PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Rzymsko-Katolickiej Parafii pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu przy ul. Wolności 295. Kontrolę przeprowadziła: mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III. 0113/III-69/07 z dnia 21.06.2007r do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej. Kontrola została przeprowadzona w dniach od 25.06.2007r do 13.07.2007r/z przerwą w dniu 03.07.07 na szkolenie/ na podstawie Zarządzenia nr 31/2007 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 21.06.2007r. w sprawie przeprowadzenia kontroli i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrolę niniejszą wpisano do książki kontroli Parafii pod numerem 2. Była to druga kontrola finansowa w tej jednostce przeprowadzona z ramienia Urzędu Miejskiego w Będzinie. Poprzednia kontrola dotyczyła realizacji umowy SO-VIII/07163/16/1/03 z dnia 20 marca 2003r zawartej pomiędzy Gminą Będzin a Rzymsko - Katolicką Parafią pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu w okresie od 20 marca do 31 maja 2003r.W wyniku w/w kontroli wniosków pokontrolnych nie wydano. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres od 12.02.2007r do 10.07.2007r. Tematyka kontroli: Realizacja umowy SO- VIII/07163-1-12/07 z dnia 12.02.2007r zawartej między Gminą Będzin a Rzymsko - Katolicką Parafią p.w. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu. DANE OGÓLNE: Rzymsko - Katolicka Parafia pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu jest związkiem wyznaniowym istniejącym od około 600 lat. Misją Parafii jest prowadzenie działalności duszpasterskiej, dożywianie i wspieranie osób bezdomnych, bezrobotnych i skrajnie ubogich. Osobą zarządzającą Parafią jest ks. Proboszcz Kanonik Stanisław Wojtuszkiewicz, powołany na to stanowisko w dniu 23 maja 1991r. 1
Ustalenia kontroli W dniu 12.02.2007r pomiędzy Gminą Będzin zwaną Zleceniodawcą a Rzymsko-Katolicką Parafią p.w.św.katarzyny w Będzinie-Grodżcu zwaną Podmiotem została zawarta w formie pisemnej umowa nr SO.VIII.07163-1-12/07 o realizację zadania w zakresie pomocy społecznej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 12 marca 2004r o pomocy społecznej(dz.u.nr 64 poz.593 z póżn.zm.)polegającego na świadczeniu na rzecz osób wym.w art.3 ustawy usługi socjalnej,mającej na celu zapewnienie jednodaniowego gorącego posiłku osobom potrzebującym.umowa ta zawiera elementy określone w ustawie o pomocy społecznej.na realizację umownego zadania Gmina Będzin zgodnie z art.176 ustawy z dnia 30 czerwca 2005roku o finansach publicznych /Dz.U.nr 249 poz.2104 z póżn.zm./ udzieliła Parafii dotacji w wysokości 26.726,00zł z przeznaczeniem na zakup artykułów żywnościowych niezbędnych do przygotowania gorących posiłków w wysokości 25.502,00zł oraz na zakup materiałów,wyposażenia i środków czystości w wysokości 1.224,00zł. Termin wykonania umowy określono na okres od 12.02.2007r do 31.08.2007r.Jak wynika z wydruku konta 130-852-85295-2580 poz.ks.nr 1400 z dnia 16.02.2007r /dot.ewidencji księgowej UM Będzin/Zleceniodawca całość dotacji przekazał Parafii w dniu 16.02.2007r Parafia pw.