Program do obsługi ubezpieczeń minifort Dokumentacja uŝytkownika Magazyn druków ścisłego zarachowania Kraków, grudzień 2008r.
Prowadzenie magazynu druków ścisłego zarachowania Moduł obsługi magazynu druków ścisłego zarachowania umoŝliwia kontrolę druków pobieranych od TU, wydawanych Agentom pracującym na rzecz Agencji, druków wykorzystanych (wypisanych i anulowanych) oraz zwracanych do TU. Prowadzenie Magazynu składa się z następujących etapów: - rejestrowaniu pobrań i zwrotów druków TU <-> Agencja <-> Agent - rejestrowaniu druków wykorzystanych (sprzedanych oraz anulowanych) - śledzenia stanu magazynu, robienie zestawień stanu magazynu dla Agentów bądź zbiorczych zestawień dla TU W części poniŝszej opiszemy pobrania i zwroty niewykorzystanych druków. Rejestrowanie druków wykorzystanych i odnotowywanie tego faktu na magazynie odbywa się automatycznie w momencie wprowadzania polis, wpłat rat na kwitariuszach, oraz druków anulowanych. Agent magazynowy W przypadku Agencji, na rzecz której pracuje wielu Agentów, jeden z Agentów wprowadzonych do wykazu Agentów powinien pełnić rolę magazynu Agencji. Pusta baza danych, która powstaje po zainstalowaniu programu zawiera takiego przykładowego Agenta jest nim tzw. SZAFA. Reprezentuje on zwykle szafę pancerną w której Agencja przechowuje druki pobrane od TU. Agenta magazynowego moŝemy ustawić w administracji magazynu druków ścisłego zarachowania. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Magazyn druków ścisłego zarachowania Wprowadzanie dokumentu magazynowego Wprowadzenie dokumentu magazynowego (protokołu) jest jedyną formą wprowadzenia druków ścisłego zarachowania na stan magazynu, przekazania druków Agentowi bądź zwrotu do TU. Dokument taki ma budowę dwustopniową: składa się z nagłówka dokumentu zawierającego informacje: 1
rodzaj przekazania przekazanie druku między stronami Dostępne jest kilka typowych przekazań operacji na drukach: data pobrania / przekazania - data dokumentu magazynowego, data przekazania druków między stronami od - symbol TU lub Agenta od którego pobieramy druki do - symbol TU lub Agenta któremu przekazujemy druki oraz pól opisujących bloczki druków. Towarzystwo symbol TU którego pobieramy druki rodzaj druku - w liście podpowiedzi pokazują się symbole druków odpowiednich dla danego TU. bloczek od numeru druku - w polu tym umieszczamy serię i numer pierwszego druku w bloczku do - seria i numer ostatniego druku w bloczku. Przy wejściu do tego pola domyślnie ustawia się w nim wartość pola od numeru. Najłatwiejszą metodą na ustawienie końcowego numeru jest skasowanie kilku ostatnich cyfr (klawisz Backspace) i uzupełnienie do poprawnej wartości numeru. Po zaakceptowaniu tego pola ustawia się wartość pola liczba druków. 2
Aby uzupełnić informację o przekazywanych bloczkach naciskamy przycisk Nowy bloczek. Jednym dokumentem przekazania druków od TU na Agencję moŝemy przekazać dowolną liczbę bloczków róŝnych druków ale tylko z jednego TU. JeŜeli jednak dokument opisuje operacje między Agentami i Agencją (Agencja <-> Agent bądź Agent <-> Agent) to jednym dokumentem moŝemy przekazywać dowolną ilość bloczków druków z dowolnej liczby TU. Aby operacja opisana protokołem zmieniła stan druków, tzn. aby druki znalazły się na magazynie naleŝy wykonać przekazanie przez naciśnięcie przycisku Wykonaj. Poprawne przekazanie druków oznajmi komunikat: Zatwierdzenie tego komunikatu spowoduje uaktualnienie stanu magazynu zgodnie o opisem protokołu. JeŜeli więc był to dokument TU -> Agencja, to na stan magazynu zostaną wpisane odpowiednie bloczki a jeŝeli było to przekazanie między Agentami (bądź Agencją a Agentem) to druk na stanie magazynu zmieni swojego właściciela. Wykonanie operacji jest nieodwracalne i powoduje zablokowanie edycji protokołu. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Magazyn \ Nowe Przekazanie bloczków lub Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Magazyn \ Poprzednie przekazania bloczków \ Edycja \ Nowy Powody niewykonania przekazania druków według protokołu Operacja przekazania druków opisana protokołem moŝe być niemoŝliwa do wykonania. JeŜeli w czasie próby przekazania druków system wykryje taką sytuację to: - komunikuje o tym operatora: wyświetlana jest informacja o powodzie przerwania operacji. - przy bloczku będącym powodem błędu umieszcza informację o błędzie - rezygnuje z wykonania przekazania wszystkich bloczków wchodzących w skład protokołu. W przypadku takim naleŝy wyjaśnić powód przerwania operacji, wyjaśnić stan druku powodującego problem, poprawić błędny bloczek, po czym spróbować wykonać dokument magazynowy po raz kolejny. I tak postępujemy aŝ do pełnego sukcesu. Dla kaŝdego z druków który przekazujemy muszą być spełnione warunki: - druk musi być na stanie Agenta który przekazuje druki (warunek ten nie musi być spełniony jeŝeli pobieramy druki z Towarzystwa) - druk musi być na magazynie i nie moŝe być z Ŝaden sposób wykorzystany (tzn. nie moŝe być sprzedany, anulowany lub zwrócony). 3
Przeglądanie dokumentów magazynowych Do wcześniej wprowadzonych dokumentów moŝna wrócić uŝywając parametrów filtrujących. Określamy zakres czasowy, który nas interesuje oraz stronę (Agenta, magazyn Agencji lub TU) operacji magazynowych. Po dokonanym wyborze pokaŝą się te dokumenty, dla których wybrany Agent (TU) jest stroną przyjmującą lub wydającą (ewentualnie zwracającą) bloczki druków. JeŜeli chcemy uzyskać pełną informację o protokole to po wybraniu Ŝądanego protokołu wybieramy funkcję Edycja \ Poprawa Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Magazyn \ Poprzednie przekazania bloczków 4
Przeglądanie stanu magazynu druków Jesteśmy juŝ po zredagowaniu i wprowadzeniu co najmniej jednego dokumentu magazynowego. Teraz moŝemy przeglądnąć stan magazynu - druk po druku. Funkcja, którą będziemy tutaj opisywać jest równieŝ najszybszą i najefektywniejszą metodą w odszukiwaniu informacji o miejscu przechowywania druku (Agencie posiadającym druk na stanie) bądź informacji o wykorzystaniu druku. Przed pokazaniem stanu magazynu będziemy musieli ustalić zakres przeglądanych druków. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Magazyn \ Stan magazynu Przeglądanie magazynu druków - ustalanie zakresu Magazyn całej struktury zawiera druki do wykorzystania, polisy wykorzystane, druki skradzione, druki anulowane oraz informacje o drukach zwróconych do TU. Pozycji takich moŝe być na magazynie kilkadziesiąt tysięcy. Przeglądnięcie takiej ilości danych na ekranie nie jest efektywne. Wybierzmy wiec tylko do przeglądania niewielka grupę druków Agent - na którego z Agentów stanie maja znajdować się szukane druki. JeŜeli druk został wykorzystany przez Agenta X (sprzedany, wydany jako druk dodatkowy, anulowany, zwrócony bezpośrednio do TU), to na magazynie polis umieszczony jest ciągle pod agentem X. Towarzystwo nazwa skrócona Towarzystwa dla którego mamy odszukać druk. Rodzaj polisy - symbol druków, które chcemy przeglądnąć. Na tym etapie nie posługujemy się symbolami grup polis, lecz symbolami druków. Numer polisy - numer druku, a raczej maska numerów druków. PowyŜsze parametry opisywały druk oraz miejsce połoŝenia druku. Parametry opisane poniŝej pozwolą nam na wybranie druków pod względem statusu wykorzystania. Na magazynie - ustawienie tego pola pozwoli na wyświetlenie druków do wykorzystania Sprzedane - dołączy do wykazu druki wykorzystane - waŝne (nie anulowane) Anulowane - umieści na wykazie równieŝ druki anulowane Zwrócone - pozwoli przeglądnąć te z druków, które zostały zwrócone do TU Skradzione druki, które zarejestrowaliśmy w systemie jako skradzione. Dla druków sprzedanych, anulowanych i skradzionych dodatkowo nakłada się warunek na datę rozliczenia tego druku od...do. 5
