MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ PS.V.0932-8-10 Kraków, 23.12.2010 Szanowny Pan Sylwester Pytel Wójt Gminy Bukowina Tatrzańska ul. Długa 144 34-530 Bukowina Tatrzańska Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w II kwartale 2010 roku, kontrolę problemową w Urzędzie Gminy w Bukowinie Tatrzańskiej (UG). Przedmiotem kontroli była realizacja zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole podpisanym przez Wójta Gminy w dniu 15 lipca 2010 roku w siedzibie Urzędu Gminy w Bukowinie Tatrzańskiej. Kontrola wykazała, że Urząd Gminy stosuje zapisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), W ramach oceny prawidłowości przyznawania świadczeń i prowadzenia dokumentacji, sprawdzono wyrywkowo akta osób otrzymujących pomoc wynikającą z realizacji przez Ośrodek zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). Analizie poddano dokumentację osób, którym wypłacono zasiłki rodzinne wraz z dodatkami oraz świadczenia opiekuńcze. Kontrolą objęto również akta osób uprawnionych do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka. Zasiłki rodzinne wraz z dodatkami, jednorazową zapomogę oraz świadczenia opiekuńcze przyznano osobom, które spełniały wymogi ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz dostarczyły wymagane dokumenty, wymienione w rozporządzeniu z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2005 r. Nr 105, poz. 881 z późn. zm.). Jednakże analiza dokumentacji do decyzji przyznających świadczenia rodzinne wykazała, iż: 1. Wydano decyzję nr ŚR/821/R/002688 z 2 października 2009 r. przyznającą zasiłek rodzinny wraz z dodatkiem na pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła na podstawie zaświadczenia z 17 września 2008 r. zaświadczającego, iż syn Krzysztof jest zameldowany w internacie Centrum Kształcenia i Wychowania OHP w Szczawnicy do 31 sierpnia 2010 r. W sprawie tej 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22* tel. (12) 39 21 591 fax. (12) 61 60 424 http://www.malopolska.uw.gov.pl
złożone zostały następujące wyjaśnienia: Dodatek do zasiłków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła przyznano wnioskodawcy na dziecko uprawnione do zasiłku rodzinnego, a uczące się oraz zameldowane w innej miejscowości. Zwiększony dodatek przyznano na podstawie zaświadczenia o uczęszczaniu do szkoły z dnia 10-09-2009 r. oraz zaświadczenia potwierdzającego zameldowanie w internacie do 31-08-2010 r., wydanego 17-09-2008 r. Zaświadczenie o zameldowaniu uznano za aktualne również przy składaniu wniosku na okres zasiłkowy 2009/2010, gdyż strona została poinformowana, że zgodnie z art.25 ust.1 ustawy o świadczeniach rodzinnych osoba pobierająca świadczenia rodzinne jest zobowiązana do zgłaszania wszelkich zmian mających wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych organ wypłacający świadczenia. Dała temu wyraz podpisując pouczenie w składanym wniosku. 2. Brak zaświadczeń o stanie posiadania wydane przez właściwą komórkę organizacyjną urzędu gminy dokumentujących wielkość gospodarstwa rolnego wyrażoną w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy. 3. Decyzje o nr ŚR/821/R/003487/2009 z 3 grudnia 2009 r., ŚR/821/R/003473/2009 z 30 listopada 2009 r., ŚR/821/R/001856/2009 z 28 maja 2009 r. przyznające zasiłki rodzinne wraz z dodatkami do zasiłków były decyzjami przyznającymi jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia dziecka. Dopuszczalność rozpatrzenia kilku spraw w jednym postępowaniu uzależnia art. 62 k.p.a od łącznego wystąpienia trzech przesłanek: 1) przesłanki identycznego stanu faktycznego, przez którą należy rozumieć istnienie w rzeczywistości w różnych sprawach takiego samego stanu faktycznego, 2) identycznej podstawy prawnej, a więc gdy podstawą powstania danych stosunków materialnoprawnych jest taka sama norma prawna, 3) właściwości jednego organu administracji publicznej, tj. właściwość rzeczowa i terytorialna. Złożono następujące wyjaśnienia: Z uwagi na fakt, iż w programie Sygnity jest możliwość przyznawania zasiłku rodzinnego wraz z dodatkami oraz jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka w jednej decyzji, w taki sposób przyznawano w/w świadczenia od początku funkcjonowania programu Sygnity w tutejszym urzędzie (tj. od 2008-09-01) do momentu otrzymania orzeczenia Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Nowym Sączu, w którym wskazano, iż decyzje dotyczące zasiłku rodzinnego z dodatkami oraz jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka powinny być wydawane w odrębnych decyzjach. W związku z powyższym od marca 2010 r., tutejszy urząd dostosował się do wytycznych Samorządowego Kolegium Odwoławczego i wydaje odrębne decyzje w sprawie w/w świadczeń rodzinnych. 