Zarządzenie Nr 6 /2010/ stycznia 2011 r. dot. zasad polityki prowadzenia rachunkowości

Transkrypt

1 ZSzMS2/0161/54/10 Zarządzenie Nr 6 /2010/ stycznia 2011 r. dot. zasad polityki prowadzenia rachunkowości Postanowienie wstępne: Celem wprowadzenia zasad polityki rachunkowości jest zapewnienie rzetelnej i jasnej informacji niezbędnej do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki budżetowej przy zachowaniu zasady ostrożności. Postanowienia szczegółowe: 1. Działając na podstawie: aktów wykonawczych do ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Dz U nr 157, poz ze zm.) oraz ustawy z dnia 29 września o rachunkowości 1994 r. ( z 2009 r. Dz U nr 152, poz.1223 ), a mianowicie: Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( z 2010 r. Dz. U. nr 128, poz.861), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz U nr 107, poz.726 ze zm.), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz U nr 20, poz.103 ) ustalam zakładowy plan kont dla Zespołu Szkół Mistrzostwa Sportowego Nr 2 w Poznaniu wyszczególniony w załączniku do niniejszego zarządzenia. Zakładowy plan kont określa : - wykaz ksiąg rachunkowych, - wykaz kont księgi głównej, - przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, - zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. 2. Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych składają się: 1

2 - dziennik, - księga główna, - księgi pomocnicze, - zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont pomocniczych. 3. Dziennik służy do zaksięgowania obrotów zapisów księgowych. Zbiór danych ujętych na nośniku komputerowym stanowi logiczną całość tzn. system nie dopuszcza do sytuacji w której zapis nagłówkowy nie posiadałby odpowiednika w zbiorze do pozycji w postaci przynajmniej jednej kwoty. Wpisywane do zbiorów zapisy otrzymują automatycznie kolejny numer ewidencyjny pozycji wskazanego dziennika obrotów. Uzgadnianie obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej odbywa się na bieżąco i automatycznie. Program nie przechowuje zestawień w osobnych plikach w trakcie roku obrotowego, a tworzy je na żądanie na dany dzień na podstawie zapisów dziennika. 4. Księga główna stanowi zbiór kont używany w systemie przetwarzania danych ujętych na kontach syntetycznych i analitycznych. Ustalenie zapisów na określonym koncie odbywa się poprzez zestawienie zapisów z dziennika obrotów dotyczących tego konta. Obowiązuje zasada zgodności sumy sald kont analitycznych z saldem nadrzędnego konta syntetycznego. 5. Konta ksiąg pomocniczych tworzą: konta rozrachunków z kontrahentami, konta rozrachunków z pracownikami i są automatycznie generowane z zapisami ujętymi w dzienniku i na kontach księgi głównej. Zapis jest oznaczony co do źródła jego pochodzenia (numeru dokumentu źródłowego ). 6. Zestawienia obrotów i sald nie są przechowywane w osobnych zbiorach, są prezentowane w formie tabel i czytelnych wydruków. 7. Dowody źródłowe stanowią podstawę wprowadzenia do zbioru bazy danych. Komputerowa informacja zawiera datę operacji, datę dokumentu, kolejny numer operacji, opis treści, datę i godzinę wprowadzenia, informację o dekretach (kwota, konto itd.). Dowód źródłowy zawiera co najmniej dane określone w art.21 ustawy o rachunkowości. 8. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych. Uruchomienie bazy danych powoduje prezentację ksiąg rachunkowych w spójności logicznej i fizycznej. W zakresie programowych zasad ochrony danych program udostępnia następujące mechanizmy: - kopie, - ochronę dostępu do programu tylko użytkownikom znającym hasło, 2

3 - szyfrowanie ważnych dla systemu plików, - rejestracja przebiegu ewidencji : osoby, data i godzina wpisu, - rejestracja osoby wykonującej księgowanie dokumentu. 9. Utrzymywanie zasobów informacyjnych systemu rachunkowości. Ewidencja księgowa umożliwia uzyskiwanie czytelnych informacji z danych przechowywanych w zbiorach. Informacje stanowią zestawienia tabelaryczne i inne które można wydrukować. Możliwe jest przeniesienie kompletu zbiorów na inny nośnik w formie kopii. Każdy wydruk emitowany przez program i zestawienie prezentowane na ekranie są trwale oznaczone w sposób umożliwiający określenie księgi rachunkowej, programu przetwarzania oraz daty i terminu wykonania. Wydruki zestawienia obrotów i sald są automatycznie i ciągle numerowane w trakcie roku obrotowego stronami oznaczonymi w zakresie sum cząstkowych na stronie i do przeniesienia. Kontrola ciągłości zapisów ksiąg rachunkowych jest dokonywana w trakcie sprawdzenia i porządkowania danych. 10. Zakładowy plan kont może być uzupełniony w marę potrzeby o konta syntetyczne i analityczne stosownie do prowadzonych operacji gospodarczych prowadzonych przez jednostkę. Konta księgowe ujęte w załączniku do niniejszej polityki rachunkowości należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych nie występujących w jednostce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont które nie mają zastosowania w jednostce. 11. Wszelkie uzupełnienia do zakładowego planu kont zostaną ujęte w aneksach do niniejszego zarządzenia wewnętrznego. 12. Funkcjonowanie kont syntetycznych i analitycznych prowadzonych w jednostce wynikają z zasad rachunkowości powszechnie stosowanych. 13. Zakładowy plan kont zapewnia możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach oraz uzyskiwania informacji również w innych układach niż określone w planie kont. 14. Ustala się, że rokiem obrotowym Zespołu Szkół Mistrzostwa Sportowego Nr 2 będzie okres 12 miesięcy począwszy od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego, a okresami sprawozdawczymi będą poszczególne miesiące w roku obrotowym umożliwiając sporządzenie sprawozdań budżetowych. 3

