Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zał. do SIWZ DOA-IV. 272.1.2011 Cel i przedmiot zamówienia: Organizacja Gali podsumowującej wyniki Krajowej Rezerwy Wykonania w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013 oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w zakresie: Część I 1. Wynajmu pomieszczeń na galę a) Wynajmu Sali na galę, b) Zapewnienia powierzchni na catering, c) Zapewnienia co najmniej trzech pokoi do dyspozycji Zamawiającego podczas gali, d) Zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu. Część II 2. Zapewnienia cateringu, Część III 3. Organizacji uroczystego obiadu oraz konferencji prasowej, Część IV 4. Wykonania dyplomów w formie statuetek dla osób nagrodzonych, 5. Wykonania plakatów, folderów i plansz promocyjnych, 6. Zapewnienia usług fotograficznych. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania w tworzonej dokumentacji i wszystkich materiałach związanych z przedmiotem zamówienia niżej podanego logo i informacji o współfinansowaniu. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu województwa opolskiego w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Istotne informacje: Gala odbędzie się w dniu 25 lutego 2011 r. na terenie miasta Opola, Gala będzie trwała maksymalnie 5 godzin, Ramowy program gali zawierający rozkład godzinowy został przedstawiony w załączniku nr 1. Uczestnicy gali: łączna liczba uczestników nie przekroczy 490 osób. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia liczby uczestników o maksymalnie 30 %. Wykonawca jest zobowiązany do uprzątnięcia wszystkich pomieszczeń używanych podczas gali oraz do doprowadzenia ww. pomieszczeń do stanu pierwotnego po zakończeniu gali.
Wykonawca wyznaczy z imienia i nazwiska jedną osobę do kontaktów z Zamawiającym w trakcie przygotowania i realizacji niniejszego zamówienia, jak również podczas trwania gali, która będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie. Część I Ad. 1. W zakresie wynajmu sali zamówienie obejmuje: Budynek w którym odbędzie się gala musi znajdować się na terenie miasta Opola, w centrum. a) Sala główna, 1) Sala główna musi posiadać scenę oraz widownię w układzie kinowym, ilość siedzących miejsc na widowni minimalnie 490, 2) Scena o wymiarach łącznej powierzchni nie mniej niż 140 m 2, 3) Sala główna musi posiadać sprawną klimatyzację, 4) Sala główna musi być wyposażona w gniazda trójfazowe 400V 63A, zasilanie 230V 25A oraz wejścia fonii, musi posiadać też własne nagłośnienie i oświetlenie estradowe, 5) Nad sceną musi być oświetlenie sceniczne z możliwością zamontowania oświetlenia dodatkowego, 6) Sala musi posiadać profesjonalną konstrukcję ścian i stropu, zapewniającą akustykę podczas występów chóru i orkiestry bez potrzeby dodatkowego nagłaśniania, 7) Na sali głównej musi być możliwość podłączenia projektora multimedialnego oraz na scenie podwieszenia ekranu. Ekran musi być podwieszony nad sceną w taki sposób, aby nie przeszkadzał osobom występującym na scenie oraz nie zasłaniał widoku osobom siedzącym na widowni, 8) Scena musi być wyposażona w dźwignię sceniczną-zapadnię, która umożliwia wyniesienie na nią przedmiotów ciężkich i o dużym gabarycie, np. fortepianu, 9) Wykonawca musi zapewnić co najmniej pięć mikrofonów bezprzewodowych (sprawnych) oraz co najmniej dwa stojaki na mikrofony, 10) W budynku w którym odbędzie się gala, musi być zapewniona szatnia z obsługą (min. 3 osoby). Osoby, które będą obsługiwały szatnię będą odpowiadały za przyjmowanie i wydawanie okryć przed rozpoczęciem gali i po jej zakończeniu, będą odpowiedzialne za