Wersja: 1.0.0.0
Spis treści 1. Wersja TRIAL - 14 dniowa... 3 2. Aktywacja do pełnej wersji... 3 3. Logowanie do programu... 3 4. Menu główne programu... 3 5. Dodanie nowej naprawy dla nowego Klienta... 4 6. Dodanie nowej naprawy dla stałego Klienta... 4 7. Dodanie/edycja Klienta... 5 8. Dodanie/edycja towaru lub usługi... 5 9. POJAZD... 5 a. Nowy pojazd... 5 b. Edytuj dane pojazdu... 6 c. Usuń pojazd... 6 10. NAPRAWY... 6 a. Nowy naprawa pojazdu... 6 b. Szczegół naprawy pozycja w karcie karcie... 7 c. Edycja naprawy pojazdu... 8 d. Usuń naprawę pojazdu... 8 11. Szybka wycena pojazdu bufor... 8 12. Karta naprawy... 8 13. Kalendarz Google... 9 14. Konfiguracja... 9 15. Raporty i statystyka... 10 16. O programie... 10
1. Wersja TRIAL - 14 dniowa Wersji próbnej programu można używać bez żadnych ograniczeń jednak po 14 dniach program zostanie zablokowany i wymagana będzie jego aktywacja. W tym celu należy zakupić klucz licencyjny. 2. Aktywacja do pełnej wersji Aby aktywować program inoserwis do pełnej wersji, należy wpisać zakupiony wcześniej klucz licencyjny i potwierdzić klawiszem Aby aktywacja została wykonana poprawnie, NIEZBĘDNE JEST POŁĄCZENIE Z INTERNETEM!!! 3. Logowanie do programu Przed każdym uruchomieniem programu (w wersji pełnej) konieczne jest wpisanie hasła. Jest to dodatkowe zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem do programu. Domyślne hasło to admin. Istnieje oczywiście możliwość zmiany hasła na własne. W tym celu należy menu głównym kliknąć Konfiguracja, z zakładki Właściciel aplikacji kliknąć klawisz Zmień hasło dostępu do programu. 4. Menu główne programu Menu główne programu inoserwis: Menu Raporty: Menu Konfiguracja:
Menu O programie: Okno główne: 5. Dodanie nowej naprawy dla nowego Klienta Pierwszym krokiem do wykonania naprawy jest utworzenie karty Klienta (właściciela pojazdu) w module KLIENCI. Następnie uruchamiamy moduł POJAZD, w którym należy zdefiniować dane dotyczące pojazdu (nr rej. markę, model, itp ). Po wprowadzeniu dwóch powyższych czynności, możemy przystąpić do założenia karty naprawy z modułu NAPRAWY. Każda naprawa posiada 2 elementy (nagłówek i szczegóły naprawy). W nagłówku naprawy definiuje się takie informacje jak np. data przyjęcia pojazdu, przewidywany termin wydania z warsztatu, treść zgłoszenia (awarii) itp. W szczegółach naprawy natomiast dodaje się wykonywane czynności danej naprawy (wybierając je z KATALOG TOWARÓW I USŁUG. Klient Pojazd Naprawa Szczegóły naprawy 6. Dodanie nowej naprawy dla stałego Klienta Z menu głównego wyszukujemy pojazdu wpisując w oknie: Numer rejestracyjny pojazdu, markę lub pojazdu, numer VIN lub skrót nawy Klienta. Po zaznaczeniu wybranego pojazdu, należy kliknąć ikonę Nowa naprawa pojazdu lub nacisnąć klawisz F5.
