OP-IV.272.101.2013.EB Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie cyklu dwudniowych Posiedzeń Grupy Roboczej ds. opracowania Strategii Współpracy Transgranicznej Województwa Lubelskiego, Obwodu Wołyńskiego, Obwodu Lwowskiego i Obwodu Brzeskiego na lata 2014 2020 z przedstawicielami regionów partnerskich oraz konferencji podsumowującej w ramach projektu,,budowanie partnerstwa na rzecz wypracowania Strategii Transgranicznej na lata 2014-2020 złożonego przez Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego współfinansowanego ze środków Ministerstwa Spraw Zagranicznych w konkursie Wsparcie obywatelskiego i samorządowego wymiaru polskiej polityki zagranicznej 2013. Każde posiedzenie stanowi nieodzowny etap realizacji projektu,,budowanie partnerstwa na rzecz wypracowania. Wspólne spotkania i wzmocnienie partnerstwa przyczyni się do wypracowania modelu oraz intensyfikacji współpracy z sąsiadującymi regionami. Strategia jest wyzwaniem, który w dłuższej perspektywie czasowej przyczyni się do zaktywizowania gospodarki województwa lubelskiego, w tym w szczególności obszarów nadgranicznych. Aby to było możliwe, konieczne jest podjęcie wysiłków po obu stronach granicy, prowadzących do zmiany roli i funkcji obecnej granicy tak w sensie mentalnym, jak i praktycznym. Sytuacja ta wymaga prowadzenia aktywnej polityki i przemyślanych działań ukierunkowanych na zmniejszanie barier, zwiększanie współpracy gospodarczej, dialogu politycznego i międzykulturowego oraz zwiększanie konkurencyjności i atrakcyjności zarówno w wymiarze ekonomicznym, jak i społecznym regionów przygranicznych, pozwalającej na pełne wykorzystanie endogenicznych potencjałów. Etap nr 1 Zorganizowanie dwudniowego III Posiedzenia Grupy Roboczej ds. opracowania Strategii Współpracy Transgranicznej w terminie 29 30 sierpnia br. Organizacja dwudniowego posiedzenia wynika z bieżących potrzeb realizacji projektu,,budowanie partnerstwa na rzecz wypracowania Strategii Transgranicznej na lata 2014-2020 1. Warunki ogólne: Liczba uczestników spotkania 25 osób; Proponowany termin realizacji spotkania: 29-30 sierpnia 2013 roku; Zalecany czas trwania spotkania Posiedzenie Grupy Roboczej planowane jest w dniach 29-30 sierpnia br. 2013 roku od godz. 11-18 w dniu 29.08.2013r. i od 9-14 w dniu 30.08.2013; Miejsce rozpoczęcia i zakończenia dwudniowego spotkania, Lublin sala zapewniona przez Zamawiającego; Wykonawca ma zapewnić tłumacza ustnego / konsekutywnego z języka polskiego na język rosyjski oraz z języka rosyjskiego na język polski posiadającego odpowiednia wiedzę i doświadczenie zgodne z tematyką spotkania. Strona 1 z 6
2. Zakres tematyczny: Tematyka tłumaczeń dotyczyć będzie formułowania celu generalnego Strategii; Analizy SWOT dla poszczególnych dziedzin działań; formułowania celów szczegółowych i kierunków w ramach dziedzin działań strategicznych. 3. Wymogi w stosunku do Wykonawcy: Zapewnienie w dniu 29 sierpnia br.: obiadu dla 25 osób składającego się z zupy, drugiego dania (danie mięsne, ziemniaki / ryż lub frytki, surówki min. 2 rodzaje, deser (ciasto/lody) i napojami do posiłków (kawa, herbata, soki, woda); kolacji dla 25 osób składającej się z zupy, drugiego dania (danie mięsne, ziemniaki lub frytki, surówki min. 2 rodzaje, deser (ciasto/lody) i napojami do posiłków (kawa, herbata, soki, woda); noclegów dla 15 osób z Ukrainy i Białorusi. Rezerwacja 15 pokoi jednoosobowych; Noclegu w hotelach kategorii, co najmniej *** / **** (trzy / cztero gwiazdkowm), zlokalizowanym w centrum Lublina; uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w jednym obiekcie; oraz polskich ekspertów merytorycznych. Czas trwania tłumaczenia od godz. 14: 00 18:00. Zapewnienie w dniu 30 sierpnia br.: oraz polskich ekspertów merytorycznych. Czas trwania tłumaczenia od godz. 9:00 14:00. Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego o kolejnym terminie Posiedzenia Grupy Roboczej w terminie do 7 dni po ostatnio zrealizowanym posiedzeniu. Etap nr 2 Zorganizowanie dwudniowego IV Posiedzenia Grupy Roboczej ds. opracowania Strategii Współpracy Transgranicznej w terminie II połowa września 2013r Organizacja dwudniowego posiedzenia wynika z bieżących potrzeb realizacji projektu,,budowanie partnerstwa na rzecz wypracowania Strategii Transgranicznej na lata 2014-2020. 4. Warunki ogólne: Strona 2 z 6
