Bogdan Majkowski SKŁADKI Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS 2015 VADEMECUM PŁATNIKA
Składki 2015 Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS VADEMECUM PŁATNIKA
Autor Bogdan Majkowski Kierownik grupy wydawniczej Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca Agnieszka Gorczyca Redaktor Renata Kajewska Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Monika Rychalska Skład i łamanie Triograf, Dariusz Kołacz Druk Drukarnia Miller Nakład 300 egz. ISBN 978-83-269-3492-6 NR PRODUKTOWY UOW 49 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł. Publikacja Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS została opracowana we współpracy z Wydawnictwem VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG z Niemiec. Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS chronione jest prawem autorskim. Przedruk materiałów zamieszczonych w publikacji Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Informacje o prenumeracie tel.: 22 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl 2
Spis treści Wykaz skrótów użytych w książce... 10 Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku... 11 Krótszy termin na informację o zmianach w zgłoszeniu płatnika składek... 11 Objęcie obowiązkiem ubezpieczeń członków rad nadzorczych... 12 Roczna informacja o pobranych składkach... 12 Zmiana wynagrodzenia minimalnego... 12 Składki na ubezpieczenia społeczne... 13 Wzrost obciążeń za niektórych pracowników... 13 Większe daniny zusowskie przedsiębiorców... 14 Inni ubezpieczeni... 15 Większe refundacje za bezrobotnych... 17 Składki na Fundusz Pracy... 19 Podstawa warunkująca naliczanie składek... 19 Dochody osiągane z kilku źródeł... 20 Podleganie ubezpieczeniom... 21 Podwyżka wynagrodzenia minimalnego a obowiązek ubezpieczeń przy zbiegu tytułów do nich... 21 Świadczenia chorobowe... 22 Przeliczenie podstawy najniższych zasiłków... 22 Rozdział 2. Składki emerytalno-rentowe... 26 Przychody wyłączone z podstawy wymiaru składek... 26 Nagrody jubileuszowe... 26 Odprawy i odszkodowania przy rozwiązaniu stosunku pracy... 28 Ekwiwalenty i ryczałty... 28 Koszty ponoszone przez pracodawcę w związku ze składkami z tytułu umów ubezpieczenia na życie... 31 Inne kwoty i należności... 31 Świadczenia finansowane z ZFŚS a podstawa wymiaru... 33 Warunki nieoskładkowania posiłków... 33 Korzyści materialne dla podwładnych... 34 Inne świadczenia... 35 Skutki nieprawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek... 35 3
Spis treści Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe... 37 Ograniczenie składek emerytalno-rentowych... 37 Konsekwencje nieprawidłowej podstawy... 39 Zwrot albo dopłata składek... 39 Korekta druków rozliczeniowych... 40 Odsetki za zwłokę... 41 Opłata dodatkowa... 43 Wyłączenie z ubezpieczenia chorobowego... 43 Dodatkowe sankcje dla płatników składek... 45 Najczęstsze problemy płatników... 46 Pomijanie wynagrodzenia chorobowego w podstawie wymiaru składek zdrowotnych... 46 Niekorygowanie podstawy składki zdrowotnej... 46 Nieprzekazanie pracownikowi nadpłaconych składek... 47 Nieprzeliczenie podstawy wymiaru świadczeń chorobowych... 48 Oczekiwanie na decyzję ZUS w sprawie odsetek za zwłokę... 49 Wniosek o nadpłacone składki w związku z przekroczeniem rocznej kwoty granicznej... 50 Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek a deklaracja ZUS DRA... 51 Kontrola przy kilku płatnikach... 51 Pisemne oświadczenia o przekroczeniu rocznej kwoty granicznej... 51 Informacje ze strony ZUS... 52 Podstawa wymiaru składek w miesiącu przekroczenia... 54 ZUS RCA... 55 Wystąpienie o nadpłatę... 56 Wniosek do ZUS o zwrot nienależnie opłaconych składek... 56 Korekta dokumentów rozliczeniowych... 57 Skorygowanie zaniżonej składki zdrowotnej... 57 Rozliczenie płatnika z ubezpieczonym... 58 Zwrot składek bezpośrednio przez ZUS... 58 Postępowanie w przypadku nadpłaty składek... 59 Składki emerytalno-rentowe w pytaniach i odpowiedziach... 61 Ryczałt za godziny nadliczbowe jest oskładkowany... 61 Wyłączenie dodatku stażowego z podstawy wymiaru jest ograniczone... 62 4
