P R O C E D U R A Nr procedury Urząd Miasta SZCZECIN Zasady opracowywania, uaktualniania i wydawania procedur i instrukcji SZJ P I-01 Wydanie 4 1.0. CEL Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad opracowywania, uaktualniania, wydawania, wdraŝania, udostępniania procedur w Urzędzie Miasta Szczecin. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin. 3.0. TERMINOLOGIA 3.1. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ - SZJ (wg ISO 9000:2000) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości. 3.2. DOKUMENT (wg ISO 9000:2000) Informacja i przekazujący ją nośnik 3.3. ZAPIS (wg ISO 9000:2000) Dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań. 3.4. PROCEDURA (wg ISO 9000:2000) Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Procedura zawiera polecenia dla kilku pracowników, z czego kaŝde jedno polecenie moŝe odnosić się do kaŝdego pracownika organizacji. Polecenia te są ze sobą ściśle powiązane i zrealizowanie kaŝdego z nich prowadzi do osiągnięcia zamierzonego celu. Procedura wymaga stałego współdziałania pracowników w niej zaangaŝowanych. 3.5. INSTRUKCJA Określony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. Instrukcja odnosi się lub jest uzupełnieniem procedury. Instrukcja zawiera określone stałe polecenia lub szereg poleceń, wymagających wykonywania ich przez pracownika, którego dotyczy dana instrukcja. 3.6. ALGORYTM - graficzny schemat przebiegu czynności wykonywanych przez poszczególnych pracowników organizacji. Zasady tworzenia algorytmu procedury zawarte są w Wytycznych pisania procedur załączonych w tej procedurze. 3.7. AUTOR procedury (opracowujący) - osoba mająca największe doświadczenie w zakresie tematu objętego tworzonym dokumentem i / lub wyznaczona przez przełoŝonego. Osoba taka opracowuje koncepcję dokumentu i / lub opracowująca procedurę merytorycznie zgodnie z Wytycznymi pisania procedur. Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ Michał Kaczmarczyk 02.01.2007 SPRAWDZIŁ Ryszard Słoka 05.01.2007 ZATWIERDZIŁ Ryszard Słoka 05.01.2007 Strona 1 / 7
4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy opracowaniu, uaktualnianiu i wydaniu procedury 1. Zmiany organizacyjne w urzędzie 2. Zmiany norm serii ISO 9000 3. Zmiany w Księdze Jakości 4. Uwagi z auditów 1. Potrzeby ze strony wydziału lub biura 2. Stwierdzone niezgodności w funkcjonowaniu systemu jakości w danym wydziale, biurze 3. Potrzeba zmiany opisu przebiegu danego procesu Pełnomocnik ds. SZJ 4.1. 1. Opracowuje nową procedurę / instrukcję lub wprowadza zmianę do juŝ istniejącej 2. Nadaje numer nowej procedurze / instrukcji lub zmienia numer edycji i datę wydania w przypadku wprowadzenia zmiany do juŝ istniejącej Pracownik Urzędu 4.2. Zgłasza potrzebę opracowania / zmiany procedury / instrukcji swojemu przełoŝonemu Prezydent Dyrektorzy Kierownicy 1. Analizuje zgłoszenie pracownika dotyczące opracowania / zmiany procedury / instrukcji 2. Sporządza Wniosek nr... o opracowanie / zmianę procedury/instrukcji - wyznacza autora 3. Przesyła wniosek do Pełnomocnika ds. SZJ 4.3. Pełnomocnik ds. SZJ 4.4. 1. Zatwierdza Wniosek nr... o opracowanie / zmianę procedury / instrukcji 2. Nadaje numer nowej procedurze / instrukcji lub zmienia numer edycji i datę wydania w przypadku wprowadzenia zmiany do juŝ istniejącej 3. Przekazuje kopię zatwierdzonego Wniosku nr... o opracowanie / zmianę procedury / instrukcji osobie zgłaszającej 4. W przypadku nie zatwierdzenia wniosku powiadamia o tym fakcie osobę zgłaszającą wniosek 5. Przechowuje wszystkie wnioski Autor procedury / instrukcji 4.5. 1. Opracowuje treść nowej procedury / instrukcji 2. Przekazuje nową lub zmienioną procedurę w formie zapisu elektronicznego Pełnomocnikowi ds. SZJ 1 Strona 2 / 7
