PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra tel. (+48) 68 45 64 110-111, faks: (+48) 68 45 64 155 NIP: 929 000 53 92 REGON: 000654233 AD-II.1711.2.3.2011 id.1699125 Zielona Góra, 1 marca 2011 r. Pani Renata Rogacewicz Dyrektor Miejskiego Przedszkola nr 34 ul. Bohaterów Westerplatte 11 65-034 Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) przeprowadził w terminie od 10 styczna 2011 r. do 27 stycznia 2011 r kontrolę kompleksową za 2010 rok w Miejskim Przedszkolu nr 34 w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Przedszkolem. W związku z nieprawidłowościami przedstawionymi w protokole z kontroli znak AD-II.1711.2.2.2011 podpisanym w dniu 28 stycznia 2011 r., przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: nie podano daty wprowadzenia i obowiązywania instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych, regulaminu ustalania wysokości i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników MP 34 oraz regulaminu przyznawania nagrody dyrektora dla nauczycieli MP, w statucie powołano się na uchylone z dniem 24.05.2007 r. rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 4 kwietnia 2005 r. w sprawie organizowania wczesnego wspomagania rozwoju dzieci (Dz.U. Nr 68, poz. 587), w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: powołano się na uchylone z dniem 18.03.2009 r. rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.), podano błędny publikator ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela tj. Dz. U. 1982, Nr 3, poz. 19, zamiast Dz. U. 2006, Nr 97, poz. 674, z późn. zm., ul. Henryka Sienkiewicza 8a 65-443 Zielona Góra
powołano się na uchylone z dniem 31.03.1994 r. rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 lipca 1991 r. w sprawie przychodów nie zaliczonych do wynagrodzeń (Dz. U. Nr 73, poz. 322), podano błędny publikator ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych tj. Dz. U. Nr 416 z 1993, zamiast aktualny tj. Dz. U. 2010, Nr 51, poz. 307 tekst jednolity z późn. zm. w instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, instrukcji kasowej oraz instrukcji ewidencji, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych podano błędny publikator ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości tj. Dz. U. 2002, Nr 76, poz.694, zamiast Dz. U. 2009, Nr 159, poz. 1223 tekst jednolity z późn. zm. W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono następujące nieprawidłowości: zatrudniona na stanowisku głównej księgowej pani A.Ch. nie spełnia wymogów określonych w art. 54 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i nie moŝe pełnić funkcji głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych. przelewy wynagrodzeń na konta pracowników ewidencjonowano na koncie 240 pozostałe rozrachunki, zamiast na koncie 231 rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) oraz obowiązującym do dnia 31.07.2010 r. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). przychody z tytułu dochodów budŝetowych ewidencjonowano na koncie 700 - "SprzedaŜ produktów i koszt ich wytworzenia zamiast na koncie 750 - "Przychody i koszty finansowe", co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. w Przedszkolu nie prowadzono konta księgi pomocniczej (ewidencji szczegółowej) operacji gotówkowych poprzez kasę, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, 2
budŝetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. w Przedszkolu nie prowadzono ewidencji szczegółowej do konta 201 według poszczególnych kontrahentów przy operacjach gotówkowych, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W zakresie stosowania klasyfikacji budŝetowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: opłaty za połączenia wykonane z telefonii stacjonarnej Telekomunikacji Polskiej S.A. do sieci komórkowych ewidencjonowano na 4360 zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej zamiast na 4370 - opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej. opłaty za obsługę BIP ewidencjonowano na 4350 - zakup usług dostępu do sieci Internet oraz na 4750 - zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji zamiast na 4300 zakup usług pozostałych. wydatki na koncie 130 ewidencjonowano na 4220 zakup środków Ŝywności, zamiast na 4210 zakup materiałów i wyposaŝenia. Nieprawidłowość dotyczy faktury VAT nr 931/2/2010 z dnia 28.09.2010 r. oraz faktury VAT nr 647/2/2010 z dnia 22.02.2010 r. na artykuły chemiczne. PowyŜsze było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207). W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: w aktach osobowych kasjera nie ma deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie i znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki, co jest niezgodne z 3 ust. 3 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, w raportach kasowych nie jest wypełniana łączna liczba załączników KP i KW, co jest niezgodne z 22 ust.5 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. rozchodowe dowody kasowe nie są oznaczone datą, numerem i pozycją raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane, co jest niezgodne z 16 ust.1 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 3
