Posejdon Instrukcja użytkownika 1
Spis treści Wstęp... 4 Logowanie do systemu... 4 Menu główne... 4 Uprawnienia... 5 Menu Sprzedaż... 5 Paragon... 5 Wybór towaru... 5 Wybór klienta.... 8 Podsumowanie... 8 Zatwierdzenie paragonu... 9 Podgląd wydruku... 9 Lista paragonów... 10 Drukowanie paragonów i faktur... 10 Wystawianie faktury do paragonu... 10 Korekta paragonu i faktury... 11 Lista faktur... 11 Menu Magazyn... 12 Stan magazynu... 12 Raport stanu IMEI... 12 Przyjęcia... 13 Zatwierdzenie dokumentu przychodowego... 13 Rozchody... 15 Inwentaryzacja... 15 Rozpoczęcie inwentaryzacji... 16 Spis z natury... 16 Zakończ inwentaryzację... 16 Anuluj inwentaryzację... 16 Wydruk spisu z natury... 16 Wydruk różnic... 17 Historia inwentaryzacji... 17 Menu Raporty... 17 Raport marży... 17 Raport rotacji... 18 2
Historia IMEI... 18 Listy kontrolne.... 19 Wystawienie paragonu... 19 Wystawienie faktury... 19 Korekta faktury... 19 Przyjęcie towaru... 19 Rozchód towaru... 19 3
Wstęp System Posejdon służy do obsługi sprzedaży i magazynu. Umożliwia wystawianie paragonów i faktur, oraz dokumentów magazynowych. Umożliwia śledzenie stanów magazynowych oraz wartości sprzedaży. Logowanie do systemu Uruchomienie programu wymaga podania loginu i hasła. Po prawidłowym zalogowaniu program wyświetli okienko z wyborem lokalizacji. Potwierdzenie wyboru lokalizacji otworzy menu główne systemu. Menu główne Okno główne programu składa się z sześciu przycisków oraz pola informacyjnego. W górnej części okna zawarta jest informacja o zalogowanym użytkowniku, wybranej lokacji, nazwę aktualnie wyświetlanego menu. Kliknięcie w poszczególne klawisze przenosi do podmenu, lub uruchamia okno z określoną funkcjonalnością. 4
Uprawnienia Dostęp do poszczególnych funkcjonalności systemu uzależniony jest od przyznanych użytkownikowi uprawnień. W przypadku braku uprawnień możliwość kliknięcia klawisza zostaje zablokowana. Menu Sprzedaż Menu sprzedaż zawiera funkcjonalności związane z obsługą sprzedaży. Paragon W celu wystawienia paragonu należy kliknąć przycisk Paragon w menu Sprzedaż (Menu główne -> Sprzedaż). Zostanie otwarte okno Paragon. Wybór towaru Aby dodać towar na paragon należy w polu Towar wpisać kod towaru, kod EAN w przypadku akcesoriów, lub numer IMEI w przypadku telefonów. Następnie należy zatwierdzić klawiszem Enter. Jeśli system rozpozna towar w polu Nazwa pojawi się nazwa towaru. UWAGA! W przypadku akcesoriów znajdujących się aktualnie na stanie salonu zamiast kodu EAN należy stosować kod SAP. 5
Drugim sposobem wyboru towaru na dokument jest wybór z listy. W tym celu należy kliknąć przycisk obok pola Towar. Kliknięcie otworzy okno z listą towarów, zawierające informacje o indeksie, nazwie towaru, ilości dostępnej i magazynie w jakim towar się znajduje. Listę towarów możemy ograniczyć wpisują fragment indeksu towaru w pole Indeks lub fragment nazwy w polu Nazwa i klikając przycisk Podświetlamy indeks który nas interesuje i klikamy przycisk Po wybraniu towaru kursor ustawia się w polu ilość. Domyślnie wpisana jest jedna sztuka. Naciśnięcie klawisza Enter spowoduje przejście do pola Cena. Tutaj wprowadzamy cenę towaru i naciskamy klawisz Enter. Spowoduje to przejście do przycisku Dodaj towar. Kolejne