienia najwyższej jakości oferowanych usług, w tym: a) Przygotowywania minimum trzech propozycji najkorzystniejszych cenowo połączeń na danej trasie, w przedstawionej przez Zamawiającego klasie w terminie nie dłuższym niż trzy godziny od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego zapytania w formie e-mailowej lub telefonicznie, w tym propozycji linii rejsowych oraz propozycji uwzględniającej połączenia oferowane przez tanie linie lotnicze wraz z innymi ewentualnymi opłatami, w tym w szczególności koszt bagażu rejestrowanego, z uwzględnieniem najkrótszych czasowo połączeń na danej trasie; b) Stosowania minimalnej ceny biletów dostępnych w danym terminie na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż biletów w ramach promocji oraz zniżek oferowanych przez przewoźnika. O każdej dodatkowej obniżce występującej przed wykupem biletu, Wykonawca poinformuje niezwłocznie Zamawiającego i przedstawi nową ofertę zawierającą aktualną cenę całkowitą biletu, od której zostanie naliczony upust i dodana opłata transakcyjna; c) Całodobowej możliwości dokonania rezerwacji/zmiany oraz anulacji lub wykupu biletu, w tym również w dni wolne od pracy; d) Informowanie o zbliżających się terminach wykupu oraz założonych rezerwacjach; e) Opracowywania bezkolizyjnych realizacji połączeń wieloetapowych; 1

f) Wystawiania biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od istniejących możliwości przewoźnika. g) Doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży. h) Dokonanie odprawy osób wskazanych przez Zamawiającego, w przypadku gdy przewoźnik oferuje taką możliwość; i) Zakupu i dostarczania polis ubezpieczeniowych na czas podróży zagranicznej, uwzględniając: NNW, KL, OC, ubezpieczenie bagażu. j) Zakupu i dostarczania biletów lotniczych krajowych, do państw europejskich oraz międzykontynentalnych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń, po ich uprzednim zaakceptowaniu ze strony Zamawiającego. k) pomoc przy wizowaniu paszportów tj. udzielenie wyczerpujących informacji dotyczących warunków które należy spełnić, aby w jak najkrótszym czasie otrzymać wizę (w tym przekazanie spisu niezbędnych dokumentów), przekazanie i pomoc w wypełnieniu formularzy wizowych. 3. Nieodpłatne dostarczanie na adres: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych w Warszawie, ul. Warecka 1a następujących dokumentów podróży tj. biletów lotniczych, kolejowych, polis ubezpieczeniowych, niezwłocznie po otrzymaniu od Zamawiającego zlecenia ich zakupu. 4. Na żądanie Zamawiającego dostarczenie biletów na adres: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych w Warszawie, ul. Warecka 1a niezwłocznie po otrzymaniu od Zamawiającego zlecenia ich zakupu. 5. Wykonawca zobowiązany będzie do: przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 6. Każdorazowe powiadomienie Zamawiającego odnośnie zmiany ceny. 7. Dokonywanie korekt w dokumentach podróży (w biletach) bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat przez Zamawiającego. 8. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura, lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu lotniczego jest wyższa od najniższej ceny całkowitej biletu lotniczego oferowanego na rynku spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku. 9. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu miesięcznych raportów z realizacji zamówienia. W raporcie powinny być ujęte dane umieszczane na fakturze dla danego rodzaju usługi. 10. Zapewnienie dostępu do wszystkich taryf IATA. 2

