Wykaz pól w obiekcie Oferta Nazwa zakładki Nazwa pola Przeznaczenie Nagłówki ofert /Dane podstawowe Typ Należy wskazać jeden ze zdefiniowanych typów oferty: - Oferta handlowa SIMPLEDG lub Oferta handlowa SIMPLEKR, - Opieka serwisowa i konserwacyjna DG lub Opieka serwisowa i konserwacyjna DG. Stan oferty Klient Osoba Nazwa Status wysłania Pole wypełniane automatycznie przez system. W zależności od stopnia realizacji oferty przez DH, dostępne są stany: Robocza, Zatwierdzona, Potwierdzona, Zaakceptowana: Robocza oferta w trakcie edycji i nie wchodzi do planu sprzedaży, niewysłana jeszcze do klienta. Zatwierdzona oferta, która została skompletowana i wysłana do klienta, ale nie wchodzi do planu sprzedaży ze względu na brak określenia prawdopodobieństwa realizacji. Potwierdzona oferta wchodzi do planu sprzedaży, klient potwierdził, że jest zainteresowany pozycjami handlowymi wyszczególnionymi w ofercie, jest możliwe określenie prawdopodobieństwa sprzedaży. Zaakceptowana oferta wchodzi do planu sprzedaży, mamy już ustalone ceny z klientem, w oparciu o nią klient zamawia towar, prawdopodobieństwo realizacji oferty 100%. Anulowana oferta nie wchodzi do planu sprzedaży, klient nie jest zainteresowany naszą ofertą Archiwalna przeniesienie wskazanej oferty do archiwum. UWAGA: Nie należy archiwizować oferty w danym miesiącu rozliczeniowym, ponieważ nie zostanie uwzględniona w realizacji planu sprzedaży. Wybieramy klienta, do którego kierowana jest oferta. Wybieramy osobę kontaktową, której przedstawiamy ofertę. Wpisujemy jakiego tematu dotyczy oferta (np. Oferta na SSV, CRM...).
Status rozliczenia Numer oferty Etykieta Wersja Data oferty Ważna do Data zapytania oferty Prawdopodob. W polu można określić się czy dana oferta została wysłana do klienta. Dostępne są statusy: Brak, Wysłana. Pole automatycznie wypełniane przez system. Określa się czy dana oferta została rozliczona. Dostępne są statusy: Brak, Częściowo, W całości. Numer oferty nadawany automatycznie w momencie zatwierdzenia oferty. Pole identyfikujące daną ofertę. Numer oferty łamany przez numer wersji. Pole automatycznie nadawane przez system, identyfikujące daną ofertę. Przy wystawianiu faktury do SSV, automatycznie jest przepisane przez system do nagłówka tej faktury. Numer kolejnej wersji oferty. Pole automatycznie nadawane przez system. Data utworzenia oferty. Pole informacyjne dla DH. Szacunkowo określa czas do kiedy dana oferta powinna być zrealizowana. Nagłówek oferty/dane dodatkowe Rodzaj Status Warunki Metoda dostawy Sposób przekazania produktu. Czas dostawy Planowane rozpoczęcie Pole automatycznie wypełniane przez system. Data planowanego rozpoczęcia realizacji oferty. Pole wypełniane domyślnie przy zapisywaniu oferty na podstawie najwcześniejszej daty Planowane rozpoczęcie z pozycji oferty. Planowana realizacja Pole automatycznie wypełniane przez system. Data planowanej realizacji oferty. Pole wypełniane domyślnie przy zapisywaniu oferty na podstawie najpóźniejszej daty Planowana realizacja z pozycji oferty. Szablon oferty Nagłówki Oddział, Węzeł ofert/właściwości Wprowadził Nadzorca Zleceniodawca Nazwa oddziału, węzła, w którym została stworzona dana oferta. Wypełnia się automatycznie w oparciu o profil użytkownika. Identyfikator pracownika, który utworzył daną ofertę. Pole nieedytowalne, automatycznie wypełniane przez system. Osoba pełniąca rolę nadzorcy w danym typie ofert. Dla ofert o typie Opieka serwisowa i konserwacyjna DG lub Opieka serwisowa i konserwacyjna DG, nadzorcą jest któryś z kierowników. Osoba pełniąca rolę nadzorcy ofert (domyślenie przypisany MPE). Wypełnia się automatycznie w
