1 OKNA 2000 Program do sporządzania ofert i wyceny okien INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Wersja 4.96 www.okna2000.com.pl STUDIO USŁUG KOMPUTEROWYCH ALFA TOMASZ WINNICKI tel. (+48) 604 48 29 89 Email: tomek@okna2000.com.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
2 Spis treści INSTALACJA PROGRAMU... 4 ADMINISTRATOR PROGRAMU... 5 KONFIGUROWANIE POŁĄCZENIA Z BAZĄ DANYCH... 6 TWORZENIE KONT UŻYTKOWNIKÓW... 7 TWORZENIE KOPII ZAPASOWYCH BAZY... 8 USTAWIENIA PROGRAMU... 10 DOKUMENT... 11 FAKTURA / WZ... 12 VAT / WALUTA... 13 WYCENA... 14 WZORY TEKSTÓW... 16 FIRMA... 18 PRODUCENCI... 18 INNE... 19 CENNIK... 20 OKNA... 21 BAZA RYSUNKÓW... 34 DODAWANIE I EDYCJA RYSUNKU... 35 BAZA KLIENTÓW... 43 BAZA OFERT I ZAMÓWIEŃ... 46 WYSYŁANIE OFERT I ZAMÓWIEŃ E-MAILEM... 47 RAPORTY I ZESTAWIENIA... 48 WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW... 49 OFERTA I ZAMÓWIENIE... 50 STRUKTURA OFERTY I ZAMÓWIENIA... 51 TWORZENIE NOWEJ OFERTY I ZAMÓWIENIA... 53 MENU... 55 WYCENA OKNA... 57
3 RYSUNEK OKNA... 61 DODATKI DO OKNA... 62 OPIS OKNA... 63 DODATKI I USŁUGI... 64 RABATY I DOPŁATY... 65 ZMIANA WYPOSAŻENIA OKIEN... 68 PRZEKSZTAŁCANIE OFERTY W ZAMÓWIENIE... 69 ZAMÓWIENIE NA USŁUGI... 70 ZLECENIE DO PRODUKCJI... 71 UMOWA... 71 WSTĘP I ZAKOŃCZENIE... 72 EKSPORT DO OPENOFFICE LUB WORDA I WYSYŁANIE E-MAILEM... 72
4 R O Z D Z I A Ł 1 Instalacja programu Klucz HASP dołączony do programu należy podłączyć do komputera. Zależnie od dostarczonego klucza włączamy go do portu drukarki LPT lub gniazda USB. Po umieszczeniu płyty z programem w napędzie CD-rom klikamy 2-krotnie myszą na ikonę Mój komputer i wybieramy napęd CD-rom z programem OKNA 2000. Następnie uruchamiamy program instalacyjny install.exe. Po zainstalowaniu na pulpicie pojawi się ikona programu W menu Start Programy ALFA OKNA 2000 będzie dostępny również skrót do programu i jego podprogramów.
5 R O Z D Z I A Ł 2 Administrator programu Do administrowania programem OKNA 2000 służy program ADMIN, który instaluje się wraz z programem. Klikamy przycisk Start windowsa, a następnie wybieramy Programy Alfa OKNA 2000 Admin. Na ekranie pojawi się okno logowania z użytkownikiem SYSDBA. Po wpisaniu hasła masterkey program zostanie uruchomiony. Identyfikator i hasło administrator: Użytkownik: SYSDBA Hasło: masterkey W trosce o bezpieczeństwo i niepowołany dostęp do bazy programu, hasło administratora można zmienić
6 Konfigurowanie połączenia z bazą danych Uruchamiamy program Admin i przechodzimy na zakładkę Połączenie Serwer Określa serwer na jakim zainstalowany jest program. Jeśli program ma pracować w sieć jako serwer udostępniający bazę innym programom (klientom) należy podać nazwę serwera. Baza programu Ścieżka dostępu do bazy danych programu (plik okna2000.fdb) Po skonfigurowaniu wszystkich parametrów klikamy przycisk Połączenie, a następnie zapisujemy ustawienia Zapisz.
7 Tworzenie kont użytkowników Aby utworzyć lub zmodyfikować konto użytkownika należy uruchomić program Admin. Z górnego menu wybieramy zakładkę Użytkownicy, a następnie klikamy przycisk Nowy. Pole Typ określa nam typ użytkownika, który związany jest z odpowiednimi uprawnieniami. Do wyboru mamy dwa typy użytkowników: Kierownik Pełny dostęp do wszystkich opcji programu. Może zmieniać ustawienia programu i dowolnie modyfikować cenniki Handlowiec Pełny dostęp do swoich ofert i zamówień. Oferty i zamówienia innych handlowców są dla niego widoczne lecz nie może ich modyfikować (chyba że opcja modyfikacji jest aktywna patrz ustawienia programu). Handlowiec nie może zmieniać ustawień programu, ani edytować cennika.
8 Po wypełnieniu wszystkich pól klikamy przycisk Zapisz. Aby zmodyfikować właściwości użytkownika należy wybrać go z listy użytkowników, a następnie przejść do edycji. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Tworzenie kopii zapasowych bazy Baza danych programu znajduje się w pliku okna2000.gdb. Aby utworzyć kopię zapasową należy w programie Admin wybrać zakładkę Kopia zapasowa. Następnie wybieramy Utwórz kopię i podajemy nazwę pliku w których chcemy ją zapisać. W celu odtworzenia (wczytania) kopii z pliku, należy wybrać opcję Odtwórz kopię, a następnie wybrać odpowiedni plik.
9 Ze względu na możliwość utraty danych kopie zapasowe należy robić możliwie często. Kopie zapasowe można robić i wczytywać jedynie w obrębie tych samych wersji programu
10 R O Z D Z I A Ł 3 Ustawienia programu Aby wejść do ustawień programu musimy zalogować się w nim jako użytkownik który ma uprawnienia do modyfikacji tychże ustawień. Takim użytkownikiem jest użytkownik typu KIEROWNIK (patrz wyżej Tworzenie kont użytkowników ). Można także zalogować się jako administrator SYSDBA z odpowiednim dla niego hasłem masterkey (jeśli nie zostało zmienione). Następnie z menu głównego wybieramy Ustawienia. Okno ustawień programu zawiera zakładki stanowiące jego główne menu.
11 Dokument Ta część zawiera podstawowe ustawienia dokumentów tworzonych w programie tj. ofert i zamówień Numer dokumentu (oferty, zamówienia itp.) Numer dokumentu składa się z dwóch części - zmiennej i stałej. Część zmienna numeru jest aktualizowana (zwiększane o jeden) wraz z tworzeniem kolejnych dokumentów (ofert, zamówień itp.). Ważność oferty standardowy termin ważności oferty. Termin realizacji zamówień standardowy termin realizacji zamówienia na okna i usługi. Dołącz usługi do zamówienia na okna Powoduje włączenie usług do zamówienia na okna. Jeśli chcemy mieć osobne zamówienie na usługi opcja ta musi być wyłączona. Zaokrąglaj podsumowanie Opcja ta powoduje zaokrąglenie podsumowania oferty i zamówienia do pełnych wartości (bez przecinka).
12 Faktura / Wz Zakładka ta zawiera ustawienia dotyczące Faktur i Wz. Opcja wystawiania faktur i Wz-ek dostępna jest tylko w niektórych wersjach językowych. Numer ostatniej faktury Numer ostatniej WZ Pole to podobnie jak w ofertach i zamówieniach składa się z dwóch części stałej i zmiennej i jest automatycznie aktualizowane (zwiększane o jeden) wraz z wystawianiem kolejnych dokumentów. Miejscowość Nazwa miejscowości wystawienia faktury Logo firmy na fakturze Umożliwia wydrukowanie loga firmy. Logo jest umieszczone w zakładce Firma. Tekst pod fakturą Tu można wpisać dowolny tekst który drukowany jest na końcu faktury.
13 VAT / Waluta Ustawienia dotyczące stawek podatku VAT, jak również tabela kursów walut. W polach stawek podatkowych wpisujemy obowiązujące stawki dla towarów i usług które będziemy używać w programie. Pole VAT na okna powinno zawierać domyślną stawkę dla okien. Stawka VAT dla okien obowiązuje także dla wszystkich innych elementów doliczanych do ceny okna niezależnie od przypisanej im stawki VAT w cenniku! Program umożliwia wycenę okien w różnych walutach, dlatego też istnieje możliwość stworzenia tabeli kursów walut. Tabela ta powinna zawierać jedną
14 pozycję z walutą bazową tj. taką której kurs równy jest 1. Kursy pozostałych walut powinny być podane względem waluty bazowej. Edycję tabeli umożliwiają przyciski znajdujące się nad nią. Pole Waluta dodatkowa umożliwia dodanie waluty dodatkowej. Jeśli to pole jest wypełnione wówczas wyceny na ofertach/zamówieniach będą w dwóch walutach domyślnej i dodatkowej. Wycena Zakładka ta zawiera ustawienia dotyczące sposobu wyceny okien. Sposób wyceny z tabel cenowych Tutaj ustawiamy sposób w jaki program ma wyceniać okna, tzn. sposób wyszukiwania ceny w tabeli cen. Dostępne są tu trzy opcje:
15 Szukać najbliższego wymiaru Szukać najbliższego większego wymiaru Szukać najbliższego wymiaru i wyliczać za m 2 Określają one jak ma być wyszukiwana i wyliczana cena okna, którego wymiar zawarty jest pomiędzy przedziałem wymiarowym tabeli. Na przykład, chcemy z poniższej tabeli wybrać cenę okna o wymiarze 725 x 875. 600 700 800 900 600 cena1 cena2 cena3 cena4 700 cena5 cena6 cena7 cena8 800 cena9 cena10 cena11 cena12 900 cena13 cena14 cena15 cena16 W przypadku opcji szukać najbliższego wymiaru ceną okna będzie cena14 (najbliższy wymiar to 700 x 900). Dla opcji szukać najbliższego większego wymiaru ceną okna będzie cena15 (najbliższy większy wymiar to 800 x 900). W przypadku wybrania trzeciej opcji szukać najbliższego wymiaru i wyliczać za m 2 cena wyliczana jest z następującego wzoru:
cena cena14 700 700 1000 1000 cena1m 2 najblizszegookna 725 875 1000 1000 powierzchnia wycenianego okna 16 Rabat / Dopłata W tym polu ustawiamy które elementy wyposażenia okna mają być uwzględniane przy naliczaniu rabatów bądź dopłat do okien. Cena okna składa się z: okno + szyba + kolor + okucie + dodatki. Jeśli do okna damy rabat, a w polu ustawień zaznaczyliśmy tylko szybę to wówczas rabat będzie obejmował tylko cenę okna i cenę dopłaty za szybę. Cena ostateczna okna = okno z rabatem + szyba z rabatem + kolor + okucie +dodatki. Dopłaty procentowe liczone od ceny z rabatem dealerskim Zaznaczenie tej opcji powoduje że wszelkie dopłaty procentowe z cennika (np. szyby, kolory) będą liczone od ceny pomniejszonej o rabat dla dealera. Wzory tekstów W tej opcji ustawień mamy możliwość wpisania wzorów tekstów. Wstęp do oferty Zakończenie oferty Umowa Zakończenie zamówienia na okna Zakończenie zamówienia na usługi
17 Są to standardowe teksty które program przypisuje do oferty, zamówienia i umowy. Do tworzenia powyższych tekstów służy dostępny w programie edytor, którego obsługa zbliżona jest do innych edytorów spotykanych w systemie Windows. Tekst wstępu i zakończenie oferty jest przenoszony automatycznie w momencie tworzenia dokumentu. Następnie istnieje możliwość edycji każdego z tych tekstów, dostosowując go do potrzeb oferty. Tekst umowy jest przenoszony do zamówienia po wybraniu opcji utworzenia umowy w zamówieniu. Zakończenie zamówienia jest przenoszone automatycznie do zamówienia w momencie jego tworzenia. Tekst zakończenia zamówienia nie podlega późniejszej edycji. Oznacza to, że wszystkie zamówienia mają to samo zakończenie. Aby utworzyć wzór któregoś z powyższych tekstów należy kliknąć myszką na odpowiedni przycisk. Na ekranie pojawi się wówczas edytor tekstu. Na szczególną uwagę zasługuje opcja Wstaw dostępna w menu edytora. Opcja ta umożliwia nam wstawienie w tekst różnych funkcji, np. bieżącej daty, danych oferty, danych klienta, wartości oferty, zamówienia itp. Podczas drukowania umowy program napotkawszy którąś z funkcji w jej miejsce wstawia odpowiednią wartość.
18 Firma W tym miejscu należy wprowadzić dane firmy i jej logo. Informacje te będą drukowane w nagłówku oferty, zamówienia, a także na fakturze. Logo firmy musi być w postaci pliku BMP dostosowanego warunków pracy. Jeśli będziemy drukować na drukarce czarno-białej wówczas nie ma potrzeby umieszczać kolorowego loga, ponieważ zajmie ono nie potrzebnie pamięć. Podobnie rzecz się ma z rozdzielczością. Obszar przeznaczony na logo wynosi 5cm x 2cm. Producenci W tym miejscu można wprowadzić dane producentów okien, do których później będziemy kierowali zamówienia na okna.
19 Inne Wersja MS-Word Program posiada możliwość eksportu niektórych dokumentów do MS Worda, z tego też względu należy podać właściwą wersję Worda. Nie zezwalaj na edycję ofert innego handlowca Opcję tę możemy włączyć jeśli nie chcemy aby poszczególni handlowcy pracujący na programie mieli możliwość zmian ofert innych użytkowników programu. Nie zezwalaj na edycję zamówień innego handlowca Opcja analogiczna do poprzedniej dotycząca zamówień. Przy wyliczaniu metrów bieżących obwodu okna, uwzględnij wszystkie skrzydła zestawu Program wyliczając metry bieżące, liczy obwód całego zestawu okiennego. Jeśli chcemy aby wyliczał sumę obwodów poszczególnych okien (skrzydeł) wchodzących w skład wyceny musimy włączyć tę opcję. Opcje opisu okna Tutaj możemy stworzyć listę opisów okna z której następnie będziemy korzystać podczas wyceny okna. Kopia bazy Tworzenie i wczytywanie kopii bazy danych programu.
