Wronki, dnia 09.12.2011 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 8/2011 DOTYCZY: postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności mającego na celu wybór ośrodka dla celów organizacji szkoleń w ramach projektu pt.:. 1. Zamawiający TROL InterMedia Sp. z o.o. sp. k., zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na wykonanie kompleksowych usług, szczegółowo wyspecyfikowanych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Opis przedmiotu zamówienia. 2. Prosimy o złożenie oferty wyłącznie na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania w terminie do dnia 23 grudnia 2011 roku do godz. 15:00 drogą pocztową, przesyłką kurierską, osobiście, faxem lub drogą elektroniczną na email: pokl@trol.pl. Koperta zawierającą ofertę powinna być zaadresowana: Trol InterMedia Sp. z o.o. sp. k. Ul. Poznańska 56, 64-510 Wronki Oferta w postępowaniu na wybór ośrodka dla celów organizacji szkoleń w ramach projektu - Marketing sportowy szansą rozwoju Sportu na Dolnym Śląsku. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca łącznie następujące warunki: a) będzie zgodna z opisem przedmiotu zamówienia oraz innymi wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w formularzu ofertowym i załącznikach, zdobędzie najwyższa ilość punktów b) kryteria oceny ofert: cena 60%, jakość 40% - przy czym oferta o najniższej zaproponowanej cenie spełniająca wymogi otrzyma 60 punktów według wzoru: (Cena oferty najniższej / Cena oferty badanej)*60= x pkt - jakość będzie oceniana uznaniowo przez 2 osobową komisję, której średnia arytmetyczna z ocen może dać maks. 40 punktów w zależności od walorów całego ośrodka, jego atrakcyjności, zaoferowania dodatkowych usług dla potencjalnych uczestników szkoleń, elastyczność przy współpracy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, w tym celu dopuszcza się również wizytację ośrodka oraz przeprowadzenie wywiadu w formie telefonicznej, analizę ośrodka poprzez stronę www, 4. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni drogą pisemną. 5. Po otrzymaniu niniejszego zapytania proszę o przesłanie potwierdzenia otrzymania zapytania zwrotnie na mail lub na nr fax 067 2542 605. Z uszanowaniem Sebastian Sikora
ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Organizacja szkolenia wymagana jest dostępność wszystkich terminów Lokalizacja szkolenia : Województwo Dolnośląskie Terminy: 13 15 styczeń 2012 27 29 styczeń 2012 10 12 luty 2012 24 26 luty 2012 02 04 marzec 2012 16 18 marzec 2012 23 25 marzec 2012 13 15 kwiecień 2012 27 29 kwiecień 2012 11 13 maj 2012 18 20 maj 2012 25 27 maj 2012 Ilość osób: 17 osób Zakwaterowanie w pokojach w piątek od godz. 14.00 do niedzieli do godz. 17.00 7 pokoi 2-osobowych 3 pokoje 1-osobowe Strzeżony parking: bezpłatny dla uczestników i personelu w trakcie pobytu, Internet: wifi bezpłatny dla uczestników i personelu w trakcie pobytu, Całodzienne wyżywienie: Piątek: - serwis kawowy na bieżąco uzupełniany(kawa 5l, herbata 5l, soki 5l, woda - kolacja (do wyboru 3 rodzaje zup, 3 rodzaje mięs, potrawy wegetariańskie, napoje ciepłe oraz zimne, przystawki) Sobota: - śniadanie w formie bufetu szwedzkiego (napoje zimne i ciepłe, ciepłe przystawki, w formie szwedzkiego bufetu) - serwis kawowy na bieżąco uzupełniany (kawa 5l, herbata 5l, soki 5l, woda - obiad dwudaniowy (do wyboru 3 rodzaje zup, 3 rodzaje mięs, potrawy wegetariańskie, napoje ciepłe oraz zimne, przystawki ) - serwis kawowy na bieżąco uzupełniany (kawa 5l, herbata 5l, soki 5l, woda
- uroczysta kolacja (napoje zimne i ciepłe, surówki, przystawki, zupa, do wyboru danie mięsne lub wegetariańskie) Niedziela: - śniadanie (napoje zimne i ciepłe, ciepłe przystawki, w formie szwedzkiego bufetu) - serwis kawowy na bieżąco uzupełniany (kawa 5l, herbata 5l, soki 5l, woda - obiad dwudaniowy (do wyboru 3 rodzaje zup, 3 rodzaje mięs, potrawy wegetariańskie, napoje ciepłe oraz zimne, przystawki) Wynajem 1 sali konferencyjnej wyposażonej w: klimatyzację, bezprzewodowe łącze lub przewodowe łącze internetowe o min. 2 Mbit przepustowości dostępne 24h/dobę, stoły oraz krzesła, flipchart, markery, ekran do wyświetlania.