Handlowiec Dodatkowi handlowcy Zaopatrzeniowiec Dodatkowi zaopatrzeniowcy Data wstawienia Archiwalna oparciu o profil użytkownika. Nazwa pracownika, który pełni rolę handlowca w danym typie ofert. Wypełnia się automatycznie w oparciu o profil użytkownika. Pole pozwalające na powiązanie dodatkowego pracownika z dana ofertą. Nazwa pracownika, który pełni rolę zaopatrzeniowca w danym typie ofert. Wypełnia się automatycznie w oparciu o profil użytkownika. Dla ofert wykorzystywanych w DH zaopatrzeniowcem jest PWA. Pole pozwalające na powiązanie dodatkowego pracownika z dana ofertą. W przypadku DG wpisujemy - Agnieszka Kaczmarczyk, a w KR - Magda Bator; jeżeli zapomnimy uzupełnić wartość tego pola, system uzupełni je automatycznie. Pole nieedytowalne, automatycznie wypełniane przez system Data utworzenia oferty Załączenie tego parametru spowoduje ustawienie dla oferty flagi archiwalny i nie pokazywanie jej danych bez ustawienia parametru Pokazuj Archiwalne. Nagłówki ofert/ceny Waluta podstawowa Kurs Magazyn SSV Pole automatyczne wypełniane przez system w zależności od typu oferty. Określenie magazynu z SSV. Warunki płatności SSV Wpisujemy warunki płatności, jakie zostały ustalone z klientem. Przenoszą się na fakturę w SSV (podpowiedź, warunków płatności zdefiniowanych z SSV). Po wprowadzeniu poszczególnych pozycji oferty, w zakładce pojawiają się dodatkowe informacje: Suma pozycji Wartość netto oferty suma cen netto z pozycji oferty/wartość oferty /Netto /Brutto Wartość brutto oferty suma cen brutto z pozycji /VAT Wartość podatku VAT Suma pozycji oferty/ Procent marży Marża uzyskana % Marża uzyskana Netto Wartość netto marży Jeżeli to jest kolejna wersja oferty, to pojawia się porównanie pierwotnej sumy oferty i bieżącej sumy oferty. Nagłówki ofert/adnotacje Nagłówki ofert/rozliczanie Umieszczamy podstawowe informacje, które później mogą być umieszczane w nagłówku faktury w SSV, takie jak: nr umowy, poprzez zaznaczenie checkbooks Kopiuj adnotacje z nagłówka oferty do adnotacji faktury. Zakładka nie dotyczy działu DH.
projektu Nagłówki ofert/powiązania Proces Zadanie handlowe Urządzenie Księga podawcza Nazwa zadania o scenariuszu Identyfikacja wymagań Klienta powiązanego z daną ofertą. Pozycje oferty/pozycja oferowana Rodzaj Pole służy do wskazania rodzaju pozycji. Wykorzystujemy następujące, predefiniowane rodzaje: - Pozycja SSV podgląd na słownik zdefiniowanych w SSV towarów/usług, - Dowolna wpisanie dowolnego towaru/usługi, jeżeli nie jest zdefiniowany w SSV. Grupa Pole automatyczne wypełniane przez system. W polu wyświetla się grupa towarowa z SSV, w zależności od wybranej pozycji oferty. Planowane rozpoczęcie Termin rozpoczęcia realizacji sprzedaży danej pozycji oferty. Dla pakietu usług jest to data rozpoczęcia obowiązywania pakietu. Planowana realizacja Termin zakończenia planowanej realizacji danej pozycji oferty. Dla pakietu usług jest to data zakończenia obowiązywania pakietu. Prawdopodobieństwo Pole analizowane w planie sprzedaży; uzupełniane automatycznie przez system w zależności od etapu na jakim znajduje się zadanie handlowe o scenariuszu Identyfikacja Wymagań Klienta : Etap Nazwa etapu % wykonania - 10 - Identyfikacja wymagań 10% - 20 - Przegląd wymagań 10% - 30 - Wstępne przedstawienie oferty 20% - 40 - Weryfikacja zainteresowania 20% - 50 - Szczegółowe przedstawienie oferty 50% - 55 - Weryfikacja szczegółowego przedstawienia oferty 50% - 60 - Oferta końcowa 70% - 70 - Zamówienie od klienta 90% - 80 - Weryfikacja zamówienia z ofertą końcową 90% - 90 - Przygotowanie umowy 90% - 100 - Przekazanie umowy klientowi 90% - 110 - Końcowa weryfikacja 100% - 120 - Podpisanie umowy 100% - 130 - Zarejestrowanie zwróconej umowy 100% - 150 - Przekazanie dokumentów do DW lub DP 100% ETAP 90 i 100 jest równorzędny z etapem 70 i 80, bo nie zawsze, jest podpisywana umowa, tylko posługujemy się zamówieniem od klienta. Po automatycznej zmianie prawdopodobieństwa pozycji oferty, będzie możliwość zmiany