św.katarzyny zapewniła warunki lokalowe odpowiednie do realizowanego zadania - posiada kuchnię oraz salę do wydawania posiłków. Parafia prowadzi imienne listy osób korzystających z gorących posiłków na których osoby swoim podpisem potwierdzają skorzystanie z posiłku.z tych list wynika iż jadłodajnia prowadzona przez Parafię św.katarzyny średnio dziennie wydaje osobom potrzebującym około 100 posiłków. Na drzwiach wejściowych do jadłodajni została wywieszona informacja o godzinach otwarcia placówki. Wewnątrz pomieszczenia w miejscu widocznym zamieszczono informację, iż zadanie realizowane w zakresie objętym dotacją jest dotowane ze środków budżetu Gminy Będzin. W trakcie kontroli weryfikacji poddano następujące oryginały dowodów księgowych /posiadających klauzule zgodne z &2 ust.2 pkt.e przedmiotowej umowy/ dokumentujących poniesione w okresie od 12.02.07 do 10.07.2007r wydatki na zakup żywności,materiałów i wyposażenia oraz środków czystości zgodnie z przedstawionym rejestrem dowodów zakupu towarów: Wydatki na artykuły żywnościowe niezbędne do przygotowania gorących posiłków zrealizowano w kwocie 22.095,16zł,należności regulowano gotówką. 1.Fra VAT oryginał nr 1694 z dnia 14.02.2007 na kwotę 105,83zł poz.ks.1 2.-R-k oryginał nr 1/07 z dnia 16.02.2007 na kwotę 578,00zł poz.ks.2 3.Fra VAT oryginał nr 0/0/0009/048025 z dnia 17.02.2007 na kwotę 100,21zł poz.ks.4 4.Fra VAT oryginał nr 05-038-00001124 z dnia 17.02. 2007 na kwotę 101,72zł poz.ks.5 5.Fra VAT oryginał nr 0/0/0010/049004 z dnia 18.02.2007 na kwotę 150,32zł poz.ks.6 6.R-k oryginał nr 2/07 z dnia 19.02. 2007 na kwotę 564,75zł poz.ks.7 7.Fra VAT oryginał nr 177051000671 z dnia 20.02. 2007 na kwotę 155,78zł poz.ks.1 0 8.R-k oryginał nr 3/07 z dnia 22.02. 2007 na kwotę 410,00zł poz.ks.11 9.Fra VAT oryginał nr 6733 z dnia 22.02. 2007 na kwotę 77,24zł poz.ks.12 10.R-k oryginał nr 4/07 z dnia 23.02. 2007 na kwotę 592,25zł poz.ks.1 3 2
11.R-k oryginał nr 5/07 z dnia 26.02. 2007 na kwotę 401,25zł poz.ks.16 12.Fra VAT oryginał nr 0/0/009/058017 z dnia 27.02. 2007 na kwotę 131,17zł poz.ks.17 13.R-k oryginał nr 7/07 z dnia 02.03. 2007 na kwotę 360,46 zł poz.ks.19 14.Fra VAT oryginał nr 177065005821 z dnia 06.03. 2007 na kwotę 92,30 zł poz.ks.20 15.R-k oryginał nr 8/07 z dnia 07.03. 2007 na kwotę 374,00 zł poz.ks.22 16.Fra VAT oryginał nr 05-017-00002821 z dnia 09.03.2007 na kwotę 118,60 zł poz.ks.23 17.Fra VAT oryginał nr 0/0/0013/068017 z dnia 09.03.2007 na kwotę 12,48 zł poz.ks.24 18.R-k oryginał nr 9/07 z dnia 12.03. 2007 na kwotę 589,12 zł poz.ks.26 19.R-k oryginał nr 10/07 z dnia 15.03. 2007 na kwotę 324,05 zł poz.ks.27 20.R-k oryginał nr 11/07 z dnia 14.03. 2007 na kwotę 582,00 zł poz.ks.28 21.Fra VAT oryginał nr 2722 z dnia 14.03. 2007 na kwotę 97,19 zł poz.ks.29 22.Fra VAT oryginał nr 9294 z dnia 14.03. 2007 na kwotę 95,13 zł poz.ks.30 23.R-k oryginał nr 13/07 z dnia 20.03.2007 na kwotę 550,38 zł poz.ks.33 24.Fra VAT oryginał nr 177082002931 z dnia 23.03.2007 na kwotę 165,22 zł poz.ks.34 25.Fra VAT oryginał nr 3227 z dnia 27.03.2007 na kwotę 38,19 zł poz.ks.35 26.R-k oryginał nr 14/07 z dnia 03.04.2007 na kwotę 664,50 zł poz.ks.36 27.R-k oryginał nr 15/07 z dnia 04.04.2007 na kwotę 744,80 zł poz.ks. 37 28.R-k oryginał nr 16/07 z dnia 04.04.2007 na kwotę 847,00 zł poz.ks.38 29.Fra VAT oryginał nr 177094001381 z dnia 04.04.2007 na kwotę 46,12 zł poz.ks.39 30.R-k oryginał nr 17/07 z dnia 12.04.2007 na kwotę 463,04 zł poz.ks.40 31.Fra VAT oryginał nr 177103000641 z dnia 13.04.2007 na kwotę 127,78zł poz.ks.43 32.Fra VAT oryginał nr 177108003361 z dnia 18.04.2007 na kwotę 160,46 zł poz.ks.45 33.Fra VAT