NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w POZNANIU 61-662 Poznań, ul. DoŜynkowa 9H 16/20 (61) 64 63 800, fax (61) 64 63 801 Poznań, dnia 14 września 2007 r. P/07/127 LPO-41019-1-2007 Pan Jerzy Zaremba Dyrektor Zakładu Poprawczego w Trzemesznie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu skontrolowała Zakład Poprawczy w Trzemesznie, zwany dalej Zakładem, w zakresie wykorzystania w latach 2005-2007 (I półrocze) środków publicznych na finansowanie pobytu nieletnich w placówkach resocjalizacyjnych. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 29 sierpnia 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia realizację zadań statutowych w zakresie resocjalizacji nieletnich wychowanków w Zakładzie. NIK negatywnie ocenia natomiast wykonywanie planów finansowych w zakresie gromadzenia dochodów i wydatkowania środków publicznych, ze względu na niŝej omówione nieprawidłowości. 1. Formułując powyŝszą ocenę, NIK uwzględniła prawidłową realizację zadań określonych w ustawie z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich 1. Zadanie te 1 j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 11, poz. 109 ze zm.
2 były realizowane przez Zakład przez nauczanie i wychowanie oraz kształcenie zawodowe, a takŝe zagospodarowanie czasu wolnego nieletnich. Zakład zapewniał wszystkim wychowankom warunki bytowe i sanitarne zgodne z wymogami określonymi w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 października 2001 r. w sprawie zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich 2. Kontrola NIK wykazała, Ŝe prawidłową realizację ww. zadań zapewniała obsada kadrowa oraz organizacja pracy Zakładu. Występowanie w 2006 roku ogółem 11.821 i w I półroczu 2007-6.266 godzin ponadwymiarowych było kaŝdorazowo uzasadnione zapewnieniem bezpieczeństwa w poszczególnych działach Zakładu (szkoła, internat oraz warsztaty szkolne). Nieplanowane godziny ponadwymiarowe miały wyłącznie charakter zastępstw związanych z nieobecnością pracownika zatrudnionego na tym samym stanowisku. Rozpiętość przydzielanych godzin ponadwymiarowych była uwarunkowana kwalifikacjami pracowników. Na strukturę zatrudnienia w godzinach ponadnormatywnych wpływało równieŝ zatrudnienie osób w niepełnym wymiarze godzin. 2. NIK negatywnie ocenia gromadzenie dochodów budŝetowych uzyskiwanych z usług świadczonych przez warsztaty szkolne oraz rozliczanie ich z budŝetem państwa. NaleŜności z dochodów budŝetowych z tytułu usług wykonywanych przez warsztaty szkolne były ewidencjonowane niezgodnie z dyspozycją i załącznika nr 2 do rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. i z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych 3 na koncie rozrachunkowym 201, zamiast na koncie 221 (NaleŜności z tytułu dochodów budŝetowych). Uzyskane dochody z tytułu usług w warsztatach szkolnych Zakład umniejszał o wartość zakupionych materiałów i wyposaŝenia niezbędnych do wytworzenia produktów lub wykonania usług. Skutkiem tego w 2005 r. Zakład przekazał do budŝetu państwa dochody w wysokości 2.357,97 zł, podczas gdy łączna wartość dochodów wyniosła 4.429,71 zł, a w 2006 r. z kwoty ww. dochodów, które wyniosły 10.388,14 zł, do budŝetu państwa Zakład odprowadził kwotę 3.813,04 zł. Z naruszeniem przepisów 17 ust.11 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu 2 Dz. U. Nr 124, poz. 1359 3 Dz. U. nr 142, poz. 1020 i Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.
