Warszawa, 10 października 2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu Usprawnienie procesu zakupu usług pomiędzy. i jej partnerami biznesowymi poprzez wdrożenie systemu iprocurement współfinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, firma. zwraca się z prośbą o złożenie oferty na stworzenie: Oprogramowania dla modułu ZAPYTANIA RFI/RFP Oprogramowania dla modułu DOSTAWCY Oprogramowania dla modułu ZAKUPY Zintegrowany system iprocurement to samoobsługowy system nowej generacji B2B, służący do tworzenia zapytań ofertowych do partnerów biznesowych oraz zamówień, wyposażony w intuicyjny interfejs, umożliwiający sprawne i efektywne dokonywanie zakupów przez Internet. W ramach realizacji projektu planowana jest integracja systemów informatycznych Dostawców dzięki czemu powinno nastąpić usprawnienie elementów procesu zakupu bezpośrednio po stronie Dostawców. Zakres projektu obejmuje budowę systemu, na który składa się wdrożenie trzech nowych modułów systemu teleinformatycznego spółki Connectis (moduł Zapytań RFI/RFP, moduł Dostawcy i moduł Zakupów) oraz stworzenie bezpośrednich połączeń pomiędzy systemem Spółki, a systemami jej partnerów biznesowych. Integracja systemów umożliwi automatyzację wymiany danych zgodną ze standardem EDI oraz wykorzystanie zaawansowanego podpisu elektronicznego. Głównym celem wdrażanego systemu będzie zapewnienie maksymalnej wydajności procesu zakupu usług na etapie pozyskiwania i budowania współpracy z usługodawcami Dostawcami. Cel ten powinien zostać osiągnięty w wyniku zautomatyzowania przeważającej części tego procesu, dzięki zastosowaniu innowacyjnych rozwiązań technologicznych w ramach zakupionego oprogramowania dedykowanego. Celem realizacji projektu jest stworzenie systemu B2B przeznaczonego do automatycznej komunikacji handlowej (elektroniczna wymiana danych pomiędzy systemami) oraz koordynacji działań pomiędzy współpracującymi przedsiębiorcami (automatyzacja procesu zakupu usług). Realizacja projektu doprowadzi do intensyfikacji i rozwoju współpracy w oparciu o rozwiązanie elektroniczne, polegające m.in. na dostosowaniu własnych systemów informatycznych do systemów informatycznych przedsiębiorców z którymi Spółka współpracuje. W efekcie nastąpi automatyzacja wymiany informacji między systemami informatycznymi wszystkich współpracujących przedsiębiorców (dostosowanie systemów odbędzie się m.in. w zakresie stworzenia możliwości przesyłania dokumentów elektronicznych bezpośrednio pomiędzy systemami Spółki i jej partnerów). Ponadto każdy użytkownik będzie miał dostęp do aplikacji za pośrednictwem standardowej 1
przeglądarki internetowej, dzięki czemu możliwe będzie szybkie zwiększanie liczby nowych użytkowników. Architektura ta zapewni ujednolicenie wszystkich definicji związanych z funkcjonowaniem firmy, Klientów, Dostawców, pracowników oraz usług. Na obsługiwany przez system proces zakupu usług z wykorzystaniem zasobów Dostawców będą składały się następujące elementy: - Rejestracja Dostawców w systemie - Kategoryzacja Dostawców według ich możliwości zasobowych - Akceptacja warunków współpracy przez Dostawców - Złożenie zapytania przez Klienta do Connectis - Ustalenie kryteriów zapytania (profil specjalisty wraz z kompetencjami i doświadczeniem, okres zatrudnienia, lokalizacja, wymagane technologie) - Weryfikacja dostępności specjalistów u Dostawców - Skierowanie zapytań do Dostawców spełniających kryteria zapytania (zapytanie RFI) - Uzyskanie pozytywnych odpowiedzi od Dostawców - Wybór Dostawców, do których zostanie wysłane zapytanie - Skierowanie do Dostawców prośby o złożenie oferty (zapytanie RFP) - Złożenie ofert przez Dostawców - Prezentacja w systemie wszystkich otrzymanych ofert wraz z