Spis treści Składki przy umowach o zakazie konkurencji zależą od tego, czy wypłaca się je obecnemu czy byłemu pracownikowi... 63 Do wypłaconego ryczałtu na jazdy lokalne dla chorego pracownika trzeba doliczyć odsetki... 64 Dieta powinna być zmniejszona... 66 Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia... 67 Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe zasądzone przez sąd... 68 Podstawa składek w przypadku nałożenia kary pieniężnej... 69 Wypłata dla wdowy po pracowniku nie będzie oskładkowana... 70 Paczki z funduszu socjalnego muszą być finansowane zgodnie z przepisami... 70 Korekta 30-krotności dotycząca zmarłego pracownika może rozciągnąć się w czasie... 72 Pracownik nie musi otrzymać dodatkowych informacji od pracodawcy... 73 O przekroczeniu kwoty granicznej pracownik może poinformować ustnie... 74 Kwotę nadpłaty należy obliczyć dokładnie... 75 Wyrównanie po przekroczeniu rocznej podstawy... 77 Informacje o przekroczeniu należy umieścić w zaświadczeniu ZUS Rp-7... 78 Rozdział 3. Składka chorobowa... 79 Ubezpieczenie obowiązkowe lub dobrowolne... 79 Ograniczenie składek dobrowolnych... 80 Decyzja o przystąpieniu do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego... 81 Rozdział 4. Składki wypadkowe po 31 marca 2014 r.... 83 Sprawdzenie liczby ubezpieczonych... 84 Osoby ubezpieczone tylko przez jeden dzień... 85 Dwukrotne ubezpieczenie w jednym miesiącu... 85 Ustalenie przeciętnej liczby ubezpieczonych... 85 Przyjęcie stanu z miesiąca, w którym zgłoszono pierwszego ubezpieczonego... 86 Zawiadomienie z ZUS o obowiązującej stopie składek wypadkowych... 87 Brak informacji z ZUS... 87 Połowa najwyższej stopy określonej w rozporządzeniu... 88 Płatnicy bez numeru REGON... 89 5
Spis treści Stopa składek według PKD... 91 REGON z 31 grudnia poprzedniego roku... 92 Sprawdzenie obowiązującej stopy składek wypadkowych... 92 Składki w nowej wysokości od wszystkich wypłat dokonanych po 31 marca... 93 Rozdział 5. Składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych... 95 Składki na FP... 95 Wysokość przychodu... 96 Praca przez część miesiąca... 98 Niepełnoetatowcy... 98 Dochody z kilku źródeł... 99 Podstawa i wysokość składek na FP...100 Składki na FGŚP... 103 Nie tylko pracownicy...104 Składki pracownika na FGŚP...104 Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)... 106 Wymiar czasu pracy... 107 ZUS DRA... 110 Składki na FP, FGŚP oraz FEP w pytaniach i odpowiedziach... 110 Umowa o dzieło nie musi być oskładkowana... 110 Syn właściciela firmy zatrudniony na podstawie umowy o pracę nie zapłaci wszystkich składek... 111 Działalność prowadzona samodzielnie a obowiązek liczenia składek na FP i FGŚP... 112 Nagroda jubileuszowa nie zawsze będzie oskładkowana... 113 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek dotyczy tylko składek emerytalno-rentowych... 113 Praca wykonywana przez część miesiąca oznacza mniejsze składki... 114 Premia za okres, kiedy nie była świadczona praca szczególna... 115 Przekroczenie rocznej kwoty granicznej w miesiącu rozpoczęcia pracy objętej składkami na FEP... 116 Rozdział 6. Składka zdrowotna... 118 Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne... 119 6
Spis treści Podstawa u przedsiębiorców... 120 Bez ograniczeń i dzielenia... 121 Świadczenia chorobowe w podstawie wymiaru składki zdrowotnej... 122 Oskładkowanie rodziny... 123 Rozdział 7. Składki w dokumentacji ZUS...126 Druki składkowe... 126 Imienne raporty miesięczne ZUS RCA... 126 Imienne raporty miesięczne ZUS RCA oraz ZUS RZA... 126 Informacja o zmianie wymiaru czasu pracy w ZUS RCA... 128 Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA... 131 Druk ZUS IWA... 132 Składki w dokumentacji ZUS w pytaniach i odpowiedziach... 137 Premię rozlicza się z odpowiednim kodem... 138 Wypłata premii po wyrejestrowaniu z ubezpieczeń... 138 Powrót do pracy po urlopie wychowawczym należy wykazać w ZUS... 139 Za zleceniobiorcę trzeba złożyć dwa raporty... 141 Odprawy rentowej nie rozlicza się w ZUS RCA... 141 Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych wykazuje się w ZUS DRA... 142 Składki na FEP można rozliczyć za część miesiąca... 142 Sumy wykazane w deklaracji można skorygować na dwa sposoby... 143 Rozdział 8. Składki z tytułu pracy na urlopach macierzyńskich i wychowawczych...146 Urlop macierzyński i urlop rodzicielski... 146 Ubezpieczenia z umowy zlecenia... 147 Umowa o dzieło bez składek... 148 Umowa o pracę na ogólnych zasadach... 148 Podstawa składek... 149 Dokumenty do ZUS... 150 Urlop wychowawczy... 150 Ze zlecenia oraz umowy o pracę ubezpieczenia obowiązkowe... 151 7
