Zbuduj Swój system zarządzania zadaniami i kierowania ludźmi
W chwili dziejowej
Telefony, sprawy i Ty
FORMA SZKOLENIA Warsztat
Kró t ka a u to-preze nta c j a Mam na imię Pracuje na stanowisku Chcę poprawić u Siebie Inni ludzie powinni poprawić
G E N E Z A - Prowadzący Rafał Mirkowski Manager sprzedaży, produkcji: - Tworzenie właściwych żywych raportów ( Matrix, Mr Excel, Pan Tabelka ) - Motywujące systemy wynagrodzeń (żeby ludzie sami chcieli chcieć) Twórca Multiplanera ( pociętego kalendarza ) Autor Multiplanowania - Sztuki efektywności osobistej i zespołowej: 1. System Samorganizacji 2. Realizacja Celu/Przedsięwzięcia 3. Budowa Motywującego Systemu Wynagrodzeń
CEL SZKOLENIA Ułatwienie Ci życia poprzez poprawę organizacji ŻYCIA.
MULTI - ŚWIAT Historia pustej książki (http://multiplaner.pl/historia-kalendarza) Ilość zadań i spraw na głowie (https://youtu.be/suc_8pn8cl8)
Ile mamy spraw na głowie? 150-250 500 1000
Średniowiecze i Dziś rok = tydzień
PUŁAPKI EFEKTYWNOŚCI Zasada 2 minut zrób to od razu Macierz Eisenhowera - pilne/ważne Zasada Pareto 80/20 Metoda ABC priorytetyzowania listy zadań
PRIORYTET Co to znaczy? Właściwa kolejność wykonywania zadań. Cele długoterminowe i asertywność.
OSIĄGNIECIE CELU Sformułowanie Zaplanowanie Realizacja
Planowanie osiągnięcia Celu Obraz za 3 l ata. ( fakty/liczby) Obraz za 2 l ata. ( fakty/liczby) Obraz za 1 rok. ( fakty/liczby) Stan za 6 miesięcy. za 3 miesiące. za 2 miesiące. za 1 miesiąc. za 4 t ygodnie. za 3 t ygodnie. za 2 t ygodnie. Obraz sy tuacji za 1 tydzień. Co z robię za 6 dni. za 5 dni. za 4 dni. za 3 dni. za 2 dni. Co robię j utro. Co robię dziś. Co robię po południu. Co robię za z godzinę.
Moc myślenia na papierze
Myśl na papierze
Moc myślenia na papierze Określ Swój Cel Ucz się GO na Pamięć Zapamiętaj Swój Cel Zapisuj Olśnienia Zmaterializuj GO Stwórz Swój System Miej Zawsze Przed Oczami Zaplanuj Działania Dopasuj Narzędzia Miej Nawyk Działania
Podstawa efektywności
Pracownik traci 20% czasu na 1 godzina dziennie szukanie dokumentów, notatek, rzeczy, etc. 2 miesiące w roku
Czy działasz sprawnie? Pokaż mi ile czasu poświęcasz na znalezienie konkretnej sprawy, rzeczy, dokumentu a powiem Ci kim jesteś
Sedno sprawnego działania REPOZYTORIUM
Magazyn Repozytorium z równie łatwym dostępem do wszystkich jego zasobów
multiplanowanie.pl Sprawy mogą wyglądać tak
multiplanowanie.pl albo tak
Czym się różnią te dwa systemy?