11. Zapewnienie i utrzymanie na zlecenie Zamawiającego, ciągłości ubezpieczenia na cały okres trwania podróży bez względu na wystąpienie zmian w pierwotnie ustalonym czasie trwania podróży. 12. Wyznaczenie osoby dedykowanej do kontaktów z PISM i stałego jej zastępstwa, do obsługi Zamawiającego w zakresie usług przedmiotu zamówienia. 13. Posiadanie co najmniej trzech linii telefonicznych, obsługujących w języku polskim wszystkie typy usług tj. bilety lotnicze, bilety kolejowe, ubezpieczenia, przeznaczonych do dyspozycji Zamawiającego w celu zapewnienia nieprzerwanego dostępu do systemu rezerwacyjnego, pod którymi Zamawiający może dokonać rezerwacji. 14. Dostarczania do Zamawiającego faktury w języku polskim oraz angielskim zawierającej numer umowy oraz dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy, tj. cenę biletu według taryfy przewoźnika, wysokość opłaty lotniskowej, wysokość opłaty transakcyjnej, wysokość podatku VAT, ostateczną cenę biletu płatną przez Zamawiającego, a także datę, trasę, i klasę przelotu oraz nazwisko pasażera. Składniki tworzące kwotę należną będą wyszczególnione na każdej fakturze, niezależnie od ich wartości (również w przypadku, gdy ich wartość wyniesie 0,00 zł). Zakup biletów na zagraniczne oraz krajowe połączenia kolejowe obejmuje następujący zakres czynności: 1. Kompleksowa obsługa (zarówno telefoniczna jak i korespondencyjna) w zakresie zakupu biletów kolejowych we wszystkich kierunkach w kraju i za granicą oraz bezkolizyjnych realizacji połączeń wieloetapowych i możliwości ich łączenia; 2. Przygotowywania minimum trzech propozycji najkorzystniejszych cenowo (z uwzględnieniem najkrótszych czasowo połączeń na danej trasie) połączeń na danej trasie, w przedstawionej przez Zamawiającego klasie i rodzaju składu w terminie nie dłuższym niż trzy godziny od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego zapytania w formie e-mailowej lub telefonicznie; 3. Stosowania minimalnej ceny biletów dostępnych w danym terminie na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż biletów w ramach promocji oraz zniżek oferowanych przez przewoźnika. O każdej dodatkowej obniżce występującej przed wykupem biletu, Wykonawca poinformuje niezwłocznie Zamawiającego i przedstawi nową ofertę zawierającą aktualną cenę całkowitą biletu; 4. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów kolejowych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów kolejowych oferowanych przez inne biura, lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu kolejowego jest wyższa od najniższej ceny całkowitej biletu kolejowego oferowanego na rynku spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku. 5. Zapewnienia Zamawiającemu możliwości każdorazowej anulacji biletu lub zmiany czasu, terminu, klasy podróży o ile fakt ten został zgłoszony wykonawcy nie później niż do pół godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży; 6. Dostarczania zamówionych biletów do siedziby Zamawiającego w uzgodnionym terminie, nie później niż na dwie godziny przed planowaną podróżą. 3

7. Doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży. II. UBEZPIECZENIE 1. W trakcie realizacji umowy Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił dla pracowników Zamawiającego polisy ubezpieczeniowe: a) w przypadku podróży do krajów europejskich na kwoty nie niższe niż 15000,00 euro na koszty leczenia, 2500,00 euro na NNW; b) w przypadku podróży pozaeuropejskich na kwoty nie niższe niż 30000,00 euro na koszty leczenia, 5000,00 euro na NNW; 2. Zamawiającemu powinny zostać przedstawione propozycje najkorzystniejszych cenowo wariantów ubezpieczania. Niezależnie od przedstawionych propozycji Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy z prośbą o przedstawienie wariantów ubezpieczenia uwzględniających inne kwoty niż wymienione w pkt 1. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia Wykonawcy dodatkowej ochrony ubezpieczeniowej w zakresie np. OC, utraty bagażu oraz wyboru składowych ubezpieczenia. W takim przypadku Zamawiający każdorazowo wskazywał będzie wysokość ochrony ubezpieczeniowej. 4. Ubezpieczenie winno obejmować pracowników Zamawiającego na cały okres podróży służbowej. 5. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen polis ubezpieczeniowych oferowanych przez Wykonawcę z cenami polis ubezpieczeniowych oferowanych przez inne biura, lub przez ubezpieczycieli w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita polisy ubezpieczeniowej jest wyższa od najniższej ceny całkowitej polisy ubezpieczeniowej oferowanej na rynku spełniającej wymagania Zamawiającego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do samodzielnego dokonania zakupu polisy. Z tego tytułu Wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie o odszkodowanie z tytułu poniesionej szkody lub utraconych korzyści. 6. Zamawiający informuje, że zakup biletów lotniczych nie jest równoznaczny z jednoczesnym zakupem ubezpieczenia. Zamówienie dotyczące polis ubezpieczeniowych będzie każdorazowo oddzielnie zlecane przez Zamawiającego, w zależności od potrzeb. Część 2 rezerwacja i zakup usług hotelarskich i organizacja spotkań: 1) Rezerwacja usług hotelarskich na czas wyjazdów zagranicznych i krajowych. 2) świadczenie usług pośrednictwa w zakresie rezerwacji i zakupu usług związanych z kompleksową obsługą spotkań zagranicznych. I. REZERWACJA I ZAKUP USŁUG HOTELARSKICH 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa, całodobowa obsługa Zamawiającego w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelarskich w kraju i za granicą obejmująca w szczególności: a) Wyszukiwanie propozycji wynajmu pokoi hotelowych, 4

b) Dokonywanie rezerwacji pokoi hotelowych, c) Wynajem pokoi hotelowych, d) Dokonywanie zmian rezerwacji i anulacji rezerwacji, e) Wystawianie voucherów hotelowych na żądanie Zamawiającego. 2. Zamawiający wymaga, by koszt noclegu nie przekraczał limitów określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, bądź w oparciu o szczegółowe wytyczne Zamawiającego. 3. Wykonawca dostarczy na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail potwierdzenie rezerwacji bądź na żądanie Zamawiającego vouchery hotelowe, niezwłocznie po dokonaniu rezerwacji bądź po opłaceniu rezerwacji w hotelu. 4. W wyjątkowych sytuacjach Zamawiający dopuszcza możliwość oferowania przez Wykonawcę pokoi w hotelach o innym standardzie i o doprecyzowanym każdorazowo zakresie usług, z uwzględnieniem bieżących potrzeb zgłaszanych Wykonawcy. 5. Zamawiający przewiduje możliwość zlecania dokonania rezerwacji w obiektach ściśle określonych. W takim przypadku Wykonawca zbada dostępność oraz ceny pokoi hotelowych we wskazanym obiekcie a następnie, w razie akceptacji przedstawionej propozycji dokona realizacji rezerwacji wybranych pokoi hotelowych. 6. Zamawiający każdorazowo będzie przesyłał Wykonawcy wytyczne dotyczące zakwaterowania takie jak: kraj, miejscowość, standard hotelu oraz pokoju, termin zakwaterowania, liczba osób do zakwaterowania, liczba dób hotelowych. Zamawiający może również wskazać przybliżoną odległość od danego wydarzenia, w promieniu której Wykonawca winien wyszukać usługi hotelowej. 7. Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania minimum trzech najtańszych propozycji usług hotelarskich (każda z propozycji winna znajdować się w innym hotelu) w podanym przez Zamawiającego terminie, w czasie nie dłuższym niż trzy godziny od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego zapytania w formie e-mailowej lub telefonicznie. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do stosowania minimalnej ceny usług hotelarskich dostępnych w danym miejscu i terminie, z zachowaniem uczciwości handlowej, w pierwszej kolejności proponując sprzedaż usług hotelarskich w ramach promocji oraz zniżek oferowanych przez hotele. 9. Wykonawca przedstawiając propozycję ceny pokoju hotelowego każdorazowo poda informację o obligatoryjnych opłatach dodatkowych, które poniesie w hotelu tj. np. kosztów związanych z opłatami klimatycznymi, podatkami miejskimi, depozytem lub jakimikolwiek innymi wydatkami. 10. Standardem jest rezerwacja pokoju do pojedynczego wykorzystania ze śniadaniem wliczonym w cenę noclegu, chyba że Zamawiający wskaże inne standardy w tym zakresie. 11. Standardem jest rezerwacja pokoju z możliwością bezkosztowej anulacji lub zmiany w dniu planowanego przyjazdu. 12. Wykonawca będzie oferował zakwaterowanie w hotelach, które posiadają czynną całodobowo przez 7 dni w tygodniu recepcję. 5

13. W miarę możliwości oferowanych przez dany hotel, Wykonawca zapewni realizację wyszczególnionych w zleceniu wymogów dodatkowych np. późny chech-out czy dodatkowe wyposażenie pokoju. 14. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen usług hotelarskich oferowanych przez Wykonawcę z cenami usług hotelarskich oferowanych przez inne biura w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita pobytu w hotelu jest wyższa od najniższej ceny całkowitej pobytu w hotelu, oferowanej na rynku spełniającej wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do rezerwacji oferowanej usługi hotelarskiej, po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku. 15. W razie braku możliwości realizacji usługi hotelarskiej spełniającej wymogi określone w zapytaniu Zamawiającego oraz zgodnego ze standardami określonymi w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Zamawiającego podając przyczyny zaistniałej sytuacji oraz przedstawi propozycję realizacji usługi najbardziej zbliżoną do warunków określonych w zapytaniu. II. ORGANIZACJA SPOTKAŃ 1. Wykonawca w zakresie tej części zamówienia będzie zobowiązany do dokonania rezerwacji oraz pośrednictwa przy zakupie wszystkich usług niezbędnych dla zorganizowania spotkań zagranicznych m.in.: a) wynajmu sal konferencyjnych, b) wynajmu sprzętu audiowizualnego (komputer, rzutnik, ekran, nagłośnienie, mikrofony itp.), c) wynajmu obsługi technicznej, d) zakupu tzw. pakietów konferencyjnych, e) usług hotelarskich (noclegi), f) usług restauracyjnych, g) przygotowywania i serwowania posiłków (catering), h) organizacji przejazdów miejscowych w miejscu spotkania lub konferencji, i) usług w zakresie tłumaczeń ustnych, j) innych, niezbędne w czasie spotkań i konferencji. 2. Przedmiot zamówienia, będzie świadczony na podstawie odrębnych dla każdego Wydarzenia zleceń szczegółowych przekazywanych przez Zamawiającego e-mailem. W zleceniu szczegółowym Zamawiający z 14 dniowym wyprzedzeniem określi zakres Wydarzenia z uwzględnieniem wszystkich wymagań i potrzeb Zamawiającego. 3. Niezwłocznie po otrzymaniu zlecenia szczegółowego na wykonanie usługi Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu kosztorysu wstępnego Wydarzenia, celem uzyskania jego akceptacji. 4. Zamawiający zdecyduje czy skorzysta z przedstawionej przez Wykonawcę propozycji, czy z niej zrezygnuje. Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę o swej decyzji. Opis zakresu przykładowych usług związanych z organizacją spotkań/wydarzeniami. Miejsce i termin Wydarzenia 1. Potwierdzenie miejsca, terminu organizacji Wydarzenia oraz wyboru usługodawcy, o którym mowa powyżej, Zamawiający dokona na 14 dni przed planowanym terminem. 6