Spis treści Brak ubezpieczeń z umowy o dzieło... 153 Formularze dla ZUS... 154 Inne formy zarobkowania... 155 Rozdział 9. Składki zleceniobiorców i wykonawców dzieła...157 Ubezpieczenia przy umowie... 157 Składki na Fundusz Pracy... 158 Ubezpieczenie chorobowe... 159 Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych... 160 Podstawa wymiaru składek...160 Terminy... 161 Dokumentacja składkowa... 161 Długie zlecenia w których odpłatność określono w stawce kwotowej... 161 Roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne... 162 Dodatkowe umowy cywilnoprawne zawierane z pracownikami... 163 Zlecenie z własnym pracownikiem... 163 Umowa zlecenia ze studentem, który jest własnym pracownikiem... 164 Umowa zlecenia z emerytem lub rencistą, który jest własnym pracownikiem... 165 Wyłączenia z podstawy wymiaru składek dla zleceniobiorców... 165 Umowa o dzieło z własnym pracownikiem... 167 Umowa o dzieło z emerytem lub rencistą, który jest własnym pracownikiem... 168 Umowy o dzieło ze studentem, który jest własnym pracownikiem... 168 Pracownik na urlopie bezpłatnym, wychowawczym czy zasiłku macierzyńskim... 168 Przy dziele z własnym pracodawcą przez osobę prowadzącą działalność decyduje wysokość wynagrodzenia... 170 Środki odwoławcze... 173 Korekta druków po uznaniu zleceń za umowę o pracę... 175 Składki też mogą wymagać skorygowania... 176 Składki zleceniobiorców i wykonawców dzieła w pytaniach i odpowiedziach... 178 Absolwent po wakacjach nie jest już uczniem... 178 Zlecenie ze studentem własnym pracownikiem traktuje się jak etat... 178 Przy zleceniu emerytów i rencistów trzeba sprawdzić, czy są oni pracownikami... 179 8
Spis treści Pracownika zleceniobiorcę nie zgłasza się do ZUS... 179 Pracownika zleceniobiorcę na urlopie macierzyńskim zgłasza się do ubezpieczeń na jego prośbę... 180 Zleceniobiorca może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń... 180 Pracownika zleceniobiorcę na urlopie bezpłatnym i wychowawczym zgłasza pracodawca... 181 Zleceniobiorców należy objąć ubezpieczeniem wypadkowym... 181 Pracownika zleceniobiorcę z niskim wynagrodzeniem zawsze zgłasza się do ZUS... 182 Niektórzy mogą zrezygnować z ubezpieczeń... 182 Przy zgłoszeniu do ubezpieczeń należy złożyć druk ZUS ZUA...183 Przy kilku umowach zlecenia decyduje ta zawarta najwcześniej... 184 Ubezpieczenie można kontynuować...184 Składki dotyczą tego miesiąca, za który jest wypłata... 185 Rozdział 10. Składki dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą...186 Podstawy przy składce emerytalno-rentowej... 186 Składki wypadkowe oraz chorobowe... 188 Składka zdrowotna od wyższej podstawy... 189 Składka na FP tylko od pełnej podstawy składek emerytalno-rentowych... 190 Rozdział 11. Wyciąg z aktów prawnych...192 Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.)... 192 Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 ze zm.)... 212 Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.)... 217 Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)...221 Ustawa z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 272 ze zm.)...230 Ustawa z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 ze zm.)...234 9
Wykaz skrótów użytych w książce SN Sąd Najwyższy ZUS Zakład Ubezpieczeń Społecznych MPiPS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej PIP Państwowa Inspekcja Pracy GIP Główny Inspektorat Pracy Kodeks pracy ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502) ustawa systemowa ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.) ustawa chorobowa ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159) ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze zm.) Ordynacja podatkowa ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) ustawa o zwolnieniach grupowych ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90 poz. 844 ze zm.) ustawa emerytalna ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) ustawa o ZFŚS ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) rozporządzenie składkowe rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) 10
Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Rok 2015 przyniósł kolejne zmiany w rozliczaniu składek do ZUS, a także w obowiązkach płatników składek w tym zakresie. Część z nich wprowadza nowelizacja ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), część zmian zaś ma związek z nową kwotą minimalnego wynagrodzenia za pracę, która wynika z rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2014 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2015 roku. Krótszy termin na informację o zmianach w zgłoszeniu płatnika składek Pierwszą z istotnych zmian, która weszła w życie jeszcze w 2014 r., a konkretnie z dniem 1 grudnia tego roku, jest skrócenie terminu na poinformowanie ZUS o zmianach w danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek. Od tej daty na przekazanie takiej informacji płatnik ma 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Przypomnijmy, że poprzednio termin ten był dłuższy i wynosił 14 dni od zaistnienia jednej z wymienionych okoliczności. 11
Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Objęcie obowiązkiem ubezpieczeń członków rad nadzorczych Drugą ze zmian wprowadzoną tym razem z dniem 1 stycznia 2015 r. jest objęcie członków rad nadzorczych otrzymujących wynagrodzenie z tytułu pełnienia tej funkcji obowiązkiem ubezpieczeń emerytalno-rentowych. Przed zmianą podlegali oni obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Rolę płatnika składek pełni tu podmiot, w którym działa rada nadzorcza, a podstawę składek stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rady nadzorczej, niezależnie od sposobu ich powoływania. Roczna informacja o pobranych składkach Płatnicy składek mają obowiązek przekazania osobom ubezpieczonym informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego. Z uwagi na to, że w roku bieżącym 28 luty przypada w sobotę, obowiązującym w 2015 roku jest 2 marca. Informacje te powinny być przekazane w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego o ile zainteresowani wyrażą na to zgodę. Przypomnijmy, że na przekazanie pierwszej rocznej informacji płatnicy mieli czas do 28 lutego 2013 r. Żeby ułatwić realizację wspomnianego obowiązku, rozporządzenie z 9 września 2013 r. wprowadziło nowy wzór specjalnego formularza, który został zatytułowany Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej. Zmiana wynagrodzenia minimalnego Zmiana wynagrodzenia minimalnego od 1 stycznia 2015 r. spowodowała wzrost obciążeń składkowych płaconych za niektóre grupy ubezpieczonych, minimalnych świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom, a także konieczność ponownego sprawdzenia, czy za daną osobę należy odprowadzać składkę na Fundusz Pracy. Wysokość wynagrodzenia minimalnego ma również wpływ na istnienie obowiązku ubezpieczeń społecznych przy niektórych zbiegach tytułów. Zmiany te nakładają na płatników składek lub świadczeń chorobowych obowiązek dokonania stosownych przeliczeń. 12
Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Składki na ubezpieczenia społeczne Wzrost obciążeń za niektórych pracowników Podstawę wymiaru składek w przypadku pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskany z tytułu pozostawania w stosunku pracy z pewnymi nieistotnymi tu wyłączeniami. Dla znacznej części pracowników przychód ten odpowiada kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę w latach 2014 2015 Pełne wynagrodzenie minimalne Wynagrodzenie minimalne w pierwszym roku pracy zawodowej 2014 rok 1.680 zł 1.344 zł (80% pełnego wynagrodzenia minimalnego) 2015 rok 1.750 zł 1.400 zł (80% pełnego wynagrodzenia minimalnego) Zmiana wynagrodzenia minimalnego pociąga więc za sobą zmianę podstaw wymiaru składek, a tym samym składek u pracowników otrzymujących takie właśnie wynagrodzenie. To z kolei nakłada na pracodawców konieczność przeprowadzenia stosownych przeliczeń. Przykład Z umowy o pracę wynika, że pobory pracownika składają się tylko z wynagrodzenia zasadniczego, którego wysokość odpowiada aktualnemu minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Staż zawodowy tej osoby wynosi 3 lata. Składki na ubezpieczenia społeczne, finansowane ze środków pracodawcy, należne za grudzień 2014 r. wyniosły więc: na ubezpieczenie emerytalne 163,97 zł (1.680 zł 9,76%), na ubezpieczenia rentowe 109,20 zł (1.680 zł 6,5%), na ubezpieczenie wypadkowe (przy założeniu, że tego płatnika obowiązuje stopa wynosząca 2,53%) 42,50 zł (1.680 zł 2,53%), na Fundusz Pracy 41,16 zł (1.680 zł 2,45%), na Fundusz Gwar Razem z własnych środków pracodawca musiał więc zapłacić 358,51 zł. W związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę od stycznia 2015 r. wzrosła też 13
Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS podstawa wymiaru składek za tego pracownika. Począwszy od stycznia 2015 r., pracodawca opłaca z własnych środków następujące kwoty składek: na ubezpieczenie emerytalne 170,80 zł (1.750 zł 9,76%), na ubezpieczenia rentowe 113,75 zł (1.750 zł 6,5%), na ubezpieczenie wypadkowe 44,28 zł (1.750 zł 2,53%), na FP 42,88 zł (1.750 zł 2,45%), na FGŚP 1,75 zł (1.750 zł 0,1%). Razem obciążenia te wynoszą 373,46 zł, a to oznacza wzrost w stosunku do roku ubiegłego o 14,95 zł. Podwyżka minimalnego wynagrodzenia za pracę spowodowała także odpowiedni wzrost wysokości składek finansowanych ze środków pracownika. Większe daniny zusowskie przedsiębiorców Wzrost wynagrodzenia minimalnego znalazł również odzwierciedlenie w wysokości składek płaconych przez prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, spełniających wymogi określone w art. 18a ustawy systemowej, dla których najniższa podstawa składek odpowiada 30% aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przypomnijmy, że z możliwości takiej mogą skorzystać przez okres pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia działalności osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych. Przywilej ten nie ma jednak zastosowania wobec osób, które: prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej prowadziły pozarolniczą działalność, wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy albo spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres prowadzonej obecnie działalności gospodarczej. 14
Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Przykład Prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą spełnia warunki określone w art. 18a ustawy systemowej, w związku z czym składki na ubezpieczenia społeczne opłaca od podstawy odpowiadającej 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zmiana tego wynagrodzenia od stycznia 2015 roku spowodowała wzrost podstawy wymiaru składek z kwoty 504 zł (obowiązującej w 2014 roku) do kwoty 525 zł. Wysokość składek Wysokość składek Wzrost o za grudzień 2014 r. od stycznia 2015 r. Ubezpieczenie emerytalne 98,38 zł (504 zł 19,52%) 102,48 zł (525 zł 19,52%) 4,10 zł Ubezpieczenia rentowe 40,32 zł (504 zł 8%) 42 zł (525 zł 8%) 1,68 zł Ubezpieczenie wypadkowe (przy założeniu, że tego płatnika obowiązuje stopa wynosząca 1,93%) 9,73 zł (504 zł 1,93%) 10,13 zł (525 zł 1,93%) 0,40 zł Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe 12,35 zł (504 zł 2,45%) 12,86 zł (525 zł 2,45%) 0,51 zł Inni ubezpieczeni Podwyższenie od 1 stycznia 2015 r. minimalnego wynagrodzenia za pracę spowodowało wzrost podstaw wymiaru składek oraz samych składek jeszcze u wielu innych grup ubezpieczonych. Określając podstawę wymiaru składek, ustawa systemowa w kilku miejscach odnosi się bowiem do obecnej wysokości wynagrodzenia minimalnego. Wzrost wynagrodzenia minimalnego ma też wpływ na wysokość obowiązującej od 1 stycznia 2015 r. minimalnej podstawy wymiaru składek emerytalno- -rentowych opłacanych za osoby: przebywające na urlopie wychowawczym, sprawujące osobistą opiekę nad dzieckiem, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są zleceniobiorcami, którzy wykonywali pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, przez okres co najmniej 6 miesięcy, i którzy zaprzestali jej wykonywania. 15
Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Ubezpieczeni, u których wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę spowodował wzrost podstaw wymiaru składek Grupa ubezpieczonych Składki liczone są od podstawy odpowiadającej Osoby wykonujące pracę na podstawie Zadeklarowanej kwocie, umowy agencyjnej lub umowy zlecenia nie niższej od wynagrodzenia minimalnego albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące jeśli wynagrodzenie za wykonanie tych umów określono w inny sposób niż kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie Osoby podlegające dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym na pod- nie niższej od wynagro- Zadeklarowanej kwocie, stawie art. 7 ustawy systemowej, tj. osoby, dzenia minimalnego które nie spełniają warunków do objęcia tymi ubezpieczeniami obowiązkowo i przystapią do nich dobrowolnie Duchowni Kwocie wynagrodzenia minimalnego łącznie z kosztami uzyskania i kwotą podatku, o których mowa w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych Duchowni pozostający w stosunku pracy, Różnicy między członkostwa w spółdzielni lub służby, których wynagrodzeniem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia minimalnym a kwotą emerytalno-rentowe z tych tytułów, w przeliczeniu na okres miesiąca, jest niższa od składek z wymienionych podstawy wymiaru wynagrodzenia minimalnego tytułów Osoby sprawujące osobistą opiekę nad dzieckiem, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są osobami duchownymi podlegającymi z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym przez okres co najmniej 6 miesięcy Wynagrodzeniu minimalnemu Przepis ustawy systemowej określający podstawę wymiaru składek Art. 18 ust. 7 Art. 18 ust. 7 Art. 18 ust. 4 pkt 5a Art. 18 ust. 4c Art. 18 ust. 5d 16
Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Zgodnie z art. 18 ust. 14 15 ustawy systemowej podstawa ta nie może bowiem być niższa niż 75% kwoty wynagrodzenia minimalnego. Większe refundacje za bezrobotnych Skutkiem podwyższenia minimalnego wynagrodzenia za pracę jest nie tylko wzrost obciążeń składkowych za niektóre grupy ubezpieczonych, ale również wzrost różnego rodzaju refundacji przysługujących z tytułu zatrudnienia osób bezrobotnych. Przy okazji warto zauważyć, że w wyniku nowelizacji ustawy o promocji zatrudnienia, z dniem 1 lipca 2014 r. uległa znacznemu rozszerzeniu grupa bezrobotnych wykonujących prace w ramach prac interwencyjnych albo robót publicznych, na których przysługują refundacje kosztów poniesionych na wynagrodzenia i składki. Poprzednio dotyczyło to tylko osób będących w szczególnej sytuacji na rynku pracy. Obecnie refundacją taką mogą być objęci wszyscy bezrobotni. Pracodawcy najczęściej korzystają z jednorazowej refundacji opłaconych składek, o której mowa w art. 47 ustawy o promocji zatrudnienia, a która przysługuje, jeżeli: pracodawca zatrudniał skierowanego bezrobotnego w pełnym wymiarze czasu pracy przez okres co najmniej 12 miesięcy oraz po upływie tego okresu nadal zatrudnia tę osobę. Maksymalna wysokość tej refundacji nie może przekroczyć 300% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu spełnienia powyższych warunków. W 2014 roku maksymalna kwota refundacji wynosiła więc 5.040 zł, a z dniem 1 stycznia 2015 r. wzrosła do 5.250 zł. Inne rodzaje refundacji, których wysokość uzależniona jest od wynagrodzenia minimalnego, przedstawia tabela. 17
Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Refundacje przysługujące z tytułu zatrudnienia osób bezrobotnych uzależnione od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę Prawo do refundacji ma pracodawca, który Refundacją objęte są Refundację wprowadza następujący przepis ustawy o promocji zatrudnienia Bezrobotni zatrudnieni w ramach prac interwencyjnych Zatrudnił co najmniej w połowie Część kosztów poniesionych na Art. 51 ust. 2 wymiaru czasu pracy na okres wynagrodzenia, nagrody oraz do 6 miesięcy skierowanych bezrobotnycne skierowanych bezrobotnych składki na ubezpieczenia społecz- w wysokości uprzednio uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak kwoty połowy minimalnego wynagrodzenia i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia za każdą osobę bezrobotną Zatrudnił na okres do 12 miesięcy skierowanych bezrobotnych Zatrudnił w pełnym wymiarze czasu pracy skierowanego bezrobotnego, Kwota uprzednio uzgodniona, nieprzekraczająca jednak wynagrodzenia minimalnego i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia za każdego bezrobotnego, jeżeli refundacja obejmuje koszty poniesione za co drugi miesiąc ich zatrudnienia Koszty wypłaconego wynagrodzenia, nagród oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości uprzednio uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak wynagrodzenia minimalnego i składek na ubezpieczenia społeczne od tego wynagrodzenia, jeżeli zwrot obejmuje koszty poniesione za co drugi miesiąc; refundacja może objąć okres do 18 miesięcy Art. 51 ust. 3 Art. 56 ust. 2 18
Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku Prawo do refundacji ma pracodawca, który Zatrudnił na okres do 6 miesięcy w wymiarze nieprzekraczającym połowy wymiaru czasu pracy przy pracy niezwiązanej z wyuczonym zawodem skierowanych bezrobotnych będących dłużnikami alimentacyjnymi w rozumieniu przepisów o pomocy osobom uprawnionym do alimentów Refundacją objęte są Bezrobotni wykonujący roboty publiczne Część poniesionych kosztów na wynagrodzenia, nagrody i składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości uprzednio uzgodnionej, nieprzekraczającej jednak kwoty ustalonej jako iloczyn liczby zatrudnionych bezrobotnych i połowy wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w ostatnim dniu zatrudnienia każdego rozliczanego miesiąca, łącznie ze składką na ubezpieczenia społeczne od refundowanego wynagrodzenia Refundację wprowadza następujący przepis ustawy o promocji zatrudnienia Art. 57 ust. 4 oraz ust. 6 Składki na Fundusz Pracy Podstawa warunkująca naliczanie składek Jedną z przesłanek powodujących konieczność naliczania składek na Fundusz Pracy jest to, aby podstawa składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalno-rentowe u danej osoby odpowiadała w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę lub 80% tego wynagrodzenia w pierwszym roku pracy zawodowej, a w przypadku osób wykonujących pracę w okresie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania co najmniej 50% wynagrodzenia minimalnego (art. 104 ust. 1 oraz art. 107 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia). Podwyżka minimalnego wynagrodzenia za pracę mogła spowodować objęcie obowiązkiem lub wyłączenie niektórych osób z obowiązku odprowadzania za nie składek na FP. Płatnicy składek powinni byli więc sprawdzić, czy te zmiany także ich nie dotyczą. 19
Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Przykład Od 2 lat pan Janusz świadczy pracę na rzecz tej samej spółki z o.o. w ramach umowy zlecenia, z tytułu której podlega obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek określone jest kwotowo i wynosi 1.700 zł. Oznacza to, że za 2014 rok za osobę tę powinna być odprowadzana także składka na FP, ponieważ podstawa składek emerytalno-rentowych wynosiła co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę (1.680 zł). Natomiast nie ma takiego obowiązku, począwszy od składek za styczeń 2014 roku, ponieważ podstawa składek emerytalno-rentowych jest niższa od wynagrodzenia minimalnego, tj. od kwoty 1.750 zł. Ustawa o promocji zatrudnienia przewiduje wiele sytuacji, kiedy to nie istnieje obowiązek odprowadzania składek na FP, mimo spełnienia przedstawionych wcześniej przesłanek, np. składek tych nie opłacamy za kobiety w wieku co najmniej 55 lat oraz mężczyzn w wieku co najmniej 60 lat (art. 104b ust. 2 ustawy). W sytuacji gdy wynagrodzenia za grudzień wypłacane są w styczniu kolejnego roku kalendarzowego, pod uwagę bierzemy wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę z miesiąca, za który przysługują pobory, a więc z grudnia roku ubiegłego. Przykład Z umowy o pracę wynika, że pracownik otrzymuje pobory w wysokości odpowiadającej aktualnemu minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Zgodnie z regulaminem wynagradzania pobory w firmie wypłacane są do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie za grudzień 2014 roku osoba ta otrzymała więc do 10 stycznia 2015 r. Mimo że podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych (1.680 zł) była niższa od obowiązującego wówczas wynagrodzenia minimalnego (1.750 zł), powinny być od niej odprowadzone składki na FP. Dochody osiągane z kilku źródeł Jeżeli dana osoba podlega obowiązkowi ubezpieczeń emerytalno-rentowych z kilku tytułów, konieczność odprowadzania składek na FP powstaje wówczas, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych odpowiada co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę albo właściwej jego części. Taki ubezpieczony musi złożyć każdemu ze swych płatników składek oświadczenie o dochodach 20
