Wiadomości Wstęp. Program ZPKSoft Doradca implementuje korespondencję między użytkownikami, oraz umożliwia wysyłanie przesyłek e-mailowych do użytkowników i klientów. Dostęp do modułu wiadomości jest możliwy przez kliknięcie na przycisk Wiadomości. Wiadomości między użytkownikami monitują się natychmiast po wysłaniu wiadomości za pomocą odpowiedniego alertu. Monitowanie wiadomości można wyłączyć korzystając z opcji menu Ustawienia-> Ustawienia lokalne użytkownika-> Wyłącz monitowanie wiadomości. Dodatkowo istnieje możliwość takiego skonfigurowania monitowania wiadomości, aby podczas pracy pełnoekranowej w systemie MS DOS również wiadomości nie były monitowane (zdarza się, że podczas monitu wiadomości w Doradcy program pracujący pod kontrolą systemu DOS ulega gwałtownemu zakończeniu). Wyłączenie monitowania wiadomości następuje po zaznaczeniu opcji Ustawienia-> Ustawienia lokalne użytkownika-> Nie monituj wiadomości w pracy pod DOS. Wyłączenie monitowania wiadomości dotyczy alertów o otrzymaniu nowych wiadomości, oraz innych alertów, np. o nowych dokumentach do podpisu. Należy odróżnić wiadomości w programie Doradca od wiadomości w programach pocztowych zarządzających pocztą e-mailową. Typowe programy pocztowe magazynują pocztę lokalnie na komputerze, po jej odebraniu, czy wysłaniu. Poczta w programie Doradca przechowywana jest w bazie na serwerze. Ściągana jest na komputer lokalny tylko w razie potrzeby. Stąd program Doradca nie ściąga wszystkich wiadomości, tylko wiadomości aktualne i nie przeczytane. Oczywiście można na żądanie odczytać pozostałe wiadomości. Oznaczanie wiadomości odebranych Wiadomości odebrane przed oczytaniem wpisane są w tabeli wiadomości czcionką wytłuszczoną, po odczytaniu przyjmują czcionkę zwykłą. Okresowo wskazane jest, aby oznaczać wiadomości jako nieważne odpowiednim przyciskiem: Wiadomości tak oznaczone nie będą standardowo odczytywane z serwera. Można do nich dotrzeć poprzez wykorzystanie klucza znajdującego się u dołu tabeli wiadomości:
Wycofanie wysłanej wiadomości Po wysłaniu wiadomości istnieje możliwość jej wycofania dopóty, dopóki wiadomość nie zostanie odebrana. Aby wycofać wiadomość należy wskazać ją na liście wiadomości wysłanych i kliknąć przycisk wycofania wiadomości: Redagowanie nowej wiadomości Panel z przyciskami po prawej stronie okna modułu wiadomości zawiera szereg przycisków i opcji. Przyciski umożliwiają wykonanie podstawowych czynności, takich jak: wydrukowanie wiadomości, zainicjowanie nowej wiadomości, zainicjowanie odpowiedzi i przesłania dalej odebranej wiadomości, oflagowanie wiadomości, wybranie grupy adresatów, oraz wysłanie wiadomości. Lista adresatów standardowo jest wypełniona użytkownikami, jednak można załadować ją listą innych grup odbiorców: W przypadku wysyłki wiadomości e-mail lub SMS dostępne są pola do ręcznego wpisania adresu lub wyboru z książki adresowej. Wiadomość której edycję chcielibyśmy realizować później można zapamiętać w zbiorze roboczym: Szablony i design wiadomości Dla wiadomości e-mail można zdefiniować design graficzny z odpowiednim pozycjonowaniem w nagłówku, stopce lub jako tło. W module pocztowym programu Doradca można zdefiniować dowolną liczbę szablonów. Szablon wstawia się na początek wiadomości. Przed wstawieniem szablonu jego treść jest przetwarzana z zastosowaniem znaczników domyślnych. Warto przed skorzystaniem z
szablonu przypisać wiadomość do klienta aby szablon mógł skorzystać również ze znaczników dotyczących klienta. Wysyłanie wiadomości bezpośrednio spod procedury Istnieje możliwość zaznaczenia jednego lub kilku dokumentów w procedurze i skorzystanie z menu kontekstowego Wyślij wiadomość e-mail celem wysłania wiadomości spod procedury. Tak wysłana wiadomość jest automatycznie linkowana z dokumentem i pokazywana w drzewie procedury. Atrybuty specjalne wiadomości Wiadomość bardzo ważną można oflagować poprzez wciśnięcie przycisku przed wysyłką. Dla nowej wiadomości nożna ustawić żądanie odpowiedzi za pomocą przycisku. W kluczu wyszukiwawczym wiadomości znajdują się przyciski umożliwiające odszukanie wiadomości oflagowanych i wiadomości z żądaniem odpowiedzi. Oznaczanie wiadomości odebranych jako archiwalne Wiadomości odebrane już nieaktualne należy oznaczać jako archiwalne. Oznaczenia tego dokonujemy poprzez zaznaczenie grupy wiadomości za pomocą check-boxów: Wiadomości oznaczone jako wymagające odpowiedzi na które nie udzielono odpowiedzi zostaną pominięte.
