System Fenix Charakterystyka interfejsu Warszawa, Styczeń 2014
FENIX System Fenix stworzony przez firmę Piątka S.J. przeznaczony jest do kompleksowej obsługi Klienta począwszy od etapu przyłączenia do sieci dystrybucyjnej, poprzez podpisanie umowy na dostarczanie mediów, aż do etapu związanego z rozliczaniem punktów poboru i windykacją należności. W ujęciu przyłączeniowym służy przede wszystkim ewidencjonowaniu struktury sieci (RSS) od chwili projektowania, poprzez budowę, odbiory techniczne aż do etapu eksploatacji. W kontekście tego ostatniego etapu, Fenix przenosi ciężar wsparcia na procesy związane z obsługą klienta a więc ewidencją umów dotyczących sprzedaży energii/wody odczytów, wyliczaniem zużyć oraz kwestiami związanymi z fakturowaniem odbiorców końcowych. System oferuje również możliwość rejestrowania dokumentów, ich śledzenie i wymianę pomiędzy jednostkami organizacyjnymi firmy i w takim rozumieniu może stanowić ułatwienie w prowadzeniu procesów pobocznych. Fenix może zostać wykorzystany w firmach, których specyfika działalności dotyczy dystrybucji mediów oraz zarządzania infrastrukturą przesyłową na dużym obszarze. DOJRZAŁOŚĆ Fenix rozwijany jest od ponad dziesięciu lat. Pomyślnie przeszedł poważniejsze zmiany, takie jak podział na Obrót i Dystrybucję, uruchomienie Rejestru Struktury Sieci, scalenie wielu instalacji w jedną. KONTROLA I PORZĄDEK Dane raz wprowadzone w Fenixie, wykorzystywane są w dalszych etapach obsługi. System wymusza wysoki standard przechowywania danych poprzez zastosowanie słowników, powiązania między obiektami, kontrolę omyłkowego wprowadzania tych samych danych. Dane wprowadzane na poszczególnych etapach obsługi klienta są ze sobą powiązane. Istnieje możliwość oglądania dokumentów wydanych i związanych z daną lokalizacją lub z danym klientem. Wszelkie operacje w systemie są śledzone i zachowywane w dzienniku operacji, wraz z dokładną informacją o wprowadzonych zmianach. Umożliwia wygodne raportowanie danych przy wykorzystaniu dedykowanych zestawień i bogatych filtrów dostępnych na listach dokumentów. Daje także możliwość pobrania oryginalnych postaci wydrukowanych dokumentów niezależnie od ich późniejszych modyfikacji. SKALOWALNOŚĆ Fenix w naturalny sposób jest w stanie sprostać wymaganiom takim jak: wzrost liczby obsługiwanych odbiorców, reorganizacja struktury firmy, wymiana danych z innymi systemami, zmiany taryfy, czy podejścia marketingowego. Silnik bazodanowy: Oracle. Sprawdzona w praktyce centralizacja jedna baza danych, farma serwerów aplikacji i dostęp w jednostkach terenowych przez Internet. PEŁNA FUNKCJONALNOŚĆ DLA OBROTU JAK I DYSTRYBUCJI Obsługiwane są wszystkie elementy procesów biznesowych Dystrybucji: Ewidencja majątku sieciowego (RSS), w tym urządzeń pomiarowych oraz zarządzaniem nim. Rejestracja wniosków o wydanie warunków przyłączenia złożonych przez klienta bezpośrednio w Dystrybucji lub otrzymanych za pośrednictwem Obrotu. Przekazywanie dokumentów elektronicznych pomiędzy Obrotem i Dystrybucją dot. obsługi klienta. Wydawanie warunków technicznych przyłączenia oraz zawierania Umów o przyłączenie. Generowanie i specyfikowania zakresu zadań inwestycyjnych oraz zawierania umów z wykonawcami na ich wykonanie. Rejestracja i śledzenie postępu prac związanych z wydaniem poszczególnych dokumentów. Wystawianie protokołów odbioru zadania lub elementu sieci oraz dokumentów OT (przyjęcie środka trwałego). Zawieranie umów sprzedaży. Rejestracji i śledzenia obiegu dokumentów w tym reklamacji. Obsługa zleceń i czynności monterskich (CBO). Rejestrowanie i zarządzenie harmonogramem odczytów (CBO). Masowe rozliczanie i fakturowanie (w tym faktury prognozowe). Rejestracja wpłat, księgowania. Windykacja (noty, wezwania, pisma sądowe). Ewidencja m.in.: klientów, danych adresowych, PKD, Taryf, Układów pomiarowych, Ciepła spalania, Stref 2
