Znak sprawy S JA WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Znak sprawy S JA WYSTĄPIENIE POKONTROLNE z ustaleń dokonanych w trakcie kontroli w trybie zwykłym, przeprowadzonej w dniu 24 czerwca 2015 r., zadania objętego dofinansowaniem w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH realizowanym w roku 2014, na podstawie umowy Nr 154/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: SŁAN S.B. Sławomir Błoch, ul. Długosza 14, Choszczno Termin przeprowadzenia czynności kontrolnych: 24 czerwca 2015 r. Czynności kontrolne zostały przeprowadzone przez zespół inspektorów Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w składzie: Jacek Araś Kierownik Oddziału osoba kierująca zespołem, Małgorzata Kruszewska starszy inspektor wojewódzki, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 6/2015 z dnia 11 czerwca 2015 r., wydanego przez Wojewodę Zachodniopomorskiego. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono na podstawie: - art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), - 8 Umowy Nr 154/S4/M2/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. zawartej w sprawie udzielenia wsparcia finansowego na realizację zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch, realizowanym w roku 2014, i w ogłoszeniu konkursowym OTWARTY KONKURS OFERT NA FINANSOWE WSPIERANIE ZADAŃ ZAKRESU ROZWOJU INSTYTUCJI OPIEKI NAD DZIEĆMI W WIEKU DO LAT 3 MALUCH - edycja 2014 W ROKU 2014 Moduł 3. Imię i Nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej: 1. Sławomir Błoch Właściciel firmy SŁAN S.B. Sławomir Błoch. Okres objęty kontrolą: Od dnia 01 stycznia 2014 r. do dnia przeprowadzenia kontroli w 2015 r. Miejsce kontroli: Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki kontrolowanej tj.: SŁAN S.B. Sławomir Błoch, ul. Długosza 14, Choszczno, Niepubliczny Żłobek nr 1 ANCYMONEK. Uczestnicy kontroli udzielający informacji i wyjaśnień ze strony Beneficjenta: 1. Agnieszka Błoch Dyrektor Niepublicznego Żłobka nr 1 ANCYMONEK. Strona 1 z 7

2 Adnotacja o wpisie do książki kontroli: Kontrolę wpisano do Książki kontroli firmy BŁOCH Sławomir SŁAN S.B., pod numerem 2, w dniu 24 czerwca 2015 r. Przedmiot kontroli: Realizacja zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch realizowanym w roku 2014, zgodnie z Umową Nr 154/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Cel kontroli: Cel główny: sprawdzenie prawidłowości realizacji i rozliczenia zadania objętego dofinansowaniem na podstawie Umowy Nr 154/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Cel szczegółowy (priorytetowy): Sprawdzenie zgodności realizacji dofinasowanego zadania z założeniami Resortowego programu Maluch edycja 2014 moduł 3 w zakresie obniżania przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki. Sprawdzenie dochowania minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych na podstawie Umowy Nr 154/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Zakres kontroli: 1. Wykonanie zadania pod względem merytorycznym i jego zgodność z przedstawioną przez Beneficjenta ofertą i sprawozdaniem z realizacji zadania, w tym: a. prawidłowość wykorzystania środków finansowych w zakresie obniżania przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki, b. zgodność ponoszonych wydatków kwalifikowalnych z planowanym przeznaczeniem, c. terminowość realizacji zadania oraz złożenia rozliczenia końcowego, d. wpis placówki do rejestru gminy i termin uruchomienia, e. dochowanie minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat Finansowe rozliczenie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa przekazanej w 2014 r. na realizację zadania, w tym: a. prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych w ramach dotacji celowej oraz wydatków z nich dokonywanych, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, b. posiadanie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, c. terminowość wykorzystania i zwrotu dotacji. Strona 2 z 7