możliwością ich porównania tj. porównanie m.in. ceny, dostępności, miejsca wykonywania - Weryfikacja ofert i proponowanych przez Dostawców specjalistów w bazie Connectis24 w celu uniknięcia wyboru specjalisty występującego już w bazie - Wprowadzenie profilu specjalisty do bazy danych Spółki oraz weryfikacja przez jej pracowników - Złożenie zamówienia przez Connectis - Wystawienie faktury VAT przez Dostawcę Nowa organizacja procesów biznesowych i ich integracja z systemem B2B powinna nadać Modułom nową funkcjonalność poprzez: - Zgłaszanie zapytań do Dostawców RFI - Baza dostawców zaawansowany Profil Dostawcy - Kategoryzacja Dostawców (Dostawca określa jakie zapytania chce otrzymywać) - Automatyczny wybór Dostawców pod kątem RFI - Automatyczne wysyłanie zapytań RFI do wybranych Dostawców - Uzyskanie odpowiedzi od Dostawców za pośrednictwem systemu - Wysłanie do Dostawców prośby o złożenie oferty RFP - Wczytywanie profili specjalistów do systemu bezpośrednio przez Dostawców - Automatyczna weryfikacja czy kandydaci są w bazie Connectis24 integracja z systemem Connectis24 - Informacje o działaniach Dostawców widoczne dla pracowników Connectis - Przekazywanie w sposób automatyczny informacji zwrotnej do Dostawcy - Dokonywanie zakupu usług z wykorzystaniem podpisu elektronicznego - Automatyczne przekazywanie faktur VAT przez Dostawców z wykorzystaniem integracji systemów informatycznych zgodnej ze standardem EDI 2
A) Oprogramowanie dla modułu Zapytania RFI/RFP Celem wysyłki zapytania powinno być rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w zakresie outsourcingu specjalistów IT wśród Dostawców po to, aby w decyzjach biznesowych uwzględnić możliwości i zasoby jak największej ilości Dostawców, a co za tym idzie zaspokoić wysokie wymagania Klientów Spółki. Skierowanie Zapytań RFI do Dostawców powinno umożliwić uzyskanie w bardzo krótkim czasie odpowiednich informacji o ich możliwościach i ofertach. Zapytanie RFI powinno spełnić funkcję narzędzia wykorzystywanego na wstępnym etapie poszukiwania specjalistów, którym w ramach swoich zasobów mogą dysponować Dostawcy. Na podstawie odpowiedzi uzyskanych od Dostawców, dotyczących posiadanych przez nich zasobów, powinna być możliwość dokonania skutecznej korekty (zazwyczaj redukcji) zakresów zadań wyznaczonych przez Klientów Spółki, które zostaną ostatecznie przyjęte i wykonane. Zaproszenie dla Dostawców do wzięcia udziału w procesie składania ofert - Proces ten będzie miał na celu dostarczenie usługi oddelegowania do Connectis specjalistów IT za konkretną stawkę. Zasadniczą częścią tego zapytania będzie zestaw konkretnych wymagań skierowanych do Dostawców, odpowiadających wymaganiom stawianym przez Klientów Spółki. Zapytania powinny umożliwić rozpoznanie szczegółów ofert dotyczących usług specjalistów proponowanych przez Dostawców do wykonania konkretnych zadań, jak również powinny pozwolić uzyskać opinie Dostawców w zakresie podstawowych warunków i wymagań założonych przez Spółkę. W przypadku braku zaprezentowania ze strony Dostawcy profilu kompetencyjnego specjalisty odpowiadającego wymaganiom kompetencyjnym wskazanych przez Connectis w zapytaniu system powinien umożliwić Dostawcy w sposób skrótowy wyjaśnić przyczyny takiej reakcji, przedstawiając równocześnie propozycje korekt warunków współpracy w kwestionowanym obszarze. Z punktu widzenia Connectis, takie propozycje traktowane będą jako przejaw zaangażowania ze strony Dostawcy. Proces ten powinien przyczynić się do rozbudowywania bazy Dostawców usług specjalistów IT, dzięki której szybciej i skuteczniej będzie można reagować na zapytania ofertowe Klientów, a tym samym realizować potencjalne zlecenia. Zasadniczym celem prezentacji wymagań i ich zebrania