Scenariusze, dialogi i procesy zarządzania wiedzą ; Perechuda K., Sobińska M., [red.], Diffin, Warszawa, 2008 Polityka rachunkowości jako fundament zarządzania wiedzą o położeniu ekonomicznym jednostki sporządzającej bilans Tadeusz Gospodarek Wałbrzyska Wyższa Szkoła Zarządzania i Przedsiębiorczości ul. 1 Maja 131; 58-305 Wałbrzych Email: tgospo@op.pl Streszczenie W pracy przedstawiono ustawowy dokument polityka rachunkowości jako nowoczesne narzędzie wspomagające zarządzanie wiedzą o położeniu ekonomicznym jednostki sporządzającej bilans. Zarządzanie wiedzą finansową oparto o czterowarstwowy układ logiczny procesu wymiany informacji w sieci: front office, middle office, back office i virtual office. Uzyskano nieredundancyjny podział informacji generowanej przez implementację polityki rachunkowości na warstwy logiczne. Pokazano relacje informacji źródłowej i wysoko przetworzonej jako wynik działania zasad rozbudowanej polityki rachunkowości oraz relacyjne zależności pomiędzy strategią rozwoju, strategią informatyzacji, opisem zasobów i procesów, a polityką rachunkowości. Wskazano na optymalny kształt dokumentu i jego relację ze zintegrowanym systemem wspomagającym zarządzanie. W konkluzji stwierdzono, że polityka rachunkowości w formie prezentowanej może być traktowana jako jeden z fundamentów zarządzania wiedzą ekonomiczną. Wstęp Technologia informatyczna zawsze wyprzedza otaczającą nas rzeczywistość prawną i normatywną. Dotyczy to zwłaszcza zarządzania przedsiębiorstwem w kontekście stosowania zintegrowanych systemów. Postęp technologii przetwarzania informacji ucieka ekspotencjalnie, podczas gdy regulacje prawne z trudem mogą nadążyć za wzrostem liniowym. Powstaje zatem ogromna luka ograniczająca rozwój ekonomiczny, a próby nadganiania zapóźnień ustawodawstwa, zwłaszcza rozporządzeń prawa wykonawczego, przypominają patchwork, w którym dziurę w łacie łata się kolejną łatą z poważnym przetarciem. Na szczęście systemy informatyczne są dzisiaj wyposażane w znaczący udział inteligentnych modułów opcji wyboru oraz definiowalnych sterowników, powodujących ich pożądaną elastyczność oraz odporność tak na zmiany zewnętrzne, jak i wewnętrzne uwarunkowania ich funkcjonowania. Problem nadrzędny desynchronizacji w czasie uregulowań de-jure oraz standardów technologicznych de-facto jednak pozostaje i znaczna część konserwacji systemów przetwarzania informacji ekonomicznej związana jest z uaktualnieniem do kolejnych wynalazków prawnych. 1
Polityka rachunkowości Wychodząc z założenia, że w dzisiejszym zarządzaniu położeniem ekonomicznym przedsiębiorstwa kluczowe znaczenie ma sprawny system wymiany informacji finansowej, temu właśnie zagadnieniu należy poświęcić szczególną uwagę. Jest on zawsze uwarunkowany standardami de-jure, wynikającymi z przepisów prawa gospodarczego, podatkowego, obrotu informacją, itp., a z drugiej strony standaryzacją de-facto protokołów oraz rozwiązań technologicznych informatyki. Większość opracowań, dotyczących zagadnienia zintegrowanych systemów wspomagających zarządzanie, dotyczy procesów technologicznych oraz ich dopasowania do potrzeb danego podmiotu oraz profilu produkcji hardware oraz software. Mało jest natomiast informacji na temat globalnych założeń, związanych z wykorzystaniem standardów de-jure, kierunkujących optymalizację obiegów informacji i wskazujących pożądane kierunki zmian prawa gospodarczego. W tym kontekście jednym z ważniejszych przepisów jest Ustawa o rachunkowości 1, która określa polskie standardy przetwarzania informacji finansowej. W art. 3 ust. 1 pkt 11 wspomnianej ustawy zdefiniowano zasady (politykę) rachunkowości, jako wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone prawem, w tym także określone w MSR 2, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Nie narzuca to jednak ani określonego wzorca dokumentu, ani szczegółów opisów procedur i szablonów księgowania. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na kilka zasadniczych aspektów zarządzania informacją o finansach. 1. Czy przetwarzać je w sposób scentralizowany, czy rozproszony? 2. Czy redundancja informacji pomiędzy księgami pomocniczymi, a księgą główną jest uzasadniona? 3. Czy wszystkie dane raportujące powinny być przygotowane w podsystemie FK? 4. Czy polityka rachunkowości dotyczyć powinna wyłącznie działania ex-post? 5. Czy polityka rachunkowości jest elementem zarządzania wiedzą? W opisie dokumentacji zasad polityki rachunkowości większości firm dominuje jeden element - wykaz kont syntetycznych. Stanowi on najważniejszą i bezwzględnie konieczną konstrukcję szkieletową każdego systemu rachunkowości, ale nie mówi nic o zarządzaniu informacją finansową lub ekonomiczną. Od jego jakości zależy wprawdzie w dużym stopniu funkcjonowanie w jednostce całego mechanizmu finansowego, ale nie da się na tej podstawie ustalić żadnych procesów wymiany informacji oraz układu kaskadowego jej przetwarzania. Jest to zaledwie jeden fragment wymagany dla zdefiniowania sprawozdań określonych ustawą albo standardami MSSF 3. Idąc w głąb systemu rachunkowości firmy i docierając do jego modułów, stanowiących najczęściej księgi pomocnicze, które tworzą skomplikowaną sieć powiązań systemowych z księgą główną, stwierdza się, że jakość opisów tych członów gwałtownie maleje lub nie istnieje wcale. W krańcowych przypadkach nie ma w ogóle zarządzenia ustalającego plan kont jednostki wraz z uzupełniającymi dyspozycjami organizacyjnymi, a księgowość działa w oparciu o tradycję i kwalifikacje księgowego. Co więcej, redundancje danych ekonomicznych w księgach pomocniczych i księdze głównej stanowią niemal zjawisko codzienne. Skutkuje to zawsze obniżeniem wydolności systemów księgowych. 1 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości Dz.U.02.76.694; z późniejszymi zmianami. 2 Międzynarodowe Standardy Rachunkowości www.mf.gov.pl/index.php?const=1&dzial=487&wysw=2&portalmf=56dcf2e72747716b92cfc9487f17e54d 3 Międzynarodowe Standardy Sprawozdań Finansowych. 2
Z punktu widzenia wymogów prawa, określonych przepisami art. 10 ustawy o rachunkowości, dokumentację stosowanego systemu rachunkowości można oceniać tylko na podstawie bardzo ogólnych kryteriów, stwierdzając, czy rodzaje wymaganej przepisami dokumentacji istnieją - czy nie. Sformułowania ustawowych wymagań są tak złożone i wieloelementowe, że dopuszczają pełną dowolność opisu faktycznego stanu zawartego w dokumentacji systemu rachunkowości. Tymczasem dla wszystkich zainteresowanych, a zwłaszcza prowadzących księgowość i zarządzających przedsiębiorstwem, istnieje realna potrzeba określenia przyjętych zasad powstawania wyniku ekonomicznego i dystrybucji wiedzy na ten temat w strukturze decyzyjnej i operacyjnej jednostki, tak w warstwie merytorycznej, tj. stosowanych zasad wyceny, jak i technicznej, czyli sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, zwłaszcza przy użyciu komputera, zwłaszcza gdy księgi pomocnicze są niezależne