dystrybucyjnych, Pracowników, Płatników, Cenników, Jednostek organizacyjnych, Odbiorników. Raportowanie: zestawienia i analizy. Współpraca z innymi systemami: CBO,, SAP, CRD, Pincasso, Sprzefak++. PERSPEKTYWY Fenix jest częścią większej całości, opartą na wspólnych, ciągle rozwijanych modułach. Jego rozwój jest więc stymulowany z wielu źródeł. Sposób przechowywania danych sprzyja integracji Fenixa z innymi systemami. Firma Piątka S.J. kładzie nacisk na dobry kontakt z końcowymi użytkownikami systemu. Rozumiemy, że taki model współpracy najlepiej wpływa na komfort pracy z systemem i jego dopasowanie do rzeczywistości. Klient może liczyć w ramach serwisu na liczne propozycje rozwoju oparte na zmieniających się realiach, nowych możliwościach i konsultacjach z użytkownikami. 3
Ewidencja Majątku Sieciowego - Rejestr Struktury Sieci (RSS) Moduł ten wykorzystywany jest do ewidencji infrastruktury sieciowej m.in. stacji, gazociągów, wodociągów, rurociągów przyłączy, punktów poboru itp. Oprócz tego RSS przechowuje informacje o strukturze sieci oraz ewidencję zdarzeń związanych z poszczególnymi obiektami (np. odbiór, podpisanie Umowy Sprzedaży, czynności monterskie itp.) a także reprezentację sieci na mapie. RSS powiązany jest również z ewidencją urządzeń dostępną w ramach Centralnej Bazy Odczytowej (CBO). Struktura majątku sieciowego zaprezentowana jest w postaci hierarchicznego drzewa, które można zwijać i rozwijać. Z poziomu drzewa istnieje możliwość dodawania, usuwania oraz poprawiania konkretnych elementów oraz wykonywania innych operacji (np. dodawanie zdarzeń itd.). Drzewo RSS działa w dwóch trybach: standardowym (tak jak na rysunku) oraz w trybie Oznacz elementy wg zdarzeń, który prezentuje elementy pod kątem ostatniego, najistotniejszego w życiu konkretnego elementu zdarzenia. Istnieje możliwość przełączenia widocznej powyżej formatki drzewa do postaci Wyszukiwarki, na której możliwe jest przefiltrowanie elementów RSS wg kryteriów takich jak typ elementu, dane adresowe, zdarzenia itp. 4 Element RSS Wszystkie szczegółowe charakterystyki określające dany element sieciowy zgrupowane są w postaci formatki do której dostęp możliwy jest z poziomu drzewa oraz wyszukiwarki RSS. Są to m.in. dane adresowe, rodzaj produktu, materiał, długość, średnica (rurociągi i przyłącza), klasyfikacja (punkty, stacje), zdarzenia oraz pozostałe atrybuty szczegółowe właściwe konkretnemu typowi elementu. Formatka elementu RSS przechowuje również inne dane z nim związane. Są to m.in. informacje o urządzeniach zamontowanych
na układach pomiarowych (dot. Punktów i Stacji), elementach powiązanych lub składnikach tychże elementów. Podobnie jak na drzewie RSS, na formatce elementu można wykonywać zwykłe czynności związane z edycją elementu. Zdarzenia Zdarzenia to niezwykle istotny aspekt informacji o elemencie RSS. W decydującym stopniu kreują one historię życia elementu oraz wpływają na sposób ich prezentacji na mapie oraz drzewie RSS (tryb Oznacz elementy wg zdarzeń ). Istnieją dwa podstawowe typy zdarzeń: zdarzenia automatyczne oraz ręczne. pierwsze wynikają z procesów wykonywanych w innych częściach systemu Fenix i na ogół powiązane są z dokumentami przyłączeniowymi oraz dokumentami rejestru (o nich w dalszej części). zdarzenia ręczne mogą być tworzone przez Użytkownika z poziomu drzewa RSS lub formatki elementu. Dla zdarzeń ręcznych możliwe jest dodanie plików lub stworzenie powiązań z innymi obiektami w systemie. Zestawienia RSS Zbiór charakterystyk, skupionych na elemencie sieciowym daje możliwości swobodnego zestawiania danych w oparciu o konkretne kryteria. Dzięki temu Użytkownicy zyskują możliwość wielopoziomowej, szczegółowej analizy pobranych z systemu informacji. Oczywiście, identyczne charakterystyki co dla zestawień służą filtrowaniu elementów również na wspomnianej wcześniej formatce wyszukiwania RSS. 5