przez Connectis będzie ocena i ostateczny wybór najlepszych propozycji ofertowych Dostawców, dotyczących prezentowanych przez nich specjalistów. Powinno to usprawnić proces komunikacji i podejmowania decyzji zakupowych już na etapie budowania relacji z Dostawcami, przede wszystkim poprzez zniwelowanie opóźnień związanych z czasochłonnym uzgadnianiem warunków handlowych indywidualnie z każdym Dostawcą. Ponadto, dzięki funkcjonalności systemu na podstawie wyboru jednego Dostawcy, pracownicy działu zakupów Connectis powinni mieć możliwość przygotowywania nowych zapytań uzupełnionych o spostrzeżenia wybranego Dostawcy posiadającego odpowiednie doświadczenie w rozpatrywanym obszarze. Zapytanie ofertowe (RFP) powinno posiadać możliwość ujęcia kreślonych przez Connectis wymagań, dotyczących oczekiwanego poziomu jakości świadczonych usług, określonych w regulaminach zatwierdzanych przez Dostawców w systemie. Postanowienia odzwierciedlające uzgodnienia z Dostawcami w tym zakresie stanowić będą zasadniczą część umowy zatwierdzonej przez Dostawców poprzez System, określanej mianem SLA (z jęz. Ang. Service Level Agreement). Moduł zapytania RFI/RFP powinien wyeliminować problem nieprzejrzystego i zbyt czasochłonnego przepływu informacji na etapie poszukiwania wykwalifikowanych specjalistów IT wśród Dostawców, problem z koniecznością poszukiwania stale nowych Dostawców, czy tez doboru nieodpowiednich Dostawców dla konkretnego Klienta. W rezultacie wdrożenia systemu na etapie modułu ZAPYTANIA RFI/RFP, użytkownik powinien mieć możliwość prostszego tworzenia zapotrzebowania na usługi, poprzez Zapytania (na przykład na prace wykonywane przez określony czas z rozliczeniem według stawki godzinowej) oraz zamawiania usług na podstawie umowy zakupu 3
opracowanej na poziomie systemu. Powinno to umożliwić zlikwidowanie konieczności tworzenia ofert katalogowych czy opracowywania umów ramowych z wyszczególnieniem pozycji. Dzięki temu powinna zaistnieć możliwość dokonywania zakupów bez fizycznego udziału Dostawcy. Oczekiwana Funkcjonalność a) Po integracji i wdrożeniu system powinien posiadać możliwość udzielania wskazówek użytkownikom, którzy korzystają z niego po raz pierwszy. b) W komunikacji z Dostawcami powinien zostać skłócony czas niezbędny na złożenie wstępnych zapytań do Dostawców. Dzięki wysyłce zapytań powinien zostać zoptymalizowany czas potrzebny na badanie możliwości dostawców oraz badanie rynku. Moduł do wysyłania zapytań ofertowych powinien pozwolić zrezygnować z tradycyjnego komunikowania się z Dostawcami i umożliwić pracownikom działu zakupów Connectis kontakt z nieograniczoną liczbą Dostawców za pomocą jednego formularza. c) System powinien umożliwić błyskawiczne powielanie zakończonych zapytań. Powinna istnieć możliwość ponawiania już raz wystawionych w systemie zapytań do innych Dostawców w rezultacie powinien zostać skrócony czas realizacji zlecenia dla Klienta. d) System powinien umożliwić ustawienie powiadomień e-mail oraz sms dla Dostawców o nowych zapytaniach RFI/RFP. e) Moduł powinien posiadać możliwość dołączania przez Connectis plików do Zapytań (np. dokumentacji lub instrukcji). B) Oprogramowanie dla modułu DOSTAWCY Wdrożenie systemu powinno umożliwić wprowadzenie odpowiedzi przez Dostawców bezpośrednio w systemie, co zdecydowanie powinno przyspieszyć cały proces zakupowy oraz wyeliminować nieporozumienia, które mają miejsce przy obecnym realizowaniu tej części procesu drogą telefoniczną. Wdrożony i zintegrowany moduł DOSTAWCY będzie odpowiedzialny za rejestrację, definiowanie zasobów i kompetencji oraz sprawdzanie możliwości Dostawców. Oczekiwana Funkcjonalność a. Dostawca powinien mieć możliwość złożenia oferty bezpośrednio przez system, co