od programu finansowo-księgowego (np. program kadry-płace lub sprzedaż). Można postawić tezę, że dobrze skonstruowany dokument o nazwie polityka rachunkowości, nie powinien służyć jedynie wypełnieniu postanowień ustawy, ale powinien stanowić podstawę szkieletu zarządzania wiedzą ekonomiczną w przedsiębiorstwie, to jest: Opisania procesów biznesowych i ich dokumentowania. Zdefiniowania obiegu dokumentów księgowych w strukturze firmy. Podziału rachunkowości na spójne bloki logiczne (księgi pomocnicze). Opracowania zoptymalizowanego planu kont. Opracowania algorytmów dla tworzenia sprawozdań finansowych. Opisania systemu przetwarzania danych rachunkowości. Opracowania procedur ISO dla księgowości. Opracowania systemu księgowości ex-ante i budżetowania. Zdefiniowania relacji wymiany danych w systemie informatycznym. Uniezależnienia się od stosowanego systemu FK. Opracowania zasad bezpieczeństwa i ochrony danych. Opracowania prezentacji zewnętrznej wyników ekonomicznych. Powyższe wskazuje na fundamentalną rolę dobrego dokumentu polityka rachunkowości w procesie zarządzania firmą w nowoczesnym ujęciu procesowym. Oznacza to jednocześnie, że stworzenie takiego dokumentu jest procesem długotrwałym i wymaga zaangażowania się w jego tworzenie zespołu, który przygotuje odpowiednie informacje źródłowe dla redakcji ostatecznej. Decydując się na stworzenie w swojej firmie lub organizacji rozbudowanego dokumentu polityka rachunkowości, opisującego procesy biznesowe i pełne obiegi informacji, zarząd zyskuje: Zdefiniowane procedury dla wdrożenia dowolnego systemu informatycznego. Automatyzację procesu księgowania i konsolidacji danych. Szybki dostęp do informacji zarządczych i sprawozdań finansowych. Strukturę planu kont i rozksięgowań dla budżetu oraz raportów zarządczych. Ograniczenie czasu kontroli skarbowych i badania bilansu. Opis proceduralny dla stanowisk pracy oraz procesów biznesowych. Skrócenie wdrożenia lub optymalizacji zintegrowanego systemu księgowości. Lepsze zrozumienie struktury powstawania wyniku i jego kontroli bieżącej. Skalowalność i elastyczność dla systemów informatycznych. Możliwość łatwego przejścia do standardów międzynarodowych MSR oraz MSSF. Oczywistym jest, że tak określona polityka rachunkowości staje się wartościowym narzędziem zarządzania strategicznego oraz planowania. Ustala ona standardy przepływu 3
wiedzy o położeniu finansowym jednostki, definiuje formaty sprawozdań oraz wymiany danych między podsystemami informatycznymi. Model warstwowy zarządzania informacją finansową. Model organizacji biznesowej wyróżnia aktualnie cztery zasadnicze warstwy kompetencji, dla których tworzone są wewnętrzne standardy zarządzania informacją. Układ taki pozwala w sposób logiczny oddzielić zadania oraz metody obliczeniowe, stosowane w systemach zintegrowanych. Możliwe staje się wówczas opracowanie workflow dla każdej warstwy osobno i wprowadzenie modelu podejmowania decyzji przy udziale warstw [Zomerdijk 2005]. Schemat warstwowy wymiany informacji dla autoryzowanej stacji obsługi samochodów przedstawiono na rys. 1. Dla każdej warstwy polityka rachunkowości wnosi swój wkład informacyjny. W tym kontekście wyróżniamy następujące warstwy logiczne: Front Office [Huston J. 2000, Abbott P. 1999], Działy odpowiedzialne za oddziaływanie z otoczeniem zewnętrznym (klient, kontrahent, prezentacja na zewnątrz). Dla niej polityka rachunkowości określa relacje klient przedsiębiorstwo dokument. Tu również powstaje