3 Opis ustaleń kontroli, ze wskazaniem podstaw prawnych dokonanych ustaleń. W wyniku sprawdzenia realizacji zadania na podstawie i zgromadzonych akt kontroli, ocenia się realizację przedmiotowego projektu pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. Ocena ogólna zawiera następujące oceny cząstkowe: 1) pozytywna z uchybieniami pod względem merytorycznym i zgodności z przedstawioną przez Beneficjenta ofertą i złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania, 2) pozytywna, mimo stwierdzonych nieprawidłowości pod względem finansowego rozliczenia dotacji z rezerwy celowej na realizację zadania. Wskazane powyżej oceny zostały oparte na następujących ustaleniach. 1. Na ogłoszony przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej konkurs w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch, Beneficjent SŁAN S.B. Sławomir Błoch złożył ofertę, która wpłynęła do Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie (czyt. dalej: WSS ZUW w Szczecinie) w dniu r. W dniu r. wpłynęło do WSS ZUW w Szczecinie oświadczenie o przyjęciu dotacji, oświadczenie o braku możliwości odzyskania podatku VAT od poniesionych w ramach realizacji zadania kosztów kwalifikowalnych, uaktualniona oferta konkursowa zgodna z przyznaną dotacją, uaktualniony kosztorys szczegółowy realizacji zadania zgodny z przyznaną dotacją. Kosztorys przewidywał do poniesienia w 2014 r. wydatki kwalifikowalne na: wynagrodzenia pracowników, opłaty za media, zakupy materiałów biurowych, wyżywienia i środków czystości na łączną kwotę ,00 zł. W dniu r. podpisano Umowę Nr 154/S4/M3/2014 na realizację zadania. Termin realizacji zadania ustalono od r. do r. Dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem tj.: 1. Obniżanie przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki zgodnie z zapisami 1 ust. 13 umowy Nr 154/S4/M3/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. 2. Pokrywanie wydatków kwalifikowalnych związanych z bieżącym utrzymaniem miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 w zakresie: - wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi, - opłaty za media, - zakupy materiałów biurowych, - wyżywienie dzieci, - zakupy środków czystości. Na potwierdzenie poniesionych wydatków beneficjent przedstawił oryginały dokumentów: 1. Paragony fiskalne (raporty miesięczne) potwierdzające wnoszone opłaty przez rodziców. 2. Dowody wypłaty KW potwierdzające przekazywanie przez Beneficjenta środków z uzyskanej w ramach programu dotacji wszystkim rodzicom. 3. Listy płac za okres styczeń grudzień 2014 r. 4. Faktury dokumentujące opłaty za media zakupy: materiałów biurowych, produktów żywnościowych, środków czystości. Strona 3 z 7

4 W dniu przeprowadzenia kontroli tj. 24 czerwca 2015 r. Beneficjent okazał oryginały dokumentów potwierdzające wniesienie przez rodziców opłat za pobyt dzieci w Niepublicznym Żłobku nr 1 ANCYMONEK w okresie styczeń grudzień 2014 r. W wyniku przeprowadzonej analizy przedstawionych do kontroli dowodów wpłat (wydruki z kasy fiskalnej paragony fiskalne) kontrolujący potwierdzili zgodność ogólnych kwot wpłaconych przez rodziców z rozliczeniami dotacji za miesiąc poprzedni, na podstawie faktycznej liczby dzieci uczęszczających do żłobka jakie zostały przekazane do WSS ZUW w Szczecinie za miesiące styczeń grudzień 2014 r. Jednocześnie podczas czynności kontrolnych stwierdzono brak możliwości szczegółowego przyporządkowania, na podstawie przedstawionych paragonów fiskalnych, wnoszonych przez rodziców opłat z konkretnym nazwiskiem. Beneficjent przekazał uprawnionym rodzicom środki z uzyskanej w ramach programu dotacji za wszystkie dzieci w formie wypłat gotówkowych potwierdzonych dokumentami KW. Powyższe powoduje prawidłowe wykonanie zapisów 1 ust. 13 umowy Nr 154/S4/M3/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. (dowód: akta kontroli od str. nr 15 do str. nr 38) Na podstawie Statutu Niepublicznego Żłobka nr 1 ANCYMONEK mieszczącego się w Choszcznie przy ul. Długosza 14 oraz Regulaminu Organizacyjnego Niepublicznego Żłobka nr 1 ANCYMONEK w Choszcznie stwierdzono, że instytucja prowadzona jest w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Żłobek wykonuje zadania dotyczące opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r., poz.1457). Nadzór nad instytucją w zakresie warunków i jakości świadczonej opieki sprawuje Burmistrz Miasta Choszczno. (dowód: akta kontroli od str. nr 39 do str. nr 50) Wpis Żłobka do rejestru żłobków i klubów dziecięcych prowadzonego przez Burmistrza Choszczna, dokonano w dniu r. W roku 2014 w żłobku funkcjonowała jedna grupa 25 dzieci dofinansowywana w ramach Programu MALUCH. Na dzień kontroli zapisanych wg listy obecności było 25 dzieci, a w placówce przebywało 18 dzieci. Przed uzyskaniem wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych została przeprowadzona kontrola w zakresie ochrony przeciwpożarowej przez Komendę Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Choszcznie wynik kontroli pozytywny. W okresie objętym kontrolą w siedzibie żłobka zostały przeprowadzone kontrole sanitarne przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Pyrzycach z wynikami pozytywnymi. Ww. fakty potwierdzają prawidłowe dochowywanie przez beneficjenta minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych na podstawie Umowy Nr 154/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. (dowód: akta kontroli od str. nr 51 do str. nr 96) Strona 4 z 7