System nieefektywny
System efektywny trzeba Sobie zbudować
Czym różnią się te systemy? (w efekcie) Czas realizacji zadania Jakość realizacji zadania Komfort realizacji zadania
Multiplanowanie
Odkładanie na konkretne później... wszystkich nowych spraw trzymanie się planu dnia
Sedno sprawnego działania (1) Odkładanie wszystkiego na później na KONKRETNE PÓŹNIEJ Dzięki temu możliwość kontynuacji oraz koncentracji na bieżącym zadaniu
Sedno sprawnego działania (2) Błyskawiczny dostęp do ODŁOŻONYCH informacji dzięki REPOZYTORIUM i utrzymywanie w nim porządku
Moje REPOZYTORIUM
historia pociętego zeszytu
Multiplaner Organizer Terminarz Notatnik w jednym
Terminy spotkań i telefonów Zadania i sprawy bez konkretnych dat Notatki z rozmów i Dzienne listy spraw multiplanowanie.pl
Multiplaner Organizer pulpit z folderami i plikami (jak w komputerze) Niezależna numeracja każdej części ułatwia linkowanie między częściami multiplanera i ich stronami Podział na 3 kolumny/sekcje lepsze wykorzystanie, oszczędność miejsca szybkie przeczytanie notatki jak TABLOID
5 minut z życia managera Pracownik + Szef + Klient + Żona
REPOZYTORIUM (budowanie)
Co Pan dziś zrobił?? Planowanie dnia
Co Pan zrobił, ale konkretnie?
Otwórz Multiplaner i użyj go do budowy modelu swojego REPOZYTORIUM
Terminarz Dlaczego? Po co? Jak? Gdzie? Co? Zapisywać?
Terminarz 1. Spotkania i rozmowy (konkretna osoba i godzina) 2. Komunikacja Do/Od = przypominajka (bez godziny) 3. Ważna rzecz w konkretnym dniu (bez godziny)
KALENDARZ TYGODNIOWY- ćwiczenie
Terminarz planowanie tygodnia 1. Właściwy dobór dni (łączenie miejsc, pon./pt) 2. Cały tydzień przed oczami ( samosie ) 3. Elastyczność realizacji zadań (niewolnik planu)
Terminarz widok tygodnia ------------------------- ważne sprawy dnia przypomnienie spotkania/rozmowy
Notatnik Notatki z rozmów/tel./zebrań, tylko esencja (liczby, nazwy własne) Notowanie dzień po dniu (jak dziennik) Dzienna lista spraw (lista to do ) Data / Godzina / Osoba Data / Godzina / Osoba Data / Godzina / Osoba / /2016 godz.9:00 Lista to do na / /2016... Multiplanowanie.. Sprawa 1..... Sprawa 2....... Sprawa 3....... Sprawa 4.......... Sprawa 5....... Sprawa 6...... Sprawa...
Ekonomiczne Notowanie Jak tabloid
Raport na 1 stronie czyta Szef Wydziału, czasem Minister, niekiedy może nawet dojść do Premiera lub Prezydenta. Aleksander Skrzyński Premier RP 1925-1926 r. Pismo na 2 stronach nie wychodzi poza Departament a gdy ma więcej niż 3 strony w ogóle nie bywa czytane przez nikogo.
Porządek na biurku
Dzienna lista spraw Zapisz sprawy bieżące, które chcesz zrobić w najbliższy dzień roboczy........
Dzienna lista spraw gdy nagle robi się mało czasu 1. Przekazuję i zapominam. 2. Deleguję błyskawicznie bez tłumaczenia (+ telefon) 3. Deleguję z wytłumaczeniem. 4. Przekładam (na konkretne później) 5. Negocjuję przełożenie terminu (na konkretne później) Te, które najbardziej chcę zrobić... przesuwam na koniec listy To co zostało Zmniejszam zakres pracy do (zasada Pareto) I robię
SPECJALNA
Życiowa lista spraw zadanie domowe Zapisz wszystkie sprawy, które chciał(a)byś zrobić gdyby dzień trwał bez końca........
A co Pan tak późno w pracy??!
Co Pan tutaj robi? Mam spotkanie
Tryby pracy MONO MULTI
Podziel Swój dzień na bloki MONO i MULTI
MIĘDZY-CZAS
Proszę to zrobić w międzyczasie Ale kiedy?!
