Strona 1 z 5 Opracował:Data/Podpis Zweryfikował: Data/Podpis Zatwierdził: Data/Podpis Przemysław Hirschfeld Jarosław Ochotny, 10.01.2012 Jarosław Ochotny, 05.06.2012 Grażyna Marchwiak, 04.01.2012 1 Cel dokumentu Celem procedury jest określenie sposobu postępowania podczas planowania prac Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni, wyznaczania Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz celów jakości, środowiska i BHP, koordynacji działań związanych z zarządzaniem organizacją i alokacją dostępnych zasobów. Procedura definiuje także zasady nadzorowania procesów zarządzania zasobami ludzkimi określa tryb postępowania w procesie rekrutacji, motywowania, awansowania i zwalniania pracowników. 2 Przedmiot dokumentu Przedmiotem jest sposób postępowania podczas zarządzania przedsiębiorstwem, określania jego strategii, identyfikacji potrzeb szkoleniowych oraz planowania, przeprowadzania i oceny efektywności szkoleń. 3 Zakres zastosowania Procedura jest stosowana przez wszystkie komórki organizacyjne Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni, a w szczególności przez Kierownictwo Firmy. 4 Odpowiedzialność, przebieg realizacji, dokumentowanie Wejście Przebieg realizacji, odpowiedzialność Wyjście 4.1 Analiza danych, planowanie, prowadzenie i monitorowanie prac przedsiębiorstwa Zarząd Firmy planuje prace przedsiębiorstwa na podstawie informacji i dokumentów z poszczególnych komórek organizacyjnych oraz w oparciu o Strategię Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni Strategia, Informacje z poszczególnych komórek organizacyjnych Zarząd Przedsiębiorstwa na bieżąco monitoruje i prowadzi prace w przedsiębiorstwie. Prace monitorowane i prowadzone są: - na podstawie bieżącej oceny działalności Firmy, - na podstawie sprawozdań finansowych przesyłanych przez Dział Ekonomiczno-Finansowy min raz w miesiącu, - na podstawie rozmów z mi, - na podstawie pisemnych informacji i wniosków pracowników, które przekazywane są do Zarządu, - podczas narad z kadrą kierowniczą, - podczas wszelkich innych działań wynikających z aktualnych potrzeb. Na podstawie obserwacji i uzyskanych informacji Zarząd podejmuje istotne decyzje dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa, które realizowane są przez poszczególnych kierowników komórek organizacyjnych. Decyzje dotyczące prac Przedsiębiorstwa Strategia PWiK Sp. 4.2 Zaangażowanie kierownictwa Zarząd PWiK Sp. z o.o. we Wrześni jest zaangażowany w tworzenie i utrzymywanie zintegrowanego systemu zarządzania czego przejawem jest Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz działania z niej wynikające. Polityka ZSZ spójna jest ze Polityka ZSZ
Strona 2 z 5 z o.o. we Wrześni strategią PWiK Sp. z o.o. we Wrześni i określa główne kierunki doskonalenia realizowanych procesów. Polityka ZSZ jest przeglądana i aktualizowana: - przynajmniej raz do roku na Przeglądzie zintegrowanego systemu zarządzania oraz - w miarę potrzeb (np. z powodu zmieniajacej się sytuacji rynkowej). Zarząd PWiK Sp. z o.o. we Wrześni weryfikuje i zatwierdza Politykę ZSZ zapewniając, by była odpowiednia do celu istnienia organizacji, uwzględniała czynniki wpływające na zadowolenie klienta, tworzyła ramy do ustanowienia i przeglądu celów dotyczących jakości i środowiska, zawierała zobowiązanie do ciągłego doskonalenia, zapobiegania zanieczyszczeniom oraz spełnienia wymagań prawnych, była zakomunikowana i zrozumiała w Firmie. Polityka ZSZ dostępna jest w widocznych miejscach firmy w postaci nadzorowanych kopii przez Pełnomocnika ds ZSZ. Strategia PWiK Sp. z o.o. we Wrześni, Polityka ZSZ, Wyniki kontroli, wymagania prawne, Analizy procesów 4.3 Cele jakości,środowiska i BHP Zarząd Firmy odpowiada za stworzenie Celów jakości, celów środowiskowych i BHP dla firmy. Cele są określane w sposób mierzalny i zgodny z założeniami Polityki ZSZ. Cele jakości, środowiskowe i BHP są monitorowane w ramach przeglądu zarządzania min. raz w roku. 4.4 Planowanie zintegrowanego systemu zarządzania Zarząd wraz z Pełnomocnikiem ds. ZSZ planują zintegrowany system zarządzania w ramach działań związanych z przeglądem zarządzania oraz bieżącym monitoringiem realizowanych procesów (w tym również wymaganiami prawnymi i wynikami