WOJEWODA ŁÓDZKI PNK-IV.431.16.2013 Łódź, 8 października 2013 r. Pan Jacek Socha Burmistrz Miasta Ozorkowa ul. Wigury 1 95-035 Ozorków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U. Nr 31, poz. 206 ze zm.) w związku z art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 1 (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 ze zm.) oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. Nr 185, poz. 1092) przeprowadzona została kontrola Burmistrza Miasta Ozorkowa (adres: ul. Wigury 1, Ozorków), w przedmiocie wykonywania zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 2 w okresie od 1 lipca 2012 r. do dnia kontroli. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej rozpoczęto 20 maja 2013 r., a zakończono 24 maja 2013 r. Kontrolę przeprowadzili: 1. Krzysztof Strychalski starszy inspektor wojewódzki; 2. Anna Czajeczna specjalista. Zadania objęte kontrolą zostały przypisane zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Ozorkowie do Wydziału Współpracy Europejskiej i Rozwoju Gospodarczego. Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań Wydziału należy do Naczelnika Pani Agnieszki Chmielińskiej-Wankiewicz, przy czym w związku z nieobecnością wymienionej, 1 Zwanej dalej usdg. 2 Zwanej dalej CEIDG.
obowiązki Naczelnika Wydziału do dnia 16 listopada 2012 r. pełniła Pani Justyna Malec. W zakresie czynności pracownika ds. działalności gospodarczej uwzględniono realizację zadań objętych kontrolą i udzielono upoważnień do ich wykonywania. Obowiązek zastępowania na ww. stanowisku został nałożony na pracownika ds. funduszy pozabudżetowych. Dane pracowników Wydziału upoważnionych do dokonywania czynności, o których mowa w art. 26 ust. 4 usdg przekazano do Ministerstwa Gospodarki. Jeden z pracowników Wydziału Współpracy Europejskiej i Rozwoju Gospodarczego wykonywał ww. czynności do dnia 31 sierpnia 2012 r., natomiast obecnie jest zatrudniony w innym wydziale. Burmistrz Miasta Ozorkowa nie wystąpił do Ministerstwa Gospodarki z informacją o utracie uprawnień do dokonywania wymienionych czynności z uwagi na posiadane przez pracownika doświadczenie i pomoc w procesie wdrożenia w obsługę systemu nowej osoby. Ustaleń w toku kontroli dokonano na podstawie przedstawionych wniosków o wpis do CEIDG w wersji papierowej i wydruków wniosków przekształconych na formę dokumentu elektronicznego, historii zmian, potwierdzeń przyjęcia wniosku i urzędowych poświadczeń odbioru, a także wyjaśnień udzielonych przez pracowników zajmujących się wskazaną problematyką. W zakresie terminowości przekształcania i przesyłania do CEIDG wniosków kontroli poddano 427 wybranych losowo (z interwałem) pozycji. W pozostałym zakresie badaniu podlegało 50 dobranych losowo spraw. Mając na uwadze ustalenia dokonane w toku kontroli, działalność we wskazanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Ustalenia w zakresie poprawności wniosków 1. Stosownie do art. 26 ust. 2 usdg wniosek o wpis do CEIDG może być również złożony na formularzu zgodnym z formularzem, o którym mowa w ust. 1 w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy: osobiście albo wysłany listem poleconym. W pouczeniach zamieszczonych na druku wniosku o wpis do CEIDG wskazano m.in., iż przed jego wypełnieniem należy zapoznać się z Instrukcją, a pola wymagane we wniosku o nowy wpis zostały oznaczone na formularzu znakiem (*). Aktualna na dzień kontroli Instrukcja wypełniania wniosków CEIDG-1 z dnia 23 listopada 2012 r. 3 zawiera szczegółowe informacje m.in. w zakresie minimalnych danych, które są wymagane w zależności od rodzaju zgłoszenia i prawidłowego sposobu wypełnienia poszczególnych rubryk. Przedsiębiorcy składali wnioski na drukach CEIDG-1 (wersja 1.04), z wyjątkiem 2 przypadków, kiedy użyto starszych wersji wniosków. Stwierdzono 13 przypadków zastosowania 3 Zwana dalej Instrukcją. 2