Międzyczas Zadania w zależności: ------------------------ poziom koncentracji atrakcyjności miejsca, gdzie jestem
WYSOKA KONCEN- TRACJA Pomysły 1. 2. 3.... Zadania wg koncentracji Do stworzenia 1. 2. Do przejrzenia Do przemyślenia 1. 1. 2. 2. Do przyjrzenia się MONOWażna 3, 3. 1.... rozmowa 2. 1. 3. 2. NISKA KONCEN- TRACJA Luźne telefony 1. 2. 3. MULTI Szybkie maile 1. 2. 3. Mechaniczne 1. 2. 3. K R Ó T K I C Z A S W Y K O N A N I A D Ł U G I C Z A S W Y K O N A N I A
Zadania wg atrakcyjności W YS O K A AT R A KC YJ N O Ś Ć Z A DA N I A Zakupy w Internecie Oglądnięcie ciekawego wykładu lub szkolenia Robię wtedy gdy mam słabe samopoczucie N I S K A AT R A K C Y J N O Ś Ć Z A D A N I A Badania Trudna rozmowa z Robię wtedy, gdy mam bardzo dobre samopoczucie
Zadania wg miejsca W Ł A S N E S K L E P Y Bank on-line Biuro 1 Biuro 2 Biuro 3 Dom 1 Dom 2 Mieszkanie Przed tv Spożywcze Biurowe Drogeria/Apteka Budowlane RTV Ubrania Inne W R U C H U W M I E Ś C I E Auto Autobus Metro Pociąg Na mieście Rynek Warszawa Łódź Katowice Poznań
MIĘDZY-CZAS wg Koncentracji Podział zadań, które wymagają koncentracji wg czasu i atencji potrzebnej na ich wykonanie Przykłady: zawodowe i prywatne - Szybkie maile - Pomysły (wszelakie) - Szybkie telefony - Pomysły na artykuł, biznes, - Mechaniczne na promocję, produkt, usługę - Odtwarzanie - Do przejrzenia - Do przyjrzenia się - Do przemyślenia - Do stworzenia wg Atrakcyjności Podział zadań ważnych w zależności od ich atrakcyjności. Przykłady: zawodowe i prywatne - Nie chcę ale muszę, sprawy trudne - Kiedy nic mi się nie chce, np. kupić coś na Allegro wg Miejsca Podział zadań w zależności miejsca w których jestem Przykłady: zawodowe i prywatne - Biuro, Auto, Autobus - Na mieście, Starbucks, Rynek, etc. - Dom 1, Dom 2, U rodziców, Uczelnia - Sklepy: Spożywczy, rtv, biurowe, budowlane, ubranie, kosmetyki, apteka - przed TV
ZRÓB Listę WSZYSTKICH spraw i zadania (jeszcze) nie terminowych do zrobienia w MIĘDZY-CZASIE
SKORO-WIDZ
Zapraszam na zebranie Ale kiedy?!