Wątek wiadomości Jeżeli na wiadomość odpowiedziano, lub została przesłana dalej, wówczas program automatycznie tworzy wątek wiadomości. Do wątku wiadomości należą wiadomość inicjująca wątek, oraz wszystkie wiadomości powstałe przez zainicjowanie odpowiedzi lub przesyłki dalej. Jeżeli wiadomość należy do wątku, wówczas przy jej odczytaniu pojawi się przycisk umożliwiający śledzenie wątku: Kliknięcie na ten przycisk spowoduje pojawienie się drzewa wątku wiadomości. W drzewie wątku wiadomości oflagowane jako bardzo ważne będą oznaczone kolorem czerwonym, nie odczytane będą oznaczone czcionką pogrubioną, oflagowane jako wymagające odpowiedzi będą oznaczone kolorem zielonym. Takie same oznaczenia obowiązują na listach wiadomości po lewej stronie okna. Dwukrotne kliknięcie na wybranej wiadomości spowoduje jej otworzenie, pod warunkiem posiadania praw do jej odczytu. Konfiguracja wysyłki e-mailowej Do konfigurowania wysyłki e-mailowej służą odpowiednie okna dialogowe dostępne z głównego menu programu, oraz z menu modułu pocztowego. Można wybrać klienta pocztowego dla programu Doradca: oraz zdefiniować ustawienia szczegółowe w przypadku wybrania programu Doradca (zalecane) jako klienta poczty:
Pierwsza zakładka okna konfiguracyjnego wiadomości e-mail zawiera zasady wysyłania i odbierania wiadomości, druga natomiast umożliwia zdefiniowanie kont pocztowych. Port POP-3 jest wykorzystywany dla skrzynek skonfigurowanych do odbierania wiadomości za pośrednictwem protokołu POP-3, port IMAP-4 natomiast jest wykorzystywany w przypadku skrzynek skonfigurowanych do odbierania wiadomości za pomocą protokołu IMAP-4. Jeżeli podczas wprowadzania parametrów skrzynki zostanie zdefiniowany Serwer POP-3 wówczas przy odbiorze wiadomości będzie wykorzystywany protokół POP-3. Gdy serwer POP-3 nie zostanie zdefiniowany wówczas program będzie próbował odbierania wiadomości dla tego konta za pomocą protokołu IMAP-4. Oczywiście musi być zdefiniowany w tym przypadku odpowiedni serwer IMAP-4. Folder docelowy IMAP-4 (na serwerze pocztowym): jeżeli będzie zdefiniowany to Doradca po odebraniu wiadomości oznaczy je jako usunięte i przeniesie do tego folderu. W przeciwnym razie wiadomości zostaną całkowicie usunięte z serwera pocztowego. Wysłanie wiadomości e-mail bezpośrednio za pomocą programu Doradca powoduje, że wiadomość jast w całosci zapisana w rejestrze OUT. W każdym innym przypadku w rejestrze OUT jest tylko zapisywana informacja o wysyłce, a wiadomość przechowuje wybrany program w swej skrzynce wysłanych wiadomości. Ponadto wiadomości takie są łączone w wątki umożliwiając ich analizę. Istnieją dwie możliwości kodowania znaków poczty email wychodzącej z programu Doradca: utf-8 i Windows-1250. Jeżeli kodowanie utf-8 nie będzie prawidłowo interpretowane u odbiorców (notujemy takie przypadki), wówczas należy skorzystać z kodowania Windows-1250.