1 Pełnomocnik ds. SZJ 4.6. 1. Sprawdza poprawność napisanej nowej / zmienionej procedury / instrukcji 2. Wprowadza poprawki do nowej / zmienionej procedury / instrukcji 3. Drukuje procedurę / instrukcję jako dokument 4. Uzyskuje podpis autora procedury / instrukcji 5. Podpisuje procedurę / instrukcję w rubryce Sprawdził 6. Sporządza pismo wprowadzające procedurę / instrukcję do stosowania 7. Uaktualnia wykaz procedur / instrukcji w sieci komputerowej 8. Przekazuje procedurę / instrukcję do sprawdzenia i podpisania Prezydentowi Miasta lub w jego imieniu Sekretarzowi Miasta Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta 4.7. 1. Sprawdza opracowaną / poprawioną procedurę / instrukcję 2. Podpisuje procedurę / instrukcję lub zwraca ją do poprawienia Pełnomocnikowi ds. SZJ 3. Przekazuje sprawdzoną i podpisaną procedurę / instrukcję Pełnomocnikowi ds. SZJ do wydania Pełnomocnik ds. SZJ 4.8. 1. Przechowuje wydrukowane oryginały procedur 2. Przekazuje sprawdzoną procedurę w formie elektronicznej do wydziału informatyki 3. Informuje Dyrektorów wydziałów o nowo obowiązujących procedurach. Dyrektor Wydziału Informatyki Umieszcza procedurę w formie elektronicznej w Uminecie oraz na stronie internetowej Miasta Szczecin 4.9. Dyrektorzy wydziałów Kierownicy biur WdraŜa nowo opracowaną / poprawioną procedurę / instrukcję 4.10. Strona 3 / 7
4.1. Pełnomocnik ds. SZJ 4.1.1. W przypadku zaistnienia jednego ze zdarzeń z grupy I opracowuje/zmienia procedurę / instrukcję bez konieczności wypełniania Wniosku nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji (zał. nr 2 / P-I-01). Procedura / instrukcja opracowywana jest zgodnie z Wytycznymi pisania procedur (zał. nr 4 / P-I-01). 4.1.2. Nadaje numer nowej procedurze / instrukcji lub zmienia numer edycji i datę wydania w przypadku wprowadzenia zmiany i przystępuje do opracowania treści nowego dokumentu lub wprowadza zmiany do juŝ istniejącego. 4.2. Pracownik - urzędnik Zgłasza ustnie potrzebę opracowania/zmiany procedury / instrukcji bezpośrednio do swojego przełoŝonego, ten zaś kieruję dane zgłoszenie do Dyrektora lub Kierownika swojego wydziału / biura. Podstawą zgłoszenia i późniejszego opracowania procedury / instrukcji jest wystąpienie jednego ze zdarzeń z grupy II. 4.3. Prezydent Miasta, Dyrektorzy wydziałów, Kierownicy, 4.3.1. Analizuje zgłoszenie pracownika dotyczące opracowania lub wprowadzenia zmiany do procedury / instrukcji biorąc pod uwagę powyŝsze podstawy. 4.3.2. Sporządza Wniosek nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji w przypadku potrzeby opracowania nowej lub zmiany juŝ istniejącej procedury / instrukcji. JeŜeli zgłoszenie jest bezpodstawne powiadamia zgłaszającego motywując swoją decyzję. Wypełniając wniosek wyznacza osobę będącą odpowiedzialną za opracowanie nowej procedury / instrukcji lub wpisuje propozycję zmiany treści w przypadku wprowadzania zmian. 4.3.3. Wypełniony Wniosek nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji przesyła do Pełnomocnika ds. SZJ. 4.4. Pełnomocnik ds. SZJ 4.4.1. Zatwierdza Wniosek nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji określając termin realizacji i podpisując się. 4.4.2. Nadaje numer nowej procedurze / instrukcji lub zmienia numer edycji i datę wydania w przypadku wprowadzenia zmiany do juŝ istniejącej. 4.4.3. Przekazuje kopię zatwierdzonego Wniosku nr... o opracowanie procedury / instrukcji osobie zgłaszające. 4.4.4. W przypadku nie zatwierdzenia wniosku powiadamia o tym fakcie osobę zgłaszającą wniosek wraz z uzasadnieniem swojej decyzji. 4.4.5. Przechowuje wszystkie Wnioski nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji w segregatorze z dokumentami Systemu Jakości. 4.5. Autor procedury / instrukcji 4.5.1. Opracowuje treść nowej procedury / instrukcji lub wprowadza zmianę na podstawie Wniosku nr... o opracowanie/zmianę procedury / instrukcji przestrzegając następujących zasad: - forma graficzna procedury / instrukcji i kolejność punktów musi być zachowana zgodnie z Wytycznymi pisania procedur / instrukcji, - kaŝda zmiana treści procedury / instrukcji wiąŝe się z koniecznością napisania i wydania kolejnej edycji procedury / instrukcji i wymiany wszystkich egzemplarzy na aktualną. - teksty procedur / instrukcji powinny być pisane językiem zwięzłym, jednoznacznym, zrozumiałym, w czasie teraźniejszym, - aktualna procedura / instrukcja nie moŝe posiadać w treści Ŝadnych poprawek ani skreśleń. Strona 4 / 7
- na pierwszej stronie w pkt. 1, 2 i 3 określany jest cel procedury / instrukcji, zakres i terminologia, - przebieg realizacji / opis czynności procedury / instrukcji jako pkt. 4 opracowuje się na nowej kolejnej stronie a w przypadku procedury / instrukcji zaczyna się go od narysowania algorytmu, - na ostatniej stronie procedury / instrukcji przywołuje się wykaz dokumentów związanych i załączników przywołanych w procedurze / instrukcji, - zmiana treści w procedurze / instrukcji w stosunku do jej poprzedniej edycji jest zaznaczona pionową kreską po lewej stronie przy zmienionym fragmencie tekstu. 4.5.2. Przekazuje nowo opracowaną procedurę / instrukcję w formie zapisu elektronicznego Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu jej sprawdzenia pod kątem merytorycznym i graficznym, opracowania jej ostatecznej wersji i wydania w formie dokumentu. 4.5.3. W przypadku zgłoszenia na Wniosku nr... o opracowanie procedury / instrukcji propozycji wprowadzenia niewielkich zmian do procedury / instrukcji dopuszcza się ich naniesienie i opracowanie nowej edycji przez Pełnomocnika ds. SZJ. 4.6. Pełnomocnik ds. SZJ 4.6.1. Sprawdza poprawność na zgodność z Wytycznymi pisania procedur / instrukcji opracowanej / zmienionej przez siebie lub autora. 4.6.2. Wprowadza poprawki do opracowanej / zmienionej procedury / instrukcji na podstawie: a) przesłanego i zatwierdzonego Wniosku nr... o opracowanie / zmianę procedury / instrukcji, b) uwag zawartych na sprawdzonych i cofniętych do poprawy procedur / instrukcji przez Prezydenta lub innych wskazanych osób. c) wystawionej Karty Niezgodności i Działań Korygujących / Zapobiegawczych dotyczącej treści danej procedury / instrukcji (procedura P-VI-02). 4.6.3. Drukuje poprawioną/zmienioną procedurę / instrukcję jako dokument, na którym zostaną złoŝone podpisy. 4.6.4. Uzyskuje podpis autora procedury / instrukcji, który podpisuje się w rubryce Opracował i wpisuje datę opracowania lub wprowadzenia zmiany do dokumentu. 4.6.5. Podpisuje się i wpisuje datę sprawdzenia procedury / instrukcji w rubryce Sprawdził. (w przypadku, gdy opracowującym procedury jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania jakością to sprawdzającym i zatwierdzającym jest Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta) 4.6.6. Sporządza pismo wprowadzające procedurę / instrukcji do stosowania, w którym określa kogo dana procedura / instrukcji obowiązuje. Podaje stanowiska pracowników, którzy muszą się zapoznać z jej treścią podpisując Potwierdzenie zapoznania się z treścią procedury / instrukcji - zał. nr 3 / P-I-01 i z nazwiska i imienia pracowników, którzy otrzymują procedurę / instrukcję lub jej kopię, jako dokument, za który są odpowiedzialni. 4.6.7. Uaktualnia ewidencję procedur / instrukcji w bazie komputerowej sieci, ujmując kaŝdą nową edycję procedury / instrukcji w Wykazie procedur / instrukcji, który jest dostępny na kaŝdym stanowisku komputerowym. 4.6.8. Przekazuje procedurę do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta lub Sekretarzowi Miasta. 4.7. Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta 4.7.1. Sprawdza opracowaną / poprawioną procedurę / instrukcję 4.7.2. Podpisuje pismo przewodnie, którym wydawana jest procedura / instrukcja lub zwraca ją do poprawienia wraz ze swoimi uwagami do Pełnomocnika ds. SZJ. 4.7.3. Przekazuje sprawdzoną procedurę / instrukcję i podpisane pismo przewodnie Pełnomocnikowi ds. SZJ do wydania. Strona 5 / 7
4.8. Pełnomocnik ds. SZJ 4.8.1. Podpisaną procedurę umieszcza w segregatorze z nową edycją procedur w celu archiwizacji. 4.8.2. Sprawdzoną kopię elektroniczną procedury przekazuje do Wydziału informatyki Urzędu Miasta celem umieszczenia jej na ogólnodostępnym nośniku. 4.8.3. Wysyła pismo do dyrektorów wydziałów informując o funkcjonowaniu i obowiązywaniu nowej procedury 4.9. Dyrektor Wydziału Informatyki Umieszcza procedurę w wersji elektronicznej w wewnętrznej sieci Uminet oraz na stronie internetowej Miasta www.szczecin.pl 4.10. Dyrektorzy wydziałów i kierownicy biur, WdraŜają procedurę / instrukcję na stanowiskach pracy, których dotyczą, uzyskują potwierdzenia w formie podpisów od swoich pracowników i przekazują je Pełnomocnikowi ds. SZJ. 4.11. Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej www.szczecin.pl. Dokument jest aktualny w dniu wydruku. UŜytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po terminie wydruku. Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemoŝliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupowaŝnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 6 / 7
5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury / instrukcji Nr P-I-03 Nadzór nad dokumentacją Nr P-VI-02 Działania zapobiegawcze. 5.2. Inne dokumenty: - normy serii ISO 9001:2000, - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, - protokoły z auditów wewnętrznych. 5.3. Załączniki: 5.3.1. Wzór strony procedury. - zał. nr 1/ P-I-01 5.3.2. Wniosek nr... o opracowanie / zmianę procedury / instrukcji - zał. nr 2 / P I-01 5.3.3. Potwierdzenie zapoznania się z treścią procedury / instrukcji - zał. nr 3 / P-I-01 5.3.4. Karta ewidencji procedury / instrukcji - zał. nr 4 / P-I-01 5.3.5. Wytyczne pisania procedur / instrukcji - zał. nr 5 / P-I-01 Strona 7 / 7