Lista środków trwałych - Środki trwałe 21 3 Środki trwałe. 3.1 Lista środków trwałych. Poprzez edycję listy środków trwałych mamy łatwy dostęp do spisu dostępnych środków oraz informacji o nich takich jak szczegóły dotyczące zakupu oraz ewidencji.
Lista środków trwałych Środki trwałe 22 Data zakupu oraz data przyjęcia do użytkowania określają kiedy środek trwały został zakupiony oraz kiedy został on oddany do użytkowania. Nie zawsze data zakupu musi się być jednocześnie datą oddania środka trwałego do ewidencji, taka sytuacja ma miejsce gdy środek trwały jest zakupiony za granica czyli pochodzi z eksportu. W takiej sytuacji pomiędzy jego nabyciem a faktyczną datą oddania do użytkowania może minąć pewien okres czasu. Data likwidacji środka trwałego, określa konkretną datę w jakiej środek trwały uległ całkowitej likwidacji. Kod środka trwałego określa nazwę środka według nazw zdefiniowanych w programie. Wartość zakupu, określa kwotę za jaką dany środek trwały został nabyty. 3.2 Wartości niematerialne i prawne. Lista określająca wartości niematerialne i prawne. Można przeszukiwać lub sortować listę według pięciu dostępnych kryteriów takich jak: aktuane, wszystkie, danego roku, kupione od-do, zlikwidowane od-do. Lista wyświetlonych środków niematerialnych i prawnych zawiera opis według takich pól jak: - Grupa środków trwałych, jest to jedna z dostępnych grup środków trwałych. - Kod środka trwałego, to kod środka trwałego według grupy przynależności danego środka. Przykładowo środek trwały o kodzie BUDYNEK1 jest budynkiem wiec należy do grupy środków trwałych o nazwie Budynki i Lokale. - KŚT, jest to liczbowy kod środka trwałego zawartego w KŚT (Klasyfikacja Środka Trwałego) - Stan amortyzacji, określa jaki jest aktualny stan amortyzowanego środka trwałego. - Współczynnik amortyzacji, jest to współczynnik wg którego amortyzujemy dany środek trwały. - Data zakupu, to data zakupu środka trwałego.
Wartości materialne i prawne Środki trwałe 23 - Data przyjęcia do użytkowania, to data gdy zakupiony środek trwały został oddany do użytkowania. - Dokument zakupu, to potwierdzający zakup dukument np. Faktua VAT. - Lokalizacja, jest to kreślenie miejsca, w którym środek trwały jest eksploatowany. 3.3 Ewidencja wyposażenia. Ewidencjonowanie wyposażenia wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi danego przedmiotu. Informacje zawarte na liście do opisu ewidencjonowanego przedmiotu dostarczają bardzo gruntowną wiedzę i przaktycznie całą historię danego przedmiotu wyposażenia. Zawarte w liście ewidencyjnej dane to: - Grupa wyposażenia, określająca do jakiej grupy środków trwałych należy dany przedmiot ujęty ewidencją. - Określenie wyposażenia, jest to specyfikacja danego przedmiotu czyli jego nazwa. - Data zakupu, jest to data zakupu danego przedmiotu. - Cena nabycia, cena po jakiej został nabyty środek trwały. - Numer rachunku, jest to numer rachunku, który jest dowodem zakupu danego środka trwałego. - Numer pozycji księgowej, jest to kolejny numer zaksięgowanej pozycji. - Lokalizacja, jest to kreślenie miejsca, w którym środek trwały jest eksploatowany. - Data likwidacji, określa datę likwidacji środka trwałego. - Przyczyna likwidacji, nota mówiąca o przyczynie likwidacji środka trwałego.