kontroli instytucji zewnętrznych). Planowanie zintegrowanego systemu zarządzania ma na celu zachowanie integralności systemu organizacyjnego Firmy i zapewnienie jej skutecznego funkcjonowania w trakcie wprowadzania zmian organizacyjnych będących wynikiem prowadzonych analiz najważniejszych obszarów funkcjonowania Firmy. Działania związane z planowaniem systemu zarządzania są określone w Raporcie z przeglądu zintegrowanego systemu zarządzania. Cele jakości, Cele środowiskowe, Cele BHP Raport z przeglądu zintegrowanego systemu zarządzania 4.5 Odpowiedzialności i uprawnienia Odpowiedzialność i uprawnienia są określone w Zakresach obowiązków służbowych, uprawnień oraz procedurach i instrukcjach ZSZ. Przyjmuje się zasadę, że są podpisywane przez bezpośredniego przełożonego i. Jeden egzemplarz jest przechowywany w teczce osobowej (w Kadrach i Płacach), drugi egzemplarz przekazywany jest pracownikowi. Główny Specjalista ds. Kadr i Płac opracowuje minimalne wymagania kwalifikacyjne na poszczególne stanowiska. Wykaz jest zatwierdzany przez Prezesa Zarządu i przechowywany w Kadrach i Płacach. Prezes Zarządu lub osoby upoważnione podpisują Schemat organizacyjny, który jest Zakres obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności Schemat organizacyjny
Strona 3 z 5 załącznikiem do Księgi ZSZ. 4.6. Przedstawiciel najwyższego kierownictwa Prezes Zarządu powołuje Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania na mocy zarządzenia wewnętrznego o powołaniu Pełnomocnika ds. ZSZ, które zawiera ponadto jego ogólny zakres odpowiedzialności. Szczegółowy zakres obowiązków zawiera Zakres obowiązków dla Pełnomocnika ds. ZSZ. Funkcja Pełnomocnik ds. ZSZ ujęta jest ponadto w Schemacie Organizacyjnym Firmy. Dodatakowo Pełnomocnik ds ZSZ wspomagany jest w następujących obszarach przez: Ochrona środowiska Koordynator ds Ochrony Środowiska BHP Starszego Inspektora ds BHP Zarządzenie wewnętrzne o powołaniu Pełnomocnika ds. ZSZ, Zakres obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności 4.7. Komunikacje wewnętrzna i zewnętrzna Szczegółowy tryb postępowania w zakresie komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej opisany jest w Procedurze Z02-P07 Komunikowanie się. Schemat organizacyjny Zarządzenia / ustalenia, Procedura Z02-P07 Komunikowanie się Kodeks Pracy 4.8 Rekrutacja na stanowisko pracy Przyjęcie nowej osoby do pracy odbywa się z inicjatywy Prezesa Zarządu lub na wniosek kierowników komórek organizacyjnych. Osoba zatrudniana w przedsiębiorstwie musi spełniać wymagania kwalifikacyjne na dane stanowisko pracy, które określone są przez Prezesa Zarządu lub osoby upoważnione i/lub w Zakresie obowiązków służbowych, uprawnień. Kandydat na odbywa rozmowę kwalifikacyjną z Prezesem Zarządu lub wyznaczonymi przez niego osobami. Po wydaniu pozytywnej opinii, Prezes Zarządu lub wyznaczona przez niego osoba podejmuje ostateczną decyzję co do zatrudnienia danej osoby. Pełnomocnik ds ZSZ, Kierownik Komórki organizacyjnej oraz Główny Specjalist ds. Kadr i Płac odpowiadają za poinformowanie nowego o wymaganej dokumentacji ZSZ oraz za zatrudnienie go zgodnie z regulacjami zewnętrznymi (np. Kodeks Pracy). Umowa z pracownikiem, Akta Osobowe UWAGA: Dopuszcza się rekrutację prowadzoną przez jedną osobę. Wytyczne Zarządu 4.9 Motywowanie i awansowanie Prezes Zarządu lub osoby upoważnione motywują pracowników za pomocą: - płacowych środków motywacyjnych takich jak : awans, premia lub nagroda pieniężna, - pozapłacowych materialnych środków pobudzania motywacji do których zaliczyć można : telefony służbowe, refundacje kosztów np. szkoleń, kursów, obozów, kolonii. - świadczeń niematerialnych takich jak: imprezy integracyjne, elastyczny czas pracy, bezpieczeństwo w pracy. - oraz innych dostępnych instrumentów motywowania i awansowania. Podziękowania i wyróżnienia
