PROCEDURA NR 1 Data: Audyty wewnętrzne Strona 1/5. 1. Cel i przedmiot procedury

Transkrypt

1 PROCEDURA NR 1 Data: Audyty wewnętrzne Strona 1/5 1. Cel i przedmiot procedury Usystematyzowanie i ujednolicenie działań, pojęć, wzorów dokumentów oraz odpowiedzialności osób zaangażowanych w monitorowanie Uczelnianego Systemu Zapewnienia i Doskonalenia Jakości Kształcenia na Politechnice Gdańskiej (USZiDJK). Całość procedury stanowi vademecum postępowania przy przeprowadzaniu działań monitorujących USZiDJK. 2. Zakres obowiązywania procedury Procedura obejmuje wszystkie działania związane z powołaniem Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia, wyznaczeniem określonych zadań, przeprowadzeniem i dokumentowaniem monitorowania systemu, przygotowaniem wniosków pokontrolnych oraz wyznaczeniem działań naprawczych. Procedura dotyczy planowanych przeglądów monitorujących USZiDJK. 3. Wykaz pojęć stosowanych w procedurze 3.1. Audyt wewnętrzny zorganizowana i udokumentowana działalność doradcza i weryfikująca, kończąca się wnioskami i zaleceniami pokontrolnymi. Uczelniany audyt wewnętrzny ma pomóc wydziałom i centrom w osiąganiu celów wyznaczonych przez USZiDJK poprzez sformułowanie wniosków i ewentualnych działań naprawczych; 3.2. Raport pokontrolny raport dotyczący audytu wewnętrznego wybranego elementu USZiDJK przeprowadzonego przez Uczelniany Zespół ds. Oceny Jakości Kształcenia, zawierający wnioski, spostrzeżenia i uwagi pokontrolne oraz propozycje działań naprawczych. 4. Odpowiedzialność za wykonanie działań objętych procedurą 4.1. Pełnomocnik rektora ds. jakości kształcenia odpowiada za: Powołanie Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia; Współpracę z Uczelnianą Komisją ds. Zapewnienia Jakości w zakresie sformułowania i powierzenia określonych zadań powołanemu Zespołowi ds. Oceny Jakości Kształcenia, wraz z wyznaczeniem terminu realizacji tych zadań; Przyjęcie raportu z przeprowadzonego audytu wewnętrznego; Przedstawienie efektu przeprowadzonego audytu wewnętrznego Uczelnianej Komisji Zlecenie działań naprawczych Uczelniany Zespół ds. Oceny Jakości Kształcenia odpowiada za: Przeprowadzenie audytowania wybranego elementu systemu zgodnie z wyznaczonymi zadaniami oraz terminem, Przygotowanie raportu z przeprowadzonej kontroli, Sformułowanie działań naprawczych.

2 PROCEDURA NR 1 Data: Audyty wewnętrzne Strona 2/5 5. Schemat blokowy postępowania START Powołanie Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia Pełnomocnik rektora ds. jakości kształcenia Formularz Powołania Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia Wyznaczenie zadań Zespołu i terminów realizacji Pełnomocnik rektora ds. jakości kształcenia w porozumieniu z Uczelnianą Komisją Przeprowadzanie monitorowania systemu Uczelniany Zespół ds. Oceny Jakości Kształcenia Formularz Raport pokontrolny Przyjęcie raportu z przeprowadzonej kontroli Pełnomocnik rektora ds. jakości kształcenia w porozumieniu z Uczelnianą Komisją KONIEC

3 PROCEDURA NR 1 Data: Audyty wewnętrzne Strona 3/5 6. Opis postępowania w ramach procedury 6.1. Pełnomocnik rektora ds. jakości kształcenia powołuje Uczelniany Zespół ds. Oceny Jakości Kształcenia w ramach składu UKZJK, któremu powierza określone zadania dotyczące prac monitorujących oraz wyznacza termin realizacji tych zadań. Fakt ten odnotowuje na formularzu Powołania Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia Uczelniana Komisja zatwierdza/bądź nie zadania dla Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia. Fakt ten jest odnotowywany na formularzu Powołania Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia Uczelniany Zespół ds. Oceny Jakości Kształcenia przeprowadza monitorowanie systemu zgodnie z wyznaczonymi zadaniami oraz terminem Uczelniany Zespół ds. Oceny Jakości Kształcenia przygotowuje raport z przeprowadzonej kontroli oraz formułuje działania naprawcze, co odnotowywane jest na formularzu Raportu pokontrolnego, który następnie przekazywany jest pełnomocnikowi rektora ds. jakości kształcenia Pełnomocnik rektora ds. jakości kształcenia zapoznaje się z wynikami Raportu pokontrolnego i przedstawia efekt prac Uczelnianej Komisji Formularz Powołania Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia i Raport przechowywane są w Dziale Zarządzania Jakością przez pełnomocnika rektora ds. jakości kształcenia. 7. Dokumenty związane z procedurą 7.1. Uchwała Senatu Politechniki Gdańskiej nr 15/2012 z 21 listopada 2012 r. w sprawie wprowadzenia Uczelnianego Systemu Zapewnienia i Doskonalenia Jakości Kształcenia na Politechnice Gdańskiej. 8. Wykaz załączników 8.1. Formularz Powołania Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia 8.2. Formularz Raportu pokontrolnego

4 Załącznik nr 1 do procedury nr 1 (Audyty wewnętrzne) FORMULARZ POWOŁANIA UCZELNIANEGO ZESPOŁU DS. OCENY JAKOŚCI KSZTAŁCENIA Powołanie nr.. Powołuję Uczelniany Zespół ds. Oceny Jakości Kształcenia w składzie: Jednostka/ jednostki monitorowane: 1. Przewodniczący, Obszar monitorowany: Wyznaczam następujące zadania: Termin realizacji: Termin realizacji zadania: Data i podpis pełnomocnika rektora ds. jakości kształcenia Wyznaczone zadania zostały zatwierdzone przez Uczelnianą Komisję w dniu

5 Załącznik nr 2 do procedury nr 1 (Audyty wewnętrzne) RAPORT POKONTROLNY Jednostka/ jednostki monitorowane: Raport nr.. Obszar monitorowany: Podsumowanie wyników monitorowania: 1. Podsumowanie i wnioski: 2. Spostrzeżenia i uwagi: 3. Sformułowanie działań naprawczych: Termin realizacji zadań: Data i podpis Przewodniczącego Uczelnianego Zespołu ds. Oceny Jakości Kształcenia Raport przekazano w dniu Podpis pełnomocnika rektora ds. jakości kształcenia