4. Używanie symboli klasyfikacyjnych w decyzjach niezgodnie z zasadami zawartymi w jednolitym rzeczowym wykazie akt, decyzja nr: ŚR/822/R/001930/2009. 5. Decyzją nr ŚR/821/R/000094/2009 z 20 marca 2009 r. przyznano stronie zasiłek dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego od 27 lutego 2009 r. do 31 października 2009 r. w kwocie 400 zł miesięcznie. W decyzji brak wskazania dokładnej kwoty dodatku za miesiąc luty 2009 r. 2
Zgodnie a art. 10 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych dodatek z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego przysługujący za niepełne miesiące kalendarzowe wypłaca się w wysokości 1/30 dodatku miesięcznego za każdy dzień. 6. Strona we wniosku z dnia 16 września 2009 r. ubiegała się o dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego. W rozstrzygnięciu decyzji nr ŚR/821/R/002299/2009 z 17 września 2009 r. Ośrodek nie odniósł się do dodatku z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego. Następnie decyzją nr ŚR/821/R/002299A/2009 z 29 września 2009 r. zmienił poprzednią decyzję i orzekł przyznanie stronie ww. dodatku od 1 listopada 2009 r. do 31 października 2010 r. 7. W numeracji decyzji zasiłków rodzinnych wraz z dodatkami (821), zasiłków pielęgnacyjnych (822) oraz świadczeń pielęgnacyjnych (823) liczby te nanoszone były elektronicznie bądź odręcznie w sposób mało czytelny. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 15/04 Wójta Gminy Bukowina Tatrzańska z dnia 19 lipca 2004 r. w sprawie rozbudowy wykazu akt w sprawach o świadczenia rodzinne są numerowane następująco: 821 zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków rodzinnych; 822 zasiłki pielęgnacyjne; 823 świadczenia pielęgnacyjne. W związku z tym w programie Sygnity obsługującym przyznawanie świadczeń rodzinnych nie było możliwości wpisania całego numeru decyzji, dlatego końcówki numeru decyzji (1/2/3) są dopisywane ręcznie. W przypadku decyzji problemowych, wymagających rozbudowania np. uzasadnienia szablon decyzji eksportowany do Worda i w takim przypadku numer został nadany komputerowo. W przypadku decyzji przyznających fundusz alimentacyjny wszystkie decyzje były eksportowane do Worda lecz numer został nadany komputerowo przez program Sygnity, zgodnie z zarządzeniem nr 4/2009 Wójta Gminy Bukowina Tatrzańska z dnia24-03-2009 r. w sprawie uzupełnienia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla organów gmin i związków międzygminnych. 8. W dokumentacji do decyzji nr ŚR/821/R/002581/2009 z 30 września 2009 r. we wniosku o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego z 29 września 2009 r. stwierdzono brak daty przy podpisie strony oraz dokonanie poprawki przy użyciu korektora w pkt. 2 części I wniosku. 9. Decyzje przyznające zasiłek pielęgnacyjny niepełnosprawnemu dziecku adresowane były na rodzica. 10. Decyzja ŚR/821/R/002060/2009 z 8 września 2009 r. uchylająca decyzję 28 kwietnia 2008 r. nr ŚR/822/R/142/2008 przyznającą zasiłek pielęgnacyjny Marcelemu H. w okresie od 1 kwietnia 2008 r. do 30 kwietnia 2010 r. w swej treści nie przywoływała numeru uchylonej decyzji. 11. W decyzji Nr ŚR 821/R/003466/2009 z dnia 27 listopada 2009r. w podstawie prawnej jest odniesienie do art. 108 k.p.a. Decyzja została wydana 27 listopada 2009 r. a świadczenie 3