Lp. Pozycja Ilość J.miary Stawka VAT Cena sprzedaży Rabat Cena oferowana Kwoty netto Wartość Netto Wartość Brutto Wartość VAT Marża uzyskana % Marża uzyskana Netto prawdopodobieństwo dla wybranych pozycji ofert, poprzez uruchomienie funkcji... Określenie miejsca wybranej pozycji na liście. Nazwa wybranej pozycji. Wybór towaru/usługi z listy produktów zdefiniowanych w SSV, które chcemy umieścić w ofercie. Ilość danej pozycji na ofercie Jednostka miary Wybór rodzaju stawki VAT i jej procent. W przypadku wyboru pozycji z SSV podpowiadana jest stawka z SSV. Cena sprzedaży netto i brutto pozycji. W przypadku wyboru pozycji z SSV podpowiadana jest cena z SSV. Udzielony rabat na pozycje oferty procent, kwota Cena oferowana jest to cena sprzedaży pomniejszona o rabat Zaznaczenie tego parametru oznacza, że kwoty które wprowadzamy w pozycji oferty są kwotami netto. (odznaczenie parametru powoduje automatyczne przeliczenie na kwoty brutto). Wartość Netto wskazanej pozycji oferty Wartość Brutto wskazanej pozycji oferty Wartość podatku VAT dla wskazanej pozycji oferty Procent marży, czyli procentowa różnica między ceną oferowaną a ceną zakupu Wartość uzyskanej marży Netto wskazanej pozycji oferty Pozycje oferty/dane zaopatrzeniowe Dostawca Cena zakupu Cena netto lub brutto (w zależności od zaznaczonego parametru Kwoty netto) zakupu danej pozycji. Nieaktywna Zaznaczenie parametru spowoduje, że pozycja oferty, która z jakiś powodów nie zostanie zafakturowana, nie wchodzi do planu sprzedaży. Zadanie logistyczne Pole aktualnie nie wykorzystywane Pole wykorzystywane przez DW, do każdej pozycji podpięte jest zadanie, które obrazuje postęp prac związanych z realizacja danego etapu. Zadanie logistyczne pozwala monitorować wykorzystanie budżetu godzinowego, który został przewidziany na danych etap. Wartość dodatkowa Pole automatyczne wypełniane przez system, na podstawie wprowadzonych ilości w pozycji oferty. W przypadku sprzedaży usługi jako kompletu, należy umieścić planowaną ilość godzin (np. analiza). Magazyn SSV Pole automatyczne wypełniane przez system, określa magazyn z SSV. Wartość faktury Pole automatyczne wypełniane przez system. W
Pozycje oferty/adnotacje Osoba odpowiedzialna polu pojawia się wartość pozycji z faktury z SSV. Osoba, która odpowiada za realizację sprzedaży pozycji. Wypełniana automatyczne przez system, na podstawie handlowca wprowadzonego w nagłówku oferty. Jeżeli za którąś pozycję oferty odpowiada kierownik projektu, pole należy zmodyfikować o jego nazwisko. Uwaga Po tym polu odbywa się weryfikacja realizacji planu sprzedaży. Można umieścić dodatkowe informacje, które później są umieszczane na fakturze w SSV, przy danej pozycji. Pozycje oferty/rozliczenie Planowane rozliczenie Status rozliczenia Data rozliczenia Rozliczył Uzasadnienie Planowana data wystawienia faktury na pozycję oferty. Podpowiadana automatyczne przez system, na podstawie daty planowanej realizacji pozycji. UWAGA Po tym polu odbywa się weryfikacja realizacji planu sprzedaży. Pole automatyczne wypełniane przez system. Jeśli pozycja nie została zafakturowana, to status rozliczenia jest ustawiony na Brak. Jeśli została rozliczona, to status rozliczenia jest automatycznie ustawiony na W całości. Jeśli pozycja została rozliczona częściowo, to status rozliczenia jest ustawiony na Częściowo. Pole automatyczne wypełniane przez system. Data wystawienia faktury z danej pozycji oferty Osoba, która wystawiła fakturę do SSV z danej pozycji oferty. W polu automatycznie wpisywany jest numer faktury, która została wygenerowana z danej pozycji oferty. Pozycje oferty/zafakturowane pozycje oferty Pole automatyczne wypełniane przez system. Lista faktur powiązanych z daną pozycją oferty.