20 R O Z D Z I A Ł 4 Cennik Po wybraniu opcji Cennik z głównego menu programu na ekranie ukaże się okno cennika. Cennik programu składa się z następujących części: Okna Szyby Kolory Okucia Dodatki Usługi Rabaty / Dopłaty Dostęp do poszczególnych części cennika uzyskujemy wybierając je z menu znajdującego się po lewej stronie okna.
21 Okna W tej części cennika gromadzone są informacje o systemach, typach okien i tabelach cenowych. Po lewej stronie mamy bazę systemów, a po prawej bazę typów. Chcąc wejść w tabelę cenową wybranego typu należy kliknąć ikonę Tabela cen. Dodawanie i edycja systemu Aby dodać nowy system do bazy cennika należy stanąć kursorem na tej bazie system, a następnie kliknąć ikonę Nowy W przypadku edycji już istniejącego systemu klikamy ikonę Edycja. Na ekranie pojawi się okno edycji systemu.
22 Lp. Liczba porządkowa, nadawana automatycznie. Zmiana tej liczby spowoduje przesunięcie systemu na liście Nazwa Unikalna nazwa systemu Typ Typ systemu. Do wyboru mamy PCV, Drewno, Aluminium, Rolety. Podstawowe wyposażenie systemu W tej grupie pól podajemy podstawowe wyposażenie okien w tym systemie tj. te elementy które zostały wliczone w cenę zawartą w tabeli. Korzystając z ikon po prawej stronie pól Szyba, Kolor, Okucie wybieramy z cennika odpowiednie elementy. Elementy podstawowego wyposażenia powinny mieć w cenniku zerowe ceny, tak aby ich wybranie podczas wyceny nie powodowało dopłaty do ceny okna zawartej w tabeli. W przypadku szyby istnieje możliwość stworzenia pakietu szybowego z pojedynczych szyb. Do tego celu służy przycisk
23 Opis W polu tym można podać dodatkowe informacje o systemie. Informacje te będą wchodziły w skład opisu wycenionego okna. Ceny systemu w W polu tym podajemy walutę w jakiej są ceny w tabelach. Waluta ta musi być wpisana w ustawieniach programu. Współczynnik ceny W polu tym wpisujemy współczynnik przez który będą mnożone ceny okien zawarte w tabeli. Domyślnie współczynnik równy jest 1. Rabat dealerski Rabat otrzymany od producenta Marża Tutaj wpisujemy marżę jaka będzie doliczana do ceny Wylicza marże jaką trzeba narzucić po odjęciu rabatu dealerskiego, tak by powrócić do pierwotnej ceny z tabeli. Po wypełnieniu powyższych pól zatwierdzamy wszystko przyciskiem OK. Dodawanie i edycja typu Aby dodać nowy typ okna do bazy należy stanąć kursorem na bazie typów, a następnie kliknąc ikonę Nowy klikamy ikonę Edycja.. Jeśli chcemy edytować istniejący już typ
24 Typ Unikalna nazwa typu Opis Opis typu, który będzie dołączony do opisu okna podczas wyceny Wymiary szyb podajemy wymiar jaki jest odejmowany od szerokości i wysokości okna w celu uzyskania szyby. Jeśli wymiar szyby do wyceny jest taki jak wymiar okna wówczas w pola te wpisujemy 0. szer = s 1 + s 2 + s 3 wys = w 1 + w 2 Pow. Szyb = szer * wys Cena za m 2 Jeśli dany typ nie posiada tabeli cen, wówczas możemy podać cenę za m 2 Cena minimalna Minimalna dopuszczalna cena typu.
25 Tabela cenowa Dostęp do tabeli cen wybranego typu uzyskujemy poprzez kliknięcie na ikonę Tabela cen. Na ekranie pojawi się wówczas arkusz tabeli cen. Tabela cen musi być skonstruowana w ten sposób, że w pierwszym jej wierszu wpisane są kolejne szerokości okna danego typu, zaś w pierwszej kolumnie kolejne wysokości. 600 700 800 900 1000... 600 Cena Cena Cena Cena Cena... 700 Cena Cena Cena Cena Cena... 800 Cena Cena Cena Cena Cena........................ Tabele cen wprowadzane do programu nie powinny zawierać wierszy bez szerokości ani kolumn bez wysokości! Wszystkie wymiary podajemy w milimetrach! Jeśli tabele cen do poszczególnych typów mamy w arkuszu kalkulacyjnym Excel, możemy przenieść je w prosty sposób do programu. Otwieramy tabelę cenową w Excelu i zaznaczamy ją kursorem. Następnie zaznaczoną tabelę kopiujemy do schowka i przechodzimy do programu OKNA2000. W górnym pasku narzędzi okna tabeli klikamy ikonę wklej ze schowka. Tabelę cen możemy przecenić o zadany procent. W tym celu wybieramy ikonę i podajemy wartość przeceny. W przypadku wpisywania cen okien typowych (O1, O2, O3, itd.) tworzymy tabelę składającą się jedynie z jednego wymiaru szerokości i wysokości.
26 Np. typ O1 565 535 cena Rysunek okna Podczas wprowadzania cennika możemy również tworzyć i edytować wzory rysunków. Rysunki okien są powiązane poprzez nazwę z typami poszczególnych okien. Aby stworzyć lub zmodyfikować rysunek okna należy wybrać odpowiedni typ i kliknąć ikonę Rysunek. Na ekranie pojawi się kreator rysunków którego opis znajduje się w rozdziale Baza rysunków. Przecena systemu Aby przecenić system tj. wszystkie tabele cenowe danego systemu, należy z menu cennika wybrać ikonę Przecena. Następnie podajemy wartość procentową o którą chcemy przecenić system. Wartość dodatnia powoduje podniesienie, a ujemna obniżenie cen. Kopiowanie systemów i typów Aby stworzyć drugi identyczny system (tj. system wraz z podległymi mu typami i tabelami cen) należy stojąc na wybranym systemie kliknąć ikonę Kopiuj. Następnie musimy podać nową nazwę i zatwierdzić przyciskiem OK. Po procesie kopiowania w bazie systemów pojawi się kolejny identyczny system wraz z typami i tabelami cenowymi. W przypadku kopiowania typu postępujemy podobnie. Stojąc na wybranym typie w bazie typów klikamy tą samą ikonę Kopiuj, a następnie podajemy nową nazwę.
27 Eksport cennika Program umożliwia eksport cennika tj. zapisanie go do pliku. Taki plik z cennikiem lub jego częścią można następnie przesłać np. dealerom jako uaktualnienie cennika programu. Eksportowi podlegają poszczególne system lub grupy cennikowe. Nie można eksportować samych typów ani pojedyńczych pozycji z cennika. Zaznaczenie wybranych systemów lub grup cennika realizujemy poprzez kliknięcie na nich myszą przy jednoczesnym trzymaniu klawisza CTRL. Zaznaczone elementy są podświetlone innym kolorem. Następnie klikamy ikonę Eksport. Na ekranie pojawi się okno eksportu cennika. Następnie możemy cennik zapisać klikając Zapisz lub wysłać e-mailem klikając Wyślij. Jeśli chcemy zapisać całą grupę cenową np. wszystkie systemy, lub szyby itp. wówczas musimy odznaczyć pole Tylko wybrane elementy i zaznaczyć interesującą nas grupę np. okna, szyby, kolory itp. Zaznaczone elementy nie mają w tym momencie żadnego znaczenia.
28 Import cennika Aby zaimportować cennik z pliku klikamy ikonę Import i wybieramy odpowiedni plik. Jeśli importowany element jest już w cenniku wówczas program zapyta nas o zastąpienie go nowym. Importować można tylko pliki zapisane w tej samej wersji programu Szyby, Kolory, Okucia, Dodatki, Usługi, Rabaty Aby przejść do jednej z wyżej wymienionych części cennika należy kliknąć na odpowiedniej ikonie z lewej strony okna cennika. Na ekranie pojawi się wówczas odpowiednia baza. (na rysunku pokazano bazę szyb). Po lewej stronie mamy listę grup zaś po prawej listę elementów znajdujących się w tych grupach. Podział cennika na grupy umożliwia nam zachowanie
29 odpowiedniego porządku w cenniku i ułatwia wyszukiwanie poszczególnych elementów. Ponadto każdy element cennika może mieć kilka cen w różnych kategoriach cenowych. Kategorie cenowe możemy zmieniać wybierając je z listy w polu Kategoria cenowa. Aby przejć do edycji kategorii klikamy ikonę. Dodawanie i edycja grupy Aby dodać nową grupę należy stanąć na bazie grup i kliknąć ikonę Nowy. Edycję realizujemy klikając Edycja. Na ekranie pojawi się okno edycji grupy, w które wpisujemy nazwę i zatwierdzamy OK. Nazwy grup w bazie nie mogą się powtarzać, w przeciwnym razie program zgłosi błąd.
30 Pakiety szybowe Po wybraniu ikony Pakiety zdefiniować pakiety szybowe. na ekranie pojawi się okno, w którym możemy W górnym oknie podajemy nazwę pakietu, a w dolnej dodajemy z cennika elementy składające się na dany pakiet. (szyba / dystans / szyba). Dwukrotne kliknięcie w ostatnim polu spowoduje pojawienie się tam i zablokowanie danej pozycji. Użytkownik podczas wyceny nie będzie mógł jej zmienić. Dodawanie i edycja elementu cennika Dodanie nowego elementu do cennika realizujemy ikoną Nowy, zaś edycję Edycja. Na ekranie pojawi się okno edycji.
31 Nazwa elementu cennika powinna być niepowtarzalna. Opis niektórych jednostek: % Wybranie tej jednostki informuje program o tym, że dany element będzie doliczany procentowo do ceny okna. Dopłata ta jest doliczana do ceny okna z wyposażeniem standardowym zaczerpniętej z tabeli cenowej danego okna z uwzględnieniem współczynnika wyceny. m2 Dopłata za m2. W przypadku szyb powierzchnia szyby jest wyliczana tak jak to opisano wcześniej (patrz. Dodawanie i edycja typu ) Dla okuć i kolorów powierzchnia brana pod uwagę jest równa powierzchni okna. mb, dm Metr i decymetr bieżący jednostki te można wykorzystać np. do parapetów. Przy doliczaniu takiego elementu do okna, program sam wylicza i podaje szerokość okna w wybranej jednostce. Wartość tę oczywiście możemy później zmienić. mbo, dmo metr bieżący obwodu i decymetr obwodu okna. Jednostka ta została przewidziana dla usług wyliczanych z metra obwodu okna (np. montaż, demontaż, itp.). Przy wycenie takiej usługi program oblicza metry obwodu wszystkich okien danej oferty.
32 Elementy dodatków zawarte w cenniku mogą być doliczane do całej oferty lub do pojedynczego okna, zaś usługi doliczane są tylko do oferty. W przypadku dodawania tych elementów do oferty, program podaje nam wartość odpowiedniej jednostki w odniesieniu do całej oferty. W przypadku doliczania dodatków do okna program oblicza wartość zadanej jednostki w odniesieniu do tego okna. Przy wpisywaniu cen szyb, kolorów i okuć należy pamiętać, że ceny te są dopłatami do okna w wersji podstawowej, ponieważ w cenę zawartą w tabeli okna jest już wliczona standardowa szyba, kolor i okucie. Podobnie rzecz się ma z każdym innym elementem, który jest już wliczony do ceny standardowego okna zawartej w tabeli. Elementy podstawowe, takie jak standardowa szyba, kolor i okucie, powinny mieć wpisaną cenę = 0. Każdy element cennika, może mieć kilka cen w różnych kategoriach cenowych. Przy tworzeniu oferty czy zamówienia, wybieramy określony element z cennika i podajemy kategorię cenową z której ma być pobrana cena. Cena elementu w danej kategorii cenowej może być zawarta w tabeli cen, wówczas należy zaznaczyć haczyk w polu Tab, a następnie klikną ikonę tabeli i przechodzimy do wpisywania tabeli cenowej. Lista kategorii cenowych, dostępna jest w głównym oknie cennika po kliknięciu ikony. W zakładce Ograniczenia możemy podać listę systemów powiązanych z danym elementem cennika. Jeśli będziemy wyceniać system, którego nie ma na tej liście wówczas dany element cennika nie będzie dostępny. Brak listy zezwala na wycenę tego elementu we wszystkich systemach.
33 Inne ograniczenia: Pakiet szybowy: oznacza że dana szyba będzie dostępna tylko przy konstruowaniu pakietu szybowego Dodatek do okna: oznacza ze dany dodatek będzie dostępny przy wycenie dodatków do okna Dodatek do oferty/zamówienia: oznacza że dany dodatek będzie dostępny przy wycenie dodatków do oferty/zamówienia. W programie istnieje także możliwość dodania rysunku do poszczególnych elementów cennika. Rysunek taki może być następnie wydrukowany na ofercie obok wycenionego dodatku. Aby dodać rysunek przechodzimy do zakładki Rysunek i klikamy ikonę i wybieramy odpowiedni plik (jpg lub wmf). Usunięcie rysunku realizujemy przez. Przecena cennika Aby przecenić daną grupę w cenniku należy wybrać ją poprzez jej podświetlenie, a następnie kliknąć ikonę Przecena. Podajemy wartość w % i klikamy OK. Chcąc zawęzić zakres przeceny należy odznaczyć pole Wszystko i wybrać Zakres j.m. Przecenie ulegną wówczas tylko te elementy których jednostka będzie się zgadzała z wybranym zakresem.
34 R O Z D Z I A Ł 5 Baza rysunków Baza rysunków zawiera wzory rysunków do poszczególnych typów okien. Aby wejść w bazę należ z głównego menu wybrać Rysunki.