oryginał nr 14366 z dnia 24.04.2007 na kwotę 113,16 zł poz.ks.46 34. Fra VAT oryginał nr 0/0/0005/114013 z dnia 24.04.2007 na kwotę 87,72 zł poz.ks.47 35. Fra VAT oryginał nr 0/0/0012/117008 z dnia 27.04.2007 na kwotę 618,37 zł poz.ks.49 36. Fra VAT oryginał nr 0/0/0010/117091 z dnia 27.04.2007 na kwotę 38,36 zł poz.ks. 53 37. Fra VAT oryginał nr 0/0/0017/121027 z dnia 01.05.2007 na kwotę 162,16 zł poz.ks. 54 38. Fra VAT oryginał nr 177122002251 z dnia 02.05.2007 na kwotę 503,98 zł poz.ks. 55 39. Fra VAT oryginał nr 15760 z dnia 07.05.2007 na kwotę 66,43 zł poz.ks.58 40. Fra VAT oryginał nr 469/2007 z dnia 07.05.2007 na kwotę 43,14 zł poz.ks.59 41. Fra VAT oryginał nr 4667 z dnia 08.05.2007 na kwotę 94,06 zł poz.ks.60 42. R-k oryginał nr 19/07 z dnia 10.05.2007 na kwotę 492,00 zł poz.ks.61 43. Fra VAT oryginał nr 177130024811 z dnia 10.05.2007 na kwotę 119,25 zł poz.ks.62 44. R-k oryginał nr 20/07 z dnia 15.05.2007 na kwotę 746,42 zł poz.ks.64 45. Fra VAT oryginał nr 493/2007 z dnia 14.05.2007 na kwotę 43,14 zł poz.ks.65 46. Fra VAT oryginał nr 0/0/0015/139003 z dnia 19.05.2007 na kwotę 199,69 zł poz.ks.66 47. R-k oryginał nr 21/07 z dnia 21.05.2007 na kwotę 645,00 zł poz.ks.68 48. Fra VAT oryginał nr 177141016611 z dnia 21.05.2007 na kwotę 125,09 zł poz.ks.69 49. Fra VAT oryginał nr 517/2007 z dnia 21.05.2007 na kwotę 43,14 zł poz.ks.70 50. Fra VAT oryginał nr 177144013641 z dnia 24.05.2007 na kwotę 57,50 zł poz.ks.71 51. Fra VAT oryginał nr 18447 z dnia 28.05.2007 na kwotę 79,57 zł poz.ks.74 52. Fra VAT oryginał nr 5434 z dnia 28.05.2007 na kwotę 121,85 zł poz.ks.75 53. Fra VAT oryginał nr 0/0/0007/148034 z dnia 28.05.2007 na kwotę 101,98 zł poz.ks.76 54. Fra VAT oryginał nr 540/2007 z dnia 28.05.2007 na kwotę 41,43 zł poz.ks.77 55. Fra VAT oryginał nr 0/0/0020/151/025 z dnia 31.05.2007 na kwotę 90,88 zł poz.ks.79 3
56. Fra VAT oryginał nr 177152013501 z dnia 01.06.2007 na kwotę 34,03zł z dotacji poz.ks.80 57. Fra VAT oryginał nr 5625 z dnia 01.06.2007 na kwotę 55,45 zł poz.ks.81 58. R-k oryginał nr 18/07 z dnia 02.06.2007 na kwotę 492,00 zł poz.ks.83 59. Fra VAT oryginał nr 582/2007 z dnia 04.06.2007 na kwotę 75,93 zł poz.ks.85 60. Fra VAT oryginał nr 177159005581 z dnia 06.06.2007 na kwotę 43,76 zł poz.ks.86 61. R-k oryginał nr 21/05/07 z dnia 08.06.2007 na kwotę 482,78 zł poz.86a 62. Fra VAT oryginał nr 177163000271 z dnia 12.06.2007 na kwotę 192,56 zł poz.ks.87 63. R-k oryginał nr 20/07 z dnia 12.06.2007 na kwotę 1.106,50 zł poz.ks.88 64. R-k oryginał nr 22/07 z dnia 18.06.2007 na kwotę 744,80 zł poz.ks.89 65. Fra VAT oryginał nr 599/2007 z dnia 18.06.2007 na kwotę 43,14 zł poz.ks.90 66. Fra VAT oryginał nr 177170004651 z dnia 19.06.2007 na kwotę 102,67 zł poz.ks.92 67. R-k oryginał nr 23/07 z dnia 22.06.2007 na kwotę 664,50 zł poz.ks.93 68. R-k oryginał nr 24/07 z dnia 24.06.2007 na kwotę 553,00 zł poz.ks.94 69. Fra VAT oryginał nr 616/2007 z dnia 25.06.2007 na kwotę 43,14 zł poz.ks.95 70. R-k oryginał nr 23/06/07 z dnia 26.06.2007 na kwotę 496,00zł poz.96 71. Fra VAT oryginał nr 0/0/0005/178010 z dnia 27.06.2007 na kwotę 56,12 zł poz.ks.97 72. Fra VAT oryginał nr 177178000421 z dnia 27.06.2007 na kwotę 131,77 zł poz.ks.99 73. Fra VAT oryginał nr 05-050-00003619 z dnia 27.06.2007 na kwotę 349,81 zł poz.ks.100 74. R-k oryginał nr 24w/07 z dnia 03.0.7.2007 na kwotę 235,00 zł poz.ks.101 75. Fra