Ewidencja wyposażenia. Środki trwałe 24 Jest także możliwość sortowania wg daty zakupu lub likwidacji pomiędzy zdefiniowanymi datami, przykładowo od maja 2007 do maja 2008. Standardowo lista może być skopiowana do programu Excel, jak również można kopiować pojedyńczy zaznaczony wcześniej rekord. 3.4 Lista odpisów amortyzacyjnych. Listę można przeszukiwać pod względem daty (miesiąc / rok) amortyzowanego środka lub w okresie od-do. Poszczególne rekordy listy zawierają następujące informacje o amortyzowanych środkach: Data amortyzacji, jest to data rozpoczęcia procesu amortyzacji danego środka trwałego. Grupa środków trwałych, jest to grupa środków trwałych, do których amortyzowany środek trwały należy. Kod środka trwałego, to kod środka trwałego według grupy przynależności danego środka. Przykładowo środek trwały o kodzie FIAT1 jest pojazdem wiec należy do grupy środków trwałych o nazwie Środki transportu. KŚT, jest to liczbowy kod środka trwałego zawartego w KŚT (Klasyfikacja Środka Trwałego) Kwota amortyzacji, jest to kwota zmortyzacji danego środka amortyzowanego Aktualna wartość środka amortyzowanego, jest to aktualna wartość środka trwałego, który podlega amortyzacji. Wartośc ta jest wyliczona na podstawie kwoty za jaka został nabyty środek trwały pomniejszoną o dotychczasową wartość zamortyzowaną.
Edycja środków trwałych. Środki trwałe 25 3.5 Edycja środków trwałych. Okno edycji środków trwałych Środki trwałe możemy przeszukiwać wg grupy przynależności tych środków lub kodu jaki posiadają.
Edycja środków trwałych. Środki trwałe 26 Edytując środek trwały mamy dokładne informacje od momentu zakupu środka oraz zasady na jakich jest amortyzowany w firmie. Amortyzacja może być różna a jej rodzaj wybieramy w zakładce Metoda amortyzacji. Przycisk funkcji umożliwia dokonania kilku modyfikacji wybranego środka trwałego. Poprzez edycję dokumentu zakupu środka trwałego mamy możliwość utworzenia nowego dokumentu zakupu oraz jego modyfikację. 3.6 Wybór użytkownika. został opisany w rozdziale Logowanie do programu zawartego na stronie nr 4. Okno wyboru użytkownika jak podczas uruchamiania programu. Opis podstawowych funkcji
Dodatkowe Dodatkowe 27 4 Dodatkowe. Program oferuje kilka bardzo użytecznych narzędzi, dzięki którym użytkownik nie musi opuszczać środowiska programu aby wykonać dodatkowe czynności biurowe. Kalendarz roczny. Kalkulator.
Dodatkowe Dodatkowe 28 Edytor tekstu. Wyślij e-mail. Powoduje przejście do aktualnie skonfigurowanego i używanego w systemie programu pocztowego takiego jak (Outlook, Thunderbird itp.) w celu szybkiego napisania wiadomości elektronicznej. Przeglądarka. Powoduje przejście do przeglądarki internetowej ustawionej w systemie jako domyślna. Zegar.
Dodawanie nowego środka trwałego Tutoriale 29 5.1. Jak dodać nowy środek trwały? Aby dodać łatwo i szybko nowy środek trwały należy postępować według wskazówek zamieszczonych poniżej. Pierwszym sposobem na wejście do edycji środków trwałych jest wybranie z menu środków trwałych zakładki Edycja środków trwałych. Drugim sposobem jest, przez przejście do zakładki Lista środków trwałych (zakładka zawarta w grupie Środki Trwałe)
Dodawanie nowego środka trwałego Tutoriale 30 Następnie wciskamy przycisk z trzema kropkami w okienku Kod środka trwałego (przycisk jest zaznaczony czerwonym kółeczkiem na rysunku). Po wciśnięciu pojawi się okno o nazwie Edycja środków trwałych jak na rysunku poniżej: Następnie po wciśnięciu zaznaczonego na czerwono przycisku Nowy ukaże się okno dodawania nowego środka trwałego, w którym należy wypełnić wszystkie niezbędne informacje. Po wpisaniu nazwy nowego środka trwałego należy go umieścić w odpowiedniej dla niego grupie środków trwałych. W naszym przykładzie dodajemy nowy samochód, więc jako kod środka trwałego wpisujemy jego nazwę np. VW Golf i dodajemy do grupy nr 7 czyli Środki Transportu, jak na rysunku poniżej.