wciśnięcie klawisza Enter lub kliknięcie w przycisk Dodaj towar doda towar do paragonu. UWAGA! Wprowadzana cena towaru jest ceną jednostkową brutto. Przycisk Wyczyść powoduje powrót do wyboru towaru. W dolnej części okna znajdują się przyciski umożliwiające modyfikowanie pozycji paragonu. Ich działanie odnosi się do pozycji podświetlonej na liście w górnej części okna. Klawisz Zmień cenę umożliwia dodanie rabatu związanego z Programem 5 PLUS. W okienku Zmień cenę wpisujemy kwotę rabatu. 6
UWAGA! Należy wpisywać kwotę netto rabatu. UWAGA! Klawisz Zmień cenę może mieć inną funkcję w kolejnych wersjach programu. Klawisz Zmień ilość umożliwia poprawienie ilości na podświetlonej pozycji. Klawisz Usuń pozycję powoduje usunięcie podświetlonej pozycji z paragonu. Kliknięcie klawisz Serie powoduje otwarcie okna z listą numerów seryjnych(imei) dla podświetlonej pozycji paragonu. Numery seryjne dostępne są tylko dla telefonów. Wyboru numerów seryjnych można dokonać na dwa sposoby: klikając na liście Dostępne w interesujący nas numer a następnie klikając przycisk, lub wpisując w pole Numer seryjny i naciskając klawisz Enter. Wpisanie numeru można również wykonać przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Jeśli chcemy usunąć numer seryjny z dokumentu, zaznaczamy go na liście Wybrane i klikamy przycisk UWAGA! Ilość wybranych numerów seryjnych musi być zgodna z ilością wybraną w paragonie. System nie pozwoli zatwierdzić paragonu, jeśli ilość numerów nie zgadza się z ilością towaru na dokumencie. 7
Wybór klienta. Aby wystawić fakturę należy wybrać kartotekę klienta. Klikamy w przycisk środkowej części okna, dotyczącej kontrahenta. znajdujący się w Okno umożliwia nam dodanie nowego klienta oraz edycję już istniejącego wpisu. Wybór klienta odbywa się po kliknięciu przycisku Wprowadzanie nowego i edycja danych klienta odbywa się w okienku Kontrahent. Należy wypełnić wszystkie pola. Identyfikator klienta powstanie automatycznie, na podstawie pola NIP. W przypadku klientów indywidualnych pozostawiamy pole NIP puste, a system sam nada kolejny numer klienta. Zapisanie danych powoduje automatyczne dodanie klienta do paragonu. Klient może zostać dodany do paragonu, który nie będzie przekształcany do faktury. UWAGA! Kartoteka klientów jest wspólna dla wszystkich salonów. Klienci identyfikowani są po numerze NIP. Numer NIP nie może być edytowany. W przypadku pomyłki w numerze NIP należy założyć nową kartotekę klienta. Podsumowanie W części Podsumowanie wyświetlana jest informacja o aktualnej kwocie dokumentu oraz magazynie, z którego pochodzi towar wybrany na dokument. UWAGA! Na paragonie mogą znajdować się towary i usługi tylko z jednego magazynu. W części tej znajdują się również pola do wyboru fakturowania oraz sprzedaży ratalnej. 8