3 w inną formę organizacyjno-prawną 4 i 14 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budŝetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budŝetu 5. wpłacane do kasy Zakładu środki finansowe tytułem zapłaty za zakup produktów lub usług nie były przekazywane na rachunek bankowy dochodów w dniu ich wpływu, a z opóźnieniem wynoszącym od 6 dni do 89 dni w 2005 roku i od 6 do 87 dni w 2006 roku. Dochody te Zakład przekazywał w ostatnim lub przedostatnim dniu kwartału, a więc w terminach niezgodnych z określonymi w przepisach 4 ust 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu i 5 ust 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu 6. 3. NIK negatywnie ocenia prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej, ze względu na niŝej opisane nieprawidłowości. Dokument pn. Polityka rachunkowości nie spełniał wymogów art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 7, gdyŝ nie zawierał on opisów dotyczących metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, systemu informatycznego oraz systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów. Regulamin kontroli wewnętrznej nie był dostosowany do obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 8. Ponadto w Zakładzie nie opracowano procedur kontroli finansowej wymaganych art. 47 ustawy o finansach publicznych. Procedury te wprowadzone zostały dopiero w czasie kontroli NIK. Komputerowy system księgowy F-K Daria nie spełniał wymogów art. 23 ust 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości i załącznika nr 2 do rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasady rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa ( ) ze względu na brak dat dokonywania zapisu w księgach rachunkowych oraz nieprowadzenie obligatoryjnych kont księgowych wydatków t.j. analitycznej ewidencji księgowej dla konta 130 Rachunek bankowy wydatków, uwzględniającej podziałki klasyfikacji budŝetowej wydatków oraz konta 998 ZaangaŜowanie wydatków oraz ewidencjonowania wydatków budŝetowych. 4 Dz. U. nr 116, poz. 783 ze zm. 5 Dz. U. nr 23, poz. 190 ze zm. 6 Dz. U. nr 285, poz. 2854 ze zm. 7 j.t. z 2002 r. Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm. 8 Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.
4 Zapisy w rejestrze wydatków dokumentującym wypłaty gotówkowe dokonywane były w sposób uniemoŝliwiający ich identyfikację z dowodami źródłowymi. Pod jedną pozycją wydatku rejestrowana była łączna wartość wszystkich dowodów księgowych objętych zapisem. W ocenie NIK, stosowany przez Zakład sposób ewidencjonowania był niezgodny z zasadą sprawdzalności ksiąg rachunkowych wyraŝoną w art. 24 ust 4 ustawy o rachunkowości. Dowody księgowe ujmowane w księgach rachunkowych Zakładu były sporządzane z naruszeniem art. 21 ust 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. We wszystkich 313 objętych szczegółowym badaniem dowodów brak było wskazania miesiąca ich księgowania. Adnotacji o sprawdzeniu ich pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym oraz o zatwierdzeniu ich do ujęcia w księgach rachunkowych nie dokonano natomiast na 67 dowodach księgowych. Kontrola NIK wykazała równieŝ zawyŝenie wartości 4 faktur za sprzedaŝ węgla łącznie o 1.323,59 zł ze względu na zmianę ceny jednostkowej w stosunku do ceny umownej. 4. NIK negatywnie ocenia realizację wydatków budŝetowych, zaciąganie zobowiązań przekraczających plan finansowy oraz nierzetelne sporządzanie sprawozdań budŝetowych z wykonania planu wydatków. W 2005 roku z naruszeniem zasad określonych w art. 72 ust 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 9, Zakład dokonał wyboru dostawcy węgla proponującego cenę wyŝszą aniŝeli inny oferent (74.236,92 zł). W 2006 r. natomiast z pominięciem procedur ustawy Prawo zamówień publicznych zakupił sprzęt komputerowy o wartości 38.176,41 zł oraz węgiel za kwotę 59.024,09 zł. Zakład nierzetelnie wydatkował środki budŝetowe na zakup sprzętu komputerowego od firmy Netland. Na rachunek dostawcy - będącego jednocześnie pracownikiem Zakładu - przekazano kwotę 38.176,41 zł. Udokumentowaniem tego wydatku była natomiast faktura wystawiona przez dostawcę o wartości 28.316,42 zł oraz faktura wystawiona przez firmę PC Serwis na kwotę 9.859,99 zł. Skutkiem takiego sposobu rozliczenia, ujęcie w księgach rachunkowych tego zakupu było niezgodne z wymogami art. 24 ust 2 ustawy o rachunkowości, albowiem Zakład nie zaewidencjonował drugiej faktury. Kontrola NIK wykazała równieŝ, Ŝe Główny księgowy Zakładu Aleksandra Skrzypczak na fakturach podała, iŝ przelewu środków dokonano 13 i 14 grudnia 2006 r., podczas gdy operacji tych dokonano 8 i 13 grudnia 2006 r. PowyŜsze świadczyło o nierzetelności prowadzonych działań. 9 j.t. Dz. U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 ze zm.