Rozdział 1. Zmiany w składkach w 2015 roku osiąganych w innym miejscu (art. 104 ust. 3 4 ustawy o promocji zatrudnienia). Po otrzymaniu oświadczenia sumuje się dochody i sprawdza, czy należy naliczać składki na FP. Może się okazać, że po podwyżce wynagrodzenia minimalnego część osób, za które płatnik odprowadzał w 2014 roku składki na FP, została wyłączona z tego obowiązku. Przykład Pani Małgorzata zatrudniona jest na 1/2 etatu, otrzymując z tego tytułu wynagrodzenie w kwocie 980 zł. Wynagrodzenie to jest w pełni oskładkowane. Ze złożonego oświadczenia wynika, że osoba ta zatrudniona jest jeszcze w innej firmie na 1/4 etatu z wynagrodzeniem wynoszącym 720 zł, od którego również są odprowadzane składki. W 2014 roku płatnik powinien za tę osobę naliczać składki na FP, albowiem łączne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru obowiązkowych składek emerytalno- -rentowych wynosi 1.700 zł i jest wyższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2015 roku składka ta nie powinna być opłacana, ponieważ obowiązujące wówczas wynagrodzenie minimalne za pracę będzie wyższe od łącznej podstawy wymiaru obowiązkowych składek emerytalno-rentowych. Podleganie ubezpieczeniom Podwyżka wynagrodzenia minimalnego a obowiązek ubezpieczeń przy zbiegu tytułów do nich Wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę może też mieć wpływ na istnienie obowiązku ubezpieczeń w przypadku wystąpienia tzw. zbiegu tytułów. Przykładem może tu być pracownik prowadzący równocześnie działalność gospodarczą lub mający podpisaną z innym płatnikiem umowę zlecenia, umowę agencyjną albo inną umowę o świadczenie usług, wobec której na podstawie Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Osoby takie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom z tytułu umowy o pracę. Natomiast istnienie obowiązku ubezpieczeń z tytułu umowy cywilnoprawnej albo prowadzonej działalności uzależnione jest od wysokości poborów (oskładkowanych) osiąganych z racji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Jeżeli w przeliczeniu na okres miesiąca są one niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę, osoba taka podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz wypadkowemu także z umowy cywilnoprawnej albo z tytułu działalności gospodarczej. Ubezpieczenie chorobowe jest dla niej dobrowolne. 21
Składki 2015. Zmiany, dokumentacja, rozliczenia z ZUS Płatnicy opłacający składki za takie osoby (zleceniodawca lub sam prowadzący działalność) powinni więc sprawdzić, czy po zmianie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę nie nastąpiły zmiany w zakresie obowiązku ubezpieczeń z dodatkowego źródła dochodów. Przykład Osoba zatrudniona w spółce z o.o. na 3/4 etatu podpisała z inną firmą umowę zlecenia. Praca w ramach zlecenia nie będzie świadczona na rzecz własnego pracodawcy. Ze złożonego zleceniodawcy oświadczenia wynika, że wynagrodzenie tej osoby z tytułu umowy o pracę wynosi 1.720 zł i jest w pełni oskładkowane. Oznacza to, że w 2014 roku umowa zlecenia nie rodziła obowiązku ubezpieczeń, ponieważ podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych ze stosunku pracy była wyższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Sytuacja zmieniła się wraz ze wzrostem wynagrodzenia minimalnego, tj. z dniem 1 stycznia 2015 r. Od tego miesiąca podstawa składek emerytalno-rentowych z tytułu umowy o pracę była bowiem niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dlatego też, począwszy od stycznia 2015 roku, umowa zlecenia rodziła obowiązek ubezpieczeń emerytalno-rentowych oraz ubezpieczenia wypadkowego. Natomiast do ubezpieczenia chorobowego zleceniobiorca mógł przystąpić na zasadach dobrowolności. Obowiązek dokonania odpowiednich zgłoszeń spoczywał na zleceniodawcy. Świadczenia chorobowe Przeliczenie podstawy najniższych zasiłków Zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę skutkuje także zmianą najniższej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom. Podstawę tę określa art. 45 ustawy chorobowej. Stanowi on, że podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty wynagrodzenia minimalnego lub kwoty odpowiadającej 80% tego wynagrodzenia (w pierwszym roku pracy zawodowej), pomniejszonej o 13,71%. Artykuł 47 ustawy chorobowej rozciąga stosowanie tej zasady na pozostałe świadczenia chorobowe przysługujące pracownikom, w tym na zasiłek opiekuńczy oraz zasiłek macierzyński, a art. 92 Kodeksu pracy również na wynagrodzenie chorobowe. 22