Jak pracujemy z Ofertami Oferty tworzymy w powiązaniu z obiektami: Klient, Osoba Kontaktowa i Zadanie. Do ofert można podpinać Kontakty i Przypomnienia. Każda oferta składa się z nagłówka i pozycji tworzonych w ramach nagłówka. Jeśli chcemy dodać nową ofertę należy kliknąć przycisk Nowy lub wybrać z listy przy tym przycisku polecenie Oferta. Po kliknięciu przycisku Nowy pojawi się okno dodawania nowej oferty. W oknie tym w pierwszej kolejności należy wypełnić pole Typ, Klient, Osoba, Data oferty, Ważna do:
Należy pamiętać o sprawdzeniu w zakładce Właściwości aktorów oferty. Od tych ustawień zależą uprawnienia do danej oferty. Pola wypełniane są automatycznie w oparciu o profil użytkownika. W profilu użytkownika dla każdego typu oferty, można przypisać różne wartości. Dodatkowo należy pamiętać o uzupełnieniu pola Zaopatrzeniowcy dodatkowi w przypadku DG wpisujemy Agnieszka Kaczmarczyk, a w KR - Magda Bator. Dla ofert o typie Opieka serwisowa i konserwacyjna DG lub Opieka serwisowa i konserwacyjna DG, nadzorcą jest któryś z kierowników projektu. Zleceniodawcą jest zawsze MPE.
W zakładce Powiązania, wypełniamy pole z zadaniem o scenariuszu Identyfikacja wymagań Klienta powiązanego z daną ofertą.
Aby dodać pozycje towarowe do oferty, należy przejść do zakładki Pozycje. Uwaga: dostępne pole zależą od zdefiniowanych praw i od tego czy dany pracownik został przypisany do oferty w Nagłówki oferty/zakładka Właściwości. Dodanie pozycji następuje przez kliknięcie przycisku Nowy. W pierwszej kolejności należy określić przez wybór z listy w polu Rodzaj jakiego rodzaju pozycję chcemy dodać. Korzystamy z następujących rodzajów pozycji: - Pozycja SSV pozycja zostanie pobrana z grupy towarowej systemu.erp, - Dowolna pozycja może zostać wpisana ręcznie (dotyczy produktu, który jeszcze nie został zdefiniowany w SSV). W przypadku wybrania Rodzaju = Pozycja SSV w polu wyboru jednostki miary będą podpowiadane jednostki zdefiniowane w systemie.erp. W polu Cena sprzedaży zostaną podpowiedziane ceny z.erp (cena sprzedaży indeksu). Ważne jest, aby uzupełnić przy pozycji oferty pole: Planowane rozpoczęcie, Planowana realizacja i Prawdopodobieństwo. Pole Prawdopodobieństwo będzie automatycznie zmieniane przez system w zależności od etapu, na jakim znajduje się zadanie handlowe o scenariuszu Identyfikacja Wymagań Klienta. Dla wybranych pozycji oferty będzie możliwość ręcznego modyfikowania prawdopodobieństwa. Jeżeli pole Prawdopodobieństwo zostało dla danej pozycji oferty zmienione ręcznie, przy kolejnym zmianie etapu zadania system, będzie informował, że w ofercie znajduje się pozycja zmodyfikowana ręcznie i nie zmieni jej prawdopodobieństwa.
W zakładce Dane Zaopatrzeniowe, bardzo ważnym polem jest Osoba odpowiedzialna. Jest to osoba, która odpowiada za realizację sprzedaży pozycji. Wypełniana automatyczne przez system, na podstawie handlowca wprowadzonego w nagłówku oferty. Jeżeli za którąś pozycję oferty odpowiada kierownik projektu, pole należy zmodyfikować o jego nazwisko. Po tym polu odbywa się weryfikacja realizacji planu sprzedaży.
Należy pamiętać o aktualizacji w zakładce Rozliczenie pola Planowane rozliczenie, jeżeli jest różne od daty w polu Planowana realizacja. Standardowo data jest podpowiadana automatyczne przez system, na podstawie daty planowanej realizacji pozycji. UWAGA: Po tym polu odbywa się weryfikacja realizacji planu sprzedaży.