zostało zrealizowane 23 grudnia 2009 r. Pracownik UG upoważniony przez wójta złożył następujące wyjaśnienia: Wypłata świadczeń rodzinnych jest dokonywana w tutejszym urzędzie raz w miesiącu, tj 25 danego miesiąca. Fakt ten zostaje odnotowywany w odpowiednim punkcie każdej decyzji przyznającej jednorazowa zapomogę z tytułu urodzenia dziecka, gdyż jest informacją istotną dla wnioskodawcy. W przypadku, gdy decyzja jest wydawana pod koniec danego miesiąca, w którym wypłata za dany miesiąc została już dokonana, w decyzji uwzględnia się termin następnej wypłaty w miesiącu następnym. W związku z tym w kilku nielicznych przypadkach art. 108 został faktycznie nadużyty, gdyż rygor natychmiastowej wykonalności decyzji nadano, zaś realizacja nastąpiła później.. 12. Dokonywano nieprawidłowych poprawek przy użyciu korektora: a) We wniosku z 29 września 2009 r. do decyzji przyznającej zasiłek rodzinny wraz z dodatkiem z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego nr ŚR/821/R/002582/2009 z 30 września 2009 r. Ponadto stwierdzono brak daty przy podpisie wnioskodawczyni b) W części V wniosku z 13 października 2009 r., na podstawie, którego wydano decyzję nr ŚR/821/R/0031173/2009 z 29 października 2009 r. przyznającą zasiłek rodzinny wraz z dodatkami. Kontrola wykazała, że zasiłek rodzinny wraz z dodatkami, jednorazową zapomogę oraz świadczenia opiekuńcze przyznano osobom, które spełniały wymogi ustawy o świadczeniach rodzinnych. W zakresie realizacji zadań zleconych wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm.) stwierdzono, iż: 1. W dokumentacji do decyzji nr: FA/831/00012A/2009 z 24 września 2009 r. zmieniającej decyzję nr FA/831/00012/2008 z 27 października 2008 r. brak oświadczenia strony z 24 września 2009 r. przywołanego w uzasadnieniu decyzji z 24 września 2009 r.. P. Danutę Chowaniec - Inspektor Urzędu Gminy w Bukowinie Tatrzańskiej przedłożyła wyjaśnienie o następującej treści: Wyjaśnienie do uzasadnienia decyzji znak: FA/831/00012A/2009 z dnia 24-09-2009r. Decyzję zmieniającą okres przyznania prawa do świadczenia z funduszu alimentacyjnego wydano na podstawie ustnego oświadczenia wnioskodawcy przed urzędnikiem, brak jest oświadczenia pisemnego strony. Jest to jedyny przypadek braku pisemnego oświadczenia strony. 2. W dokumentacji do decyzji znak: FA/831/000007/2009 z 24 września 2009 r. we wniosku z 9 września 2009 r. brak daty obok podpisu wnioskodawcy. 3. W dokumentacji do decyzji znak: FA/831/000018/2009 z 19 października 2009 r. przyznającej stronie świadczenie z funduszu alimentacyjnego brak potwierdzenia, iż strona nie posiadała gospodarstwa rolnego. W tej samej sprawie Urząd nie wliczył do dochodu rodziny alimentów w kwocie 102,66 zł otrzymanych przez wnioskodawcę w 2008 r. za pośrednictwem komornika. W trakcie trwania czynności kontrolnych w dniu 24 czerwca 2010 r. pracownik Urzędu przygotował 4
poprawne wyliczenie dochodu rodziny. Zmiana wysokości dochodu nie miała wpływu na ustalenie prawa do świadczenia z funduszu alimentacyjnego. 4. Dokonano poprawek przy użyciu korektora w następujących dokumentach: - w decyzji nr FA/831/1966A/2009 z 19 sierpnia 2009 r. orzekającej o zwrocie nienależnie pobranych świadczeń z funduszu alimentacyjnego, - w oświadczeniu strony będącym załącznikiem do dokumentacji zakończonej decyzją nr FA/831/000009/2009 z 19 października 2009 r. - w decyzji nr FA/831/00017/2009 z 19 października 2009 r. przyznającej świadczenie z funduszu alimentacyjnego, 5. W zawiadomieniu z dnia 19 października 2009 r. do dłużnika o przyznaniu świadczeń z funduszu alimentacyjnego przywołano decyzję nr FA/831/000017/2009 z 4 września 2009 r. W aktach znajdowała się decyzja przyznająca świadczenie osobom uprawnionym o tym samy znaku, ale innej dacie, tj. 19 października 2009 r. Stwierdzono, iż decyzje przyznające świadczenia z funduszu alimentacyjnego osobie niepełnoletniej wydawane były na wnioskodawcę tj. przedstawiciela ustawowego osoby uprawnionej. W rozstrzygnięciu decyzji wskazywano osobę uprawnioną. Wójt Gminy w Bukowinie Tatrzańskiej jako organ właściwy dłużnika realizując zapis art. 4 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów występował z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych do Ośrodka Pomocy Społecznej w Bukowinie Tatrzańskiej o przeprowadzenie wywiadu alimentacyjnego oraz odebranie od dłużnika oświadczenia majątkowego. Pracownik Urzędu Gminy w Bukowinie Tatrzańskiej P. Danuta Chowaniec złożyła w tej sprawie następujące wyjaśnienie: Wyjaśnienie do art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 7 września 2007r o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Podejmowanie działań wobec dłużników alimentacyjnych rozpoczyna wniosek o udostępnienie danych osobowych Wójta Gminy Bukowina Tatrzańska, składanego przez osobę upoważnioną z urzędu gminy Kierownikowi Ośrodka Pomocy Społecznej z prośbą o przeprowadzenie wywiadu alimentacyjnego oraz odebranie oświadczenia majątkowego od dłużnika