7. Dodanie/edycja Klienta Pole Skrót jest wymagane do wprowadzenia. Uzupełnia się ono automatycznie po wprowadzeniu danych do pól Imię oraz Nazwisko. Pole Telefon kom. służy do wpisywania numeru telefonu komórkowego Klienta. Na ten numer będą przychodziły SMS. Jeżeli Klient nie życzy sobie otrzymywania od warsztatu wiadomości SMS, należy odznaczyć pole 8. Dodanie/edycja towaru lub usługi W tym oknie definiuje się towary/usługi, które będą wybierane w karcie naprawy pojazdu. Kwotę ceny jednostkowej wprowadzamy w wartości netto. Na karcie naprawy, do wybranego towaru/usługi będzie automatycznie doliczana wartość podatku oraz wartość brutto. 9. POJAZD a. Nowy pojazd Z menu głównego należy kliknąć w ikonę Nowy pojazd lub nacisnąć klawisze Ctrl+F5. Po wprowadzeniu wymaganych danych do okna należy nacisnąć Zapisz lub nacisnąć klawisze Ctrl+S
Każdy pojazd musi być przypisany do konkretnego właściciela (Klienta). W tym celu należy go wybrać z listy rozwijalnej lub wprowadzić w module Klienci ikona lub klawisz F10. b. Edytuj dane pojazdu Z menu głównego należy kliknąć w ikonę Edytuj dane pojazdu lub nacisnąć klawisze Ctrl+F2. c. Usuń pojazd Z menu głównego należy kliknąć w ikonę Usuń pojazd lub nacisnąć klawisze Ctrl+F8. Potwierdzenie usunięcia spowoduje usunięcie pojazdu z bazy danych oraz wszystkich przeprowadzanych dla niego napraw. Należy z rozwagą korzystać z tej opcji!!! 10. NAPRAWY a. Nowy naprawa pojazdu Z menu głównego należy kliknąć w ikonę Nowa naprawa pojazdu lub nacisnąć klawisz F5. Po wprowadzeniu wymaganych danych dotyczących naprawy, można dodać szczegóły naprawy za pomocą klawisza Dodaj szczegóły naprawy. Za pomocą klawiszy: Można dodawać/edytować/usuwać pozycje z karty naprawy. Opcja Pobierz z bufora służy do automatycznego wpisania do karty naprawy często wykonywanych czynności. Więcej o Buforze w dalszej części instrukcji.
Opis niektórych pól: Numer naprawy nadawany automatycznie w skali roku wg schematu [nr kolejny] / [rok] Data przyjęcia do warsztatu domyślnie podpowiadana data dzisiejsza Przewidywany termin wydania pojazdu - domyślnie podpowiadana data dzisiejsza lub odpowiednio większa (zdefiniowana w Konfiguracji programu). Zakończ naprawę (data wydania pojazdu) - domyślnie podpowiadana data dzisiejsza lub odpowiednio większa (zdefiniowana w Konfiguracji programu). Tylko wycena nie ma wpływu na statystykę ilości kwot napraw Przegląd pole informacyjne. Można tutaj zaznaczyć np. coroczne wymiany oleju, filtrów, sprawdzenie stanu technicznego przed przeglądem w Stacji Kontroli Pojazdów, itp. W celu zapisania karty naprawy należy nacisnąć Zapisz lub nacisnąć klawisze Ctrl+S b. Szczegół naprawy pozycja w karcie karcie Należy wybrać towar lub usługę (wpisując w pole listy rozwijalnej odpowiednia frazę lub wybrać z kartoteki towarów i usług klawisz F11, Następnie należy wpisać ilość, (cena jednostkowa podpowiadana jest automatycznie), wpisać ewentualną wartość procentową rabatu, zaznaczyć sposób liczenia kwoty końcowej czy od wartości netto (domyślnie) czy brutto, ramka po prawej stronie służy do kontroli poprawności przeliczonych kwot.
c. Edycja naprawy pojazdu Z menu głównego należy kliknąć w ikonę Edytuj naprawę pojazdu lub nacisnąć klawisz F2. Po korekcie wprowadzonych wcześniej danych naprawy należy nacisnąć Zapisz lub nacisnąć klawisze Ctrl+S d. Usuń naprawę pojazdu Z menu głównego należy kliknąć w ikonę Usuń naprawę pojazdu lub nacisnąć klawisz F8. Wszelkie wcześniej wpisane dane dotyczące naprawy oraz szczegóły naprawy zostaną bezpowrotnie usunięcie 11. Szybka wycena pojazdu bufor W module tym można dodać często wykonywane czynności w warsztacie. Jeżeli częstymi usługami przeprowadzanymi w warsztacie są np.: Wymiana oleju, Wymiana filtra oleju, Wymiana filtra powietrza, Robocizna, można zdefiniować je w buforze i nazwać np. Przegląd-wymiana oleju. W karcie naprawy pojazdu za pomocą kilku kliknięć w łatwy sposób można zaimportować te informacje oszczędzając wielokrotne wykonywanie tych samych czynności. 12. Karta naprawy Po zakończeniu naprawy program pyta czy wydrukować kartę naprawy. Jest to potwierdzenie dla Klienta wykonanych czynności wraz z pełnym cennikiem i rozpisanymi usługami lub towarami. Aby karta wyglądała profesjonalnie, w konfiguracji można zdefiniować logo warsztatu (firmy). Przykładowa karta naprawy: Kartę naprawy można wyeksportować do formatu: PDF Microsoft Excel Microsoft Word i na przykład wysłać mailem do Klienta.