przez przedsiębiorcę korektora lub dokonywania we wniosku skreśleń oraz poprawek bez użycia dodatkowego formularza CEIDG-POPR 4. Zgodnie z Instrukcją wniosek należy wypełnić bez poprawek i skreśleń, a w razie potrzeby dokonania korekty składanego wniosku, należy wypełnić wskazany formularz. Nadto w 1 przypadku wniosek został częściowo wypełniony ołówkiem pomimo, iż zgodnie z Instrukcją wniosek w wersji papierowej należy wypełnić komputerowo albo na maszynie lub długopisem. 2. W toku badania stwierdzono nieprawidłowości polegające na wprowadzaniu przez organ do systemu CEIDG wniosków niepoprawnych w myśl art. 27 ust. 2 pkt 1 usdg tj. niezawierających danych, o których mowa w art. 25 ust. 1 i 5 usdg. W złożonych przez przedsiębiorców wnioskach nie wypełniono pozycji 5 : 01.2 (9), 03.1, 03.2a, 03.13 lub 03.14 (4), 04 (1), 06 (2), 06.3.1 (1), 10.1 (1), 12 (2), 13.1.2 lub 13.1.3.b (2), 16.1 (1). Przyczyną powyższego było przeoczenie, przy czym w kilku z wyżej opisanych przypadków dane faktycznie znajdowały się we wniosku jednak zostały wpisane w niewłaściwe rubryki. Jako ww. naruszenie uznać również należy wprowadzanie przez organ do systemu CEIDG wniosków o wpis informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej lub o wykreślenie wpisu złożonych przez przedsiębiorców po dacie rozpoczęcia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej lub przed datą zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej (3). Na marginesie zauważyć należy, iż system CEIDG nie pozwala na takie określenie daty złożenia wniosku. W związku z powyższym organ gminy w celu wprowadzenia danych do systemu podawał inną datę niż data złożenia (podpisania) wniosku przez przedsiębiorcę w urzędzie gminy 6. Wystąpiły nadto przypadki niewypełnienia przez przedsiębiorcę rubryk 07 (31), 09.2 lub 09.4 (4), 26 (17) 7 oraz braku podania miejscowości i daty złożenia wniosku. Co prawda Instrukcja wskazuje wymagany sposób wypełniania rubryk w przypadku, gdy nie dotyczą one wnioskodawcy, jednak niespełnienie tych wymogów nie może stanowić podstawy do uznania wniosku za niepoprawny w myśl usdg. 3. Wskazywane przez przedsiębiorcę pozycje do zmiany były wprowadzane do systemu z wyjątkiem rachunku bankowego związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej w sprawie WE.7330.03.37.2013, jednego z kodów PKD w sprawie WE.7330.02.13.2013 oraz 3 sytuacji, w których przedsiębiorca niezasadnie zaznaczał we wniosku kwadrat zmiany tj. gdy poprawne dane znajdowały się już w systemie. W wyniku pomyłki w 2 przypadkach wprowadzone 4 Wskazana liczba nie obejmuje sytuacji, w których przedsiębiorca nie dokonał korekt, jednak analiza treści wpisu pozwala na przypuszczenie, iż nastąpiła omyłka. 5 W nawiasach wskazano liczbę stwierdzonych przypadków. 6 We wniosku o wpis do CEIDG zawarto pouczenie, że dniem jego złożenia jest dzień, w którym wnioskodawca wniosek podpisał. Instrukcja precyzuje ponadto, że wypełniony wniosek należy podpisać własnoręcznie w dowolnym urzędzie gminy lub miasta w przypadku uprzedniego wypełniania wniosku anonimowego online. 7 Dotyczy braku zaznaczenia pola (checkbox) Nie zawarłem umów spółek cywilnych. 3
do systemu dane były niezgodne z wnioskowaną do zmiany rubryką. 4. Do systemu CEIDG wprowadzane były dane pomimo, iż wnioskodawca nie występował z żądaniem zmiany (nie zaznaczał znakiem x kwadratu przy nazwie rubryki/pola 8 ). O ile zmiana taka ma na celu jedynie doprecyzowanie niepełnych danych przeniesionych do systemu z wcześniej prowadzonej gminnej ewidencji działalności, wskazana praktyka jest dopuszczalna. Niemniej stwierdzono także przypadki zmian merytorycznych, w tym 3 zmian, które dokonane zostały pomimo braku takiego żądania, a ponadto niezgodnie z treścią danej rubryki/pola wniosku przedsiębiorcy. 5. Poza wskazanymi powyżej, stwierdzono również 26 przypadków, w których wystąpiła niezgodność między danymi formularza wygenerowanego po zakończeniu procesu przekształcania wniosku na formę dokumentu elektronicznego, a wnioskiem złożonym przez przedsiębiorcę w Urzędzie. Przekształcony formularz nie jest drukowany i przedstawiany do podpisu wnioskodawcy, a dane zamieszczone w obu dokumentach nie są porównywane. Niemniej w znacznej części przypadków rozbieżność pomiędzy danymi była niewielka i jednocześnie w żadnym przypadku nie nastąpiła modyfikacja informacji znajdujących się już w systemie CEIDG lub pominięcie żądania przedsiębiorcy wprowadzenia do tego systemu zmian danych (brak zaznaczenia znakiem x kwadratu przy nazwie