Liczba uczestników spotkania 25 osób; Proponowany termin realizacji dwudniowego spotkania: II połowa września 2013 roku; Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego o kolejnym terminie Posiedzenia Grupy Roboczej w terminie do 7 dni po ostatnio zrealizowanym posiedzeniu. Zalecany czas trwania spotkania Posiedzenie Grupy Roboczej planowane jest na dwa dni w II połowie września 2013 roku; od godz. 11-18 w pierwszym dniu i od 9-14 drugiego dnia. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia dwudniowego spotkania, Lublin sala zapewniona przez Zamawiającego; Wykonawca ma zapewnić tłumacza ustnego / konsekutywnego z języka polskiego na język rosyjski oraz z języka rosyjskiego na język polski posiadającego odpowiednia wiedzę i doświadczenie zgodne z tematyką spotkania. 5. Zakres tematyczny: Tematyka tłumaczeń dotyczyć będzie określenia TOSI dla poszczególnych kierunków działań; opracowania podmiotów realizujących Strategię. 6. Wymogi w stosunku do Wykonawcy: Zapewnienie w pierwszym dniu spotkania(data do ustalenia) II połowa września 2013 roku obiadu dla 25 osób składającego się z zupy, drugiego dania (danie mięsne, ziemniaki / ryż lub frytki, surówki min. 2 rodzaje, deser (ciasto/lody) i napojami do posiłków (kawa, herbata, soki, woda); kolacji dla 25 osób składającej się z zupy, drugiego dania (danie mięsne, ziemniaki lub frytki, surówki min. 2 rodzaje, deser (ciasto/lody) i napojami do posiłków (kawa, herbata, soki, woda); Podczas całego spotkania zostaną zapewnione noclegi dla 15 osób z Ukrainy i Białorusi. Rezerwacja 15 pokoi jednoosobowych; Noclegu w hotelach kategorii, co najmniej *** / **** (trzy / cztero gwiazdkowm), zlokalizowanym w ścisłym centrum Lublina uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w jednym obiekcie; oraz polskich ekspertów merytorycznych. Czas trwania tłumaczenia od godz. 14: 00 18:00 Zapewnienie w drugim dniu spotkania(data do ustalenia) II połowa września 2013 roku: Strona 3 z 6
oraz polskich ekspertów merytorycznych. Czas trwania tłumaczenia od godz. 9:00 14:00. Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego o terminie kolejnego Posiedzenia Grupy Roboczej w terminie do 7 dni po ostatnio zrealizowanym posiedzeniu. Etap nr 3 Zorganizowanie dwudniowego V Posiedzenia Grupy Roboczej ds. opracowania Strategii Współpracy Transgranicznej w terminie II połowa października 2013r.Organizacja dwudniowego posiedzenia wynika z bieżących potrzeb realizacji projektu,,budowanie partnerstwa na rzecz wypracowania Strategii Transgranicznej na lata 2014-2020 7. Warunki ogólne: Liczba uczestników spotkania 25 osób; Proponowany termin realizacji dwudniowego spotkania: II połowa października 2013r. Zalecany czas trwania spotkania Posiedzenie Grupy Roboczej planowane na dwa dni w II połowa października 2013r. od godz. 11-18 w pierwszym dniu i od 9-14 drugiego dnia. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia dwudniowego spotkania,lublin sala zapewniona przez Zamawiającego; Wykonawca ma zapewnić tłumacza ustnego / konsekutywnego z języka polskiego na język rosyjski oraz z języka rosyjskiego na język polski posiadającego odpowiednią wiedzę i doświadczenie zgodne z tematyką spotkania. 8. Zakres tematyczny: Tematyka tłumaczeń dotyczyć będzie prac nad systemem monitoringu i aktualizacji Strategii; sposobów finansowania realizacji Strategii; Omówienia i uzgodnienia procedury konsultacji społecznych nad projektem Strategii. 9. Wymogi w stosunku do Wykonawcy: Zapewnienie w pierwszym dniu spotkania(data do ustalenia) II połowa października 2013 r. kolacji dla 25 osób składającej się z zupy, drugiego dania (danie mięsne, ziemniaki lub frytki, surówki min. 2 rodzaje, deser (ciasto/lody) i napojami do posiłków (kawa, herbata, soki, woda); noclegi dla 15 osób z Ukrainy i Białorusi. Rezerwacja 15 pokoi jednoosobowych; Noclegu w hotelach kategorii, co najmniej *** / **** (trzy / cztero gwiazdkowm), zlokalizowanym w ścisłym centrum Lublina Uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w jednym obiekcie; Strona 4 z 6