Jeżeli mamy kompletną ofertę, możemy ją wykorzystać w dokumencie oferty, jako tabelę z kalkulacją cenową. W tym celu, należy: - zaznaczyć na liście wybrane pozycje oferty (klawisz CTRL + lewy klawisz myszki), - wywołać menu podręczne (prawy klawisz myszki na zaznaczonej pozycji w liście), - wybrać polecenie Kopiuj jako predefiniowana tabela MS Word, - w szablonie oferty (dokument MS Word), należy wkleić tabelę z pozycjami oferty (klawisz CTRL+V), Tabela zostanie wstawiona do dokumentu w następującej formie: LP GRUPA POZYCJA ILOŚĆ JM. CENA NETTO RABAT CENA PO RABACIE WARTOŚĆ PO RABACIE WARTOŚĆ RABATU 1 Business MAXI 1 sztuki 4 500,00 30% 3 150,00 3 150,00 1 350,00 2 Oplata za stanowisko SB 6 sztuki 800,00 30% 560,00 3 360,00 1 440,00 3 Business Środki Trwałe 1 sztuki 2 600,00 30% 1 820,00 1 820,00 780,00 4 Business Business Płace Duże 1 sztuki 5 900,00 30% 4 130,00 4 130,00 1 770,00 5 Business Przelewy 1 sztuki 700,00 30% 490,00 490,00 210,00 6 Business OKB 1 sztuki 700,00 30% 490,00 490,00 210,00 7 Biblioteka Funkcji do FK 1 sztuki 2 000,00 30% 1 400,00 1 400,00 600,00 Wartość [zł netto] razem dla grupy 14 840,00 6 360,00 8 business Wdrożenie Business 80 godziny 150,00 0% 150,00 12 000,00 0,00 Wartość [zł netto] razem dla grupy 12 000,00 0,00 WARTOŚĆ OFERTY [ZŁ NETTO] 26 840,00 6 360,00
W zależności od stopnia realizacji oferty przez handlowca oferta może przyjąć następujące stany Robocza oferta w trakcie edycji i nie wchodzi do planu sprzedaży, nie jest jeszcze wysłana do klienta. Zatwierdzona oferta, która została skompletowana i wysłana do klienta, ale nie wchodzi do planu sprzedaży ze względu na brak określenia prawdopodobieństwa realizacji. Potwierdzona oferta wchodzi do planu sprzedaży, klient potwierdził że jest zainteresowany pozycjami handlowymi wyszczególnionymi w ofercie, jest możliwe określenie prawdopodobieństwa sprzedaży. Zaakceptowana oferta wchodzi do planu sprzedaży, mamy już ustalone ceny z klientem, w oparciu o nią klient zamawia towar, prawdopodobieństwo realizacji oferty 100%. Anulowana oferta nie wchodzi do planu sprzedaży, klient nie jest zainteresowany naszą ofertą Archiwalna przeniesienie wskazanej oferty do archiwum. UWAGA: Nie należy archiwizować oferty w danym miesiącu rozliczeniowym, ponieważ nie zostanie uwzględniona w realizacji planu sprzedaży. Należy pamiętać, że Oferty Potwierdzone, Zatwierdzone i Zaakceptowane podlegają edycji w ograniczonym zakresie (jedynie pola Stan rozliczenia, Planowana realizacja, Planowane rozliczenie, itp.). Usuwać można jedynie oferty o stanie Robocza. Przy próbie usunięcia oferty Potwierdzonej, Zatwierdzonej bądź Zaakceptowanej wyświetlony zostanie komunikat: Z ofert o stanach Zatwierdzona lub Potwierdzona można utworzyć nową wersję oferty za pomocą funkcji Nowa wersja. Tym samym nowa wersja oferty otrzyma stan Robocza i pojawi się w widoku Bieżące, a poprzednia wersja zostanie przeniesiona do widoku Poprzednie wersje.
Jak można weryfikować realizację planu sprzedaży Do zbudowania widoku na PLAN SPRZEDAŻY i weryfikację jego realizacji, wykorzystujemy obiekt Przegląd obiektów. W planie sprzedaży analizujemy pozycje z ofert. Plan sprzedaży tworzymy w oparciu o: - oferty o stanie Potwierdzona i Zaakceptowana, - data planowanego rozliczenia pozycji z oferty, - prawdopodobieństwo, które zmienia się z zależności na jakim etapie jest zadanie handlowe, - osobę odpowiedzialną za daną pozycję oferty. W Przeglądzie obiektów tworzymy widok na Pozycje ofert:
W drugim kroku definicji widoku ustawiamy odpowiedni filtr: Po zapisaniu okno definicji, możemy zobaczyć pozycje ofert w danym przedziale czasowym, które nie zostały jeszcze zafakturowane:
W zdefiniowanym widoku można dokonywać wszystkich operacji zgodnie z posiadanym przez użytkowników zestawem uprawnień. Dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy na nazwie wiersza w obszarze listy powoduje uruchomienie pełnej kartoteki oferty. Michał Żelichowski