rubryki/pola). (Akta kontroli str. 42-73, 176-467). Ustalenia w zakresie terminowości przekazywania wniosków 6. W okresie objętym kontrolą wnioski CEIDG-1 zarejestrowano pod numerami spraw od WE.7330.07.1.2012 do WE.7330.05.43.2013, z czego w 3 przypadkach pomyłkowo nie nadano kolejnego numeru sprawy. Ponadto 4 wnioski zostały anulowane, z czego 3 na skutek rezygnacji przedsiębiorcy z ich złożenia, natomiast w czwartym przypadku wniosek dotyczył zmiany informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej, która zgodnie z Instrukcją ma charakter statystyczny, niewiążący i nie ma potrzeby zgłaszania jej zmiany. W 1 przypadku organ gminy niedostatecznie udokumentował fakt wycofania wniosku. Badając terminowość stwierdzono, iż do CEIDG przesłano: 413 wniosków w terminie zgodnym z art. 26 usdg, tj. nie później niż następnego dnia roboczego od dnia otrzymania wniosku, 3 wnioski z opóźnieniem do 2 dni roboczych, z powodu awarii systemu, 2 wnioski później niż następnego dnia roboczego od dnia otrzymania wniosku, z powodu konieczności wezwania przedsiębiorcy do jego skorygowania lub uzupełnienia zgodnie 8 W 4 przypadkach przedsiębiorca nie zaznaczył wskazanego kwadratu, pomimo iż złożył wniosek o zmianę. 4
z art. 27 ust. 4 usdg, z czego: w 1 przypadku przedsiębiorca skorygował wniosek na druku CEIDG-POPR, a z daty złożenia tego druku wynika, iż termin został zachowany, w 1 przypadku nie udokumentowano daty uzupełnienia wniosku (brakująca informacja została wpisana w nim bezpośrednio), wskutek czego nie można określić, czy wniosek został przesłany do CEIDG w wymaganym terminie, 2 wnioski później niż następnego dnia roboczego od dnia otrzymania wniosku, w związku z występowaniem przez przedsiębiorców o wykreślenie wpisu przed datą zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej (por. pkt 2 niniejszego wystąpienia pokontrolnego). (Akta kontroli str. 42-44, 74-173). Ustalenia w zakresie udzielonych pełnomocnictw 7. W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości w zakresie załączania do wniosku o wpis do CEIDG pełnomocnictwa i potwierdzenia dokonania opłaty skarbowej z tego tytułu. Powyższe spowodowane jest przyjęciem w jednostce nieprawidłowej interpretacji w tym zakresie. Na stronie internetowej systemu CEIDG 9 wskazano: Organ przyjmujący wniosek od przedsiębiorcy (którego wpis dotyczy) o wpis lub zmianę wpisu w zakresie danych pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy oraz zakresu spraw, które obejmuje dane pełnomocnictwo nie ma obowiązku weryfikacji czy pełnomocnictwo zostało ustanowione na piśmie. (...) Organ przyjmujący wniosek od przedsiębiorcy, który zgłasza informację o udzieleniu pełnomocnictwa nie może żądać uiszczenia opłaty skarbowej.. Zatem organ przyjmujący wniosek od przedsiębiorcy nie może żądać załączenia pełnomocnictwa i uiszczenia opłaty skarbowej. Instrukcja wymaga powyższego w sytuacji, gdy wniosek składa pełnomocnik, a jego ustanowienie nie zostało ujawnione we wpisie przedsiębiorcy do CEIDG. W skontrolowanej próbie 50 wniosków, stwierdzono powyższe naruszenie w 4 sprawach 10. (Akta kontroli str. 43-44, 49-55, 213-220, 272-274, 327-342, 428). Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, wnoszę o: 1) stosowanie art. 27 ust. 4 usdg w sytuacji, gdy złożony wniosek jest niepoprawny, 2) zwiększenie staranności w procesie przekształcania wniosków na formę dokumentu elektronicznego, 3) drukowanie i przedstawianie wnioskodawcy do podpisu przekształconych wniosków na 9 https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/. 10 W sprawie WE.7330.02.14.2013 złożenie pełnomocnictwa zostało zwolnione z opłaty skarbowej, a jego zakres nie jest w pełni zgodny z zakresem określonym we wniosku przedsiębiorcy. 5
formę dokumentu elektronicznego przed ich przesłaniem do CEIDG, 4) odpowiednie, pisemne dokumentowanie daty uzupełnienia lub faktu wycofania wniosku, 5) odstąpienie od żądania przedstawiania przez przedsiębiorców składających wniosek o wpis do CEIDG pełnomocnictw i opłat skarbowych. Jednocześnie uprzejmie proszę o złożenie informacji o wykonaniu zaleceń lub wykorzystaniu wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 6