znacząco przyspieszy cały proces i umożliwi automatyczne porównywanie ofert i wybór najkorzystniejszej z nich. W efekcie ma to zapobiec zakupowi droższej oferty od nieznanego Dostawcy b. Możliwość łatwego wyszukiwania nowych Dostawców, co znacznie usprawni zadania pracowników działu zakupów, mających za zadanie efektywnie i szybko odnaleźć oferty spełniające indywidualne wymagania każdego Klienta. Wyeliminuje się w ten sposób, narażone na wysokie ryzyko błędu, czasochłonne wyszukiwanie Dostawców i ich ofert w złożonej hierarchii katalogów i podkatalogów na dyskach komputerów oraz przypadkowość wyboru Dostawcy na podstawie samodzielnego przeszukiwania Internetu przez pracownika działu zakupów Connectis. W efekcie system powinien zapewnić najskuteczniejsze w branży funkcje wyszukiwania, zoptymalizowanie pod kątem samoobsługi użytkowników, dzięki połączeniu zalet wyszukiwania tekstowego i parametrycznego. 4
c. Dzięki utworzonej bazie danych Dostawców powinien być możliwy automatyczny wybór Dostawców, których specjaliści spełniają kryteria zapytania ofertowego. Dzięki tej funkcjonalności systemu Connectis powinien uzyskać dostęp do zasobów różnych Dostawców w tym samym czasie, w rezultacie będzie możliwe dokonanie wyboru oferty z wielu źródeł. Pracownicy Connectis zatem powinni mieć możliwość zapisywania wybranych pozycji w celu wybrania najatrakcyjniejszej oferty, spełniającej konkretne wymagania Klienta. d. Wdrożony system B2B powinien posiadać funkcję ładowania treści, która umożliwi załadowanie zewnętrznych plików dostarczonych przez Dostawców. Funkcjonalność ładowania systemu powinna zapewnić obsługę różnych formatów plików, w tym xml, doc, PDF. e. Intuicyjny interfejs użytkownika z wieloma rozbudowanymi funkcjami (np. wyszukiwania Dostawców, porównywania nadesłanych ofert, składania zapytań), co znacznie powinno zwiększyć wydajność pracowników i Dostawców. Poprzez integrację system powinien umożliwić użytkownikom zmianę haseł, dzięki czemu będą oni niezależni i zindywidualizowani w trakcie działania w ramach systemu. f. Możliwość oceniania Dostawców, aby dostatecznie szybko przeprowadzić proces oceny zapytań ofertowych wśród możliwie jak największej liczby Dostawców. g. Zarządzanie procesem opracowywania i realizacji umów ramowych m. in. poprzez wysyłanie przypomnień o zbliżającej się dacie wygaśnięcia umowy ramowej. h. Szybką i bieżącą komunikację z Dostawcami, umożliwiając m. in. wysyłkę załączników pomiędzy stronami. i. Możliwość samodzielnego aktualizowania przez Dostawców zaawansowanego, standardowego dla wszystkich formularza określającego: - obszary doświadczenia Dostawcy oraz dedykowanych przez niego do obsługi projektu specjalistów - poziom kompetencji wraz z ich samooceną - zakres kompetencji - zakres cenowy usług - zasięg geograficzny - zaświadczenia z urzędów (ZUS, US) - oświadczenia - prosta rejestracja i intuicyjna w obsłudze strona główna dla użytkowników - logowanie przez stronę główną systemu - zmiana haseł w oknie mój profil - odzyskiwanie utraconych haseł na stronie rejestracyjnej C) Oprogramowanie dla modułu ZAKUPY Moduł Zakupy powinien umożliwić wdrożenie jasnych i obiektywnych reguł współpracy z Dostawcami m. in. poprzez wprowadzenie dla wszystkich Dostawców jednolitych warunków współpracy opartych na wzorach umów handlowych wspólnych dla wszystkich Dostawców, funkcjonujących w ramach systemu. W rezultacie powinien pozwolić na uniknięcie niepotrzebnych konfliktów z Dostawcami na etapie współpraca negocjacje, a przede wszystkim powinien usprawnić proces dostarczenia przez Dostawców specjalistów do Connectis. Wdrożony moduł systemu poprzez integrację z funkcjonującym obecnie w Spółce, wewnętrznym systemem Comarch OPTIMA będzie odpowiedzialny za obsługę procesu zakupu usług od Dostawców. Zintegrowany system powinien wprowadzić w procesie negocjacji warunków realizacji zamówienia, jednolite dla wszystkich Dostawców wzory zamówień i umów handlowych, dostępnych w systemie i wymaganych do zaakceptowania przez każdego Dostawcę. 5