13. Kalendarz Google Zaplanowane wizyty Klientów w warsztacie można dodatkowo synchronizować z kalendarzem Google. Wystarczy mieć konto w serwisie Google, uruchomić moduł, następnie na kalendarzu zaznaczyć dni, dla których chcemy zobaczyć zaplanowane wizyty i na koniec kliknąć. W panelu informacyjnym można zobaczyć zaplanowane wizyty na konkretny dzień: 14. Konfiguracja Konfiguracja programu składa się z 6 zakładek:
Właściciel aplikacji w tej zakładce należy wpisać dane właściciela warsztatu. Można także dodać logo firmy, które będzie drukowane na karcie naprawy a także zmienić hasło dostępu do programu, Ogólne w tej części należy ustawić liczbę dni dodawaną do daty przyjęcia do warsztatu dla przewidywanej naprawy oraz dla zakończenia naprawy. Np. ustawienie wartości 1 dla obu pól spowoduje, że dla przykładowej daty przyjęcia do warsztatu 2014-07-09, data przewidywanego wydania oraz zakończenia naprawy będzie automatycznie podpowiadała datę 2014-07-10. Powiadomienia SMS Aby wysyłać SMS do klientów z informacją o zakończeniu naprawy lub przypomnieniem o wizycie, w pierwszym kroku należy założyć konto u providera www.promosms.pl. Po otrzymaniu loginu i hasła, należy w panelu klienta zdefiniować nazwę nadawcy. Te 3 elementy koniecznie muszą być uzupełnione w oknie programu (użytkownik, hasło i nadawca). Aby włączyć usługę wysyłki SMS, należy także zaznaczyć opcję. Dodatkowo warto włączyć opcję powiadomień SMS w celu przypomnienia Klientowi o wizycie w warsztacie. Możliwa jest także definicja godziny o której powiadomienia będą wysyłane hurtowo oraz domyślna treść wiadomości SMS z szablonu z zakładki Szablony SMS. Szablony SMS tutaj można dodawać, edytować i usuwać treści wiadomości SMS, które wysyłane są do Klientów warsztatu. Można dodać nieskończenie wiele szablonów, którymi w łatwo sposób można zarządzać przed ostateczną wysyłką. Kalendarz Google Jeżeli właściciel programu inoserwis posiada konto w serwisie Google, może włączyć synchronizację spotkać za pomocą opcji. Włączenie tej opcji (po wpisaniu adresu email oraz hasła do konta, każda nowo dodana karta naprawy zostanie zsynchronizowana z kalendarzem Google. W panelu Google można dodać kilka kalendarzy a w programie inoserwis dowolnie dodawać spotkania wybierając jeden z nich. UWAGA! Hasło do konta Google jest w aplikacji inoserwis szyfrowane w bazie danych programu!!! Nie jest ono także nigdzie udostępniane!!! Powiadomienia e-mail SMS będzie dostępne w nowszej wersji programu inoserwis. 15. Raporty i statystyka Raport wysłanych SMS Lista wysłanych lub zaplanowanych do wysyłki SMS w podziale na typ wiadomości (informacja o zakończeniu naprawy lub powiadomienie o zaplanowanej wizycie w warsztacie) Statystyka wg kwoty naprawy Lista danych w podziale na miesiące wg roku, która prezentuje kwoty napraw poszczególnych Klientów Statystyka wg ilości wizyt Lista danych w podziale na miesiące wg roku, która pokazuje ilości przeprowadzonych napraw w warsztacie dla poszczególnych Klientów. 16. O programie Tutaj można wysłać opinię do producenta programu odnośnie zauważonych błędów, podzielić się opinią lub zaproponować nowe funkcjonalności, które zostaną dodane w nowszych wersjach programu.