sumy wpłat wynikające z przeliczenia kwitariuszy przychodowych w danym dniu, nie są zgodne z sumą wpłat wykazaną przez starszego intendenta w raporcie kasowym RK, co narusza 16 ust. 2 oraz 22 ust. 2 i 3 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. Ponadto w raportach kasowych starszy intendent wykazywał nieprawdziwy stan kasy w wysokości 0 zł. W zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania stwierdzono następujące nieprawidłowości: ewidencję druków ścisłego zarachowania w Przedszkolu prowadzi główna księgowa, co jest niezgodne z 3 ust. 3 Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Wg ww. instrukcji odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania kierownik jednostki powinien powierzyć pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku intendent. Ponadto w zakresie czynności umieszczonym w aktach osobowych starszego intendenta nie zapisano przyjęcia odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. w Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania do druków ścisłego zarachowania nie zaliczono raportów kasowych RK, podczas gdy z 22 ust. 1 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej wynika, Ŝe Raport kasowy jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania. W związku z powyŝszym stwierdzono, Ŝe opracowana przez dyrektora Instrukcja w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, nie zawiera wszystkich informacji dotyczących stosowanych w Przedszkolu druków ścisłego zarachowania. W zakresie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: w 2010 r. nie dokonano refundacji opłat za prowadzenie rachunku bankowego dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ze środków budŝetowych, co jest niezgodne z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm.) W zakresie zatrudnienia stwierdzono następujące nieprawidłowości: w aktach osobowych głównego księgowego oraz specjalisty ds. zatrudnienia w części C umieszczono świadectwa pracy z treści, których wynika, iŝ stosunek pracy nie ustał i pracuje nadal. PowyŜsze jest niezgodne z 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. nr 60 poz. 282 z późn. zm.), który określa, iŝ pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upowaŝnionej przez pracownika na piśmie - w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. 4
W zakresie wydatkowania środków finansowych których wartość nie przekraczała kwoty 14.000 euro stwierdzono następujące nieprawidłowości: wydatkowanie środków finansowych, których wartość szacunkowa netto w skali roku budŝetowego nie przekraczała równowartości kwoty 14.000 euro, nie było dokonywane na podstawie procedur określonych w szczegółowych zasadach i trybach wydatkowania środków finansowych danego rodzaju zamówień o wartości nieprzekraczającej w skali roku 14.000 euro, wprowadzonych zarządzeniem nr 01/2010 dyrektora MP 34 z dnia 14.01.2010 r. W związku z powyŝszym zalecam: 1. W aktach prawnych regulujących funkcjonowanie Przedszkola powoływać się na aktualne podstawy prawne. 2. Na stanowisku głównej księgowej zatrudnić pracownika spełniającego wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 3. Przelewy wynagrodzeń na konta pracowników ewidencjonować na koncie 231 rozrachunki z tytułu wynagrodzeń zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 4. Przychody z tytułu dochodów budŝetowych ewidencjonować na koncie 720 "Przychody z tytułu dochodów budŝetowych" zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 5. Prowadzić konta księgi pomocniczej (ewidencję szczegółową) operacji gotówkowych poprzez kasę, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 6. Prowadzić ewidencję szczegółową do konta 201 według poszczególnych kontrahentów przy operacjach gotówkowych, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 7. Stosować klasyfikację budŝetową zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 5
8. W aktach osobowych kasjera umieszczać deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie i znajomość przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki, zgodnie z 3 ust. 3 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 9. Raporty kasowe wypełnić zgodnie z 22 ust.5 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 10. Rozchodowe dowody kasowe oznaczać zgodne z 16 ust.1 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 11. Obrót gotówkowy ewidencjonować w raporcie kasowym zgodnie 16 ust. 2 oraz 22 ust. 2 i 3 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 12. Odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania powierzyć wyznaczonemu pracownikowi zgodnie z 3 ust. 3 Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 13. W Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania zawrzeć wszystkie stosowane w Przedszkolu druki ścisłego zarachowania. 14. Dokonywać refundacji opłat za prowadzenie rachunku bankowego dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 15. Świadectwa pracy wystawiać w sytuacjach określonych w 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. 16. Środki finansowe, których wartość szacunkowa netto w skali roku budŝetowego nie przekraczała równowartości kwoty 14.000 euro, wydatkować na podstawie procedur określonych w szczegółowych zasadach i trybach wydatkowania środków finansowych danego rodzaju zamówień o wartości nieprzekraczającej w skali roku 14.000 euro, wprowadzonych zarządzeniem nr 01/2010 dyrektora MP 34 z dnia 14.01.2010 r. Jednocześnie przypominam, Ŝe stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyŝsze ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyŝszych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezydent Miasta mgr inŝ. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 6