Geo-mapa Geo-mapa jest modułem będącym próbą wizualnego odzwierciedlenia faktycznego/geograficznego położenia konkretnego elementu sieciowego oraz całej sieci. Tutaj również element sieciowy stanowi centralny obiekt, wokół którego zbierane są dotyczące go charakterystyki. Chodzi tu przede wszystkim o dokumenty (Zdarzenia), informacje o układzie pomiarowym, urządzenia itp. Moduł jest ściśle powiązany z opisanym powyżej RSS-em i oprócz zwiększenia możliwości analizy danych, pozwala wydobyć przestrzenny aspekt zebranych informacji. Możliwość łączenia danych dostępnych z różnych źródeł i agregowania ich a także dokonywania analiz przestrzennych może ułatwiać pozyskiwanie nowych informacji (niewidocznych w tabelach i zestawieniach). Realizacja powyższego możliwa jest poprzez geokodowanie danych (czyli umiejscawianie ich w konkretnym miejscu na mapie) i udostępnianie ich w postaci kilku map tematycznych, pomiędzy którymi Użytkownik w zależności od potrzeb może się dowolnie przełączać lub nakładać je na siebie. Przykładowe mapy tematyczne to: przebieg sieci RSS, kataster, rozmieszczenie układów pomiarowych (UPM), lokalizacje dla których zarejestrowano wnioski o WP/UoP. Wśród map tematycznych można wyróżnić mapy należące do: warstw bazowych (zawsze musi być jakaś wybrana i może być tylko jedna), warstw dodatkowych (może być wybranych zero lub wiele). Poniżej zaprezentowany został widok elementów sieci RSS (Punktów i Stacji) na podkładzie mapy topograficznej w połączeniu z warstwą kataster. 6
Analiza obszarowa Podczas pracy z mapą jednym z najbardziej przydatnych narzędzi jest możliwość wykonania analizy obszarowej. Pozwala ona wyświetlić informacje na temat ilości elementów (zarówno wyrysowanych jak i niewyrysowanych na mapie) wniosków o WP i UOP oraz liczby UPM na danym obszarze. Oprócz powyższych danych, prezentowana jest również informacja o powierzchni obszaru wybranego do Analizy. 7
Przyłączenia Jednym z ważniejszych modułów funkcjonujących w ramach systemu Fenix- Dystrybucja jest część przyłączeniowa, która przechowuje dokumenty składające się m.in. z zakresu technicznego. Zakres ten stanowią elementy sieciowe i w takim ujęciu moduł przyłączeniowy opiera się o Rejestr Struktury Sieci. Podstawowym zadaniem modułu przyłączeniowego jest kompleksowe wparcie procesu związanego z włączeniem Klienta do sieci gazowej począwszy od momentu analizy opłacalności inwestycji, poprzez wydanie warunków przyłączeniowych, sprecyzowanie zakresu zadań inwestycyjnych i podpisanie Umowy z Wykonawcą, skończywszy na wystawieniu protokołów odbioru i dokumentów OT, skutkujących przyjęciem środka trwałego do SAP. Rozróżnić można siedem podstawowych typów dokumentów przyłączeniowych, które najczęściej powstają chronologicznie, jedno po drugim. Typy dokumentów Warunki Przyłączenia (WP) w których uwzględnione są wytyczne w zakresie proponowanego sposobu realizacji inwestycji Umowa o Przyłączenie (UoP) jest generowana w oparciu o Warunki (z reguły powiela informacje tam zawarte choć zdarzają się odstępstwa) i zawierana jest z Klientem ubiegającym się o przyłączenie do sieci. Zadanie (ZAD) powstaje w wyniku zmiany etapu UoP i ostatecznie specyfikuje zakres realizowanej inwestycji. Umowa z Wykonawcą (UzW) jest dokumentem który może dotyczyć wielu Zadań i stanowi faktyczną podstawę do realizacji/budowy danej inwestycji przez konkretną firmę wykonawczą. Przetargi dokument ten powiązany jest z grupą zadań i