Dodawanie nowego środka trwałego Tutoriale 31 Następnym krokiem jest wprowadzenie danych dotyczących dokumentu zakupu nowego środka trwałego. W przykładzie jako dokument zakupu wpisaliśmy fakturę VAT. Dodatkowo wpisujemy datę zakupu nowego środka trwałego oraz jego wartość a także wybieramy typ dok. Zakupu z pośród dostępnych jak na rysunku poniżej.
Dodawanie nowego środka trwałego Tutoriale 32 Aby dane mogły zostać zapisane musimy jeszcze wpisać Kod kontrahenta. Kontrahenta wybieramy z listy jeśli on figuruje wśród wcześniej wprowadzonych do programu lub definiujemy nowego przez dodanie przyciskiem Nowy Po dodaniu kontrahenta i uzupełnieniu reszty niezbędnych danych wciskamy przycisk Zapisz. Po jego wciśnięciu na górze okna (Lista dokumentów zakupu) pojawi się wprowadzony przez nas dokument przypisany nowemu środkowi trwałemu. Następnie klikamy Wyjdź aby powrócić do dodawania środka trwałego. Jako typ środka trwałego wybieramy pośród dostępnych, w przypadku naszego samochodu będzie to środek trwały.
Dodawanie nowego środka trwałego Tutoriale 33 Kolejnym krokiem jest uzupełnienie informacji dotyczącej kodu środka trwałego (KŚT), w tym celu wciskamy miejsce zaznaczone na rysunku powyżej. Jeśli kod naszego środka trwałego jest na liście wybieramy go. Jeśli go nie ma definiujemy nowy wpisując kod, stawkę amortyzacji oraz opis jak na rysunku poniżej. Po wprowadzeniu danych mamy jeszcze do wprowadzenia lokalizację, którą wybieramy z listy zdefiniowanych w programie lub dodajemy nową lokalizację. Ważną rzeczą jest aby nie zapomnieć o metodzie amortyzacji.
Dodawanie nowego środka trwałego Tutoriale 34 Podczas dodawania nowego środka trwałego, program wymaga od nas wypełnienia wszystkich niezbędnych informacji. Dzięki temu nie jest możliwe aby dodać nowy środek bez wcześniejszego wprowadzenia wszystkich niezbędnych danych. Wszystko finalizujemy wciskając przycisk Zapisz. Na sam koniec program nas pyta czy chcemy ustalić plan amortyzacji. Następnie ustalamy plan amortyzacji nowego środka trwałego wybierając TAK aby plan został automatycznie zachowany. Aby się upewnić czy nasz środek trwały został dodany, wybieramy edycję środków trwałych i wybierając grupę nr 7 czyli Środki transportu możemy sprawdzić czy nasz nowy samochód figuruje na liście. Jak widać na rysunku poniżej dodanie nowego środka trwałego powiodło się i znajduje się on na liście środków trwałych.