W przypadku sprzedaży ratalnej zaznaczamy pole Jeśli chcemy od razu wystawić fakturę zaznaczamy pole również wybrać klienta.. W takim przypadku musimy UWAGA! Nie można wystawiać faktur do sprzedaży ratalnej oraz sprzedaży z magazynów VMI i CP Jeśli chcemy zrezygnować z wystawienia dokumentu klikamy przycisk całkowite usunięcie dokumentu.. Spowoduje to Zatwierdzenie paragonu Zatwierdzenie paragonu wykonujemy przyciskiem. Po kliknięciu zostaje wyświetlone okienko z wyborem płatności. Należy je wypełnić zgodnie z deklaracją klienta. Przycisk Zatwierdź uaktywni się po rozpisaniu całej kwoty paragonu. Kliknięcie przycisku Anuluj spowoduje powrót do okna paragonu. Kliknięcie przycisku Zatwierdź spowoduje rozpoczęcie procedury weryfikacji i zatwierdzania paragonu. Jeśli procedura weryfikacji przebiegnie pomyślnie dokument zostaje zatwierdzony, a na ekranie wyświetlony zostaje podgląd wydruku dokumentu. Jeśli wystąpi błąd wyświetlony zostaje komunikat, a następnie program powraca do okna paragonu. Podgląd wydruku Okienko podglądu wydruku umożliwia wydrukowanie dokumentu, oraz eksport do formatów Word, Excel i PDF. 9
Lista paragonów Przycisk Lista Paragonów (Menu główne -> Sprzedaż -> Lista paragonów) otwiera okno z lista wystawionych paragonów. W oknie tym możliwe jest przekształcenie paragonu do faktury (jeśli wcześniej nie została wystawiona), oraz korekta paragonu. Drukowanie paragonów i faktur Okno Paragony umożliwia również wydruk dokumentów. W dolnej części okna znajdują się przyciski Drukuj dokument, Drukuj oraz Odśwież Przycisk Drukuj dokument wyświetla podglądu wydruku podświetlonego na liście paragonu. Przycisk Drukuj wyświetla podgląd wydruku aktualnie wyświetlanej listy paragonów. Przycisk Odśwież pobiera dane z serwera np. po zmianie zakresu dat. Wystawianie faktury do paragonu Jeśli chcemy wystawić fakturę do paragonu należy kliknąć przycisk Wystaw fakturę. Spowoduje to otwarcie okna Wybierz klienta. Postępuje analogicznie do wyboru klienta podczas wystawiania paragonu. UWAGA! Należy wskazać klienta, któremu wystawiamy fakturę nawet w przypadku, gdy jego dane znajdowały się na paragonie 10
Korekta paragonu i faktury Jeśli chcemy skorygować paragon zaznaczamy interesujący nas dokument na liście i klikamy przycisk Koryguj. Zostanie otwarte okno Paragon z pozycjami, które znajdowały się na korygowanym paragonie. W okienku mamy możliwość zmiany ceny i ilości (przyciski Zmień cenę i Zmień ilość). Pozostałe przyciski nie są aktywne. Po dokonaniu zmian należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Spowoduje to wyświetlenie podglądu wydruku korekty. UWAGA! Jeśli chcemy zrobić korektę całkowitą, zmieniamy ilości towarów na 0. UWAGA! Jeśli do paragonu została wystawiona faktura powstanie korekta faktury. Lista faktur Lista faktur (Menu główne -> Sprzedaż -> Lista faktur) otwiera okno z listą wystawionych faktur. Okno Faktury umożliwia wyświetlenie listy faktur wystawionych w zadanym okresie. Podobnie jak okno Paragony możliwe jest tu wydrukowanie dokumentu oraz wyświetlanej listy faktur. UWAGA! Jeśli faktura zostanie wydrukowana w innym dniu niż data wystawienia na wydruku pojawi się napis Duplikat z dnia 11
Menu Magazyn Menu magazyn zawiera funkcjonalności związane z obsługą magazynu. 1. Stan magazynu Kliknięcie przycisku Stan magazynu powoduje otwarcie okna z listą towarów, ilością i wartością znajdującą się w magazynie. Kliknięcie przycisku Drukuj spowoduje wyświetlenie podglądu wydruku raportu stanu magazynowego na dzień. UWAGA! Raport przedstawia stan magazynu na konkretny dzień. W dolnej części okienka wybieramy datę oraz magazyn. Domyślnie ustawiana jest bieżąca data. Raport stanu IMEI Raport przedstawia szczegółowe zestawienie telefonów znajdujących się na magazynie. Podobnie jak w przypadku raportu stanu magazynu, wybieramy datę i magazyn. Kliknięcie przycisku drukuj powoduje wyświetlenie podglądu wydruku raportu. 12