układ ksiąg pomocniczych oraz raportów operacyjnych, związanych z zarządzaniem poziomu średniego. Oprogramowaniem charakterystycznym dla tej warstwy jest CRM, który musi być zasilany on-line informacjami z bazy kontrahentów oraz finansowo-księgowej. Stąd rola polityki rachunkowości dla tej warstwy związana jest z organizacją dostępu do przetworzonych danych o płatnościach, transakcjach oraz konsolidacji wyników, pochodzących z warstwy middle-office. Z tym wiążą się: Obiegi dokumentów finansowych dla każdego procesu front-office. Raporty operacyjne. Procedury kontrolne ksiąg pomocniczych działów front-office. Procedury kontrolne procesów biznesowych działu. Procedury zabezpieczenia danych działu. Informacje wymieniane z Back Office. Informacje wymieniane z Virtual Office. Informacje wymieniane z Middle Office. Formaty prezentacji danych (raporty, formularze) Interfejsy użytkownika (formularze, bazy danych) Protokoły warstwy sieciowej LAN/WAN Algorytmy aplikacji wykorzystywanych przez front-office. Middle Office [Duffy D.J. 2004] Tu realizują się algorytmy obliczeniowe, raporty, sprawozdania operacyjne oraz hurtownia danych. W tej warstwie działa wspomaganie informatyczne rachunkowości. Tu polityka rachunkowości ma największe zastosowanie prakyczne, określając zasady przetwarzania informacji oraz algorytmy użytecznych raportów. Dział ten pozostaje w ścisłej relacji z Front Office oraz Back Office, zasilając go narzędziami przetwarzania danych oraz modułami typu agent inteligentny, np.: Opis procesów realizowanych w organizacji. Metryki dokumentów stosowanych w organizacji. Procedury obiegów informacji finansowej w organizacji. Karty raportów finansowych. Opis księgi głównej. 4
Opis ksiąg pomocniczych. Opis algorytmów i zależności w systemie zintegrowanym. Opis procedur księgowych. Plan dekretów dla dokumentów. Opis konsolidacji danych do formy hurtowni danych. Algorytmy w obrębie ksiąg rachunkowych Algorytmy wymiany informacji między modułami Algorytmy systemów raportujących Opis ochrony danych osobowych Opis ochrony danych księgowych Opis ochrony danych poufnych Hurtownia danych do sprawozdań Interfejsy użytkownika Arkusze sprawozdań ekonomicznych Opis funkcjonalny systemu zintegrowanego Back Office [King M.J 2003] Warstwa podejmowania decyzji i zatwierdzania danych przetworzonych przez Front Office. Tu powstają archiwa danych oraz raporty ex-ante do realizacji przez Front Office. Tu zapisywane są transakcje, dane księgowe oraz wszelkie informacje o zasobach. Warstwa pozostaje w ścisłej relacji z Middle Office, który dostarcza jej narzędzi rachunkowych oraz metod. W tym miejscu polityka rachunkowości określa zasady powstania wyniku finansowego, archiwizacji danych oraz weryfikacje raportów dla zarządu. Informacja zatwierdzana przez Back Office staje się podstawą podejmowania decyzji przez zarząd lub dyrektoriat. Składają się na to: Procedury zatwierdzania dokumentów. Procedury konsolidacji dokumentów źródłowych. Zasady kontroli spójności danych. Zasady kontroli rzetelności zapisów. Zasady kontroli poprawności danych. Procedury weryfikacji informacji. Kadry-płace i ich dokumentacja. Ewidencje zasobów trwałych i niematerialnych. Produkcja i jej dokumentacja. Rozrachunki wszelkiego typu. Bilans i jego kontrola. Deklaracje podatkowe. Deklaracje ZUS. Sprawozdania zewnętrzne (GUS). Procedury weryfikacji raportów skonsolidowanych. Procedury zamknięcia i otwarcia ksiąg. Budżet i jego kontrola. Wynik finansowy i jego definicja. Exchange Office (Virtual Office) [Dennis A. 1997] Warstwa Extranet, public relations oraz ebiznesu firmy, która wykorzystuje przede wszystkim Internet z jego standardami oraz protokołami poziomu najwyższego modelu OSI 4. W przypadku tej warstwy logicznej, polityka rachunkowości powinna określić sposób konsolidacji wyników procesów 4 Open System Interconnection ISO model siedmiowarstwowy funkcjonowania sieci komputerowej. 5