4 15. Ustala się dla Zespołu Szkół Mistrzostwa Sportowego Nr 2 metody wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku i na dzień bilansowy według następujących zasad: - wartość początkową środków trwałych o wartości powyżej 3.500,-zł przyjmuje się do ewidencji według ceny nabycia. Umorzenia i amortyzacji środków trwałych dokonuje się począwszy od następnego miesiąca po miesiącu w którym przyjęto do użytkowania według stawek podanych w rozporządzeniu Rady Ministrów w z dnia r. w sprawie klasyfikacji środków trwałych ze stawkami amortyzacyjnymi ( Dz U nr 112, poz.1317 ze zmianami ). - pozostałe środki trwałe i wartości niematerialne i prawne przyjmuje się do ewidencji według ceny nabycia. Pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne podlegają umorzeniu w 100% w miesiącu ich przyjęcia do użytkowania. 16. Ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych prowadzi się w księgach inwentarzowych ilościowo-wartościowych w powiązaniu z kontami syntetycznymi księgi głównej 011 i Pozostałe środki trwałe stanowiące wyposażenie placówki oraz wartości niematerialne i prawne powyżej wartości jednorazowej 800,00 zł podlegają ewidencji ilościowowartościowej w księdze inwentarzowej w korespondencji z kontami 013 i Wyposażenie placówki /pozostałe środki trwałe/ do wartości jednorazowej 800,00 zł i okresie użytkowania powyżej jednego roku ewidencjonuje się ilościowo w ewidencji materiałowej bez obowiązku ujmowania na koncie syntetycznym Odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach nie później niż na koniec każdego kwartału. 20. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się na dzień bilansowy według ich wartości wynikającej z ewidencji. 21. Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec każdego kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. 22. Na koniec każdego miesiąca na podstawie analityki konta 130 dokonuje się księgowania zaangażowania wydatków nieumownych na kontach pozabilansowych. 23. Ponoszone koszty ujmowane są na kontach zespołu 4 koszty według rodzajów i ich rozliczenie. Zakupione materiały są bezpośrednio po zakupie zaliczane w ciężar właściwego konta kosztów. Zakupione materiały wycenia się w cenach zakupu. W przypadku gdy ceny zakupu / nabycia/ jednakowych lub uznanych za jednakowe ze względu na podobieństwo ich rodzaj lub przeznaczenie są różne wartość stanu 4

5 końcowego rzeczowych składników aktywów obrotowych wycenia się według cen przeciętnych w wysokości średnio ważonej cen danego składnika aktywów. 24. Przeksięgowania z kont 222 i 223 dokonuje się raz w roku na podstawie rocznego sprawozdania finansowego. Zasady ochrony zapisów w księgach. Oprogramowanie zostało wprowadzone do eksploatacji w Zespole Szkół Mistrzostwa Sportowego Nr 2 z dniem 1 stycznia 1999 r. System operacyjny zawiera narzędzia i procedury ochrony przed zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją, ukryciem zapisu. Procedury porządkowania i weryfikacji danych, ich szyfrowanie, procedury chronionego dostępu do programu mogą być dokonywane tylko przez osoby o znanym programowi identyfikatorze i haśle. Dodatkowo poziom zabezpieczenia i ochronę danych osiąga się poprzez zdefiniowany dostęp do katalogów i plików programu z poziomu systemu operacyjnego znany tylko upoważnionym osobom oraz fizyczną ochronę danych poprzez ograniczenie dostępu do komputera przechowującego bazę danych. Osobami odpowiedzialnymi za zrealizowanie zasad i harmonogramu wykonywania kopii zapasowych na nośniki o wymaganej niezawodności zapisu są pracownicy pionu finansowoksięgowego /główny księgowy i pracownik ds. płac/ Zespołu Szkół Mistrzostwa Sportowego Nr 2. Osoby odpowiedzialne mają dostęp do zbiorów danych w dowolnie wybranym czasie i mają możliwość skorzystania z wybranego zestawienia lub bezpośredni podgląd w zawartości ksiąg rachunkowych za pomocą wyspecjalizowanego modułu. Zestawienia można wykonywać za dowolny okres sprawozdawczy w ramach zakresu dat przechowywanych dokumentów. Oprogramowanie jest odporne na zagrożenia i umożliwia tworzenie kopii rezerwowych, kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych Postanowienia końcowe. 1. Dokumentację finansowo-księgową /księgi rachunkowe zawarte na nośnikach danych elektronicznych, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe/ należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 5

6 2. Za tworzenie kopii zbiorów danych i archiwum odpowiedzialny jest główny księgowy Zespołu Szkół Mistrzostwa Sportowego Nr Zarządzenie wewnętrzne wchodzi w życie z dniem podpisania. Zał. Nr 1 Zakładowy plan kont Przyjęli do wiadomości i stosowania: 6