oraz polskich ekspertów merytorycznych. Czas trwania tłumaczenia od godz. 14: 00 18:00 Zapewnienie w drugim dniu spotkania(data do ustalenia) II połowa października 2013 r: oraz polskich ekspertów merytorycznych. Czas trwania tłumaczenia od godz. 9:00 14:00. Etap IV - Zorganizowanie Konferencji kończącej realizację projektu,,budowanie partnerstwa na rzecz wypracowania 10. Warunki ogólne: Liczba uczestników spotkania 350 osób; Proponowany termin realizacji konferencji: ostatni tydzień listopada 2013 r Zalecany czas trwania spotkania Posiedzenie Grupy Roboczej planowane na dwa dni w ostatnim tygodniu listopada 2013 r. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia konferencji, Lublin sala zapewniona przez Wykonawcę; 11. Zakres tematyczny: W zorganizowanej konferencji kończącej podsumowującej realizowany projekt wezmą udział przedstawiciele 233 jednostek samorządowych z województwa lubelskiego oraz ok. 20 przedstawicieli z regionów partnerskich z Ukrainy i Białorusi. Zostaną zaproszeni również beneficjenci z terenu województwa lubelskiego zainteresowani współpracą transgraniczną. W konferencji wezmą udział dziennikarze z mediów lokalnych i regionalnych. W konferencji przedstawiającej realizowany projekt weźmie udział w sumie ok. 350 osób. Da to możliwość uzyskania długofalowego rezultatu poprzez skoordynowanie działań w zakresie współpracy transgranicznej z innymi jednostkami samorządu terytorialnego, a także organizacjami pozarządowymi oraz możliwość uzyskania efektu multiplikacji. Realizacja projektu będzie również stanowiła realne podstawy do opracowania w przyszłości Strategii Transgranicznej regionów przygranicznych trzech państw. 12. Wymogi w stosunku do Wykonawcy: Organizacja konferencji. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni w dniu konferencji (data do ustalenia) ostatni Strona 5 z 6
tydzień listopada 2013 r W przeddzień konferencji noclegi dla 20 osób z Ukrainy i Białorusi. Rezerwacja 20 pokoi jednoosobowych; Noclegi w hotelach kategorii, co najmniej ***/ **** (trzy /cztero gwiazdkowm), zlokalizowanym w centrum Lublina. W przeddzień konferencji zapewnienie kolacji dla 25 osób składającej się z zupy, drugiego dania (danie mięsne, ziemniaki lub frytki, surówki min. 2 rodzaje, deseru (ciasto) i napoje do posiłków uczestnicy spotkania winni być zakwaterowani w jednym obiekcie; transportu w przypadku, gdy sala konferencyjna będzie w innym miejscu niż zakwaterowanie gości; klimatyzowaną salę konferencyjną z wyposażeniem: laptop, projektor multimedialny, ekran, z miejscami siedzącymi na co najmniej 350 osób oraz zaplecze socjalne (sala w której serwowany będzie obiad, bezpłatną szatnię dla uczestników konferencji oraz bezpłatne toalety); obiad dla 350 uczestników w dniu konferencji w formie bufetu szwedzkiego, w tym 2 rodzaje zupy, 2 rodzaje mięsa, ryba, ziemniaki / ryż lub frytki, warzywa gotowane, 3 rodzaje surówek, danie wegetariańskie, deser, napoje; podanie 1 powitalnego serwisu kawowego (kawa rozpuszczalna, parzona i z ekspresu, herbata czarna, owocowa i zielona, soki min 3 rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana, cukier, cytryna, śmietanka do kawy, ciastka kruche min. 3 rodzaje) dla 350 uczestników konferencji; wodę mineralną na stole panelistów podczas całej konferencji; Tłumaczenie ustne / symultaniczne/ kabinowe z języka polskiego na język rosyjski oraz z języka rosyjskiego na język polski niezbędna odpowiednia wiedza i doświadczenie zgodne z tematyką spotkania; Zakup materiałów promocyjnych na konferencję podsumowującą (dla 350 osób) : Długopis 350 sztuk (wykonany z metalu, czarny lub srebrny, wkład czarny, końcówka dolna przykręcana lub wciskana w kolorze czarnym lub srebrnym, uchwyt mocujący metalowy, mechanizm przyciskany metalowy. Nadruk kolorowy. Długopis znakowany w dwóch miejscach. Wymiary: 13 x 1,4 cm +/- 5 mm. Logo MSZ i Logo UMWL) Notatniki konferencyjne 350 sztuk (notes z surowców wtórnych, bindowany naturalna bawełną. 60 kartek papieru z recyklingu, nadruk x 4 kolory,format: A5,wymiary 14 x21x0,5 cm otwierany jak zeszyt, informacja o współfinansowaniu - wg przedstawionego przez Zamawiającego wzoru. Logo MSZ i Logo UMWL) Torba materiałowa /bawełniana na zakupy z krótkimi uchwytami 350 sztuk (Wymiary: 38x 42 cm informacja o współfinansowaniu - wg przedstawionego przez Zamawiającego wzoru. Logo MSZ i Logo UMWL Przygotowanie materiałów promocyjnych na konferencję promocyjną ( spakowanie notatników, długopisów i wydrukowanych prezentacji dostarczonych przez Zamawiającego do toreb materiałowych). Strona 6 z 6