PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Szkole Podstawowej nr 4 w Będzinie przy ul.stalickiego 1. Kontrolę przeprowadziła: mgr Halina Taratuta - Palimąka - Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej, działająca na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina nr OR.III. 0113-86/07 z dnia 24.09.2007r. Kontrola została przeprowadzona w dniach od 25.09.07 do 10.10.2007r na podstawie Zarządzenia nr 45/2007 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 25.09.2007r. w sprawie przeprowadzenia kontroli i wyznaczenia osoby kontrolującej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Szkoły Podstawowej nr 4 w Będzinie. Kontrola została wpisana pod numerem 2/2007 książki kontroli, prowadzonej przez SP nr 4. Była to trzecia kontrola finansowa w tej jednostce przeprowadzona z ramienia Urzędu Miejskiego w Będzinie. Poprzednią kontrolę przeprowadzono w 2006r i objęto nią okres stycznia 2006r. Weryfikacji poddano wówczas następujące tematy: 1.Prawidłowość gospodarowania funduszem płac 2.Gospodarka kasowa 3.Gospodarka magazynowa W wyniku w/w kontroli wydane zostały 3 wnioski pokontrolne.przeprowadzając obecną kontrolę, kontrolująca zwróciła uwagę na realizację wniosków pokontrolnych i wynikających z treści protokołu. Zakres kontroli: Kontrolą objęto okres od stycznia 07 do sierpnia 2007r. Tematyka kontroli: Kontrola działalności finansowej Szkoły Podstawowej nr 4 w Będzinie w okresie od 01.01.2007 do 31.08.2007r zgodnie z art. 187ust.2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r o finansach publicznych (Dz.U. nr 249 poz.2104) 1
Zarządzeniem Dyrektora SP 4 wprowadzono m.in. następujące uregulowania wewnętrzne: instrukcja sporządzania obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja kasowa zakładowy plan kont polityka rachunkowości regulamin przyznawania dodatkowego wynagrodzenia rocznego regulamin wynagradzania dla pracowników SP 4 instrukcja magazynowa Dane ogólne: Szkoła Podstawowa nr 4 w Będzinie stała się samodzielną gminną jednostką budżetową na mocy uchwały nr XIV/119/95 Rady Miejskiej w Będzinie z dnia 18.12.1995r w sprawie przejęcia do prowadzenia jako zadanie własne szkół podstawowych i powołania gminnych jednostek budżetowych. Formę organizacyjno - prawną reguluje statut Szkoły, zatwierdzony przez Radę Pedagogiczną w dniu 07.10.2004r.. Do głównych celów i zadań szkoły należą m.in.: wspieranie rozwoju ucznia, kształcenie jego samodzielności intelektualnej, wyposażenie ucznia w wiedzę i umiejętności do jego rozwoju i zdolności, rozwijanie wrażliwości estetycznej i zdolności twórczego myślenia, ułatwienie rozumienia i poznawania samego siebie, ułatwienie uczestnictwa w kulturze. Dyrektorem Szkoły Podstawowej nr 4 jest Pan mgr Tomasz Sowa, któremu stanowisko to powierzono od 01.09.2001r do 31.08.2006r- na podstawie uchwały nr 201/2001 Zarządu Miasta Będzina z dnia 26.06.2001r w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 w Będzinie, a następnie na podstawie zarządzenia nr 0151/251/2006 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 12.06.2006r w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora SP 4 na okres od 01.09.2006 do 31.08.2011r W zakresie prowadzenia gospodarki finansowej Szkoły do zadań dyrektora należy m.in. dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym,ponoszenie odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie,organizowanie administracyjnej,finansowej i gospodarczej obsługi szkoły. USTALENIA KONTROLI W ramach niniejszej kontroli weryfikacji poddano następujące zagadnienia: 1.prawidłowość gospodarowania funduszem płac, 2.prawidłowość sporządzenia bilansu za 2006rok 3.inwentaryzacja 4.gospodarka kasowa, 5.sprawozdawczość 2