garderobę pozostawioną w szatni, 11) W budynku muszą być zapewnione toalety zaopatrzone w papier toaletowy, mydło oraz jednorazowe ręczniki do rąk, oraz powinna być obecna osoba, która będzie dbała o czystość w toaletach i uzupełniała brakujące artykuły higieniczne podczas gali. Osoba ta będzie również odpowiedzialna za doprowadzenie do czystości toalet po gali, 12) Muszą być zapewnione osoba/osoby, które będą dbały o: a. akustykę gali, b. elektrykę (osoba ta będzie odpowiadała za nadzór nad zasilaniem i sprawnością urządzeń elektrycznych), c. montaż dekoracji oraz podwieszanie elementów dekoracji, ekranu, obsługę urządzeń sceny, d. przepisy przeciwpożarowe, 13) Wykonawca musi zapewnić na scenie stoły na dyplomy, jeżeli Zamawiający zgłosi taką potrzebę. Stoły powinny być przykryte obrusem sięgającym do ziemi (obrus
powinien być czysty, wyprasowany, niejednorazowego użytku, jednokolorowy w pastelowym kolorze). 14) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania aranżacji sceny. W aranżację sceny należy wliczyć żywe, świeże: kwiaty, bukiety/stroiki pod mównicę, flagi: województwa opolskiego, Unii Europejskiej oraz Polski (ilość kwiatów żywych z przewagą róż na scenie oraz sposób aranżacji musi co najmniej odpowiadać ilości i poziomowi jak na załączonych zdjęciach, czyli kwiaty na długości sceny oraz na scenie min. 3 bukiety, kwiaty nie mogą być farbowane). Wykonawca najpóźniej na 3 dni przed wykonaniem przedmiotu umowy przedstawi Zamawiającemu projekt aranżacji sceny do akceptacji. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do aranżacji sceny, Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia projektu w terminie jednego dnia roboczego od otrzymania uwag lub zastrzeżeń, 15) W obiekcie, w którym będzie odbywała się gala nie mogą odbywać się żadne imprezy towarzyszące podczas jej trwania (Gala ma być jedyną imprezą w obiekcie), 16) W przypadku opadów śniegu musi być zapewniony dostęp do wejścia i dojazd do budynku poprzez odśnieżenie oraz posypanie piaskiem/solą, 17) Wszystkie pomieszczenia, które zapewni Wykonawca muszą być czyste. b) Zapewnienie powierzchni na catering, 1) Pomieszczenie na catering musi być przestronne i znajdować się w budynku, w którym będzie odbywała się gala, 2) Wyposażone w co najmniej cztery gniazda trójfazowe 400V 32 A oraz gniazda 230V, 3) Wielkość powierzchni musi być odpowiednia dla liczby zaproszonych gości, c) Zapewnienie co najmniej trzech pokoi do dyspozycji Zamawiającego podczas gali w budynku, w którym będzie miała miejsce gala. Pokoje powinny posiadać łazienkę z toaletą, lustrem. Łazienki muszą być wyposażone w mydło, papier toaletowy oraz ręczniki papierowe. Każdy pokój powinien być umeblowany tj. minimum stół, krzesło, łóżko, szafa z wieszakami na ubrania. W każdym pokoju muszą znajdować się co najmniej dwie czyste szklanki oraz dwie zakręcane butelki wody mineralnej po jednej butelce wody gazowanej i niegazowanej. d) Zarezerwowanie i zapewnienie miejsc noclegowych dla 3 osób w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem (wstępna rezerwacja noclegów w hotelu min. 3-gwiazdkowym; oddalonym od miejsca, w którym będzie odbywać się gala do 5 min. pieszo, cena pokoju nie może być wyższa niż 400 zł brutto); w przypadku braku dokonania ostatecznej rezerwacji ze strony Zamawiającego w terminie do 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem gali wstępna rezerwacja zostanie bezkosztowo anulowana. Część II Ad. 2. Zapewnienie cateringu: I. Zapewnienie cateringu dla 490 osób, w formie bufetu szwedzkiego o wysokim standardzie minimum hotelu 4 gwiazdkowego. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia dla każdego uczestnika gali co najmniej: 1) Jednej filiżanki gorącej kawy o pojemności minimum 150 ml. 2) Jednej filiżanki gorącej herbaty o pojemności minimum 150 ml, do wyboru spośród minimum pięciu rodzajów herbat w torebkach, w tym herbata czarna (o wadze 1,5-2,0 gram). 3) Minimum 0,25 litra stuprocentowego soku owocowego, zapewnionego w minimum trzech smakach, w tym co najmniej sok pomarańczowy, jabłkowy,