Przyjęcia W celu przyjęcia towaru na stan magazynu należy otworzyć okno Dokumenty przychodowe (Menu główne -> Magazyn -> Przychody) W dolnej części okna w filtrze ustawiamy zakres dat i klikamy w przycisk Odśwież. Pole Typ dokumentu pozwala na dodatkowe zawężenie ilości danych do określonego typu dokumentu np. wpisując w pole Typ dokumentu PW otrzymamy listę dokumentów PW, wpisując # otrzymamy listę dokumentów roboczych. Przycisk Drukuj powoduje wyświetlenie na ekran podglądu wydruku listy dokumentów przychodowych. Przycisk Drukuj dokument powoduje wyświetlenie podglądu wydruku dokumentu, który aktualnie jest podświetlony. Dokumenty przychodowe tworzone są automatycznie po zatwierdzeniu przesunięcia w systemie magazynowym Liberty. Utworzony dokument posiada status roboczy i tymczasowy numer zaczynający się od znaku #. Na liście dokumentów zaznaczony jest kolorem zielonym. Utworzenie dokumentu nie zmienia stanu magazynu. Stan zostanie zwiększony po zatwierdzeniu dokumentu. Zatwierdzenie dokumentu przychodowego Aby zatwierdzić dokument roboczy należy podświetlić go na liście dokumentów klikając, a następnie kliknąć przycisk Otwórz 13
W oknie Przyjęcie towaru nie możemy modyfikować danych. Do dyspozycji mamy przyciski Serie, Anuluj i Zatwierdź. Przycisk Anuluj powoduje zamknięcie okna bez zatwierdzenia dokumentu. Klikając przycisk Serie otwarte zostanie okno z listą numerów IMEI dla pozycji aktualnie podświetlonej na liście. Jeśli chcemy zatwierdzić dokument klikamy przycisk Zatwierdź. Dokument otrzymuje status Zatwierdzony, a towary, które się na nim znajdują wchodzą na stan magazynu. Dodatkowo nadawany jest numer dokumentu, a data dokumentu zmieniana na bieżącą. Po zatwierdzeniu zostaje wyświetlony podgląd wydruku dokumentu. 14
Rozchody Okno Dokumenty Rozchodowe zawiera listę dokumentów RW. Podobnie jak w oknie Przychody można tu filtrować dane po zakresie dat i typie dokumentu. Można również wydrukować dokument oraz listę dokumentów (przyciski Drukuj i Drukuj dokument). Klikając przycisk tworzymy nowy dokument rozchodowy Wybór towaru i wprowadzenie ilości odbywa się analogicznie jak w przypadku paragonu. Istniej możliwość zmiany ilości na już wprowadzonej pozycji. Dla telefonów wymagane jest przypisanie numerów IMEI (przycisk serie) UWAGA! Na dokumencie rozchodowym nie wprowadzamy cen Zatwierdzenie dokumentu następuje po kliknięciu przycisku Zatwierdź. Kliknięcie przycisku Anuluj powoduje usunięcie dokumentu Inwentaryzacja Menu inwentaryzacja zawiera funkcjonalność związaną z przeprowadzaniem inwentaryzacji 15