6.ustalenia dodatkowe 1.Prawidłowość gospodarowania funduszem płac Weryfikacji poddano prawidłowość naliczania i wypłacenia wynagrodzeń dla następujących pracowników : dyrektor szkoły z-ca dyrektora szkoły nauczyciel x 15 główna księgowa sekretarz szkoły intendent dozorca nocny kucharka pomoc kucharki konserwator sprzątaczka wożna Sprawdzeniem objęto umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące, karty wynagrodzeń, listy płac nauczycieli z m-cy: stycznia poz.ks.3/07 i maja poz.ks.293/07,listy płac administracji i obsługi ze stycznia poz.ks.73/07 i czerwca poz.ks.440/07 coraz przelewy wynagrodzeń. Stwierdzono,że stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Weryfikacji poddano prawidłowość wyliczenia wysokości procentowej dodatku za wysługę lat tj. sprawdzono, czy wysokość tego dodatku jest zgodna ze stażem pracy. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. Listy płac są sporządzane przy pomocy programu komputerowego, zawierają okres za jaki dokonano wypłaty,nazwisko i imię pracownika, wynagrodzenie brutto każdego pracownika z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzeń,wynagrodzenie netto. Listy płac są podpisane przez osobę sporządzającą, sprawdzającą i osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów do wypłaty. Sprawdzono czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w takiej samej wysokości przeniesione na listę płac. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. Na listach płac nie stwierdzono żadnych poprawek ani korekt. Porównano kwotę wynagrodzenia netto wynikającą z listy płac z kwotą przelaną na ROR-y w tym zakresie nie stwierdzono żadnych uchybień. 2.Prawidłowość sporządzenia bilansu za 2006r Kontrola prawidłowości sporządzenia bilansu za 2006rok wykazała, iż stan aktywów był równy stanowi pasywów. Wartości niematerialne i prawne oraz rzeczowe aktywa trwałe zostały wykazane w kwocie netto. 3
Na majątek obrotowy składały się : należności wymagalne krótkoterminowe w kwocie 11.927,92 zł z czego; uregulowano należności na kwotę 7.125,96zł,jednostka podjęła czynności zmierzające do uzyskania pozostałej kwoty należności środki pieniężne na rachunkach bankowych w kwocie 6.521,54 zł Zobowiązania w bilansie wykazano jako krótkoterminowe,niewymagalne w wysokości 99.497,81zł i składały się na nie: zobowiązania z tytułu dostaw i usług 10.912,00zł, uregulowane zostały terminowo zobowiązania z tytułu wynagrodzeń i pochodnych - dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2006r. rozliczenia z tyt.środków na wydatki i dochody budżetowe stanowią odsetki od środków na rachunku bankowym 54,97zł, przelew na r-k dochodów Gminy w dniu 03.01.2007r Wszystkie dane wykazane w bilansie są zgodne z ewidencją księgową.sporządzenie bilansu poprzedzone było wykonaniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych.bilans został zatwierdzony przez dyrektora jednostki. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 3.Inwentaryzacja Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację aktywów pieniężnych, finansowych, środków trwałych. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w instrukcji inwentaryzacyjnej SP 4 zatwierdzonej przez dyrektora. Jak wynika z tej instrukcji poprzez spis z natury przeprowadza się inwentaryzację : środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych raz na 4 lata, środków pieniężnych w kasie wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego, materiałów w magazynie na koniec każdego roku obrotowego. Zarządzeniem nr 1/2006 z dnia 15.12.2006 r dyrektora SP 4 w Będzinie w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, powołano komisję inwentaryzacyjną i zespół spisowy, którego zadaniem było dokonanie spisu z natury wymienionych w zarządzeniu składników majątkowych. - Środki pieniężne w gotówce W dniu 29.12.2006r. powołany przez dyrektora SP 4 w Będzinie zespół spisowy przeprowadził inwentaryzację gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania, wyniki ujęto w protokole z inwentaryzacji kasy i druków ścisłego zarachowania,przeprowadzonej w dniu 29.12.2006r.Stwierdzony stan gotówki w kasie 0. - Środki pieniężne na rachunkach bankowych Stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych został potwierdzony przez ING Bank Śląski zawiadomieniem z dnia 31.12.2006r.dot.potwierdzenia sald rachunków bankowych SP 4 w Będzinie. Zgodnie z tym zawiadomieniem stan środków na poszczególnych rachunkach bankowych przedstawiał się następująco: - rachunek bieżący - 0 zł - rachunek ZFŚS - 6.247,41 zł, - rachunek dochodów własnych - 219,16 zł, - rachunek dochodów budżetowych- 54,97 zł. Ogółem stan środków na 31.12.2006r na rachunkach bankowych wynosił 6.521,54zł i w takiej 4