wirtualnych, znajdujących swoje odzwierciedlenie w warstwie Back Office, jak również zasady dokumentowania zdarzeń ebiznesowych. Tu również konieczne są procedury dostępności danych finansowych, do upublicznienia, a zatem: Dane wymieniane z warstwą Front Office Dane wymieniane z warstwą Back Office Dane pobierane z Internet/Intranet Dane eksportowane do Internet/Intranet Protokoły sieciowe WAN Protokoły sieciowe LAN Interfejs użytkownika zdalnego Interfejs administratora VPN Interfejs administratora danych Powyższy podział wskazuje na znaczące zapotrzebowanie poszczególnych warstw zarządzania wiedzą finansową na informacje z zakresu organizacji i funkcjonowania procesów księgowych w jednostce podlegającej ustawie o rachunkowości. Rzetelna polityka rachunkowości powinna dostarczyć do sieci w formie on-line (helpdesk, Tagi inteligentne, procedury i schematy) wiedzy na postawione wyżej kwestie. Osobną kwestią staje się relacja polityki rachunkowości do innych dokumentów dotyczących strategii i planowania. To odniesienie ma szczególne znaczenie w przypadku opisu procesów oraz zasobów, ponieważ wszystkie dokumenty muszą bazować na spójnej bazie danych źródłowych. Różnią się jedynie sposobem przetworzenia i poziomem abstrakcji. Na rys. 2 przedstawiono model relacji polityki rachunkowości na przykładzie Teatru Polskiego we Wrocławiu. 6
Rys. 1 Schemat warstw wymiany informacji w sieci firmy typu autoryzowana stacja obsługi samochodów [Gospodarek 2006] 7
Rys. 2 Miejsce polityki rachunkowości w systemie planowania strategicznego i oceny położenia finansowego na przykładzie Teatru Polskiego we Wrocławiu [Gospodarek 2007] 8
Rys. 3 Polityka rachunkowości w odniesieniu do warstw zarządzania wiedzą (opracowanie własne) 9
Dokumenty źródłowe W przedsiębiorstwach tworzone są różnego typu dokumenty analityczne oraz planistyczne krótkiego i średniego horyzontu czasowego. Wiele tych danych można sprzęgnąć klamrą w polityce rachunkowości. Na rys. 3 pokazano schematycznie relację pomiędzy tematyką merytoryczną dokumentu, a warstwą biznesową. Wskazuje on na bardzo istotną rolę opisu procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Jest to opis, który stanowi wiedzę uniwersalną, wykorzystywaną w każdym, innym dokumencie. W zasadzie opis ten powinien wynikać z procedury jakości np. ISO, w którym w formie schematycznej zostaje on przedstawiony w różnych aspektach, prowadzących do jego informatyzacji. W polityce rachunkowości opis procesu zyskuje dodatkowe informacje, wynikające z dokumentowania każdego zdarzenia gospodarczego za pomocą dokumentów finansowo-księgowych. To prowadzi do kolejnego uogólnienia spojrzenia na rachunkowość: Informacja o stanie finansowym przedsiębiorstwa wynika wprost z ewidencji dokumentów źródłowych, a dane skonsolidowane w formie zestawienia obrotów i sald na kontach księgowych stanowią jedynie formę pomocniczą określonej hurtowni danych, mogącej pozostawać w redundancji z danym źródłowymi, zgromadzonymi w zbiorach ksiąg pomocniczych. Takie