5 Wskutek nierzetelnego planowania, wydatki na zakup oprogramowania sprzętu komputerowego o łącznej wartości 1.364,41 zł zostały zaklasyfikowane do wydatków 4300 Zakup usług pozostałych, które zgodnie z przyjętym załącznikiem do rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 10 winny być zaklasyfikowane w 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia. Wydatek w 4270 Zakup usług remontowych o wartości 26.446 zł, dotyczący ocieplenia elewacji budynku został zrealizowany z naruszeniem uregulowań załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasady rachunkowości ( ), gdyŝ na koncie 011 Środki trwałe nie zaksięgowano zwiększania wartości początkowej budynku. W Zakładzie nie w pełni przestrzegano zasady dokonywania wydatków do wysokości planu finansowego określonej w przepisach 15 ust.1 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych ( ) i rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych ( ). W 2005 roku Zakład wydatkował środki finansowe, przekraczając w trakcie trwania roku budŝetowego plan w 9 paragrafach klasyfikacji budŝetowej o kwotę 47.672,67 zł. W 2006 r. przekroczenie planu nastąpiło w 4 paragrafach i dotyczyło kwoty 74.119,88 zł. Kontrola NIK wykazała, Ŝe zmian w planie finansowym Dyrektor Zakładu dokonywał poprzez dostosowanie go do faktycznie zrealizowanych wydatków. Z naruszeniem dyspozycji 23 ust. 1 rozporządzenia z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych ( ) i 18 ust. 1 rozporządzenia z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych ( ) Zakład zaciągnął zobowiązania na łączną kwotę 46.647,95 zł, nie posiadając jednocześnie zabezpieczonych w rocznym planie finansowym środków na wykonanie ocieplenia budynku oraz na dostawy artykułów spoŝywczych, chemicznych i węgla. Zaznaczyć naleŝy, Ŝe wydatki te związane były z realizacją umów wieloletnich. Dane prezentowane w rocznych sprawozdaniach budŝetowych z wykonania planu wydatków Rb - 28 za 2005 r. i 2006 r. były niezgodne z zapisami strony Ma konta 130 Rachunek bankowy. Wydatki budŝetowe w 2005 r. i 2006 r. wykazane w sprawozdaniach i w rejestrach wydatków wyniosły odpowiednio 3.174.658,35 zł i 3.443.825,06 zł, podczas gdy według ewidencji księgowej wynosiły 3.203.059,62 zł i 3.502.106,97 zł. Działania te 10 Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.
6 były niezgodne z postanowieniem 9 ust 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 11 5. NIK negatywnie ocenia legalność przyjętych w Zakładzie zasad wypłaty kieszonkowego. Wypłaty te znacząco przewyŝszały limit określony w 62 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich, wynoszący 1,1 % kwoty bazowej. Ponadto, kwoty miesięcznego kieszonkowego (1,25 % do 4 % kwoty bazowej) podwyŝszane były o kolejne 4,5 % kwoty bazowej z tytułu nagród, podczas gdy stosownie do postanowień 66 rozporządzenia w sprawie zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich moŝliwe było jedynie podwyŝszenie kieszonkowego do wysokości odpowiadającej 4,5% kwoty bazowej. PowyŜsze skutkowało zawyŝeniem wydatków z tytułu kieszonkowego w latach 2005-2007 (I półrocze) łącznie o kwotę 16.647,05 zł. ZastrzeŜenia NIK dotyczą równieŝ finansowania z limitu środków na wypłatę kieszonkowego (2,8 % kwoty bazowej), nagród pienięŝnych dla wychowanków, które w badanym okresie wyniosły łącznie 3.745 zł. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. przekazywanie na rachunek budŝetu państwa całości zrealizowanych dochodów budŝetowych w terminach określonych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu państwa, 2. zorganizowanie systemu rachunkowości w sposób odpowiadający przepisom ustawy o rachunkowości, 3. podjęcie działań organizacyjnych zapewniających prowadzenie postępowań o zamówienia publiczne zgodnie z przepisami ustawy pzp, 4. dokonywanie wydatków budŝetowych do wysokości kwot ujętych w zatwierdzonym planie finansowym w sposób celowy i zgodnie z przeznaczeniem i prawidłowe ich klasyfikowanie do podziałek klasyfikacji budŝetowej wydatków, 5. prezentowanie w sprawozdaniach budŝetowych danych wynikających z ewidencji księgowej, 6. dokonywanie wypłat kieszonkowego wychowankom zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu w sprawie zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich oraz opracowanie Regulaminu wypłat kieszonkowego uwzględniającego te zasady. 11 Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.
7 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie rozpatrzenia zastrzeŝeń.
8