Oczekiwana Funkcjonalność a. Możliwość dokonywania zakupów usług najatrakcyjniejszych cenowo i jakościowo od Dostawców b. Możliwość obsługi wielu walut przy składaniu zamówień system powinien umożliwić określenie waluty przy wystawieniu faktury. c. Możliwość zarządzania zmianami powinien umożliwić anulowanie Zapytania, jeśli wymienione w nim pozycje przestaną być istotne dla Klienta lub też niezbędne okaże się wprowadzenie zasadniczych zmian ze względu na odmienne zapotrzebowanie Klienta. d. Możliwość kontroli nad wyborem Dostawców przy wystawianiu zapytań w systemie pracownicy Connectis powinni mieć możliwość w dowolnym momencie przeglądać i weryfikować aktualne zapytania oraz odpowiedzi ze strony Dostawców. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za zakupy nie będzie zobligowana do ciągłej weryfikacji korespondencji mailowej od różnych Dostawców, w tym również tych, którzy nie spełnią podstawowych wymogów Klienta. W efekcie powinno to przyspieszyć wybór oferty i dokonanie zakupu. e. Możliwość wprowadzania kryteriów pozwalających na obiektywne porównanie ofert przez pracowników działu zakupów Spółki na podstawie zapytań RFP najważniejsze to cena, doświadczenie i kompetencje proponowanych do oddelegowania specjalistów. f. Możliwość weryfikacji oferowanych specjalistów w bazie Connectis24 w celu uniknięcia najmu specjalisty, występującego już w bazie g. Możliwość przekazywania w ramach funkcjonalności systemu wraz z zapotrzebowaniem informacji dodatkowych w części przeznaczonej na notatki. h. Możliwość złożenia zamówienia przez Connectis i. Możliwość negocjacji szczegółowych warunków realizacji zamówień z Dostawcami j. Możliwość integracji systemu zakupowego z systemem Connectis24 oraz systemem finansowo księgowym Comarch OPTIMA. k. Możliwość integracji systemów finansowo księgowych na linii Connectis Dostawca. Dostawca, którego oferta została wybrana powinien mieć możliwość wystawienia w systemie faktury VAT, dzięki zastosowaniu elektronicznej wymiany danych w standardzie EDI 1. Termin realizacji zamówienia: Oprogramowanie dla modułu ZAPYTANIA RFI/RFP - 30.11.2013 r. Oprogramowanie dla modułu DOSTAWCY 28.02.2014 r. Oprogramowanie dla modułu ZAKUPY 30.06.2014 r. 2. Miejsce realizacji zamówienia: Według wskazania. 3. Wymagania konieczne do spełnienia przez Wykonawcę: wieloletnie doświadczenie w podobnych realizacjach, gwarantujące wykonanie zlecenia na najwyższym poziomie, Zapewnienie gwarancji wysokiej jakości, Zapewnienie dotrzymania warunków SLA. 6
Uzyskanie bezpłatnych konsultacji przez co najmniej rok po wdrożeniu systemu, zgodnie z praktyka przyjętą profesjonalnym obrocie Dysponowanie przez dostawce specjalistami najwyższej klasy z doświadczeniem w rozproszonych systemach webowych Uzyskanie gwarancji dotrzymania terminu realizacji zamówienia 4. Kryteria wyboru oferty: Cena 100% 5. Termin związania ofertą: 30.06.2014 r. 6. Miejsce i termin składania ofert: FEDIS - Fundusze Europejskie Doradztwo i Szkolenia ul. Grażyny 13 lok. 231/232 00-137 Warszawa Termin: 18.10.2013 r. 7. Dane Zamawiającego:. Equator II, Aleje Jerozolimskie 96 00-807 Warszawa NIP: 521-10-19-683 REGON: 010966858 Oferent powinien przedstawić cenę realizacji niniejszego zamówienia w wymaganym terminie realizacji oraz potwierdzić spełnienie wszystkich wymagań, wskazanych w zapytaniu ofertowym. Szczegółowy opis projektu jest dostępny do wglądu w biurze firmy FEDiS. 7