4) 0,25 litra wody mineralnej do wyboru spośród wody gazowanej oraz niegazowanej. Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie wyższa niż ilość wody gazowanej. 5) Kompozycja owoców: umieszczone w koszach, szklanych wazonach lub innych naczyniach dekoracyjnych, składające się z minimum sześciu rodzajów owoców (w tym: banany, winogrona, jabłka, mandarynki, kiwi) o łącznej ilości minimum 100 gram na każdego uczestnika gali. 6) Wybór ciastek (minimum cztery rodzaje, np. rogaliczki nadziewane, babeczki z owocami lub inne propozycje z wyłączeniem ciastek drożdżowych i herbatników w ilości minimum 2 sztuk na osobę). 7) Ciasta porcjowane (minimum cztery rodzaje w tym sernik w ilości co najmniej 70 g/os.). 8) Dekoracyjne kanapeczki bankietowe lub tartinki na pieczywie jasnym i ciemnym przygotowane z minimum czterema składnikami (np. masło, pasty, ser pleśniowy, ser mozarella, oliwki czarne lub zielone, wędlina, pieczone mięsa, łosoś, tuńczyk, sałata dekoracyjna, kiełki warzyw, ogórek kiszony lub konserwowy, pomidorki koktajlowe). Minimalna ilość kanapek 3 szt./os. Waga jednej kanapki minimum 60 gram. 9) Przekąski zimne minimum cztery rodzaje w ilości minimum 80 g/os (np. koreczki serowe zawijane w boczku, pieczarki nadziewane, pasztet z dziczyzny, kulki mięsne nadziewane fetą i oliwkami, koreczki koktajlowe,itp.). 10) Wybór sałatek w ilości co najmniej 100 g/os, (minimum pięć rodzajów, każda składająca się z minimum pięciu składników, w tym min. dwie sałatki ze świeżych warzyw). 11) Dania na gorąco (minimum cztery rodzaje) w tym dwa dania mięsne, jedno danie rybne oraz jedno danie jarskie. Wymienione dania przeznaczone będą do konsumpcji na stojąco przy użyciu jednego sztućca, w ilości co najmniej 150 g/os. 12) Ciepłe dodatki do dań na gorąco (minimum cztery rodzaje, np. ziemniaki opiekane, ryż, warzywa gotowane) w ilości co najmniej 250 g/os. II. Do podawanych w trakcie gali napojów Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dodatki: śmietankę do kawy w dzbanuszkach porcelanowych o pojemności nie większej niż 300 ml, świeżą cytrynę w plasterkach (plasterki przekrojone na połowę), cukier oraz słodzik (śmietanka do kawy, cytryna i cukier mają być na bieżąco uzupełniane). III. Wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych, niejednorazowego użytku. Napoje zimne serwowane będą w szklankach. Do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe. Soki podane będą w szklanych dzbankach o pojemności od 0,7-1l (z przeźroczystego szkła). Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie. IV. Wykonawca zobowiązany będzie także w ramach usługi cateringowej do: 1) Zapewnienia transportu, tj. dostarczenia usługi na miejsce jej świadczenia, 2) Obsługi technicznej w zakresie przygotowania cateringu, a następnie uprzątnięcia i odbioru pozostałości, 3) Zapewnienia obsługi kelnerskiej w trakcie trwania gali - minimum 10 osób. Zespół kelnerów realizujący usługę musi zostać dobrany tak, aby zachowana została zasada równości kobiet i mężczyzn, Kelnerzy/Kelnerki powinni przede wszystkim być osobami uprzejmymi i grzecznymi. Powinni zachowywać się i być ubrani zgodnie z zasadami savoir vivre kelnera. 4) Zapewnienia stołów nakrytych obrusami wraz ze skirtingami (obrusy nie mogą być jednorazowe-papierowe). Użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste i nieuszkodzone, wysterylizowane oraz wyprasowane,