alimentacyjnego. Na podstawie tego wniosku pracownik socjalny pobiera od dłużnika stosowną dokumentację, która jest podstawą dalszego postępowania już w urzędzie gminy przez pracownika upoważnionego Zarządzeniem Wójta Gminy z dnia 13 listopada 2008r Nr 19/08. Urząd Gminy w Bukowinie Tatrzańskiej wydatkował na świadczenia z funduszu alimentacyjnego w 2009 r. ze środków budżetu państwa środki finansowe w wysokości: 125 580,00 zł. Z tej kwoty od dłużników alimentacyjnych wpłynęło: 5 146,61 zł co stanowi 4,10 % kwoty świadczeń wypłaconych. Braki w ściągalności wynoszą więc 95,90 %. Z przeprowadzonej podczas kontroli analizy dokumentacji dłużników prowadzonej przez Ośrodek oraz sprawozdań kwartalnych przesyłanych przez UG w Bukowinie Tatrzańskiej do Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie dotyczących działań wobec dłużników alimentacyjnych wynika, iż nie wykorzystywano wszystkich instrumentów przewidzianych w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów dla organu właściwego dłużnika. 5
Zalecenia pokontrolne: 1. Dbałość o szczegółowe wypełnianie wniosków składanych przez strony poprzez uwzględnianie, m.in. daty obok podpisu wnioskodawcy. Wyeliminowanie poprawek przy użyciu korektora. 2. Dokonywanie wnikliwej oceny całokształtu materiału dowodowego poprzez gromadzenie aktualnych dokumentów oraz dokładne ich analizowanie zgodnie z art. 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). 3. Dbałość o załączanie przez stronę odpowiednich załączników zgodnie z 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2005 r. Nr 105, poz. 881 z późn. zm.). 4. Konstruowanie treści decyzji przyznających świadczenia rodzinne zgodnie z art. 107 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), który stanowi, iż Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji. Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi. 5. Przestrzeganie zapisów Zarządzeń Wójta Gminy Bukowina Tatrzańska dotyczących instrukcji kancelaryjnej stosowanej w UG. 6. Zamieszczenie w sentencji decyzji przyznającej dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego informacji o wysokości dodatku przysługującego za niepełne miesiące zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.), wyliczonego w wysokości 1/30 dodatku miesięcznego za każdy dzień. 7. W decyzjach przyznających zasiłki pielęgnacyjne oraz świadczenia z funduszu alimentacyjnego wskazywanie osoby uprawnionej do świadczenia jako strony postępowania, nie jej przedstawiciela ustawowego, zgodnie z art. 107 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). 8. Wyliczanie dochodu rodziny wnioskodawcy zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.) poprzez wliczanie do dochodu rodziny kwoty uzyskanych alimentów w roku poprzedzającym okres świadczeniowy. 6
9. Wydanie stosownych upoważnień dla pracowników Urzędu Gminy lub kierownika ośrodka pomocy społecznej do podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych zgodnie z art. 8b ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. 10. Stosowanie art. 14 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) poprzez załatwianie spraw w formie pisemnej. 11. Podjęcie działań mających na celu wzmożenie efektywności ściągalności zobowiązań od dłużników alimentacyjnych poprzez efektywniejsze wykorzystanie następujących instrumentów przewidzianych dla organu właściwego dłużnika w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów: przekazanie komornikowi sądowemu informacji mających wpływ na egzekucję zasądzonych świadczeń alimentacyjnych pochodzących z rodzinnego wywiadu środowiskowego, wystąpienie z wnioskiem do starosty o skierowanie dłużnika alimentacyjnego do robót publicznych lub prac organizowanych na zasadach robót publicznych, skierowanie wniosku o zatrzymanie prawa jazdy dłużnika alimentacyjnego, wystąpienie z powództwem o ustalenie alimentów od innych osób, informacje przekazywane do sądu o bezczynności lub opieszałości komornika sądowego (art. 3 ust. 8 ustawy). Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) o sposobie wykorzystania ww. zaleceń i wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia z jednoczesnym wskazaniem sposobów na rozwiązanie problemów. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. Małgorzata Lechowicz Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej 7