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, zlecenie szczegółowe może być przekazywane Wykonawcy do realizacji w terminie 7 dni przed planowanym świadczeniem usługi. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji lub zmiany miejsca i terminu organizacji Wydarzeń w terminie 7 dni przed planowanym świadczeniem usługi. 4. Niezwłocznie po otrzymaniu zlecenia szczegółowego na wykonanie usługi Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu kosztorysu wstępnego Wydarzenia, celem uzyskania jego akceptacji. 5. W przypadku braku akceptacji przyjęcia kosztorysu wstępnego przez Zamawiającego Wykonawca niezwłocznie po zgłoszeniu uwag Zamawiającego przedkłada do akceptacji kosztorys wstępny uwzględniający uwagi Zamawiającego. 6. Zamawiający zastrzega możliwość nieprzyjęcia kosztorysu wstępnego, rezygnacji z części usług lub żądania zmiany jego poszczególnych elementów. Przyjęcie kosztorysu wstępnego potwierdza drogą mailową pracownik Zamawiającego uprawniony do kontaktu z Wykonawcą. 7. Wykonawca obciąży Zamawiającego kwotą faktycznie zrealizowanych usług. Zamawiający nie jest w chwili obecnej w stanie określić ilości oraz miejsc wydarzeń, zobowiązuje się jednak każdorazowo informować Wykonawcę po powzięciu takich informacji. Wynajęcie sali W ramach usługi Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: 1. Sali we wskazanym przez Zamawiającego hotelu minimum 3 gwiazdkowym lub w innym miejscu spełniającym standardy sali konferencyjnej na minimalną liczbę osób określaną odrębnie w każdym szczegółowym zleceniu. 2. Wyposażenia technicznego w szczególności 1) stoły prezydialne, miejsca siedzące dla wszystkich uczestników konferencji (w odpowiednim ustawieniu), 2) nagłośnienie, oświetlenie, zaciemnienie, 3) dostęp do Internetu bezprzewodowego, 4) sprzęt do prezentacji: ekran, rzutnik multimedialny, 5) bezprzewodowe mikrofony. 3. Sali konferencyjnej znajdującej się w miejscu świadczenia usługi hotelarskiej lub odległości maksymalnie do 500 m od miejsca świadczenia usługi hotelarskiej lub zgodnie z wymaganiami. 4. Osoby lub osób odpowiedzialnych za obsługę przedmiotu zamówienia z podaniem danych do kontaktu. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą (osobami) najważniejsze kwestie związane z realizacją usługi, zgłaszał uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących usługę. 5. Dostępności sali do dyspozycji uczestników w terminach wskazanych odrębnie w każdym zleceniu na 1 godz. przed rozpoczęciem spotkania i 1 godz. po jego zakończeniu. 6. Sali restauracyjnej lub odpowiedniej przestrzeni wraz z odpowiednim wyposażeniem dla organizacji obiadu (lunch) w formie bufetu dla uzgodnionej z Zamawiającym liczby osób. 7. Zaplecza sanitarnego dostosowanego do liczby uczestników Wydarzenia. 8. Osoby/osób odpowiedzialnych za dostosowanie sal, do potrzeb wydarzenia (np. przestawienie mebli, obsługę techniczno - informatyczną sprzętu, itp.). 7

9. Oznaczenia sal zgodnie z wytycznymi przedstawionymi przez Zamawiającego (w tym: drogowskazy, informacje na drzwiach, wydrukowany program Wydarzenia na stojakach i drzwiach do sal, w których odbywać się będą poszczególne spotkania). 10. Sprzątnięcia sal, a także przestrzeni do organizacji gastronomii w trakcie Wydarzenia. 11. Warunków bezpieczeństwa całego wydarzenia zgodnie ze szczegółowymi przepisami w tym zakresie. 12. Niezbędnego nadzoru, ochrony, ppoż., bhp, ewakuacji, techniczno-elektrycznej, medycznego, ekipy sprzątającej, uwarunkowanej potrzebami i przepisami bezpieczeństwa w wynajętym obiekcie. 13. Obsługi technicznej, logistycznej i organizacyjnej na potrzeby realizacji wszystkich elementów Wydarzenia. 