35 Dodawanie i edycja rysunku Aby dodać nowy rysunek do bazy, należy wybrać ikoną Nowy. Na ekranie pojawi się okno tworzenia rysunków. Edycję już istniejącego rysunku uzyskujemy poprzez wybranie Edycja. Tworzenie rysunku należy rozpocząć od podania typu okna i jego wymiarów zewnętrznych. W tym celu uzupełniamy pola Typ okna i wymiar. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie podziałów okna. Aby dodać podział pionowy wybieramy ikonę w lewym pasku narzędzi, a następnie klikamy w odpowiednim punkcie okna. Podobnie postępujemy z podziałem poziomym wybierając ikonę. Utworzonymi w ten sposób podziałami możemy dowolnie manipulować przesuwając je w poziomie i w pionie. Aby zmieniać położenie podziałów wybieramy ikonę, a następnie łapiemy któryś z podziałów i trzymając wciśnięty przycisk myszy przesuwamy go. Aby podać dokładnie położenie podziału, klikamy na nim prawym przyciskiem myszy, a następnie podajemy jego
36 położenie w milimetrach. Tam też, zaznaczając pole możliwość określenia czy wymiar podziału ma być widoczny na rysunku. mamy Następnie musimy określić kształt ramy, wybierając go z górnego menu. Kolejnym krokiem modelowania kształtu ramy jest manipulacja jej węzłami. Służą do tego ikony,, znajdujące się z lewej strony okna. Po wybraniu jednej z nich na rysunku pokażą się węzły ramy. Rama powstaje w wyniku połączenia kolejnych jej węzłów. Odpowiednia manipulacja tymi węzłami pozwala uzyskać różne kształty okien. Aby dodać węzeł do ramy wybieramy ikonę, a następnie ciągniemy linię od węzła poprzedniego do nowego miejsca w którym chcemy uzyskać nowy węzeł. Należy przy tym pamiętać, że rama rysowana jest w kierunku ruchu wskazówek zegara. Aby usunąć węzeł z ramy wybieramy koleją ikonę który chcemy usunąć., a następnie klikamy węzeł, Przesunięcie punktu na ramie uzyskujemy wybierając ikonę łapiemy za wybrany punkt i przesuwamy go w nowe miejsce.. Następnie Po uzyskaniu żądanego kształtu możemy przejść do rysowania skrzydeł. W tym celu wybieramy ikonę, a następnie rozciągamy myszą skrzydło od jednego skrzyżowania podziałów do drugiego. Po puszczeniu klawisza myszy na rysunku pojawi się skrzydło, a także na ekranie okno umożliwiające wybór typu skrzydła
37 W każde skrzydło można następnie wpisać pojedynczy szpros, pole szprosów lub panel wypełniający. Aby dodać pole szprosów wybieramy ikonę. Następnie podobnie jak w przypadku rysowania skrzydła zaznaczamy obszar na którym ma być narysowane pole szprosów. Oczywiście obszar ten musi zawierać się wewnątrz skrzydła. Po narysowaniu pola szprosów pojawi się okno z możliwością wyboru jego właściwości. Tu możemy podać ilość pól podziału, a także szerokość szprosu. Chcąc dodać do skrzydła pojedynczy szpros, zwykły lub konstrukcyjny wybieramy odpowiednio ikony,, a następnie przeciągamy linie na której ma być położony szpros, od jednego skrzyżowania podziałów do drugiego.
38 Podobnie rzecz się ma z panelem. Wybieramy ikonę obszar wewnątrz skrzydła na którym ma być panel., a następnie zaznaczamy Program umożliwia także dodanie dowolnego tekstu, lub obrazka (BMP,WMF) ozdobnych. zawierającego na przykład zeskanowany rysunek drzwi Przykład. Chcemy narysować następujące okno: 1. Podajemy odpowiednie wymiary okna 2. Dodajemy podziały pionowe i poziome. Po dodaniu nowych podziałów dobrze jest kliknąć ponownie na ikonę kształtu ramy (w naszym przypadku ) aby zaktualizować nowo powstałe węzły. 3. Teraz przejdziemy do modelowania kształtu ramy za pomocą węzłów. Klikamy ikonę usunięcia węzła, a następnie usuwamy odpowiednie węzły w lewym i prawym górnym narożniku. Następnie przesuwamy dwa węzły w dolnych rogach ramy do wewnątrz.
39 Wybieramy ikonę i przesuwamy węzły. 4. W kolejnym kroku będziemy wstawiać skrzydła. Wybieramy ikonę i zaznaczamy obszar na którym ma być skrzydło ( A B, C D, E F)
40 5. Następnie wybieramy ikonę szprosu konstrukcyjnego i przeciągamy go od punktu B do G. Po narysowaniu okna możemy dowolnie manipulować podziałami przesuwając je w poziomie i w pionie, zmieniając tym samym rozmiary skrzydeł. Ponadto korzystając z ikon możemy przemieszczać się pomiędzy obiektami rysunku. Aktywny obiekt zaznaczony jest kolorem czerwonym. Ikona umożliwia wejście we właściwości wybranego obiektu celem ich zmienienia. Chcąc usunąć aktywny obiekt klikamy ikonę. Rysowanie rolet Oprócz tworzenia rysunków okien, program umożliwia także rysowanie rolet. Tworząc rysunek rolety, podobnie jak w przypadku okna, zaczynamy od podania nazwy typu i wymiarów. Następnie musimy wybrać rodzaj ramy klikając ikonę
41 oznaczającą brak ramy. Teraz za pomocą ikony wybieramy roletę i podobnie jak w przypadku skrzydła okiennego rozciągamy ją myszą na powierzchni wybranego pola. Na ekranie pojawi się okno właściwości rolety. Lewa i prawa krawędź skrzyni Wyłączenie tych opcji spowoduje brak krawędzi zakańczających skrzynie, odpowiednio z lewej lub prawej strony. Opcja ta jest potrzebna gdy rysujemy zestaw rolet. Lewa i prawa prowadnica Wybranie jednej z trzech opcji w tym polu spowoduje narysowanie w rolecie odpowiedniej prowadnicy (lub jej brak).
42 Powyższy rysunek ukazuje w jaki sposób trzeba zdefiniować właściwości trzech kolejnych rolet tworzących zestaw.
43 R O Z D Z I A Ł 6 Baza klientów Baza klientów stanowi istotny element programu OKNA 2000. Umożliwia gromadzenie informacji o klientach firmy. Poprzez bazę klientów możemy wejść w bazę ofert i zamówień oraz bazę faktur uzyskując tym samym szybki dostęp do odpowiednich dokumentów danego klienta. Aby wejść w bazę klientów należy z menu głównego programu wybrać ikonę bazy klientów Klienci.
44 Wyszukiwanie klientów Aby znaleźć klienta w bazie kliknij ikonę Szukaj. W odpowiednie pole wpisujemy klucz według którego chcemy szukać. Na przykład jeśli w polu Nazwa zawiera wpiszemy Kowal wówczas program wyszuka nam wszystkich klientów których nazwa zawiera wpisany ciąg znaków. (Kowalski, Kowalewski, Kowalczyk itd.). Taka sama zasada odnosi się do wszystkich pól ze słowem zawiera. Po zadaniu kryterium wyszukiwania klikamy przycisk Szukaj. Dodawanie i edycja klienta Aby dopisać nowego klienta do bazy należy wybrać ikonę Nowy. Jeśli chcemy dokonać edycji już istniejącego w bazie klienta wówczas klikamy ikonę Edycja. W pola w zakładce Klient, po prawej stronie okna wpisujemy odpowiednie dane naszego klienta (nazwa, adres, tel. itp.).
45 Pola nazwa, adres, miasto i kod muszą być wypełnione! W zakładce Rabaty możemy zdefiniować listę rabatów jakie przysługują klientowi na poszczególne kategorie sprzedawanych okien. (PCV, Drewno, Aluminium, Rolety). Wprowadzone zmiany zatwierdzamy ikoną OK..
46 R O Z D Z I A Ł 7 Baza ofert i zamówień W bazie tej są gromadzone wszystkie oferty i zamówienia poszczególnych klientów. Wchodząc w bazę ofert i zamówień poprzez bazę klientów uzyskamy informacje o ofertach i zamówieniach wybranego wcześniej klienta. Chcąc uzyskać dostęp do ofert bądź zamówień wszystkich klientów musimy wejść w odpowiednią bazę z głównego menu programu. Baza zamówień umożliwia nam także przeprowadzenie analizy sprzedaży. Na podstawie zamówień możemy uzyskać informacje o tym jak kształtowała się sprzedaż w poszczególnych miesiącach. Dzięki raportom możesz prześledzić pracę handlowców i sprawdzić jaki osiągnęli obrót w zadanym okresie czasu. Do bazy ofert i zamówień możemy wejść poprzez bazę klientów klikająć ikoną Oferty i zamówienia. Wówczas będzie ona zawierać oferty i zamówienia wybranego klienta. Chcąc mieć jednoczesny wgląd we wszystkie oferty lub zamówienia, musimy wejść do niej poprzez wybranie odpowiedniej ikony Oferty, Zamówienia z głównego menu programu.
47 Wysyłanie ofert i zamówień e-mailem Oferty i zamówienia z bazy możemy zapisać do pliku lub wysłać je za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na przykład handlowcy z poszczególnych przedstawicielstw mogą wysyłać zamówienia do centrali aktualizując tym samym główną bazę danych. Aby wysłać wybrany dokument e-mailem wybierz ikonę Wyślij. Na ekranie otworzy się wówczas domyślny program pocztowy z wstawionym już załącznikiem wysyłanego dokumentu. Pliki tworzone w tej opcji, są przeznaczone do użytku wewnętrznego, to znaczy mogą być wczytane tylko przez inny program OKNA2000. Jeśli chcemy wysłać dokument (np. ofertę) do swojego klienta, musimy eksportować go do Worda. Proces ten omówiono w następnym rozdziale.
48 Raporty i zestawienia Baza zamówień umożliwia także przeprowadzenie prostej analizy sprzedaży okien. Można stworzyć raport lub wykres sprzedaży w zadanym okresie czasu. W ten sposób można prześledzić jak wyglądała sprzedaż oraz jak pracowali poszczególni handlowcy. Aby zobaczyć raport wybierz ikonę Raport dostępną w bazie zamówień. Zakres W polu Data od i do podajemy okres za jaki chcemy sporządzić raport. Aby podać daty używamy ikony kalendarza dostępnej obok pola edycji. Jeśli raport ma dotyczyć zamówień pojedynczego handlowca wówczas w polu Handlowiec podajemy jego nazwę korzystając z rozwijanego menu pola. Jeśli raport ma dotyczyć wszystkich handlowców wówczas pole to pozostawiamy puste. Grupowanie W polu grupowania mamy dostępne dwie opcje. Raport może być pogrupowany według miesięcy lub lat.
49 Po ustawieniu parametrów raportu, możemy - klikając odpowiedni przycisk po prawej stronie okna - przejść do jego prezentacji w formie zestawienia lub wykresu. Wyszukiwanie dokumentów Aby wejść w opcje szukania należy wybrać ikonę Szukaj. W odpowiednie pola wpisujemy kryteria wyszukiwania i klikamy przycisk Szukaj.
50 R O Z D Z I A Ł 8 Oferta i zamówienie W rozdziale tym opiszemy w jaki sposób stworzyć nową ofertę i zamówienie, modyfikować je oraz wyceniać okna. Skupimy się na procesie tworzenia oferty, a następnie przekształcenia jej w zamówienie. Istnieje oczywiście możliwość stworzenia od razu zamówienia, niemniej jednak proces obsługi klienta zaczyna się za zwyczaj od oferty po której następuje zamówienie. Aby wejść w już istniejącą ofertę lub zamówienie należy wybrać ją kursorem z bazy ofert i zamówień, a następnie kliknąć ikonę Pokaż wówczas okno z elementami oferty lub zamówienia.. Na ekranie pojawi się
51 Struktura oferty i zamówienia Oferta stworzona za pomocą programu składają się z następujących bloków. OFERTA Nagłówek Wstęp Okna Dodatki do okna Dodatki Usługi Rabaty / dopłaty Zakończenie Kolejnym dokumentem jest zamówienie, które powstaje najczęściej na bazie oferty. Zamówienie w programie może być stworzone w dwóch wariantach: Zamówienie okien Zamówienie okien i usług Te dwa warianty zależne są od opcji Dołącz usługi do zamówienia na okna zawartej w ustawieniach programu w zakładce dokument.
52 ZAMÓWIENIE (z usługami) Nagłówek Okna Dodatki do okna Dodatki Usługi Rabaty / dopłaty Zakończenie ZAMÓWIENIE (bez usług) Nagłówek Okna Dodatki do okna Dodatki Rabaty / dopłaty Zakończenie W przypadku gdy opcja Dołącz usługi do zamówienia na okna jest wyłączona, czyli zamówienie nie zawiera usług, program może stworzyć oddzielne zamówienie na same usługi.
53 Tworzenie nowej oferty i zamówienia Aby stworzyć nowy dokument (ofertę lub zamówienie), musimy wejść do bazy ofert i zamówień poprzez bazę klientów. W bazie klientów wybieramy odpowiedniego klienta dla którego chcemy stworzyć ofertę a następnie klikamy ikonę Oferty i zamówienia. Na ekranie pokaże się okno bazy ofert i zamówień. Wybieramy ikonę Nowy, a następnie wybieramy Nowa oferta lub Nowe zamówienie. Aby stworzyć nową ofertę lub zamówienie, musimy do bazy ofert i zamówień wejść poprzez bazę klientów.
54 Po wybraniu nowej ofert na ekranie pojawi się okno właściwości oferty. Jeśli ikona przy numerze dokumentu będzie wciśnięta wówczas program sam nada kolejny numer. Chcąc wpisać numer ręcznie musimy kliknąć ikonę. Należy pamiętać, że w bazie nie mogą istnieć dwa dokumenty o tym samym numerze. Program automatycznie wstawia nam bieżącą datę oraz datę ważności oferty. W polu waluta możemy wybrać walutę w której chcemy tworzyć ofertę. Waluta ta pobierana jest z tabeli kursów zawartej w ustawieniach programu. W polu VAT możemy podać VAT dla całej oferty. Po zaakceptowaniu wszystkich danych na ekranie pojawi się okno oferty.