JeŜeli potwierdzimy wybór wg załoŝonych filtrów, pokaŝe się na ekranie wykaz Pierwsze pola: seria i numer druku opisują jednoznacznie druk ścisłego zarachowania Towarzystwo symbol TU na którego stanie był/jest druk Druk określa symbol skrócony druku Agent - to symbol Agenta, na którego stanie jest aktualnie druk lub w przypadku druków zuŝytych, Agent który go wykorzystał Kolejne pola opisują stan druku oraz w przypadku druków wykorzystanych daty zuŝycia i rozliczenia druku. Poszczególne litery stanu druków oznaczają: M druk znajduje się na stanie magazynu (czysty druk) S druk sprzedany (wypisany i rozliczony) A druk anulowany Z druk zwrócony K druk skradziony Ostatnie kolumny opisują datę kiedy druk wpłynął na magazyn Agencji i Agenta. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Magazyn \ Stan magazynu Szybkie przekazanie druku bloczka druków Z poziomu przeglądania stanu druków moŝemy wykonać szybki protokół przekazania druku (bloczka druków). Spod menu Druk \ PrzekaŜ innemu Agentowi lub z rozwijanego menu pod prawym przyciskiem myszki moŝna automatycznie utworzyć protokół przekazania, stojąc kursorem na konkretnym druku. Po pokazaniu się takiego protokołu: - naleŝy określić, komu przekazujemy druku lub - rozszerzyć bloczek druków a następnie naleŝy wykonać protokół. Uwaga: Funkcja ta nie słuŝy to pełnej gospodarki magazynowej. Jest tylko funkcja pomocniczą. 6
Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Magazyn \ Stan Magazynu \ Druk \ PrzekaŜ innemu Agentowi Parametryzowanie modułu obsługi magazynu druków W celu dopasowania zakresu funkcji modułu do potrzeb uŝytkownika do wyboru system pozostawia: - ustalania, który z Agentów będzie spełniał rolę głównego magazynu Agencji - szybką zmianę statusu druku - sposób kontroli przypisania druku Agentowi Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Administracja \ Magazyn druków ścisłego zarachowania Szybka zmiana statusu druku Funkcja daje uŝytkownikowi moŝliwość szybkiej zmiany statusu druku magazynowego jako sprzedany lub anulowany. Z funkcji tej powinniśmy korzystać tylko w określonych przypadkach np. porządkowania magazynu, jeŝeli z jakiś powodów na magazynie pozostają druki, które są juŝ sprzedane lub anulowane. Funkcja ta tworzy rekord polisy (sprzedanej lub anulowanej) i próbuje ją od razu rozliczyć. Na polisie takiej w polu Agent i klient wstawia się symbol Agenta, na stanie którego jest druk, bieŝąca data rozliczenia, podpina się domyślne ryzyko z grupy ubezpieczeń, met. płatności przelew TU, przypis i inkaso są zerowe. Dostępne pod: Ubezpieczenia \ Majątkowe \ Magazyn \ Stan magazynu \ Druk \ Szybka zmiana statusu druku Sposób kontroli przypisania druku Agentowi Funkcja kontroli przypisywania druków magazynowych do konkretnego Agenta moŝe być wykorzystywana głównie w Agencjach, w których kilku Agentów korzysta z tego samego bloczka druków ścisłego zarachowania. JeŜeli ustawimy sposób kontroli druku na pozycję Agent wówczas program podczas rejestracji druków (polis, kwitariuszy, druków dodatkowych) w polu nr polisy będzie dopuszczał tylko do wyboru te numery druków, które będą na stanie Agenta wybranego w pozycji Agent (mag). JeŜeli Agent wypisał polisę z bloczka innego Agenta i rozlicza ją na siebie, wybór tej opcji nie będzie odzwierciedlał takiej informacji w systemie. 7
Ustawienie opcji Agent + Szafa będzie dopuszczać do wyboru polisy wybranego Agenta i dodatkowo polisy, które są na stanie Agenta pełniącego funkcję magazynu (szafy). Ta opcja umoŝliwia juŝ zarejestrowanie druku który był np. pobrany przez Agenta bezpośrednio z magazynu (pomija się wówczas funkcję przekazania magazynowego takiego jednego druku z magazynu na Agenta). Trzecia opcja Brak kontroli jak sama nazwa wskazuje jest funkcją która nie przydziela numerów druków do konkretnego Agenta. Domyślnie podpowiada wszystkie numery z danego rodzaju druków. Tą opcję moŝna ustawić jeŝeli np. druk znajduje się na stanie Agenta Nowak, fizycznie wypisuje go Agent Kowalski a rozlicza jeszcze inny Agent np. Gębocki. 8