opcjonalnie z Umową z Wykonawcą (który wygrał Przetarg). Protokoły odbioru wystawiane są najczęściej dla gazociągów i przyłączy w kontekście konkretnej UzW przy czym nie muszą dotyczyć całej UzW, mogą być bowiem wystawiane pojedynczo dla każdego elementu sieci. Dokumenty OT można je wystawić ręcznie (np. dla przypadków zwiększenia wartości albo storna) lecz w większości przypadków generowane są automatycznie z odpowiednich protokołów odbioru. Przy pomocy zakresu technicznego, każdy typ dokumentu przyłączeniowego może być (po odpowiednim skonfigurowaniu) odnotowany na elemencie sieciowym w formie zdarzenia. W ten sposób tworzona jest historia życia elementu poprzez dostarczanie aktualnych informacji, np. odnośnie tego czy znajduje się on na etapie projektowania, budowy czy właściwej eksploatacji. 8
Zestawienia/Analizy Dla wszystkich typów dokumentów funkcjonuje niezależny moduł służący do generacji zestawień (Analiz). Filtrowanie odbywa się poprzez określenie kryteriów daty, JOR, stanów (w przypadku Protokołów) oraz innych kryteriów właściwych dla danego typu. Dodatkowo w przypadku Zadań można oprócz standardowej Analizy wykonać również Analizę PSP a w przypadku UZW Ranking Wykonawców. Wymiana z systemem SAP Każdy nowo wybudowany element sieciowy RSS staje się składową majątku sieciowego i jako taki jest środkiem trwałym ewidencjonowanym po stronie systemu SAP. W tym celu, na wstępnym etapie inwestycji tj. w momencie tworzenia Zadania powoływane są do życia elementy PSP, które po zatwierdzeniu i wysłaniu do SAP generują nakłady inwestycyjne. Elementy PSP posiadające niezależny od RSS-a numer odbierane są następnie protokołami odbioru i na końcowym etapie procesu otrzymują numery inwentarzowe. Wszystkie te wymienione informacje tj. numery PSP, numery inwentarzowe oraz fakty związane z wydaniem protokołów odbioru i dokumentów OT odkładane są do historii elementu sieciowego w postaci zdarzeń co pozwala m.in. na późniejszą generację zestawień. Sprawy Z opisanym powyżej pojęciem Umowy Sprzedaży Gazu związana jest również Sprawa, która powstaje automatycznie w wyniku rejestracji Umowy. Na zakładce Adres, Sprawa przechowuje informacje o numerze UPM. Sama w sobie, Sprawa stanowi byt pomocniczy który ma porządkować dane związane z danym elementem sieciowym (UPM-em), zapewniać unikalność danych, oraz ułatwiać wyszukiwanie dokumentów związanych z danym elementem poprzez Dokumenty Powiązane. Warto dodać, że Sprawa jest obiektem który najczęściej inicjuje cały proces obsługi klienta w Dystrybucji, poprzez otrzymanie wniosku o wydanie warunków przyłączenia, przyjętego z Obrotu lub też złożonego bezpośrednio w kanale Dystrybucji. Sprawa ułatwia śledzenie postępu prac związanych z obsługą klienta, staje się także częścią innych dokumentów. W założeniu bowiem, sprawa ma być osią łączącą adres instalacji, Klienta, wniosek o przyłączenie oraz związane z tymi obiektami dokumenty. Na podstawie wniosków o przyłączenie (tj. wniosków o wydanie WP i UOP) możliwe jest utworzenie dokumentów WP i UOP. 9
Rejestr Dokumentów Moduł umożliwia rejestracje dokumentów oraz zapewnia ich sprawny obieg pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. Jego zadaniem jest również porządkowanie działań mających miejsce w innych częściach systemu, zwłaszcza po stronie RSS-a. Rejestr dokumentów jest przydatnym narzędziem mającym wspierać główne procesy związane z obsługą Klienta. Możliwe jest to dzięki tematycznym skategoryzowaniu dokumentów polegającym na zdefiniowaniu osobnych segregatorów. Mogą być one pomocniczo wykorzystywane w celu odnotowywania danych, które są cenną informacją aczkolwiek nie wypracowano dla nich osobnych modelów interfejsowych. Moduł ten pozwala na: Tworzenie