55 Menu Zakładki umożliwiające przechodzenie pomiędzy wycenianymi oknami, dodatkami i usługami. Dodanie nowego elementu do oferty / zamówienia. Zależne od aktywnej zakładki (powyżej) Edycja wybranego elementu oferty / zamówienia Usunięcie wybranego elementu oferty / zamówienia
56 Opcje dotyczące wybranego okna (dostępnie także przy kliknięciu na wybranym oknie prawym przyciskiem myszy) Opis, wycena, rysunek i dodatki do okna. Trzy ostatnie umożliwiają, zapisanie, wczytanie lub skopiowanie wyceny wybranego okna wraz z rysunkiem, opisem i dodatkami. Wejście w okno właściwości oferty Wejście w okno właściwości zamówienia. Wejście w okno właściwości zamówienia na usługi (opcja dostępna w zamówieniu przy wyłączonej opcji Dołącz usługi do zamówienia na okna w ustawieniach programu) Zlecenie do produkcji (opcja dostępna w zamówieniu) Przeniesienie elementów zamówienia na fakturę (opcja dostępna w zamówieniu) Zmiana wyposażenia wszystkich okien w ofercie / zamówieniu Rabat do wybranego elementu lub do całości oferty / zamówienia.
57 Podsumowanie oferty / zamówienia Tekst wstępu do oferty i zakończenia oferty / zamówienia Umowa do zamówienia (opcja dostępna w zamówieniu) Eksportowanie oferty / zamówienia do OpenOffice i MS- Worda Podgląd oferty / zamówienia Wydruk oferty / zamówienia / zlecenia do producenta Zapisanie zmian Wycena okna Aby wycenić nowe okno, należy kliknąć ikonę Nowy. Na ekranie pojawi się wówczas okno wyceny. Jeśli chcemy wejść w wycenę już istniejącego okna wówczas z menu wybieramy kolejno: Okno - Wycena, lub klikamy na nim dwukrotnie myszą. Możemy również skorzystać z menu podręcznego klikając prawym przyciskiem myszy na wybranym oknie.
58 W odpowiednich polach należy podać system, typ, wymiary, rodzaj szyby, kolor i okucie. Przy każdym polu jest przycisk wyboru, po naciśnięciu którego na ekranie pojawi się odpowiednia baza cennika, z której wybieramy właściwy element. Po wybraniu systemu, program wpisuje automatycznie szybę, kolor i okucie, stanowiące standardowe wyposażenie tego systemu. Wartości te możemy później zmienić. W przypadku szyby istnieje możliwość stworzenia pakietu szybowego z pojedynczych szyb pobranych z cennika. Do tego celu służy przycisk naciśnięciu pojawi się okno pakietu szybowego.. Po jego
59 W polu Pakiet szybowy możemy wybrać gotowy pakiet (jeśli został zdefiniowany w cenniku), lub stworzyć własny dodając przyciskiem kolejne szyby i dystanse. Przycisk powoduje zablokowanie lub odblokowanie wymiarów. Jeśli wymiary są zablokowane, wycena okna o wymiarach z poza tabeli będzie niemożliwa. Jeśli wymiary są odblokowane większych niż te w tabeli. wówczas program wyceni okno o wymiarach Po podaniu wszystkich parametrów naciskamy przycisk Wyceń. Program wylicza cenę zadanego okna. Wyszukuje w bazie systemów odpowiedni system, następnie typ i odpowiadającą jemu tabelę. Z tabeli pobrana jest cena odpowiadająca żądanym wymiarom, a także sposobowi wyceny podanemu w ustawieniach programu. Następnie do ceny bazowej (z tabeli) doliczana jest dopłata za szybę, kolor i okucie. W polu cena netto pojawi się cena wycenionego okna. Chcąc wycenić kolejne skrzydło (okno) klikamy Nowe skrzydło. Cenę okna możemy również wpisać ręcznie. Gdy okno jest już wycenione klikamy przycisk Dalej, przechodząc w ten sposób przez kolejne etapy tworzenia okna rysunek, dodatki do okna i opis.
60 Algorytm liczenia ceny okna Przykład: Cena okna o wymiarach 1000x1500 (pow. 1,5m 2 ) w tabeli wynosi: 1000zł Dopłata za szybę 60zł / m 2 i marża 15% Dopłata za kolor 15% do ceny okna System wycenianego okna ma zdefiniowane następujące parametry: Współczynnik = 1 Rabat dealerski: -20%, -15% (stopniowany = -32%) Marża: 47,0588% Wycena: 1000 zł (cena w tabeli) *1 (współczynnik) = 1000 zł -20%,-15% (rabat dealerski stopniowany) marża cena okna = 680 zł + 47,0588% = 1000 zł dopłata za szybę + 60 zł*1,5m 2 = 90 zł + 15% = 103,5 zł dopłata za kolor + 1000 zł*1*15% = 150 zł + 0% = 150 zł dopłata za okucie + 0 zł ----------------------------------------------------------- = 920 zł + 333,5 zł = 1253,5 zł rabat / dopłata do skrzydła - 5% = 920 zł + 270,82 zł = 1190,82 zł dodatki do okna + 100,2 zł + 30,06 zł = 130,26 zł = 1020,2 zł + 300,88 zł = 1321,08 zł ------------------------------------------------------------ Rabat do okna (stopniowany) 5%, -10% = 14,5% (patrz Ustawienia programu > Wycena -> Rabat/dopłata) = 1020,2 + 163,13 zł = 1183,33 zł
61 1000zł (cena z tabeli) *1 (współczynnik) =1000zł -20%,-15% (rabat dealerski) =680zł Dopłata za szybę 60zł * 1,5m 2 = 90zł Dopłata za kolor 1000zł *1* 15% = 150zł Cena po uwzględnieniu rabatu do skrzydła Rysunek okna Stworzony przez program rysunek możemy dowolnie modyfikować. Często zachodzi potrzeba zmiany kierunku otwierania skrzydeł, czy też zmiany podziału okna. Aby wejść w rysunek okna, należy wybrać: Okno - Rysunek. Możemy również skorzystać z menu podręcznego (prawy przycisk myszy na wybranym oknie) lub kliknąc na rysunku okna.
62 Klikając przycisk Rysunek okna wchodzimy w edytor rysunku okna, opisany w rozdziale Baza rysunków. Należy pamiętać, że zmiana rysunku nie wpływa na zmianę ceny! Dodatki do okna Do każdego wycenionego okna w ofercie możemy dołączyć dodatki (np. szprosy, parapety, listwy, itp.). Cena takiego dodatku będzie doliczona do ceny okna, zaś on sam zostanie umieszczony na wydruku oferty tuż obok okna, do którego został dołączony. Aby wejść w opcję dodatków należy wybrać Okno Dodatki.
63 Na ekranie pojawi się powyższe okno dodatków. Chcąc dodać do okna nowy dodatek należy kliknąć ikonę Nowy dodatek. Następnie używając ikony wybieramy odpowiedni element z cennika. Jeśli cena danego dodatku jest zawarta w tabeli cen cennika, wówczas w powyższym oknie pojawią się jeszcze dwa pola, w które należy wpisać wymiary, a następnie kliknąć przycisk Wyceń. Opis okna Każde okno, obok rysunku posiada także swój opis. Program standardowo umieszcza w nim wybrany system, szybę, kolor i okucie. Istnieje jednak możliwość dopisania do niego dodatkowych informacji o wycenianym oknie. W formularzu opisu znajdują się także informacje o nazwie okna, ilości.
