Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do zarządzenia nr.. z dnia... Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych Jednostka budżetowa Jednostka prowadzi księgi rachunkowe na podstawie zakładowego planu kont załącznik nr 3a do zarządzenia opracowanego na podstawie: załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, planu kont opracowanego przez (autor) Urzędy skarbowe i izby celne państwowe jednostki budżetowe Jednostka prowadzi księgi rachunkowe na podstawie zakładowego planu kont załącznik nr 3a do zarządzenia opracowanego na podstawie: załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych w organach podatkowych podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych. Zakładowy plan kont tworzony przez kierownika jednostki zawiera wykaz kont księgi głównej zgodnie z planem kont bilansowych i pozabilansowych oraz zasadami klasyfikacji zdarzeń. Przez zasady klasyfikacji zdarzeń należy rozumieć podane w załączniku nr 2 do rozporządzenia treści każdego konta i korespondencję dokonywanych na nim zapisów z zapisami na wskazanych kontach. Załącznik nr 3b do zarządzenia zawiera wykaz ksiąg rachunkowych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i powiązanie z kontami księgi głównej. 44

2 JEDNOSTKI BUDŻETOWE Załącznik nr 3c do zarządzenia nr.. z dnia... Opis systemu przetwarzania danych 1. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych Księgi rachunkowe jednostki budżetowej prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego.... (nazwa) wykonanego przez...., (nazwa wykonawcy oraz nazwa dowodu zakupu) zakupionego w firmie (nazwa firmy oraz nazwa dowodu zakupu) Instrukcja programu stanowi załącznik nr do zarządzenia. Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika zawiera klauzulę, że jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości. Opis systemu informatycznego dostarczony przez producenta zawiera: oznaczenie wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji; wykaz programów; procedury lub funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów; opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania; wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktur oraz wzajemnych powiązań. 45

3 2. Opis systemu komputerowego Do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostka budżetowa wykorzystuje programy: Data rozpoczęcia jego Wersja eksploatacji (zgodnie Lp. Nazwa programu oprogramo- z decyzją kierownika jednostki) wania Zasady ochrony danych, stosowania algorytmów i parametrów poszczególnych programów: opisano w dokumentacji użytkownika, stanowiącej załącznik nr. do zarządzenia; przedstawiono poniżej. Procedury Programowe Opis Opis lub funkcje zasady ochrony algorytmów parametrów oprogramowania danych Opis systemu przetwarzania danych techniką tradycyjną Jednostka stosuje system przetwarzania danych techniką tradycyjną. Lp. Etap procesu przetwarzania Czynności Rejestracja danych przyjmowanie dowodów obcych sporządzanie dowodów własnych kontrola dowodów dekretacja dowodów 46

4 JEDNOSTKI BUDŻETOWE sporządzanie poleceń księgowania przygotowanie dowodów do księgowania 2. Prowadzenie ksiąg zapisy w porządku chronologicznym i systemarachunkowych tycznym w dzienniku, na kontach księgi głównej, na kontach ksiąg pomocniczych kalkulacja, rozliczanie uzgadnianie i bilansowanie zapisów obliczanie obrotów i sald 3. Prezentacja wyników sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych sporządzanie sprawozdań (jako wyników rozliczenia, kalkulacji itp.) wykorzystywanie danych przez użytkowników Opis systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera Jednostka stosuje system przetwarzania danych przy użyciu komputera. Lp. Etap procesu przetwarzania Czynności Gromadzenie przyjmowanie dowodów obcych danych sporządzanie dowodów własnych kontrola dowodów dekretacja dowodów sporządzanie poleceń księgowania przygotowanie dowodów do przetwarzania 2. Prowadzenie wprowadzanie danych na komputerowe nośniki danych ksiąg kontrola poprawności wprowadzenia danych rachunkowych odczyt danych przez komputer automatyczna kontrola danych przez komputer korygowanie błędów i powtórne wprowadzanie danych porządkowanie danych w komputerze aktualizacja zbiorów danych obliczanie wyników 3. Prezentacja drukowanie danych wyników wyświetlanie danych na monitorze wykorzystywanie danych przez użytkowników 47

5 Załącznik nr 4 do zarządzenia nr.. z dnia... Opis systemu ochrony danych i ich zbiorów, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów 1. Zabezpieczenie danych Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej zbiorami, jednostka przechowuje w należyty sposób i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jednostka zapewnia należytą ochronę danych. Pomieszczenia przeznaczone do archiwowania dokumentacji księgowej są zabezpieczone przed pożarem, zaciekami i kradzieżą oraz dostępem osób nieupoważnionych do informacji zawartych w tej dokumentacji. Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe, zapewniają atestowane zamki zamontowane w drzwiach oraz zabezpieczenie okien kratami (wpisać inne zabezpieczenia) W związku z zastosowaniem komputerowej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostka stosuje następujące zabezpieczenia: odporne na zagrożenia nośniki danych; systematycznie tworzy rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, zachowując warunek zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. 48

6 JEDNOSTKI BUDŻETOWE Rezerwowe kopie zbiorów Jednostka (administrator) tworzy rezerwowe kopie zbiorów na komputerowych nośnikach danych, przestrzegając podanych przez producentów warunków użytkowania danych nośników. Kopie sporządza się: na koniec dnia; na koniec tygodnia; na koniec miesiąca; na koniec roku. Komputerowe nośniki danych, wykorzystywane w jednostce: dyskietka; płyta CD, płyta DVD; taśma magnetyczna. Kopia miesięczna i roczna sporządzana jest w dwóch kopiach na (nośnik danych) Jedną z kopii jednostka przekazuje co miesiąc/rok/ do Wydziału......, (nazwa) drugą przechowuje administrator sieci komputerowej. Dysk twardy Dysk twardy jest chroniony przed działaniem: pola magnetycznego, nadmiernej temperatury, wilgotności, substancji chemicznych oraz innymi uszkodzeniami mechanicznymi. Jednostka zapewnia również ochronę programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie następujących rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem: imienne konta użytkowników z hasłami dostępu (bezpiecznie przechowywanymi); podwójne hasło dostępu; różnicowanie dostępu do bazy danych w zależności od zakresu obowiązków pracownika; profilaktykę antywirusową; zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz; 49

7 system przytrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej; system bezpieczeństwa transmisji danych. Komputerowe nośniki danych Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, z zastrzeżeniem że: przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania; warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie określonej powyżej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych. Jeżeli natomiast system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków. Księgi rachunkowe jednostki spełniają wymagania art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości i są archiwowane w formie zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych. Księgi rachunkowe jednostki prowadzone za pomocą komputera nie spełniają warunków zawartych w art. 71 ust. 2 ustawy o rachunkowości i są drukowane nie później niż na koniec roku obrotowego Przechowywanie zbiorów Zbiory jednostki są przechowywane w (miejsce przechowywania danych i ich zbiorów)