powiązań dokumentów z obiektami w systemie (np. elementami RSS, dokumentami przyłączeniowymi itp.). Powiązanie dokumentu z elementem RSS, sprawia że dokument ten (po zdefiniowaniu konfiguracji) będzie ujawniony jako zdarzenie Przekazywanie elektronicznie dokumentów i śledzenie ich obiegu pomiędzy Obrotem i Dystrybucją oraz ich działami, co ma eliminować wielokrotne rejestrowanie tego samego dokumentu w różnych rejestrach poszczególnych działów. Rejestrację i śledzenie obsługi reklamacji. Obserwowanie powiązanych grup dokumentów (np.: będących kontynuacją, odpowiedzią), związanych z jednym tematem. Generowanie zestawień statystycznych, obrazujących cechy obiegu dokumentów i tematów, których dotyczą. Generowanie pism pomocniczych (przewodnich itp.). Umowy sprzedaży Umowa - źródło parametrów rozliczania i fakturowania Po zakończeniu działań związanych z projektowaniem, budową i odbiorem możliwe jest podpisanie przez klienta Umowy Sprzedaży. Stanowi ona podstawę do rozliczanie odbiorcy, Umowa jest obiektem nie tylko dedykowanym wygenerowaniu wydruku, ale zawiera wszystkie zindywidualizowane parametry rozliczeniowe, wymagające ściślejszego sformalizowania: dane teleadresowe odbiorcy, grupę taryfową, wartości mocy i zamówień dla każdego miesiąca, definicje dla faktur prognozowych, informacje o układzie pomiarowym. Lista umów Miejscem pozwalającym na zarządzanie umowami (edycję, dodawanie, wyszukiwanie) jest lista Umów sprzedaży. Wyświetlane są na niej podstawowe informacje identyfikujące umowę oraz jej stan. Domyślnie przedstawiane są umowy przypisane do Jednostek organizacyjnych zalogowanego Użytkownika. 10
Na liście umów możliwe jest użycie palety filtrów pozwalających na wyszukiwanie po danych Klienta powiązanego z Umową, Płatnikiem, Adresem instalacji punktu pomiarowego, Grupach taryfowych, Stanach, Datach i innych bardziej szczegółowych parametrach. Filtry pozwalają także zakwalifikować umowy do przetaryfikowania (wg współczynnika nierównomierności poboru). Rozliczanie Lista umów do rozliczania Jak już powiedziano, Umowa sprzedaży stanowi podstawę rozliczania w cyklu miesięcznym. Cały proces uruchamiany jest w oknie "Umowy do rozliczania", prezentującego umowy dużych taryf, dla wybranego miesiąca, w optymalnym ujęciu dla osoby rozliczającej. Obok przedstawiona jest lista umów w powiązaniu z tzw. Rozliczeniami - obiektami zbierającymi wszystkie dane potrzebne do wystawienia faktury za wybrany okres. Synchronizacja Pierwszym etapem comiesięcznego cyklu, jest synchronizacja. W procesie tym moduł rozliczeniowy: Uzgadnia swoje dane z modułem Umów sprzedaży - tworzone są tzw. Dokumenty Rozliczenie Analizuje też inne zmieniające się w czasie dane, wspierające wyliczenia dla faktur; Informuje OSD o zmianach rozliczania nie wynikających z umów (OSD przesyła w odpowiedzi odpowiednie tzw. Zużycia, zawierające dane z odczytów urządzeń pomiarowych i własnych wyliczeń) Synchronizacja może być uruchamiana w każdej chwili. 11
Zużycia Fenix obrotowy "widzi" dane w ustandaryzowanej formie tzw. Zużyć. Oprócz zużyć mogą być przekazywane także tzw. odczyty dobowe i wydrukowane później na Fakturze. Rozliczanie Kolejnym etapem cyklu rozliczeniowego jest właściwy proces rozliczania, którego efektem jest wyliczenie, ile faktycznie klient powinien zapłacić i w jaki sposób ma być to pokazane. Przy rozliczaniu uwzględniane są: cenniki, ilość pobranej energii /wody, przekroczenia mocy, zapisy umów, parametry sezonowe, właściwości grup taryfowych i zasady określone w taryfach, a także zmiany danych wystawcy i sprzedawcy. Fenix pozwala na w pełni automatyczne i masowe rozliczanie, ale możliwe jest też wymuszenie obsługi ręcznej - tak zaklasyfikowane Rozliczenie jest