5) Zapewnienie serwetek papierowych jednowarstwowych stołowych z atestem PZH o wymiarach ok. 15x15 cm, w ilości min. 1 000 szt., 6) Obrusy na stołach, skirtingi oraz serwetki muszą być utrzymane w tej samej tonacji kolorystycznej (kolory pastelowe, nierażące), 7) Zapewnienia dekoracji florystycznej na stołach bufetowych, 8) Uprzątnięcia i wywiezienia wszystkich śmieci pozostałych po posiłkach, 9) Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia i temperaturę. Dania i napoje ciepłe będą podane w taki sposób, aby przez czas trwania gali utrzymywana była ich stała odpowiednio wysoka temperatura. 10) Wykonawca zapewni, aby w trakcie bankietu, uczestnicy gali posiadali ciągły dostęp do napojów gorących oraz zimnych, a także wszystkich podawanych dań, w ramach przewidzianej ilości oraz gramatur, 11) Usługa cateringowa musi być przygotowana przed rozpoczęciem gali, za wyjątkiem dań ciepłych. Ciepłe dania mogą być doniesione w trakcie trwania gali lub odpowiednio na prośbę Zamawiającego, 12) Usługę porządkowania po cateringu Wykonawca zrealizuje po opuszczeniu lokalu przez wszystkich gości, bądź też na prośbę Zamawiającego. V. Podane gramatury dotyczą dań i posiłków po obróbce technicznej. VI. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania uwag w trakcie realizacji usługi, które Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić. VII. Na cztery dni przed datą rozpoczęcia gali Wykonawca przedstawi menu do akceptacji Zamawiającego. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń do menu przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia do akceptacji w terminie jednego dnia roboczego od otrzymania uwag lub zastrzeżeń. Zamawiający zobowiązuje się w ciągu jednego dnia roboczego nanieść swoje uwagi bądź zaakceptować menu. VIII. Zamawiający w terminie do 4 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem gali potwierdzi liczbę uczestników gali. Część III Ad. 3. Organizacja uroczystego obiadu oraz konferencji prasowej: Obiad i konferencja musi mieć miejsce w tym samym budynku, w restauracji na terenie miasta Opola, oddalonej od siedziby Zamawiającego o max. 10 min. drogi pieszo, która posiada oddzielne pomieszczenie na konferencję prasową. Restauracja standardem musi odpowiadać min. klasy Premium bądź restauracji 3 gwiazdkowej. Obiad oraz konferencja prasowa musi odbywać się zgodnie z zasadami protokołu dyplomatycznego. I. Sala konferencyjna dla 70 osób Sala na konferencję powinna umożliwiać przeprowadzenie konferencji prasowej, w której będzie brało udział ok. 65 osób. Sala na konferencję powinna posiadać sprawną klimatyzację, nagłośnienie, min. 2 sprawne mikrofony bezprzewodowe, zaplecze sanitarne, szatnię, stół prezydialny dla co najmniej pięciu osób, który będzie zabudowany lub nakryty obrusem (czystym, wyprasowanym, nie papierowym) w taki sposób, iż nie będą widoczne nogi osób siedzących przy tym stole. Na stole muszą stać małe flagi/proporczyki województwa opolskiego, Unii Europejskiej, Polski. Na stole prezydialnym musi znajdować się woda mineralna w zakręcanych butelkach (200-250 ml) oraz pięć czystych szklanek. Dla