Skorowidz Zadania, informacje wg: czyli pracownicy Ludzie i zebrania ------------------------------ Projekty Tematy
S KO RO - WI DZ L u d z i e (ćwiczenie) Ludzie, z którymi współpracuję. Zawodowe: Szef 1, Szef 2 Pracownik 1, Pracownik 2 Księgowa Klient 1, Klient 2, Inni Prywatne: Żona/Mąż/Partner Przyjaciel Dziecko, Rodzic. Szef(owie) Pracownicy Współpracownicy dużo spraw mało spraw dużo spraw mało spraw Klienci dużo spraw mało spraw dużo spraw mało spraw
Skorowidz - Basia Zadania od Basi ------------------- Nowy etat, pracownik Urlop Nowak chce rabat Opinia prawnika Zadania dla Basi ------------------- Opis nowego stanowiska Raport na 20.04 Propozycja oferty Saldo należności
S KO RO - WI DZ P r o j e k t y (ćwiczenie) Projekty, nad którymi pracuję. Zawodowe: Targi, Wystawy Gazetka Reklamowa Wdrożenia nowego systemu sprzedaży Analiza rynku Prywatne: Studia Ogródek Budowa Dieta Toastmasters Zawodowe Prywatne Złożone Pojedyncze Złożone Pojedyncze
S KO RO - WI DZ Te m a t y (ćwiczenie) Tematy, które chcę lub muszę znać. Zawodowe: Zebrania, Sprzedaż, Konkurencja, Uwagi Klientów, R&D. Prywatne: Ważne numery, hasła, loginy; Filmy, Książki, Ludzie i tematy, które chcę poznać. Zawodowe Prywatne
Skorowidz - Zebrania Zebranie zespołu A ------------------- Zagadnienie A Zagadnienie B Zagadnienie C Zebranie zespołu B ------------------- Zagadnienie X Zagadnienie Y Zagadnienie Z
S KO RO - WI DZ, p o d s u m o w a n i e Ludzie z którymi współpracuję Przykłady: Zawodowe: Szef 1, Szef 2, Pracownik 1, Pracownik 2, Księgowa, Klient 1, Klient 2, etc. Prywatne: Żona/Mąż/Partner, Przyjaciel, Dziecko, Rodzic. Projekty, nad którymi pracuję Przykłady: Zawodowe: Targi, Wystawy, Gazetka Reklamowa, Wdrożenia nowego systemu sprzedaży. Prywatne: Studia, Ogródek, Budowa, Dieta, Toastmasters, Przemówienia. Tematy które chcę lub muszę znać Przykłady: Zawodowe: Zebrania, Sprzedaż, Konkurencja, Uwagi Klientów, R&D. Prywatne: Ważne numery, hasła, loginy; Filmy, Książki, Ludzie i tematy, które chcę poznać.
moja Szafa moje REPOZYTORIUM MULTIPLANER
Linkowanie Spotkania i Osoby Zadania z MIĘDZY-CZASU Sprawy ze SKORO-WIDZA Ważne sprawy w danym DNIU Komunikacja Od/Do Zaplanowane spotkania i rozmowy Linkowanie Spotkania i Notatki Linkowanie Tematów, Osób i Notatek Notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych z Kalendarza, opisane DATĄ i GODZINĄ Dzienne listy zadań multiplanowanie.pl
Jak zorganizować górną część Multiplanera
https://youtu.be/r9majpfys6i
Multiplaner Repozytorium wiedzy (zadań, spraw, tematów) Zbiór ściąg (wyzwalacze/triggery) Integrator osobisty (wszystko w jednym miejscu)
Multi Metody czyli pracownicy i zebrania Sposoby zwiększające efektywność
Multi Metody w głowie Krótki tydzień Długi weekend
Multi Metody jeden na jednego Na stojąco Na siedząco Trzy koleżanki Ostrzenie piły Kierowanie Szefem
Multi Metody jeden do wielu Pod prąd Parkowanie Na zebraniu feci quod potui faciant meliora potentes
Jeden sprawny DZIEŃ Zaczynam od krótkiego bloku MONO plan dnia, lista zadań Ustalam co najmniej 1-2 bloki MONO min. 30-90 minut Świadomie wchodzę w tryb MULTI i wychodzę O dkładam wszystkie nowe spraw y na KONKRETNE późnie j Koncentruję się zarówno w MULTI jak i MONO
PODSUMOWANIE
Calvin Coolidge Prezydent USA (1923-1929) - Krótki wywiad - Jak Pan to robi?
Oszczędność czas 1. Pisanie - zwięzłe, 1 strona. 2. Mówienie lapidarne, konkretne, z parafrazą. 2. Słuchanie uważne, aktywne, ze zrozumieniem. 3. Milczenie powstrzymanie się od gadulstwa.
na koniec ANKIETA
rafal.mirkowski@multiplaner.pl