rozumienie rachunkowości oznacza konieczność ewidencji dokumentów źródłowych, np. faktura, polecenie przelewu, kasa wypłaci, wydanie zewnętrzne, itp. Oznacza to również, że reprezentacja księgowa każdego dokumentu w formie obrotów i sald na kontach księgi głównej, wymaga transferu dokumentu oryginalnego w formacie nadającym się do dekretacji z miejsca jego emisji do bazy danych transakcyjnych systemu finansowoksięgowego. To generuje automatycznie powstanie dokumentów pochodnych, które mogą mieć charakter dokumentu źródłowego, np. wyciąg bankowy (jako zestawienie przelewów i dyspozycji na rachunku bankowym), albo raport sprzedaży z kasy fiskalnej jako zestawienie pojedynczych transakcji sprzedaży, a system może się nimi posługiwać na równi z dokumentami źródłowymi. Jak będzie to realizowane w konkretnym przypadku, decyduje polityka rachunkowości w części dotyczącej organizacji ksiąg rachunkowych. Dokumenty mogą być sprzężone z innymi w formie relacji jeden do jednego albo jeden do wielu, np. do jednej faktury można przyporządkować wiele płatności lub wiele wydań z magazynu. Odwrotnie, do jednego dokumentu WZ można przyporządkować wiele faktur. Relacje te są określane przez procesy i powinny być zdefiniowane. Z powyższych rozważań wynika kolejny, bardzo istotny aspekt polityki rachunkowości: Polityka rachunkowości powinna zawierać metryki dokumentów źródłowych oraz karty dokumentów pochodnych, równoważne źródłowym. Wprowadzenie takiego opisu dokumentu pozwala w sposób jednoznaczny wprowadzić go do systemu obiegu informacji w dowolnej organizacji biznesowej, umożliwiając wykorzystanie go w dowolnym punkcie przetwarzania informacji ekonomicznej. Przykładową metrykę dokumentu faktury sprzedaży samochodu przedstawiono w tabeli 1. Tabela 1 Metryka dokumentu faktura VAT sprzedaży samochodu (na podstawie [Gospodarek 2006]) Firma Nazwa Karta dokumentu źródłowego Faktura sprzedaży samochód nowy, osobowy Polityka Rachunkowości Kod FAONPL Numeracja główna Kolejne cyfry od nr 1 w każdym, nowym roku Rok wystawienia YYYY Kod miejsca wystawienia N = Wrocław 10
ON = osobowe nowe Kod magazynu Kod typu sprzedaży Brak W-w Kod nazwy FA Pełny numer dokumentu ON/X+1/YYYY Kod kontrahenta XXXXX Rodzaj kontrahenta Brak Data wystawienia DD/MM/YYYY Data sprzedaży DD/MM/YYYY Data płatności DD/MM/YYYY Data w rejestrze VAT DD/MM/YYYY P/xxxx/xx/inicjały Umowa kredytowa wystawiającego/yyyy Informacje dodatkowe w główce Sposób płatności Nr dokumentu FA VAT Opis (przelew) zaliczka Dane na pozycjach Lp Brak Nie dotyczy Kod towaru C13 Kod kartoteki magazynowej 13 znaków Nazwa towaru C40 40 znaków alfanumerycznych j.miary C3 Kod trzyznakowy wybierany z listy (szt.) PKWiU Brak Kod 6 znakowy np. 72.14Z Stawka VAT C3 Kod 3 znakowy np. 22% lub ZWL lub 0% Cena netto N12.2 Numeryczna w postaci zmiennoprzecinkowej Kwota netto N12.2 Numeryczna w postaci zmiennoprzecinkowej Informacje dodatkowe na pozycjach Marka Nr podwozia Rok produkcji Sztuk Ładowność Masa własna Kolor Dane o rozksięgowaniu Typ Nr silnika Pojemn. Silnika Nr. Komisyjny Dop. Masa całkowita Ilość osób Rodzaj paliwa Konto WN MA Kontrahent - należność (brutto) Koszt dodatków Wz dodatki, bonusy, Zaliczka netto Przychód netto 200-x-xxxxx-x 731-x-A-x-x (731 przychód/koszt ze sprzedaży samochodu) 1/2/3 oddział (wroc/op/jg) A/B/C/ES/M/G/8* klasa samochodu. 9 - koszty 1 przychód / 2- wz 3 pozostałe przychody 1 przychod ze sprzedazy pojazdu 2 dodatki 731-1-a-1-2 WZ 843-x-x-xxxxx 731-x-A-x-x 331-1 (podziałł, usługi, bonusy) 731-x-A-x-x Akcyza 731-x-A-x-x 221-010 Wz samochód 731-x-A-y-x 331-1 VAT 221-002 Dane do konsolidacji i sprawozdań Program handlowy Program raportujący Raport sprzedaży Rejestr VAT Program FK Transfer do FK pojedynczo XML Program transferu 11