traktowane przez system znacznie ostrożniej i pomijane przy procesach masowych. Użytkownik może wpływać na wszystkie parametry rozliczeniowe. Fakturowanie Lista faktur Faktury wystawione przez system widoczne są w oknie "Lista faktur". Pełni ono kilka funkcji: Pozwala, przy pomocy filtrów, określić zbiór faktur, które zostaną wydrukowane lub wysłane W trybie obsługi tylko jednej umowy pozwala na wystawienie kilku rodzajów faktur (prognozowej, końcowej, stornującej, korygującej) Daje możliwość aktualizowania dokumentu Rozliczenie, na podstawie którego faktury są wystawiane. Możliwa jest także zmiana sposobu wysyłki faktur, oraz podejrzenie samej Umowy sprzedaży. 12
Filtracja Wyświetlane faktury mogą być filtrowane wedle następujących kryteriów: miesiąca sprzedaży, Umowy sprzedaży, której dotyczą, typu (prognozowa, końcowa, korekta), stanu płatności, stanu wysyłki faktur, sposobu udostępniania faktur klientowi, znacznika i daty wydruku, opiekuna, dat wystawienia i księgowania. Faktury prognozowe Na proces fakturowania składa się kilka elementów. Zanim pojawią się dane z OSD o poborze gazu (tuż po wykonaniu Synchronizacji), niektórym odbiorcom Obrót wystawia faktury za prognozowany pobór gazu. Jak już zostało to wspomniane wcześniej, parametry faktur prognozowych wynikają wprost z umowy. Faktury końcowe Faktura wystawiona na koniec cyklu rozliczeniowego nazywa się w Fenixie Fakturą końcową. Podsumowuje ona odbiorcę i odnosi się w wyliczeniach kwoty do zapłacenia, do poprzednio wystawionych faktur prognozowych. System wystawia fakturę automatycznie na podstawie aktualnych danych z Dokumentu Rozliczenie. Faktury korygujące Automatycznie wystawiane są także Faktury korygujące. Dzieje się to analogicznie jak w przypadku Faktur końcowych - na podstawie istniejących już faktur i Dokumentów Rozliczenie. Warto dodać, że system Fenix wspiera masowe wystawianie faktur prognozowych i końcowych a także wystawianie i wysyłkę e-faktur dedykowanych do komunikacji mailowej. Wpłaty, księgowania Funkcja rejestracji paczek wpłat służy do przyjmowania w postaci elektronicznej z banków i systemów obsługi wpłat masowych (SpeedCollect), informacji o wpłatach za gaz i opłatach karnych odbiorców gazu, obsługiwanych przez system. Dodatkowo system zezwala na ręczną rejestrację wpłat. Istnieje możliwość wprowadzenia wpłaty o typie umorzenie dowiązanie wpłaty do dokumentu powoduje w konsekwencji umorzenie należności. Każdą zarejestrowaną wpłatę w systemie można dowiązać do różnych należności z tytułu faktur i not lub pozostawić przypisaną tylko do płatnika lub do wyjaśnienia. Istnieje także możliwość wyprowadzenia wpłat poza system. Kwota wpłaty może być rozbita na wiele różnych dowiązań. System udostępnia także automat do generowania propozycji dowiązań wpłat. Część kwoty wpłaty może być automatycznie odwiązana od danego dokumentu, w przypadku gdy zostanie do niego wystawiona korekta ujemna i dokument ten mógłby być nadpłacony. 13
Noty odsetkowe Noty odsetkowe generowane są automatycznie - składniki opłat karnych naliczane są dla wszystkich wpłat po terminie, które wpłynęły do systemu i zostały dowiązane do faktur. Dla każdej nieterminowej wpłaty dowiązanej do faktury, liczba dni opóźnienia liczona jest na podstawie zdefiniowanego kalendarza a kwota opłaty karnej wyznaczona jest na podstawie obowiązującego % odsetek ustawowych za nieterminowe płatności. Numery not są nadawane automatycznie przez system w obrębie roku i miesiąca księgowego dla danego płatnika lub umowy. Oprócz not automatycznych system pozwala wystawiać ręczne noty odsetkowe, gdzie użytkownik sam określa kwotę odsetek, nota ręczna nie posiada naliczonych składników. Istnieje możliwość zablokowania faktury, wpłaty lub płatnika na naliczanie odsetek. Nota odsetkowa może agregować składniki wynikające z faktur, dotyczących jednej umowy lub wszystkich umów danego płatnika. 14