64 Aby wejść w opis okna należy wybrać Okno Opis lub kliknąć myszą na pole opisu okna tuż pod rysunkiem. Przycisk opcje umożliwia wstawienie w opis, opcji opisu zawartych w ustawieniach programu. Dodatki i usługi Aby wejść w dodatki do oferty/zamówienia lub usługi należy wybrać odpowiednio zakładkę lub. Na ekranie ukaże się odpowiednia baza. Dodanie nowej pozycji do bazy realizujemy klikając ikonę Nowy, zaś edycję - Edycja.
65 Korzystając z ikony przy polu nazwa, wybieramy odpowiedni element z cennika. Opcje dostępne pod ikoną ilości wybranego dodatku lub usługi. umożliwiają wyliczenie odpowiedniej Rabaty i dopłaty Program umożliwia także udzielanie rabatów lub dopłat. Rabaty i dopłaty mogą być udzielane do poszczególnych elementów oferty/zamówienia (okien, dodatków i usług) jak również do całości dokumentu. Rabat/dopłata do okien, dodatków i usług Aby udzielić rabatu lub dopłaty do wybranej pozycji należy kliknąć: Rabat Rabat/Dopłata
66 Program umożliwia podanie trzech pozycji rabatu/dopłaty. Pobranie ich z cennika umożliwia ikona znajdująca się przy każdym polu. Rabat może być sumowany lub stopniowany. W przypadku rabatu sumowanego jego wartość stanowi suma trzech pozycji składowych, zaś w przypadku drugiej opcji rabat naliczany jest stopniowo. Przykład Rabaty: 10%, 5%, 3% ; Cena = 2500 Rabat sumowany: Cena z rabatem = 2500 18% = 2050 Rabat stopniowany: Cena z rabatem =2500 10% = 2250 5% = 2137,5 3% = 2073,38 Wybierając jedną z opcji zakres, (dostępne tylko w oknach) możemy udzielić rabatu/dopłaty automatycznie do wszystkich okien lub tylko tych z wybranej grupy. Jeśli pola zakresu pozostają puste, wówczas rabat/dopłata odnosi się tylko do bieżącego okna. Rabat do okna jest uwidoczniony na wydruku, zaś dopłata nie.
67 Rabat do całości Aby udzielić rabatu do całej oferty lub zamówienia musisz wybrać: Rabat Rabat/Dopłata do całości. Program umożliwia udzielenie rabatów/dopłat osobno do okien, dodatków i usług oraz czterech rabatów/dopłat do całości oferty/zamówienia. Wartość ujemna oznacza RABAT zaś dodatnia DOPŁATĘ
68 Zmiana wyposażenia okien Często zachodzi potrzeba stworzenia oferty w kilku wariantach, np. z różnymi szybami lub w innych systemach. Wówczas pomocna staje się funkcja zmiany wyposażenia okien w całej ofercie. Aby zmienić wyposażenie wszystkich okien w ofercie, wybieramy ikonę Zmiana. Funkcja ta umożliwia nam zmianę systemu, szyby, koloru, lub okucia jednocześnie w wcześniej wybranych oknach oferty. Wyboru dokonujemy przytrzymując klawisz Shift lub Ctrl i wskazując myszą na odpowiednie pozycje. Korzystając z ikon odwołania do cennika, podajemy w odpowiednie pola nowe wartości wyposażenia okien. Po naciśnięciu OK. program wejdzie w wybrane okna oferty, zmieni zadane parametry i ponownie je wyceni. Opis wycenionego okna jest zmieniany jeśli pole zmień opis okna jest odhaczone. Jeśli pole Tylko wybrane pozycje nie jest odhaczone wówczas program dokona zmiany w całej ofercie.
69 Przekształcanie oferty w zamówienie Ofertę stworzoną programem możemy przekształcić w zamówienie. W tym celu po wejściu w wybraną ofertę, klikamy ikonę Zamówienie Na ekranie pojawi się powyższy formularz zamówienia. Po jego wypełnieniu klikamy OK. Program przekształci naszą ofertę w zamówienie. Numer zamówienia podobnie jak numer oferty są nadawane automatycznie. Jeśli jednak chcemy nadać zamówieniu inny własny numer, musimy w tym celu kliknąć ikonę znajdującą się przy polu numery, a następnie podać nowy numer. Musimy przy tym pamiętać, że numery zamówień nie mogą się powtarzać. Jeśli podany numer jest już wykorzystany wówczas program zgłosi błąd. Taka sama zasada dotyczy numeracji wszystkich dokumentów w programie.
70 Jeśli oferta zawiera usługi, program może je dołączyć do zamówienia na okna lub też stworzyć na nie oddzielne zamówienie. Zamówienie na usługi Zamówienie na usługi jest dostępne po przekształceniu oferty w zamówienie, pod warunkiem, że opcja Dołącz usługi do zamówienia na okna, zawarta w ustawieniach programu jest wyłączona. Aby stworzyć zamówienie na usługi musimy wybrać Zamówienie Usług Po wypełnieniu powyższego formularza klikamy OK. Program tworzy wówczas zamówienie nadając mu kolejny numer.
71 Zlecenie do produkcji Zlecenie do produkcji podobnie jak zamówienie na okna dostępne jest po przekształceniu oferty w zamówienie. Aby utworzyć zlecenie klikamy ikonę zlecenia produkcyjnego Umowa Program umożliwia także stworzenie umowy z klientem. Wzór takiej umowy musi być wcześniej wpisany w ustawieniach programu. Aby wejść w edytor umowy klikamy ikonę Umowa. Chcąc teraz pobrać wzór, klikamy, poczym program pobiera z ustawień programu zawarty tam wzorcowy tekst. W momencie drukowania dokumentu program w miejsca zmiennych wstawi odpowiednie wartości. Opis tworzenia wzorów tekstu znajduje się w rozdziale ustawienia programu.
72 Wstęp i zakończenie Każda oferta w programie może mieć swój wstęp i zakończenie. Jeśli chodzi o zamówienia te mogą mieć tylko zakończenie. Standardowe teksty wstępów i zakończeni różnych dokumentów powinny być podane w ustawieniach programu w zakładce Wzory tekstów. W momencie tworzenia oferty bądź zamówienia program automatycznie dodaje wstęp i zakończenie odpowiednie dla danego dokumentu. Oczywiście dany tekst możemy potem dowolnie edytować dopasowując go do potrzeb danej oferty bądź zamówienia. Aby wejść w tekst wstępu lub zakończenia należy wybrać ikonę Teksty. Eksport do OpenOffice lub Worda i wysyłanie e-mailem Program umożliwia wyeksportowanie stworzonej oferty do programu OpenOffice i MS-Word lub zapisanie jej w formacie tych programów i wysłanie e-mailem do klienta. W przypadku korzystania z Worda, w ustawieniach programu w zakładce Inne musimy podać jego wersję. Aby wyeksportować dokument musimy kliknąć ikonę odpowiednią opcję., a następnie wybrać