14. W szczególnych przypadkach Wykonawca zapewni: 1) kabinę do tłumaczenia symultanicznego wraz z zestawami słuchawkowymi dla każdego z uczestników; 2) pomieszczenie do zorganizowania recepcji Wydarzenia (zwanego biurem), składającej się z stanowisk recepcyjnych wyposażonych w stoły i krzesła zgodnie z wymaganiami Zamawiającego; 3) przestrzeń do zorganizowania przerw kawowych (jeżeli są uwzględnione przez Zamawiającego) wraz z koniecznym wyposażeniem zgodnie z agendą Wydarzenia. Usługi hotelarskie 1. W ramach usługi Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia usług hotelarskich (standard minimum 3 gwiazdkowy) dla uczestników i gości specjalnych (odrębnie dla każdego zlecenia) pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych w miejscu, w którym odbywać się będzie Wydarzenie lub w miejscu oddalonym od miejsca Wydarzenia maksymalnie do 500 m, ewentualnie zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. 2. Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację zakwaterowania uczestników. 3. Zamawiający przekaże zasady, według których powinny zostać przygotowane i rozdane uczestnikom materiały konferencyjne, zaproszenia wraz z grafiką logotypów oraz haseł, które muszą zostać na nich (w nich) zawarte. Catering W ramach usługi wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: 1. Przygotowania i zaserwowania cateringu w formie: 1) przerw kawowych: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, napoje, soki, kruche ciasteczka, paluszki, (serwis podczas przerw kawowych będzie uzupełniany według potrzeb uczestników), 2) obiad (lunch) w postaci bufetu: dwa danie ciepłe (jedno mięsne, jedno rybne), z dodatkami: np.: sałatki, ryż, ziemniaki, przystawki na ciepło i zimno, 3) kolacja (bufet lub zasiadana): przystawki, dania na ciepło, dania na zimno, pieczywo, 4) lub na życzenie Zamawiającego menu przygotowane wg. specyficznych wymagań żywieniowych. 2. Obsługi cateringowej obejmującej zapewnienie odpowiedniego sprzętu, obsługę kelnerską oraz serwis sprzątający. 3. Przedłożenia menu do akceptacji Zamawiającego. 4. Podania w trakcie spotkań, konferencji napojów i dodatków typu: śmietanka do kawy, świeża cytryna w plasterkach i cukier. 5. Podania gorących napoi w naczyniach ceramicznych, porcelanowych lub szklanych. 8

6. Podania zimnych napoi w szklanych naczyniach. 7. Podania soków i wody mineralnej w porcelanowych lub szklanych dzbankach. 8. Użycia wyłącznie czystej i nieuszkodzonej zastawy. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie. 9. Świeżych produktów, przyrządzonych w dniu świadczenia usługi. 10. Menu charakteryzującego się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania. 11. Odpowiedniej daty przydatności do spożycia i temperatury podanego menu. 12. Podania ciepłych napoi w taki sposób, aby przez czas trwania Wydarzenia utrzymywana była ich stała, odpowiednio wysoka temperatura. 13. Wystarczającej obsługi kelnerskiej w trakcie trwania zdarzeń. 14. Komunikatywnej znajomości języka angielskiego od obsługi kelnerskiej w przypadku Wydarzeń międzynarodowych. 15. Stołów nakrytych obrusami (obrusy nie mogą być jednorazowe papierowe), użyte obrusy muszą być bezwzględnie czyste i nieuszkodzone, oraz wyprasowane. 16. Wystarczającej liczby serwetek papierowych. 17. Dekoracji na stołach. 18. Sprzątnięcia i wywiezienia wszystkich śmieci pozostałych po posiłkach. Usługi gastronomiczne w lokalach W ramach usługi wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia: 1. Restauracji o klasie równoważnej hotelowi 3 gwiazdkowemu lub wyżej, będącej wizytówką miejscowości w której odbywa się Wydarzenie. 2. W przypadku oddalenia miejsca świadczenia usługi gastronomicznej od miejsca w którym odbywa się Wydarzenie (powyżej 500 metrów) wykonawca zapewni transport uczestników ze spotkania do miejsca świadczenia usługi gastronomicznej oraz po jej zakończeniu do miejsca zapewnienia noclegu. 9