5 Pierwotna wersja sprawozdania z realizacji zadania sporządzona r. wpłynęła do WSS ZUW w Szczecinie w dniu r. W dniu r. Beneficjent złożył do WSS ZUW w Szczecinie korektę sprawozdania z realizacji zadania. W trakcie kontroli w dniu 24 czerwca 2015 r. stwierdzono niezgodności informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania ze stanem faktycznym. W związku z powyższym Beneficjent przedłożył kontrolującym korektę sprawozdania z realizacji zadania wraz z wyjaśnieniami. (dowód: akta kontroli od str. nr 97 do str. nr 130) 2. Na podstawie Umowy Nr 154/S4/M3/2014 zawartej w dniu 29 lipca 2014 r., przyznana została dotacja przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w ramach działu Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej, rozdziału Żłobki, Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych. w łącznej kwocie ,00 zł. Dotacja została przekazana na rachunek Żłobka w czterech transzach: - 19 września 2014 r. kwotę zł, - 13 października 2014 r. kwotę zł, - 10 listopada 2014 r. kwotę zł, - 11 grudnia 2014 r. kwotę zł. (dowód: akta kontroli od str. nr 131 do str. nr 132) Pracownicy kontrolowanej jednostki przygotowali dokumenty księgowe potwierdzające wydatki objęte umową, z których kontrolujący dokonali wyboru 22 dowodów księgowych - faktury VAT, listy płac, dokumenty DRA. Powyższe dokumenty zostały opisane, i zaksięgowane. Jednostka księgowość prowadzi w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W księdze nie było oznaczonych faktur, które dotyczyłyby wydatków kwalifikowanych. Nie spełniono wymogów wyodrębnionej ewidencji księgowej, o którym mowa w 1 pkt. 12 umowy. Dokumenty finansowe posiadają prawidłowe opisy wskazujące źródło pochodzenia środków finansowych, jednakże niektóre dokumenty zostały opisane po niewłaściwej stronie. Wszelkie opisy dokumentów księgowych wskazujące źródła pochodzenia środków finansowych powinny być dokonane na ich odwrocie. Ustalenia te dokonano na podstawie okazanych oryginałów dowodów księgowych. Do akt kontroli dołączono podatkową księgę przychodów i rozchodów, rejestr zakupów i listy płac. (dowód: akta kontroli od str. nr 133 do str. nr 268) Strona 5 z 7

6 Na listach płac w opisach na odwrocie dokumentów dokonywano korekt dotyczących wkładu własnego lub innych źródeł, skreśleń dokonano w sposób prawidłowy poprzez skreślenie niewłaściwie napisanej liczby, w sposób pozwalający odczytać liczbę pierwotną, i wpisano liczbę właściwą. Poprawki dokonane na listach płac nie zostały potwierdzone datą i podpisem osoby dokonującej poprawki w sposób pozwalający na jej identyfikację. Naruszono w ten sposób 12 pkt. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2014 r. poz. 1037). Korekty na listach płac zmniejszyły kwoty wkładu własnego, jednakże to zmniejszenie nie miało wpływu na prawidłowość wydatkowanych środków. Beneficjent przekazał w trakcie kontroli skorygowane sprawozdanie, w którym ujęto mniejszy udział środków własnych w realizacji zadania wraz z wyjaśnieniami. Konieczność skorygowania sprawozdania nie miała wpływu na prawidłowość realizacji i rozliczenia zadania objętego dofinansowaniem. W trakcie kontroli spośród dokumentów wytypowanych do kontroli na fakturze Nr FP00910/11/14 z dnia 10 listopada 2014 r., dokonano korekty danych nabywcy długopisem, czym naruszono 12 pkt. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2014 r. poz. 1037), który wprowadza zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek na fakturach. Korekta może być dokonana tylko jako dowód korygujący (nota). Zapłaty za fakturę, o której mowa dokonano 9 marca 2015 r., natomiast w sprawozdaniu z wykonania zadania wykazano datę 12 listopada 2014 r. Należy stwierdzić, że złożone sprawozdanie jest nierzetelne, a przedmiotowa faktura, nie powinna być ujęta w sprawozdaniu. Beneficjent dostarczył pocztą elektroniczną 10 lipca 2015 r. notę z dnia r. korygującą błędne dane nabywcy na fakturze Nr FP00910/11/14 z dnia 10 listopada 2014 r. (dowód: akta kontroli od str. nr 269 do str. nr 276) W aktach kontroli ujęto zestawienie skontrolowanych dowodów księgowych (tabela nr 1) (dowód: akta kontroli od str. nr 277 do str. nr 278) Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i w jednym egzemplarzu przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej odpowiedzialnej za realizację zadania. Do ustaleń kontroli nie wniesiono zastrzeżeń. Strona 6 z 7

7 W związku z ujawnionymi nieprawidłowościami, opisanymi w punktach 1 i 2 wystąpienia pokontrolnego, zalecam: 1. Utworzyć ewidencję przyporządkowującą paragony fiskalne potwierdzające wnoszone przez rodziców opłaty za pobyt dziecka w żłobku z konkretnym nazwiskiem wpłacającego. 2. Rzetelnie sporządzić sprawozdanie z realizacji zadania oraz złożyć jego korektę. 3. Wydzielić ewidencję księgową dla zadania w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. 4. Wszelkie opisy dokumentów księgowych wskazujące źródła pochodzenia środków finansowych oraz dokonywanie korekt w opisach wykonywać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), proszę o poinformowanie Wojewody Zachodniopomorskiego o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Informacje w powyższym zakresie należy przekazać do Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie.... (Podpis i pieczątka kierownika jednostki kontrolującej lub osoby upoważnionej) Strona 7 z 7