Podlega konsolidacji Rozrachunki z kontrahentem Sprzedaż osobowych Sprzedaż samochodów Sprzedaż towarów ogółem Płatności Dokumenty zapłaty Raporty operacyjne Raport skonsolidowany Wynik finansowy Dokumenty Wynik operacyjny działu Program handlowy Program FK Tak przetworzona informacja umożliwia stworzenie hurtowni danych ekonomicznych, umożliwiającej dalszą konsolidację i precyzyjne ustalenie pożądanych raportów finansowych oraz skonsolidowanych. Możliwe jest wówczas opracowanie protokołu wymiany danych pomiędzy modułami systemu zintegrowanego oraz praca grupowa w sieci. Z opisu procedury księgowania dokumentu oraz podanego schematu rozksięgowań uzyskuje się łatwo reprezentację księgową na planie kont systemu księgi głównej. To z kolei umożliwia automatyzację procesu księgowania z chwilą wystawienia dokumentu w podsystemie, prowadząc system przetwarzania informacji do poziomu czasu rzeczywistego, a w najgorszym przypadku do poziomu quasi-online. Raporty i deklaracje Kolejnym zagadnieniem nowoczesnego dokumentu polityka rachunkowości jest opis algorytmów konsolidacji informacji źródłowej oraz wymiana danych przetworzonych. Dana organizacja biznesowa może posiadać strukturę wielooddziałową lub rozproszoną i konieczne jest ustalenie zasad wymiany informacji oraz jej scalanie do poziomu użytecznych raportów oraz przekrojów analitycznych. Bazując na opisanej wcześniej karcie dokumentu źródłowego, należy wprowadzić podobne karty dla raportów generowanych w systemie. Raporty te muszą charakteryzować się przepływem informacji dwustronnym, realizując zasadę od ogółu do szczegółu. Oznacza to, że każdy kolejny poziom uogólnienia danych ekonomicznych zawiera informacje o danych niższego poziomu, z którego informacja pochodzi. Takie ułożenie systemu sprawozdawczości finansowej oraz operacyjnej umożliwia określenie w trybie on-line zagrożeń oraz punktów problemowych w dowolnym procesie. Jest to najbardziej istotne zagadnienie zarządzania wiedzą o stanie finansowym oraz przebiegu procesów. Najważniejszą cechą raportów finansowych jest ich wiarygodność oraz aktualność. Dotyczy to zwłaszcza deklaracji podatkowych oraz raportów skonsolidowanych. Ustawa o rachunkowości definiuje de-jure postać formalną wymaganych sprawozdań finansowych, które muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w opisach, algorytmach oraz organizacji wymiany danych źródłowych oraz przetworzonych. Polityka rachunkowości w tym względzie umożliwia łatwą adaptację standardów międzynarodowych rachunkowości MSR oraz wdrożenie międzynarodowych standardów sprawozdań finansowych MSSF. Niezależnie od tego istnieją liczne raporty korporacyjne lub sieciowe, służące porównaniom efektywności działania w sieci np. franchisingowej (sieć dealerów danej marki samochodowej). Do ich wykonania w trybie miesięcznym konieczne jest specjalne ustawienie polityki rachunkowości, wiążące się ze specyficznym obiegiem informacji oraz jej przetwarzaniem. Dla przykładu w sieci Daimler-Chrysler obowiązuje zasada generowania skonsolidowanego raportu GBMS wyłącznie z systemu FK. Wadą jest ogromna redundancja danych źródłowych w module finansowym FK systemu zintegrowanego oraz bardzo pracochłonne ustawienie szablonów księgowania (plan kont liczy około dziesięciu tysięcy pozycji). Zaletą jest uzyskanie standardu sprawozdania przez dowolny podmiot sieci, nawet nie posiadający zintegrowanych systemów wspomagających sprzedaż lub stosujących inne formy rozliczeń ekonomicznych, niż korporacja. 12