VAT oryginał nr 632/2007 z dnia 02.07.2007 na kwotę 43,14 zł poz.ks.102 76. Fra VAT oryginał nr 177186001891 z dnia 05.07.2007 na kwotę 90,18zł zł poz.ks.103 77. R-k oryginał nr 24/07/07 z dnia 03.07.2007 na kwotę 738,50zł poz.104 78. F-ra Vat oryginał nr 644/2007 z dnia 09.07.2007 na kwotę 43,14zł poz.105 79. R-k oryginał nr 26/07 z dnia 09.07.2007 na kwotę 403,75zł poz.105a 80. R-k oryginał nr 25/07z dnia 10.07.2007 na kwotę 300,00zł poz.106 81. Fra VAT oryginał nr 177191005731 z dnia 10.07.2007 na kwotę 117,83zł poz.107 Podmiot prowadził rejestr przychodu i rozchodu artykułów żywnościowych dla każdego zakupionego ze środków dotacji artykułu osobno ; na podstawie /posiadających pieczątkę Parafii św.katarzyny w Będzinie przy ul.wolności 295/kart magazynowych od nru 1 do nru 107dot.artykułów żywnościowych - stwierdzono iż wszystkie zakupione artykuły żywnościowe zgodnie z w/w fakturami zostały wprowadzone na stan magazynu w dniu oraz w ilości zgodnej z fakturą a następnie zużywane odpowiednio do przygotowywanego posiłku. Wydatki na zakup niezbędnych materiałów i wyposażenia oraz środków czystości wykonano w kwocie 1.224,00zł,należności regulowano gotówką. 1. Fra VAT oryginał nr 0/0/0009/948026 z dnia 17.02.2007 na kwotę 76,05zł poz.ks.3 2. R-k oryginał nr 6/07 z dnia 20.02.2007 na kwotę 610,50zł poz.ks.8 3. R-k oryginał nr 6A/07 z dnia 20.02.2007 na kwotę 307,40zł poz.ks.9 4. Fra VAT oryginał nr 0/0/0017/054018 z dnia 23.02. 2007 na kwotę 14,74zł poz.ks.1 4 5. Fra VAT oryginał nr 0/0/0017/054016 z dnia 23.02. 2007 na kwotę 143,95zł poz.ks.1 5 6. Fra VAT oryginał nr 0/0/0009/058018 z dnia 27.02. 2007 na kwotę 29,13zł poz.ks.1 8 7. Fra VAT oryginał nr 177065005941 z dnia 06.03. 2007 zaliczono z dotacji kwotę 42,23 zł poz.ks.21 Podmiot prowadził rejestr przychodu i rozchodu środków czystości oraz wyposażenia dla każdego zakupionego ze środków dotacji artykułu osobno,stwierdzono iż wszystkie zakupione środki czystości i artykuły wyposażeniowe zgodnie z w/w fakturami zostały wprowadzone na stan magazynu w dniu oraz w ilości zgodnej z fakturą a następnie rozchodowane i zużyte w ilości 4
zakupionej.wydatki na zakup niezbędnych materiałów i wyposażenia oraz środków czystości zostały poniesione w kwocie umownej, zgodnie z przeznaczeniem,terminowo.do rozliczenia uwag nie wniesiono Zgodnie z &2 ust.2 przedmiotowej umowy Podmiot zobowiązany jest do wyodrębnienia ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację zadania umownego -stwierdzono iż dla środków otrzymanych na realizację przedmiotowej umowy Podmiot prowadzi ewidencje: stanu oraz obrotów środków na rachunku bankowym oraz stanu i obrotów gotówki podjętej z rachunku bankowego do kasy Parafii.Stwierdzono że na karcie kontowej służącej do ewidencji otrzymanych w celu realizacji przedmiotowej umowy środków na rachunku bankowym niektóre zapisy nie są zgodne z przedstawionymi wyciągami bankowymi - z wyciągu bankowego nr2 wynika iż na rachunku bankowym na który wpłynęły środki z dotacji UM/tj.na rachunku wyodrębnionym tylko do rozliczeń przedmiotowej umowy zgodnie z &1 ust.5 umowy /występuje saldo początkowe w kwocie 11,38zł, salda tego nie ujęto na karcie kontowej służącej do ewidencji środków na rachunku bankowym.wyjaśnienie tej kwestii przez Pełnomocnika stanowi załącznik nr1.ponadto z wyciągów bankowych nr2,3,4 wynika iż z rachunku bankowego na