Rozpoczęcie inwentaryzacji Kliknięcie przycisku Rozpocznij inwentaryzację powoduje przejście systemu do trybu inwentaryzacji. UWAGA! Podczas inwentaryzacji zablokowana jest możliwość sprzedaży i operacji magazynowych Spis z natury Okienko spisu z natury służy do wprowadzania ilości zliczonych towarów. W pierwszym kroku w polu Indeks / nr seryjny / EAN należy wpisać kod towaru, kod EAN, lub w przypadku telefonów numer IMEI i nacisnąć przycisk Enter. Jeśli system rozpozna towar na liście Blokada ilości powoduje pominięcie kroku wpisywania ilości i domyślne przyjęcie wartości 1. Kliknięcie przycisku Wyczyść powoduje powrót do wyboru towaru. Kliknięcie przycisku Wprowadź dodaje wprowadzone wartości do spisu z natury i wyświetlenie ich na liście w dolnej części okienka. UWAGA! Jeśli została wprowadzona zbyt duża ilość towaru, można ja skorygować wpisując ten sam towar jeszcze raz z wartością ujemną. Zakończ inwentaryzację Kliknięcie powoduje zamknięcie inwentaryzacji i ustawienie jej statusu na zakończona. W przypadku wystąpienia różnic generowane są automatycznie dokumenty rozchodu i przychodu. Dokumenty znajdują się w oknach Przychody i Rozchody i posiadają status roboczy. Należy je zatwierdzić przed rozpoczęciem sprzedaży po inwentaryzacji. Anuluj inwentaryzację Klikniecie powoduje zamknięcie inwentaryzacji i ustawienie jej statusu na anulowany. Nie są generowane dokumenty różnicowe. Wydruk spisu z natury Wyświetla wydruk spisu z natury dla ostatniej inwentaryzacji. 16
Wydruk różnic Wyświetla raport różnic dla ostatniej inwentaryzacji Historia inwentaryzacji Kliknięcie w przycisk Historia inwentaryzacji otwiera okno, zawierające informacje o przeprowadzonych inwentaryzacjach. Możliwe jest filtrowanie z zadanego zakresu dat. Dla podświetlonej na liście inwentaryzacji możemy wydrukować dokumenty spisu z natury i różnic inwentaryzacyjnych. Menu Raporty Raport marży Raport marży przedstawia szczegółowe zestawienie z uwzględnieniem cen zakupu, sprzedaży i uzyskanej marży. Raport wymaga podania zakresu dat oraz zakresu indeksów towarowych. 17
UWAGA! Indeksy poszczególnych grup towarowych zaczynają się tą samą literą: A akcesoria T telefony C Cyfrowy Polsat S prepaid Raport rotacji Raport rotacji przedstawia zestawienie towaru będącego na stanie magazynu w podziale na przedziały czasowe zalegania na magazynie. Historia IMEI Raport pozwala na wyświetlenie historii operacji dla numeru IMEI lub historii operacji dla indeksu towarowego. UWAGA! W kolejnych wersjach programu historia indeksu towarowego przeniesiona będzie do oddzielnego raportu. 18
Listy kontrolne. Listy kontrolne są to listy operacji, które należy kolejno wykonać, aby wykonać jakiś proces. Wystawienie paragonu Otwarcie okna Paragon (Menu główne -> Sprzedaż -> Paragon) Wybranie towaru Wpisanie ilości Wpisanie ceny Wybór klienta Opcjonalnie wybór opcji faktura Opcjonalnie wybór opcji sprzedaż ratalna Zatwierdzenie paragonu Wystawienie faktury Otwarcie okna Lista paragonów (Menu główne -> Sprzedaż -> Lista Paragonów) Odnalezienie paragonu Kliknięcie przycisku Wystaw fakturę Wybranie klienta Wydruk faktury Korekta faktury Otwarcie okna Lista faktur (Menu główne -> Sprzedaż -> Lista faktur) Odnalezienie faktury Kliknięcie przycisku Koryguj Zmiana ilości lub wartości Zatwierdzenie korekty Wydruk dokumentu Przyjęcie towaru Otwarcie okna Przyjęcia(Menu główne -> Magazyn -> Przyjęcia) Odnalezienie dokumentu Kliknięcie przycisku otwórz Weryfikacja zawartości dokumentu Zatwierdzenie przyjęcia Rozchód towaru Otwarcie okna Rozchody(Menu główne -> Magazyn -> Rozchody) Kliknięcie przycisku Nowy Wybór towaru Wprowadzenie ilości Dodanie towaru do dokumentu Zatwierdzenie dokumentu 19