samej kwocie został przedstawiony w bilansie za 2006r. - Inwentaryzacja należności i zobowiązań. Występujące zobowiązania na koniec 2006r zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda.należności w kwocie 10.581,40zł zinwentaryzowano w drodze potwierdzenia salda, pozostałe należności występujące na koniec 2006r zinwentaryzowano w drodze weryfikacji salda. Inwentaryzacja magazynu Spisu z natury stanu zapasów dokonano w dniu 29.12.2006r -arkusz spisu z natury nr 8.Stan magazynu stwierdzony w wyniku dokonania spisu z natury jest zgodny ze stanem księgowym. W jednostce dokonano inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów zgodnie z ustawą o rachunkowości art.26, co potwierdza protokół weryfikacji aktywów i pasywów na dzień 31.12.2006r, podpisany przez główną księgową/załącznik nr 2 do protokołu/. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. 4.Gospodarka kasowa Zasady gospodarki kasowej zostały ujęte w instrukcji kasowej Szkoły Podstawowej nr 4. Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi sekretarz szkoły p.o.kasjera,w którego aktach osobowych znajduje się oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz zapytanie o niekaralność. W dniu 10.10.2006r o godz.13.30 kontrolująca w obecności sekretarza p.o.kasjera oraz głównej księgowej, przeprowadziła kontrolę stanu środków pieniężnych oraz druków ścisłego zarachowania - protokół z tej kontroli stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 5.Sprawozdawczość za I półrocze 2007 W oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z 27 czerwca 2006r w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 115 poz 781 z późn zm.) weryfikacji poddano prawidłowość sporządzenia sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 30.06.2007r,które zawiera dane w zakresie planu, wykonania wydatków,zaangażowania oraz zobowiązania wg stanu na koniec okresu sprawozdawczego ze szczegółowością co do działu, rozdziału i paragrafów. Dane liczbowe w sprawozdaniu : wykazane zostały narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego, są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdanie sporządzono terminowo,podpisane zostało przez Dyrektora i Główną księgową.w tym zakresie uchybień nie stwierdzono.kserokopia sprawozdania Rb-28S za I półrocze 2007r stanowi załącznik nr 3 6.Ustalenia dodatkowe Zgodnie z informacją nr SP4.0913-1/06 Dyrektora SP nr 4 w Będzinie z dnia 20.02. 2006r o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych,przedstawionych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.01.2006 r, nr KW-0913-01/06, wszystkie wnioski zrealizowano. Na tym ustalenia kontroli zakończono. Załączniki od nr 1 do nru 3 stanowią integralną część protokołu. Załącznik nr 1 -protokół kontroli kasy SP 4 w dniu 10.01.2006r Załącznik nr 2 -protokół weryfikacji aktywów i pasywów 5
Załącznik nr 3 - kserokopia sprawozdania Rb-28S za I półrocze 2007r Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4 w Będzinie Pan mgr Tomasz Sowa, został poinformowany o przysługującym prawie podpisania niniejszego protokołu : z równoczesnym wniesieniem uwag i zastrzeżeń do jego treści - w przypadku wnoszenia uwag i zastrzeżeń należy je zamieścić na ostatniej stronie protokołu bez wnoszenia uwag i zastrzeżeń do treści Będzin dnia 10.10.2007r. Strona kontrolowana Strona kontrolująca Tomasz Sowa Halina Taratuta - Palimąka Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4 Kierownik Referatu Kontroli Wewnętrznej 6