Strona 4 z 5 Pracownik awansowany jest przez Prezesa Zarządu lub z inicjatywy kierowników komórek organizacyjnych. Przy awansach pracowników uwzględniane są: zaangażowanie w wykonywaną pracę i osiągane przez wyniki. 4.10 Identyfikacja potrzeb szkoleniowych i planowanie szkoleń Prezes Zarządu, Kierownicy oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach zgłaszają potrzeby szkoleniowe związane z realizacją swoich bieżących i przyszłych zadań w postaci Planu szkoleń. Plan szkoleń należy składać do 10 stycznia danego roku do Głównego Specjalisty ds. Kadr i Płac. Główny Specjalista ds. Kadr i Płac na podstawie uzyskanych infomacji sporządza Plan / Rejestr szkoleń do końca stycznia każdego roku, który prowadzony jest na formularzu Z1-P1-F2(1) i jako uzupełnienie w ZSI UNISOFT. Zgłoszone zapotrzebowanie na szkolenie, Akta Osobowe,, Informacje o organizowanych szkoleniach, Przy określaniu potrzeb szkoleniowych oraz sporządzaniu Planu szkoleń: - brane są pod uwagę zgłoszone przez pracowników w formie ustnej lub pisemnej zapotrzebowanie na szkolenia; - analizowane jest zapotrzebowanie względem liczby kandydatów oraz możliwości realizacji (np. wykładowcy, miejsce); - analizowane są wymagania kwalifikacyjne obowiązujące dla poszczególnych stanowisk pracy; - analizowany jest poziom wiedzy i umiejętności pracowników; - w Planie szkoleń ujmowane są: szkolenia specjalistyczne, szkolenia związane z jakością oraz inne formy doskonalenia kwalifikacji zawodowych. Plan / Rejestr szkoleń zatwierdzany jest przez Prezesa Zarządu. Dopuszcza się realizację szkoleń pozaplanowych. Ewentualne zmiany i korekty do Planu / Rejestru szkoleń wprowadzać może Główny Specjalista ds. Kadr i Płac na pisemny wniosek kierownika lub osoby zainteresowanej. Zmiany muszą być zatwierdzone przez Prezesa Zarządu (zgoda na szkolenie). Plan szkoleń Główny Specjalista ds. Kadr i Płac po opracowaniu Planu / Rejestr szkoleń informuje pracowników o planowanych terminach i rodzajach szkoleń. Plan szkoleń, Akta Osobowe,, Informacje o odbytych szkoleniach, 4.11 Realizacja planu szkoleń Główny Specjalista ds. Kadr i Płac nadzoruje i dokumentuje przebieg realizacji spotkań szkoleniowych pracowników zgodnie z Planem szkoleń. Informacje o odbytych przez szkoleniach w formie certyfikatów ze szkoleń, zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu (potwierdzona kopia) itp. umieszczane są przez Głównego Specjalistę ds. Kadr i Płac i przechowywane w Aktach osobowych. Główny Specjalista ds. Kadr i Płac dokonuje wpisu do Planu szkoleń adnotacji o odbyciu przez pracowników szkolenia. Jeżeli w wyniku szkolenia zewnętrznego nie zostaną dostarczone dokumenty poświadczające badanie skuteczności szkolenia (test ze szkolenia, uprawnienia, wyniki egzaminu) wówczas sporządzany jest Raport ze szkolenia Z1-P1-F3(1), który przygotowywany jest przez uczestnika szkolenia (Część A). Raport ze szkolenia jest przekazywany do Głównego Specjalisty ds. Kadr i Płac obligatoryjnie do 14 dni po odbytym szkoleniu. W przypadku gdy w danym szkoleniu uczestniczy powyżej 5 pracowników PWiK Sp. z o.o. we Wrześni wówczas Raport ze szkolenia wypełniany jest przez 3 losowo wybranych, przez Głównego Specjalistę ds. Kadr i Płac pracowników. Dokumentacja szkoleniowa (Zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu, Certyfikat ze szkolenia, itp.) Akta Osobowe UWAGA: W przypadku szkoleń stanowiskowych pracownik podpisuje oświadczenie o odbyciu szkolenia, które przechowywane jest w aktach osobowych.
Strona 5 z 5 4.12 Ocena efektywności szkoleń Bezpośredni przełożony ocenia efektywność przeprowadzonego szkolenia na podstawie: Plan/ Rejestr szkoleń, Testy szkoleniowe - informacji zawartych w Raporcie ze szkolenia; - własnych obserwacji. Bezpośredni przełożony dokonuje obserwacji pracy lub przeprowadza rozmowy z przeszkolonymi mi. W opisanym przypadku bezpośredni przełożony zapisuje swoje spostrzeżenia i uwagi w Raporcie ze szkolenia (Część B) lub sporządza notatkę z rozmowy i dołącza ją do dokumentacji szkolenia. Wynik oceny skuteczności szkolenia bezpośredni przełożony zapisuje w Raporcie ze szkolenia w okresie nie krótszym niż 1 miesiąc, ale nie dłuższym niż 3 miesiące od momentu zakończenia szkolenia. notatka z rozmowy 4.13 Przegląd zintegrowanego systemu zarządzania Przegląd ZSZ stanowi ocenę efektywności funkcjonującego systemu zarządzania Firmą oraz ocenę efektywności realizowanych procesów. Ocena taka prowadzona jest min raz w roku, a jej zakres oraz zasady organizacji zawiera Procedura Przegląd zintegrowanego systemu zarządzania. Przegląd ZSZ 5 Zmiany Karta zmian Wersja Data Podpis Opis zmiany