Wezwania do zapłaty Opcja służy do wystawienia dokumentów wzywających do zapłaty zadłużenia, wynikającego z pobranego paliwa gazowego. Wezwania do zapłaty są wystawiane automatycznie (tworzą się propozycje do zaakceptowania przez użytkownika) na podstawie zadłużenia płatnika, policzonego według daty wpłaty, na aktualny dzień. Dokumenty mogą być wiele razy wzywane do zapłaty (oczywiście w przypadku gdy zadłużenia nie zostały zapłacone po wysłanym poprzednim wezwaniu), gdzie każde kolejne wezwanie ma wyższą hierarchię. Użytkownik ma możliwość definiowania szablonu wezwania, tworzenia hierarchii wezwań oraz ustawiania odstępów czasowych między kolejnymi wezwaniami. Wezwanie może dotyczyć dokumentów związanych z daną umową lub wszystkich umów płatnika. Zestawienia windykacyjne System umożliwia wygenerowanie zestawień windykacyjnych na koniec podanego miesiąca lub na wybrany przez użytkownika dzień. Zestawienia podsumowują stan jaki obowiązywał w systemie w podanym dniu (tzw. perspektywa czasowa). Dostępne zestawienia umożliwiają analizowanie zadłużeń za paliwo gazowe powstałych w okresach, wpłat zarejestrowanych w systemie, opłat karnych naliczonych od nieterminowych płatności. Zestawienia są generowane na ekran, następnie mogą być wydrukowane, jak również można je zapisywać do pliku w formacie CSV. W systemie dostępne są zestawienia: Opłaty za zwłokę na dzień i koniec wybranego miesiąca; Zestawienie wpłat na dzień i koniec wybranego miesiąca; Zestawienie rozrachunków na dzień i koniec wybranego miesiąca; Analiza wiekowa na dzień i koniec miesiąca; Potwierdzenie salda na wybrany dzień; Zestawienie dłużników. 15
Wydruki faktur i not Wybór sposobu drukowania Punktem wyjścia procesu wydruku faktur jest odpowiednie odfiltrowanie listy faktur, tak aby znalazły się na niej te pożądane, jeszcze nie wydrukowane. Mając tak przygotowaną listę, należy jeszcze określić sposób w jaki faktury mają być drukowane: czy ma być to tylko wydruk, czy też wysyłka efaktur; czy cała lista, czy pojedyncza, zaznaczona faktura; sposób sortowania, uwzględniane załączniki (noty, karty adresu, karty z uwagami, zestaw odczytów dobowych nadesłanych z OSD) czy dodawać puste strony - separatory dla wydruku na drukarce z dupleksem Raportowanie sprzedaży System FENIX pozwala sporządzić szereg zestawień dotyczących umów sprzedaży gazu, prowadzić statystyki zarówno miesięczne jak również statystyki użytkownika. Wygenerowane raporty mogą być wyeksportowane z systemu i zapisane do arkusza kalkulacyjnego. Dostępne zestawienia to m.in.: USG statystyka użytkowników zostaje wyświetlona statystyka użytkowników i dokumentów, gdzie na liście dla każdego użytkownika jest wyszczególniona liczba umów w podziale na stany umów, pod listą dokumentów znajduje się podsumowanie w podziale na stany umów; USG statystyka miesięczna można sporządzić statystykę umów sprzedaży dla każdego miesiąca w obrębie roku. Zestawienia umów sprzedaży zestawienie dokumentów z możliwością ograniczenia według: daty umowy, daty ostatniej nowacji, daty rozwiązania umowy, daty obowiązywania umowy, grupy taryf, stanu umów, jednostki organizacyjnej. System pozwala wygenerować zestawienia dotyczące rozliczeń umów sprzedaży gazu, są one wykonywane według daty wystawienia faktur. Dostępne są m.in. raporty: Sprzedaż w różnych podziałach. Zestawienie faktur. Raport rozliczenie. Bilans sprzedaży i poboru. Powyższe zestawienia mogą zostać wykonane dla wybranego miesiąca sprzedaży, każde zestawienie zapisywane jest w oddzielnym pliku w katalogu podanym przez użytkownika. 16