każdej osoby zasiadającej przy stole prezydialnym musi być po jednej butelce wody gazowanej i niegazowanej. Ustawienie krzeseł w rzędach, ustawionych przodem do stołu prezydialnego. Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie personelu technicznego do obsługi Sali. II. Sala obiadowa i obiad dla 35 osób. Obiad Posiłek w formie obiadu zasiadanego o wysokim standardzie, minimum takim jaki posiada restauracja Venezia w Opolu lub równoważnej tzn. o standardzie hotelu 3 gwiazdkowego lub klasy premium. Goście będą siedzieć przy jednym stole. Menu składające się z co najmniej następujących elementów: aperitif, przystawki i dania głównego, a także soku, wody mineralnej (gazowana/niegazowana). Zamawiający rozumie przez: przystawkę np.: bagietkę z krewetkami oraz serem brie, kapelusze grzybów nadziewane serem, pasztet z dziczyzny itp. danie główne musi składać się np. z : mięsa/ryby min. 150g, ziemniaków/klusek/dzikiego ryżu, sosu, surówek/sałatek. Na cztery dni robocze przed datą rozpoczęcia gali Wykonawca przedstawi menu do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, aby dodatkowo dla zainteresowanych została przygotowana wersja wegetariańska obiadu. Zamawiający w terminie do 3 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem obiadu potwierdzi liczbę jego uczestników. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń do menu przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia do akceptacji w terminie jednego dnia roboczego od otrzymania uwag lub zastrzeżeń. Zamawiający zobowiązuje się w ciągu jednego dnia roboczego nanieść swoje uwagi bądź zaakceptować menu. W trakcie obiadu w części restauracyjnej nie mogą znajdować się inni goście. Sala na konferencję prasową i sala obiadowa musi znajdować się w jednym budynku. Część IV Ad. 4 a) Opis dyplomów w formie statuetki szklanej: nakład: 20 sztuk (każda sztuka z indywidualnym grawerem/piaskowaniem, opracowanym na podstawie treści przekazanej przez Zamawiającego oraz grafiki opracowanej w uzgodnieniu z pracownikiem Departamentu Koordynacji Programów Operacyjnych UMWO), część pionowa złożona z dwóch elementów: element z przodu szkło przezroczyste, białe, gładkie o grubości 5 mm (+/- 1 mm), element z tyłu - szkło białe, piaskowane i/lub wypalane o grubości 5 mm (+/- 1 mm), obydwa elementy pochylone w jedną stronę pod kątem 10 stopni (+/- 3 stopnie), obydwa elementy trwale i estetycznie przytwierdzone do podstawy klejem np. UV, wymiar części pionowych statuetki: 210 x 120 mm (+/- 5 mm), wymiary podstawy: szerokość: 50 mm x 140 mm; wysokość 10 mm (+/- 5 mm), na przednim elemencie części pionowej grawer/piaskowanie tekstu przekazanego przez Zamawiającego,
na tylnim elemencie części pionowej grawer/piaskowanie logotypów przekazanych przez Zamawiającego, szlifowanie elementów szklanych, wstępny projekt statuetki zawiera załącznik rys. 1. b) Zasady akceptacji: Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia projektu graficznego 20 statuetek w formacie PDF lub CDR w ciągu 4 dni od dnia podpisania umowy, na podstawie projektu wstępnego, wskazówek i materiałów przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego w ciągu 1 dnia roboczego od daty podpisania umowy. Zamawiający ma prawo do korekt graficznych. Zamawiającemu przysługują każdorazowo 2 dni robocze na zgłoszenie uwag do przedstawionego projektu graficznego. Uwagi będą przekazywane Wykonawcy telefonicznie i e- mailowo. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego celem przekazania uwag. Wykonawca wprowadzi uwagi w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego. Po wprowadzeniu wszystkich poprawek Zamawiający dokona ostatecznej akceptacji projektu do wykonania, Wykonawca zobowiązuje się do zamieszczenia na druku dyplomów oznaczeń wskazanych przez Zamawiającego, tj. logo Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego na lata 2007-2013/Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki- ilość w ramach poszczególnych programów według wskazań Zamawiającego, logo Unii Europejskiej z odniesieniem słownym do Unii Europejskiej, logo Opolskie Kwitnące, Wykonawca zobowiązuje się do wygrawerowania/wypiaskowania na statuetkach projektów zaakceptowanych przez Zamawiającego, Zamawiający zobowiązuje się do dostarczenia do siedziby Zamawiającego 1 egzemplarza statuetki na 3 dni przed terminem gali, celem uzyskania ostatecznej akceptacji. c) Zasady dostarczenia statuetek: Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia do siedziby Zamawiającego, na dwa dni przed rozpoczęciem gali, na adres: Departament Koordynacji Programów Operacyjnych ul. Barlickiego 17, 45-083 Opole, Przedmiot zamówienia zostanie dostarczony w trwałym kartonie/opakowaniu papierowym wraz z folią ochronną zabezpieczającą szkło, który będzie umożliwiał sprawny i bezpieczny transport statuetek, Odbiór zostanie przeprowadzony na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. d) Zasady przygotowania materiałów dodatkowych: Ad. 5 Wykonawca przekaże Zamawiającemu wraz z prawami autorskimi końcową wersję 20 projektów statuetek w wersji elektronicznej na nośniku CD/DVD w formacie PDF oraz w formacie do druku oraz w formacie umożliwiającym nanoszenie poprawek oraz wykorzystanie ich elementów w całości lub w części do ponownego wydruku (format: AI lub CDR lub EPS). a) Opis plakatu: nakład plakatu: 3 sztuki, format B1 (707 x 1000 mm), objętość: 1 arkusz,
papier biały, kredowy, matowy nie mniej niż 200 g/m2, druk jednostronny w pełnym kolorze (4 kolory, CMYK). b) Opis folderu: nakład: 500 sztuk, format DL (99 x 210 mm), objętość: 1 arkusz, papier biały, kredowy, matowy nie mniej niż 230 g/m2, druk dwustronny w pełnym kolorze (4 + 4 kolory, CMYK). c) Opis plansz promocyjnych nakład 12 sztuk (każda sztuka z innym zdjęciem i opisem do zdjęcia, opracowanym na podstawie treści i zdjęć przekazanych przez Zamawiającego oraz grafiki opracowanej w uzgodnieniu z pracownikiem Departamentu Koordynacji Programów Operacyjnych UMWO), format (1000 x 700 mm), kolorystyka 4/0 (CMYK; farba bezzapachowa), materiał płótno naturalne z laminatem, rama drewniana, Specyfikacja wykonania: Wykonanie nadruku o rozdzielczości min. 1440 dpi na płótnie naturalnym maszyną ploterową, a następnie naciągnięcie wydruków na blejtram (bez sęków) oraz trwałe i estetyczne ich połączenie za pomocą zszywek. d) Zasady akceptacji: Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia projektu graficznego plakatu, folderu oraz wszystkich plansz promocyjnych w ciągu 5 dni od dnia podpisania umowy, na podstawie wskazówek i materiałów przekazanych Wykonawcy przez Zamawiającego w ciągu 2 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający ma prawo do korekt graficznych. Zamawiającemu przysługują każdorazowo 2 dni na zgłoszenie uwag do przedstawionego projektu graficznego. Uwagi będą przekazywane Wykonawcy telefonicznie i e-mailowo. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego celem przekazania uwag. Wykonawca wprowadzi uwagi w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego. Po wprowadzeniu wszystkich poprawek Zamawiający dokona ostatecznej akceptacji projektów do wykonania, Wykonawca zobowiązuje się do zamieszczenia na drukach plakatów, folderów oraz plansz promocyjnych oznaczeń wskazanych przez Zamawiającego, tj. logo Regionalny Program Operacyjny Województwa Opolskiego na lata 2007-2013/Program Operacyjny Kapitał Ludzki- ilość w ramach poszczególnych programów według wskazań Zamawiającego, logo Unii Europejskiej z odniesieniem słownym do Unii Europejskiej, logo Opolskie Kwitnące oraz odpowiedniej informacji o współfinansowaniu, Wykonawca zobowiązuje się do składu i korekty plakatu, folderu oraz plansz promocyjnych do druku/wykonania, Produkt końcowy musi być zgodny z zaakceptowanymi projektami. e) Zasady dostarczenia plakatów i folderów:
Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia do siedziby Zamawiającego, na dwa dni przed rozpoczęciem gali, na adres: Departament Koordynacji Programów Operacyjnych Ul. Barlickiego 17, 45-083 Opole, Przedmiot zamówienia zostanie dostarczony w trwałym kartonie/opakowaniu papierowym, który będzie umożliwiał sprawny i bezpieczny transport plakatów i folderów, Odbiór zostanie przeprowadzony na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. f) Zasady przygotowania materiałów dodatkowych: Ad. 6 Wykonawca przekaże Zamawiającemu końcową wersję plakatu i folderu oraz projektu graficznego plansz wraz z prawami autorskimi, w wersji elektronicznej na nośniku CD/DVD w formacie PDF oraz w formacie do druku oraz w formacie umożliwiającym nanoszenie poprawek oraz wykorzystanie ich elementów w całości lub w części do ponownego wydruku (format: AI lub CDR lub EPS). Zamawiający zastrzega sobie prawo zorganizowania spotkania roboczego z fotografem na dwa dni przed realizacją zadania celem przekazania szczegółowych instrukcji dotyczących tematyki zdjęć itp. a) Obsługa fotograficzna konferencji prasowej: Wykonawca zapewnia obsługę fotograficzną konferencji prasowej zorganizowanej w związku z galą w tym samym dniu, tj. udokumentowanie przebiegu konferencji prasowej i przekazanie Zamawiającemu ww. dokumentacji w postaci plików elektronicznych (min. 30 zdjęć, w tym różne ujęcia), O dokładnej godzinie rozpoczęcia konferencji prasowej Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego z co najmniej 1-dniowym wyprzedzeniem. b) Obsługa fotograficzna gali: Wykonawca zapewnia obsługę fotograficzną gali, tj. udokumentowanie przebiegu gali i przekazanie Zamawiającemu ww. dokumentacji w postaci plików elektronicznych (min. 100 zdjęć, w tym różne ujęcia z każdego punktu programu gali oraz zdjęcia ogólne). Gala odbędzie się w dniu 25 lutego 2011 r.. Zamawiający wskaże miejsce oraz godzinę rozpoczęcia gali na 2 dni robocze przed ww. datą. c) Wymagania dotyczące fotografa Wykonawca zapewnia obsługę fotograficzną konferencji prasowej i gali przez fotografa z min. 2-letnim doświadczeniem w zawodzie d) Zasady przekazania dokumentacji fotograficznej Cała dokumentacja fotograficzna (z konferencji prasowej oraz gali) zostanie przekazana Zamawiającemu w postaci plików elektronicznych zapisanych trwale na nośniku CD/DVD w 2 egzemplarzach i z możliwością wielokrotnego kopiowania, w terminie do 3 dni po zakończeniu gali. Pliki elektroniczne składające się na dokumentację fotograficzną zostaną przekazane w formatach JPG i/lub TIFF o rozdzielczości m.in. 10 megapikseli.
Ponadto, cała dokumentacja fotograficzna zostanie przekazana Zamawiającemu w formie odbitek fotograficznych o formacie 12 x 18 cm, wykonanych na papierze błyszczącym, w terminie do 3 dni po zakończeniu gali. Na Zamawiającego zostaje przeniesiona całość autorskich praw majątkowych do przekazanej dokumentacji fotograficznej. e) Zasady dostarczenia dokumentacji fotograficznej: Wykonawca dostarczy przedmiot zamówienia do siedziby Zamawiającego, na adres: Departament Koordynacji Programów Operacyjnych Ul. Barlickiego 17, 45-083 Opole,