ZAŁĄCZNIK NR 2 FORMULARZ OFERTY... /miejscowość i data/........... /Nazwa i adres Wykonawcy/ Do : Trol InterMedia Sp. z o.o. sp. k. OFERTA Odpowiadając na Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka dla celów organizacji szkoleń w ramach projektu pt.:, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym i załączniku nr 1 do zapytania, oświadczamy, iż: 1. Mamy możliwość organizacji szkolenia w następujących terminach (właściwe zaznaczyć): 13 15 styczeń 2012 27 29 styczeń 2012 10 12 luty 2012 24 26 luty 2012 02 04 marzec 2012 16 18 marzec 2012 23 25 marzec 2012 13 15 kwiecień 2012 27 29 kwiecień 2012 11 13 maj 2012 18 20 maj 2012 25 27 maj 2012 Oferujemy realizację zamówienia zgodnie z Załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego na podstawie kosztorysu przedstawionego w tabeli poniżej:
Tabela nr 1 Uwaga!!! W przypadku różnej stawki VAT dotyczącej jednej pozycji proszę o rozbicie tej pozycji na kwoty dotyczące różnych stawek VAT wraz z określeniem wielkości tych stawek. Zakres usług: Cena jednostkowa netto: Łącznie netto: Stawka VAT (w %) Koszt netto wynajmu sali szkoleniowej na min. 20 os. (3 dni) Koszt netto wyżywienia dla uczestników szkolenia, wykładowców oraz pracownika adm. tech. (3 dni szkoleniowe, dla 17 osób) Koszt netto usługi cateringowej (przerw kawowych) dla uczestników szkolenia (4 serwisy kawowe dla 15 osób) Koszt netto zakwaterowania dla uczestników szkolenia, wykładowców oraz pracownika adm. tech. (2 noclegi dla 17 osób) Razem kwota netto: 0,00 zł 2. Ponadto zapewniam następujące warunki pobytu uczestników i personelu projektu w ośrodku, zgodnie z poniższą tabelą nr 2: Tabela nr 2 Zakres bezpłatnych usług lub dodatkowych atrakcji: Tak / Nie Bezpłatny dostęp do Internetu Wifi dla uczestników i personelu w trakcie pobytu w ośrodku Bezpłatną Salę do integracji uczestników szkoleń udostępnioną w piątek i sobotę wieczorem na wyłączność
3. Zapoznaliśmy się z treścią Zapytania Ofertowego oraz Formularza Oferty i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w nich zawarte. 4. W przypadku przyznania nam realizacji zamówienia, zobowiązujemy się do jego realizacji w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5. Dodatkowo przyjmuję i zgadzam się na następujące warunki dotyczące niniejszego zamówienia. Tabela nr 3 Opis Tak/Nie Wykonawca dopuszcza zmianę ilości osób na wskazane w zapytaniu terminy pobytu, bez ponoszenia konsekwencji dla Zamawiającego, tzn. Wykonawca będzie mógł dochodzić zapłaty wyłącznie na podstawie faktycznej ilości osób uczestniczących i przebywających w danym terminie w ośrodku i korzystających z jego usług. Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększania lub zmniejszania ilości osób na wskazane w zapytaniu terminy, nie więcej jednak niż z 17 do 22 osób i nie mniej niż 11 osób. Zamawiający w przypadku zwiększenia ilości osób, powiadomi Wykonawcę do 3 dni przed terminem szkolenia, aby ustalić czy będzie można zwiększyć liczbę szkolących się osób ze względu na dostępność miejsc noclegowych. W przypadku zmniejszenia ilości osób Zamawiający może zawiadomić Wykonawcę o tym fakcie po przybyciu uczestników na miejsce szkolenia. Wykonawca dopuszcza zmianę terminów szkoleń bez konsekwencji dla Zamawiającego, o ile otrzyma taką informacje na 3 dni przed wyznaczonym terminem. W takim przypadku Zamawiający wyznaczy i uzgodni z Wykonawcą inny termin w celu zapewnienia ilości terminów zgodną z zapytaniem. Wykonawcy wystawi fakturę zgodną z cenami zawartymi w ofercie oraz z liczbą osób faktycznie przebywających w ośrodku w ciągu 7 dni od daty zakończenia pobytu. Termin płatności 14 dni.
Wykonawca zapewni w 3 dniu szkolenia możliwość zakwaterowania uczestników szkolenia do godz. 17.00, chyba że co najmniej 7 dni wcześniej powiadomi Zamawiającego o braku takiej możliwości. W takim przypadku Wykonawca musi zakwaterować uczestników do godz. 14.00, a na pozostały czas zapewnić pomieszczenie z możliwością złożenia bagaży przez uczestników szkolenia. 6. Ceny wskazane w tabeli nr 1 są cenami ryczałtowymi i uwzględniają wszystkie koszty wykonania zamówienia bez podatku VAT wraz zaoferowanymi usługami dodatkowymi wymienionymi w tabeli nr 2 oraz tabeli nr 3... /podpis i pieczątka upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy/