Załącznik 2 z dnia do Zarządzenie Nr 8 Rektora UW z dnia 31 sierpnia 2004

Transkrypt

1 APD /ARCHIWUM PRAC DYPLOMOWYCH/ wdroŝenie Od początku semestru letniego 2006/07 dane o pracach i same prace powinny trafiać bezpośrednio do APD Nie zmienia się ZARZĄDZENIE NR 8 REKTORA U W z dnia 31 sierpnia 2004 r. w sprawie prowadzenia Księgi Dyplomów i archiwizacji prac dyplomowych a jedynie procedura organizacyjna (wersja z , załącznik nr 2) Załącznik 2 z dnia do Zarządzenie Nr 8 Rektora UW z dnia 31 sierpnia 2004 Funkcjonalność Archiwum Prac Dyplomowych dla studenta, opiekuna pracy i recenzenta 1. Dostęp do systemu Archiwum Prac Dyplomowych (APD) wymaga posiadania konta w centralnym systemie autoryzacji (CUS), czyli konta o profilu CUS_WWW. Za załoŝenie konta jest odpowiedzialna jednostka dydaktyczna, w której powstała praca. 2. Aby umoŝliwić studentowi, opiekunowi i recenzentowi wprowadzenie danych przez APD, w formularzu w USOS fladze Status pracy naleŝy przypisać wartość A - Do modyfikacji (student ma wpisać streszczenie w APD). Czynność tę wykonuje pracownik sekcji studenckiej dziekanatu, u którego student składa gotową pracę. 3. Student wprowadza do APD streszczenie, słowa kluczowe i tytuł pracy w języku angielskim. Po zatwierdzeniu zmian student otrzymuje moŝliwość załadowania do APD pliku z pracą w formacie PDF. Maksymalny rozmiar pliku, który zostanie zaakceptowany przez system, jest ustalany przez administratora systemu (w chwili obecnej jest to 25 MB). Po zakończeniu wprowadzania student powinien wybrać opcję Wysłano wszystkie pliki i zatwierdzić zmiany. 4. Po wysłaniu plików przez studenta, w interfejsie opiekuna praca pojawia się prośba o akceptację wprowadzonych przez studenta danych. Po sprawdzeniu tych danych (takŝe pracy), opiekun zatwierdza je, co jest równowaŝne z przekazaniem pracy do recenzji. 5. Zarówno opiekun, jak i recenzent widzą w swoim interfejsie pliki dostarczone przez studenta. Mogą takŝe wpisać treść recenzji, a następnie ją zatwierdzić i wydrukować.wydrukowaną i podpisaną recenzję naleŝy dostarczyć do sekcji studenckiej dziekanatu jednostki, w której powstała praca. Treść zatwierdzonej recenzji jest widoczna dla studenta. 6. Serwis APD jest dostępny takŝe w wersji angielsko-języcznej. 7. W APD wszyscy uŝytkownicy mają dostęp do katalogu z listą prac i wyszukiwarki. Treść pracy oraz recenzje są dostępne tylko dla autora, opiekuna i recenzenta. APD procedura przeprowadzona w 5 punktach 1. Student składa pracę w wersji elektronicznej i dwustronnie wydrukowanej, podpisanej przez promotora, w sekcji toku studiow. Tok studiów ustawia w USOS w polu Status pracy w APD wartość A - Do modyfikacji 2. Student wprowadza do APD streszczenie, słowa kluczowe i tytuł pracy w języku angielskim, po czym zatwierdza zmiany 3. Student ładuje do APD plik z pracą w formacie PDF (maks. 25 MB), wybiera opcję Wysłano wszystkie pliki, po czym zatwierdza zmiany 4. Opiekun pracy (promotor) sprawdza wprowadzone dane (takŝe pracę), przekazuje do poprawy lub akceptuje (dopiero wtedy praca staje się Zarchiwizowana) 5. Opiekun (promotor) i recenzent wpisują treść recenzji, zatwierdzają, drukują, podpisaną recenzję przekazują do właściwej sekcji toku studiów APD uprawnienia Wszyscy uŝytkownicy mają dostęp do katalogu z listą prac i wyszukiwarki Autor pracy, opiekun, recenzent, członkowie komisji egz. dyplomowego mają dostęp do pracy oraz obu recenzji APD pole Status pracy w APD X Nie do modyfikacji A Do modyfikacji (student ma wpisać w APD streszczenie, słowa kluczowe, temat w j. ang.) M Do modyfikacji (student ma wysłać pracę w APD) O Do modyfikacji (opiekun ma zatwierdzić dane w APD) R Do modyfikacji (opiekun i recenzent ma wpisać recenzję w APD) X nie do modyfikacji

2 Instrukcja dla studenta Logowanie Aby zalogować się do systemu, naleŝy wybrać z lewego menu opcję ZALOGUJ na stronie następnie wprowadzić swój identyfikator / PESEL / oraz hasło i nacisnąć Enter lub przycisk. Wówczas wyświetli się domyślna strona uŝytkownika lub informacja o błędnych danych. JeŜeli uŝytkownik wprowadzi 5 razy niewłaściwe hasło, to jego konto zostanie zablokowane na najbliŝsze 20 minut. Autor pracy Jeśli zalogujemy się jako autor pracy, to w lewym menu będzie dostępna opcja MOJE PRACE, której wybór spowoduje wyświetlenie tabeli zawierającej wszystkie prace zalogowanej osoby. Jednocześnie w lewym menu będzie moŝliwość wyboru roku złoŝenia pracy. Domyślnie będą wybrane prace, które nie zostały złoŝone, a jeśli takich nie ma, to będą wybrane prace złoŝone najpóźniej. Aby obejrzeć szczegóły dyplomu lub wyświetlić odpowiedni formularz do modyfikacji danych czy wysyłania plików, naleŝy wybrać tytuł pracy z listy dyplomów. W zaleŝności od aktualnego stanu pracy, autor pracy będzie mógł: modyfikować dane o pracy, wysyłać lub kasować pliki, generować plik PDF (jeśli zostały zaakceptowane zmiany, to będą dostępne ikony do generowania karty pracy dyplomowej dla kaŝdego autora) przeglądać recenzje (jeśli recenzja została zatwierdzona, to przy nazwisku recenzenta będzie dostępna ikona ) Modyfikacja danych JeŜeli w procesie przetwarzania pracy dyplomowej oczekiwanym zdarzeniem (informacja znajduje się na stronie Szczegóły dokumentu ) jest wprowadzenie danych o pracy, to autor będzie miał dostępny formularz, dzięki któremu będzie mógł zapisać tytuł pracy w języku angielskim, streszczenie oraz słowa kluczowe. Przy kaŝdym z pól wyświetlana jest liczba określająca ile znaków moŝna jeszcze wprowadzić. Dla przykładu na rysunku A. przedstawiono formularz, na którym moŝna wprowadzić jeszcze 155 znaków. Po wprowadzeniu oczekiwanych wartości do wszystkich trzech pól naleŝy wybrać opcję zapisz a następnie potwierdzić wykonanie operacji zapisania danych, która spowoduje przejście do etapu wysyłania plików. JeŜeli w trakcie edycji któregoś z pól uŝytkownik spróbuje opuścić stronę bez zapisania zmian, to zostanie poproszony o potwierdzenie wyjścia z aktualnej strony bez zapisu (pozytywna odpowiedź spowoduje utratę wprowadzonych zmian).

3 Rysunek A. Edycja angielskiej wersji tematu pracy Wysyłanie plików Plik z pracą powinien być przygotowany w formacie PDF i nazwany według następującego schematu: magisterium na filologii polskiej: 3000-MGR-FP-indywidualny nr PESEL studenta licencjat na filologii polskiej: 3000-LIC-FP-indywidualny nr PESEL studenta magisterium na filologii bałtyckiej 3020-MGR-FB-indywidualny nr PESEL studenta (Nazwa musi być zapisana duŝymi literami, nie moŝe zawierać Ŝadnych odstępów ani polskich znaków, ma mieć rozszerzenie.pdf zapisane małymi literami. Przykład: 3000-LIC-FP pdf) Maksymalny rozmiar pliku: 25 MB. Aby wysłać plik do archiwum, naleŝy uŝyć przycisku Przeglądaj, który pozwoli na wybranie pliku za pomocą graficznego interfejsu. Po wskazani pliku z pracą naleŝy nacisnąć przycisk Wyślij Po przesłani pliku do APD, dyplomant powinien wybrać opcję Wysłano wszystkie pliki. Spowoduje to przekazanie pracy na stronę ADP promotora. Student powinien poinformować o tym promotora, aby ten zatwierdził wprowadzone zmiany i zarchiwizował pracę.

4 INSTRUKCJA DLA PROMOTORA I RECENZENTA Aby zalogować się do systemu, naleŝy wybrać z lewego menu opcję ZALOGUJ na stronie następnie wprowadzić swój identyfikator / PESEL / oraz hasło /po które naleŝy wystąpić drogą na adres konrad.kosla@uw.edu.pl i nacisnąć Enter lub przycisk. Wówczas wyświetli się domyślna strona uŝytkownika lub informacja o błędnych danych. JeŜeli uŝytkownik wprowadzi 5 razy niewłaściwe hasło, to jego konto zostanie zablokowane na najbliŝsze 20 minut. Do zadań osoby kierującej pracą naleŝy zatwierdzanie zmian wprowadzonych przez autora pracy oraz napisanie recenzji. Po zalogowaniu się do systemu dostępna jest opcja MOJE ZADANIA, która ułatwi odnalezienie prac, które oczekują na akceptację zmian. JeŜeli takie prace zostaną odnalezione w systemie, to w lewym menu będzie dostępna pozycja Prace do sprawdzenia (tak jak to przedstawia rysunek 1), a jej wybór spowoduje wyświetlenie listy prac oczekujących na weryfikację danych, posortowanych po czasie egzaminu dyplomanta. KaŜda praca pojawi się tyle razy na liście, ilu jest autorów. W środkowej kolumnie Autor będzie zawsze wypisana tylko ta osoba, której dotyczy data i czas egzaminu. Wybór odpowiedniego tematu spowoduje wyświetlenie standardowej strony zawierającej szczegóły pracy, której przykład przedstawia rysunek 2. Wyjątkowo w polu temat będą widoczne jednocześnie obie wersje językowe (poprzedzone odpowiednią flagą), a zamiast informacji o oczekiwanym zdarzeniu będą dostępne dwie opcje: do poprawki, która spowoduje przekazanie pracy do autora, oraz poprawne dane, która zatwierdzi zmiany wprowadzone przez dyplomanta i umoŝliwi recenzentom napisanie recenzji. Przed przekazaniem pracy do recenzji, osoba kierująca pracą powinna pobrać pliki załączone do pracy (wybierając kolejno ich nazwy) i sprawdzić czy załączono wszystkie potrzebne dane wraz z ich poprawnym opisem. Dodatkowo w celu wyświetlenia listy zawierającej niezłoŝone lub złoŝone w określonym roku dokumenty, w których uŝytkownik pełnił lub pełni funkcję osoby kierującej pracą dostępna jest opcja KIERUJĄCY PRACĄ. Recenzent JeŜeli do systemu zaloguje się recenzent, to w lewym menu będzie dostępna opcja MOJE ZADANIA. W zaleŝności od zadań jakie powinien wykonać uŝytkownik, będą dostępne pozycje (tak jak na rysunku 3), opisane jako PRACE DO: recenzji wyświetla listę prac, do których naleŝy napisać recenzję, zatwierdzenia pozwala szybko odnaleźć nie zatwierdzone recenzje, recenzji lub zatwierdzenia pokazuje prace, w których brakuje jeszcze ostatecznej recenzji zalogowanego uŝytkownika (jest to suma dwóch poprzednich opcji). Poszczególne listy zawierają tyle razy kaŝdą pracę ilu brakuje recenzji. PoniewaŜ kaŝda recenzja dotyczy tylko jednego autora, poszczególne prace dyplomowe pojawiają się tyle razy, ilu autorów nie zostało jeszcze ocenionych. Dzięki temu, Ŝe kaŝda pozycja dotyczy tylko jednego dyplomanta, umoŝliwiło to posortowanie prac po dacie egzaminu dyplomanta oraz umieszczeniu obok tematu ikony pozwalającej przejść do strony zawierającej szczegóły konkretnej recenzji. W przypadku braku tymczasowej recenzji wyświetlany jest formularz, który pozwoli na wpisanie wypowiedzi do podanych punktów. Istnienie niezatwierdzonych wypowiedzi, spowoduje ich wyświetlenie wraz z opcją Zatwierdź, której funkcja jest dosyć oczywista oraz Popraw odpowiedzi, która spowoduje wyświetlenie formularza z wpisanymi odpowiedziami. Dla ułatwienia wystawiania recenzji kilku autorom jest moŝliwe przekopiowanie zatwierdzonych odpowiedzi napisanych dla jednego autora do formularza z odpowiedziami dla drugiego autora danej pracy. W takich przypadkach na liście osób zaznaczonych jako Pozostali autorzy przy nazwiskach osób, którym recenzje zostały juŝ napisane będą widoczne ikony, których wybór spowoduje wpisanie do formularza recenzji od wybranej osoby. Od momentu wysłania wersji roboczej recenzji dostępna jest ikona, pozwalająca na wygenerowanie dokumentu PDF. Zaleca się, aby recenzent przed ostatecznym zaakceptowaniem recenzji uwaŝnie przeczytał zawartość wygenerowanego dokumentu.

5 Rysunek 1. Menu MOJE ZADANIA Rysunek 2. Szczegóły dyplomu - zatwierdzanie opisów pracy dyplomowej Rysunek 3. Prace do recenzji