który wpłynęła dotacja z UM B-n Bank pobierał opłaty za obsługę tego rachunku, ponieważ w przedmiotowej umowie brak jest zapisu o możliwości pokrywania z dotacji UM opłat związanych z obsługą rachunku bankowego zatem powyższy wydatek nie jest związany z realizacją przedmiotowej umowy. Ponadto z wyciągu bankowego nr 3 str.2 wynika iż w dniu 20.02.2007r z rachunku bankowego na który wpłynęła dotacja /zgodnie z umową służącego tylko do obsługi przedmiotowej umowy/pomyłkowo zrealizowano wydatek nie dotyczący przedmiotowej umowy w kwocie 181,02zł.W związku z powyższymi wydatkami realizowanymi z rachunku bankowego przeznaczonego tylko do realizacji przedmiotowej umowy a nie związanymi z realizacją tej umowy stan konta w dniu 17.04.2007 wynosił 80,49zł/wb nr 4 z dnia 17.04.2007r/ a winien wynosić 287,13zł.Wyjaśnienie tej kwestii stanowi załącznik nr2.w dniu 17.07.2007r Pełnomocnik dokonał wpłaty na rachunek bankowy przeznaczony do obsługi przedmiotowej umowy brakującej kwoty w wysokości 207,14zł.kserokopia wpłat stanowi załącznik nr 3.Ewidencja obrotów gotówki podjętej do kasy jest zgodna z wyciągami bankowymi oraz z wydatkami dokonanymi w formie gotówkowej w celu realizacji umowy. Zgodnie z wyjaśnieniem pisemnym Pełnomocnika,stanowiącym załącznik nr 11, Parafia św.katarzyny nie prowadzi rejestru osób skierowanych przez MOPS na korzystanie z posiłków ponieważ żadna z osób korzystających z posiłków nie dostarczyła takiego skierowania. Jak wynika z dostarczonych wyciągów bankowych dot.rachunku przeznaczonego do rozliczeń przedmiotowej umowy odsetki od przekazanych środków przez Zleceniodawcę w celu realizacji umowy nie wpłynęły.zgodnie z oświadczeniem Pełnomocnika,stanowiącym załącznik nr 4, przy realizacji umowy nie uzyskano przychodów,których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji. Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załączniki od nr 1 do nru 11 stanowią integralną część protokołu. 1.załącznik nr 1-wyjaśnienie Pełnomocnika dot.salda początkowego na r-ku bankowym 2.załącznik nr 2-wyjaśnienie Pełnomocnika dot.mylnego wydatku 3.załącznik nr 3 -kserokopia dowodów wpłat kwoty 207,14zł 4.załącznik nr 4 -oświadczenie Pełnomocnika dot.braku przychodów 5.załącznik nr 5 - kserokopia karty stanu środków na r-ku bankowym ewidencja Parafii 6.załącznik nr 6 -kserokopia karty kontowej konta 100 ew.parafii 7.załącznik nr 7 -kserokopia wyciągów bankowych nr 2,3,4 konta przeznaczonego do rozliczeń umowy 8.załącznik nr 8 -kserokopia kart magazynowych o nrach1w,2w,3w,4w,5w oraz kart dot.śr.czystościowych od nr 1 do nr 13. 5
9.załącznik nr 9 -wydruk z konta 130-852-85295-2580 poz.ks.1400 ew.um B-n 10.załącznik nr 10 - wyjaśnienie Pełnomocnika dot.podjęcia gotówki z r-ku 11.załącznik nr 11 - wyjaśnienie Pełnomocnika dot.rejestru osób skierownych przez MOPS Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach,z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości na bieżąco omawiano z zainteresowanymi osobami. Ksiądz Proboszcz Kanonik Stanisław Wojtuszkiewicz został poinformowany o prawie podpisania niniejszego protokołu : z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści Będzin dnia 25.07.2007r Strona kontrolowana Rzymsko - Katolicka Parafia pw. św. Katarzyny w Będzinie - Grodźcu Strona kontrolująca Halina Taratuta - Palimąka Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej 6