Zmiana wartości środka trwałego Tutoriale 35 5.2. Jak zmienić wartość środka trwałego? Aby dokonać zmiany wartości środka trwałego należy postępować zgodnie z pokazanym przykładem. Jako przykład posłużymy się środkiem trwałym jakim jest samochód VW Golf o wartości 35000 złotych. Chcemy zmienić jego wartość powiedzmy na kwotę 25000 złotych. Pierwszym sposobem na wejście do edycji środków trwałych jest wybranie z menu środków trwałych zakładki Edycja środków trwałych. Drugim sposobem jest, przez przejście do zakładki Lista środków trwałych (zakładka zawarta w grupie Środki Trwałe)
Zmiana wartości środka trwałego Tutoriale 36 Wybieramy grupę Środki transportu ponieważ chcemy dokonać zmiany wartości samochodu. Po zatwierdzeniu wyświetlamy wszystkie dostępne pojazdy poprzez wybór opcji Wszystkie z listy wyboru Szukaj wg. Kolejnym krokiem jest edycja wybranej grupy środków trwałych. Możemy to zrobić wciskając przycisk kropek przy opcji wyboru kodu środka trwałego tak jak zostało to pokazane na rysunku. Dalej przechodzimy do zakładki Plan amortyzacji, w której klikając prawym klawiszem myszy w okienku Lista zdarzeń związanych ze środkiem trwałym lub po prostu klawiszem INSERT wybieramy Nowe zdarzenie. W typie zdarzenia wybieramy zmiana wartości środka trwałego.
Zmiana wartości środka trwałego Tutoriale 37 Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji między innymi takich jak dokument zakupu środka trwałego i oczywiście nowej wartości środka trwałego zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Jak łatwo można zauważyć po dokonaniu zmian mamy dodany nowy typ zdarzenia dla środka trwałego jakim jest zmiana wartości tego środka.
Zmiana planu amortyzacji Tutoriale 38 5.3. Jak zmienić plan amortyzacji? Aby zmienić plan amortyzacji na inny należy wykonać czynności według wskazań poniżej. W pierwszej kolejności wybieramy środek trwały, który jest już amortyzowany według planu ustalonego przy jego definicji. Dla przykładu będzie to pojazd Citroen3 z grupy Środków transportu. Pierwszym sposobem na wejście do edycji środków trwałych jest wybranie z menu środków trwałych zakładki Edycja środków trwałych. Drugim sposobem jest, przez przejście do zakładki Lista środków trwałych (zakładka zawarta w grupie Środki Trwałe). Wchodząc do okna edycji środków trwałych poprzez wciśnięcie przycisku kropek przy kodzie środków trwałych wybieramy środek trwały, którego plan amortyzacji chcemy zmienić.
Zmiana planu amortyzacji Tutoriale 39 Wybierając zakładkę plan amortyzacji mamy aktualny plan dotyczący środka trwałego o nazwie Citroen3. Plan ten wynika ze stawki procentowej określonej w definicji środka trwałego. W tym przypadku wartość środka trwałego wynosi 60000 złotych. Amortyzacja jest liniowa zaś stawka procentowa to 2,5% przy współczynniku amortyzacji równym 1. Wybieramy zakładkę Definicja aby zmienić wartość stawki amortyzowanej i wprowadzamy nową wartość 5%. Jak łatwo można się domyśleć w nowym planie amortyzacji powinna być miesięczna kwota dwukrotnie większa od tej z 2,5 procentowego planu amortyzacji. Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem Zapisz. Otrzymujemy informację zwrotną potwierdzającą, że zmiany zostały wprowadzone poprawnie. Po wykonaniu zmiany wartości stawki amortyzacji przechodzimy z powrotem do zakładki Plan amortyzacji. W zakładce tej wciąż znajduje się stary plan amortyzacji aby go zmienić wciskamy
Zmiana planu amortyzacji Tutoriale 40 prawy przycisk myszy i wybieramy opcję Ustal plan amortyzacji. Po chwili pojawia nam się nowy plan amortyzacji. Kwoty miesięczne podlegające amortyzacji są rzeczywiście większe dwukrotnie co jest zrozumiałe bo zmieniona została wartość procentowa amortyzacji z 2-ch na 5 procent. W ten sposób plan amortyzacji wybranego środka trwałego został zmieniony. Oprócz zmiany planu amortyzacji jest także możliwa zmiana rodzaju amortyzacji i wybrać inny jej rodzaj. Zmiany te dokonuje się w podobny sposób jak zmiana planu amortyzacji, dlatego że należy wybrać pożądaną amortyzację z listy w zakładce Definicja środka trwałego.