Podsumowanie Polityka rachunkowości wraz z dokumentami: strategia rozwoju, zbiór procedur zarządzania jakością, zakładowy układ zasobów stanowi komplementarny układ dokumentów zarządzania wiedzą o położeniu finansowym. Wdrożenie polityki rachunkowości w opisanej postaci stanowi podstawę optymalizacji zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie oraz porządkuje zarządzanie wiedzą ekonomiczną. Na dzień dzisiejszy polityka rachunkowości nie jest wykorzystywana przez przedsiębiorstwa w szerszym zakresie, a jej relacja z systemem informatycznym nie zawsze jest określona. Sytuacja będzie się jednak zmieniać z czasem, ponieważ standaryzacja systemów wspomagających zarządzanie została daleko posunięta, istnieje dążność do stosowania procedur MSR oraz MSSF, a technologia informatyczna jest coraz bardziej transparentna dla społeczeństwa. Optymalną sytuacją jest pełna integracja polityki rachunkowości i systemu wspomagającego zarządzanie, przy czym relacja ta powinna być zwrotna od polityki do konstrukcji systemu, a nie odwrotnie, co często obserwuje się, kupując gotowy produkt z półki. Nadrzędność dokumentu z zakresu zarządzania wiedzą, jakim jest polityka rachunkowości, ma w tej kwestii znaczenie fundamentalne. Literatura: 1. Abbott P., Lewry S.; Front Office: Procedures, Social Skills and Management; Butterworth-Heinemann/Elsevier Science 2nd Ed. Oxford 1999; ISBN 0-7506-4230-0 2. Cebrowska T., "Polityka rachunkowości - nowe określenie w prawie bilansowym"; Prace Naukowe AE Wrocław, (2000) nr 929 3. Dennis A., "Creating a Virtual Office: Ten Case Studies for Cpa Firms", American Institute of Certified Public Account (1997), ISBN-13: 978-0870511882. 4. Duffy D.J., Domain Architectures: Models and Architectures for UML Applications; J. Wiley&Sons Inc. New Jersey (2004); ISBN: 978-0-470-84833-3 5. Gospodarek T. - "Platforma cyfrowa Teatru Polskiego we Wrocławiu. Strategia informatyzacji" Instytut Funduszy Europejskich Wrocław 2007 - w opracowaniu. 6. Gospodarek T. - "Polityka rachunkowości - Mercedes ASO" Instytut Funduszy Europejskich - Wrocław 2006. 7. Huston J., Baker S., Principles of Front Office Operations; Continuum Publisher Co., London ; New York 2000; ISBN 0-8264-4709-0 8. King M. J., "Back Office and Beyond: A Guide to Procedures, Settlements and Risk in Financial Markets", Harriman House Publishing; 2Rev Ed edition (2003) ISBN 1-8975-9724-X 9. Rachunkowość finansowa i podatkowa, Cebrowska T. red., PWN Warszawa 2005, ISBN 83-01-14376-2 10. Zijden van der S.; Goedvolk H., Rijsenbrij D.; Architecture: Enabling Business and it Alignment in Information System Development, http://home.hetnet.nl/~daan.rijsenbrij/arch/publ/artarc05.doc 11. Zomerdijk L. G.; Design Decisions in the Front Office - Back Office Issue. A Study of Trade-offs in the Financial Services Sector; Labyrinth Publications; 2005 Ridderkerk NL; ISBN 90-5335-058-6 (Dissertations of the Groningen University). 12. Zysnarska A., Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości w jednostkach budżetowych, w zakładach budżetowych i gospodarstwach pomocniczych jednostek budżetowych, ODDK, Gdańsk, 2006 ISBN: 83-7426-337-7 13