Zielona Góra, dnia 24 lutego 2014r. Zamawiający: Kancelaria Finansowa Dariusz Orzechowski ul. Bohaterów Westerplatte 11 65-034 Zielona Góra Tel. 601 805 960 Fax.: 68 363 61 22 www.czyszczeniebik.pl Zapytanie ofertowe Zapytanie dotyczy zakupu usług informatycznych i eksperckich polegających na stworzeniu i wdrożeniu systemu B2B integrującego współpracę Zamawiającego i jego Partnerów oraz przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej. Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 2013 I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W związku z realizacją projektu Automatyzacja procesów B2B w zakresie działalności prawnofinansowej dzięki wdrożeniu systemu B2B współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Kancelaria Finansowa Dariusz Orzechowski, zaprasza do składania ofert na usługi informatyczne i eksperckie obejmujące: a) przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej obejmującej: analizę i opis technologii, jakie będą użyte w tworzonym systemie B2B; przeprowadzenie analiz audytowych, opisujących procesy zachodzące między Zamawiającym i jego Partnerami, z uwzględnieniem specyfiki Partnerów zagranicznych; wykonanie szczegółowej specyfikacji testów oraz raportów z testów, jakie zostaną wykonane przed odbiorem systemu, w tym testów poprawności działania modułu obsługi zgłoszeń, modułu integracji bazy wiedzy, modułu generowania raportów i faktur, interfejsów programistycznych EDI lub XML-RPC ze wszystkimi partnerami, określenie parametrów dla wszystkich testów niezbędnych do stwierdzenia poprawności działania systemu wraz z wartościami pozwalającymi uznać, iż test został zdany; szczegółowe określenie raportów i zestawień generowanych z systemu; wskazanie i opis parametrów technicznych systemu B2B, m.in.: podział na moduły, parametry techniczne i funkcjonalne dotyczące systemu EDI lub XML-RPC, cienkiego klienta lub klienta aplikacyjnego, parametry wykorzystania zaawansowanego podpisu cyfrowego, schematy komunikacji; określenie wyglądu oraz funkcjonalności interfejsów użytkowników oraz panelu administracyjnego 1
b) wdrożenie modułu obsługi zgłoszeń: c) wdrożenie modułu integracji bazy wiedzy: d) wdrożenie modułu generowania raportów i faktur: e) wdrożenie modułu integracji Informacje dodatkowe na temat przedmiotu zamówienia: W ramach projektu ma zostać stworzona platforma B2B integrująca systemy Zamawiającego oraz Partnerów. Usprawni ona zachodzące między stronami procesy i przyczyni się do skrócenia czasu obsługi zamówień. System B2B składał się będzie z następujących modułów: 1) Moduł obsługi zgłoszeń będzie on obsługiwał proces składania zamówień, które obecnie przekazywane są drogą mailową lub telefoniczną. Wdrożony moduł pozwoli na ich obsługę w trybie online, powiązanie z automatycznymi powiadomieniami mailowymi, przechowywanie historii z klientem, definiowanie etapów, kalendarzy zadań. 2) Moduł integracji bazy wiedzy będzie obsługiwał proces integracji bazy wiedzy Zamawiającego z systemami informatycznymi Partnerów. Udostępniona baza wiedzy pozwoli Partnerowi na określenie, czy dany problem jest w stanie rozwiązać sam, dzięki czemu proste, powtarzające się zapytania zostaną wyeliminowane. Partner szybko uzyska rozwiązanie powstałego problemu, nie angażując tym samym pracowników Zamawiającego. 3) Moduł generowania raportów i faktur pozwoli na wystawianie i automatyczne przesyłanie do Partnerów faktur i wygenerowanych z systemu raportów. Dokumenty papierowe zostaną zastąpione ich wersją elektroniczną. Zarówno proces generowania raportów, jak i wystawiania faktur zostanie zautomatyzowany, co pozwoli na oszczędność czasu oraz uniknięcie większości błędów. 4) Moduł integracji pozwoli połączyć ze sobą poszczególne moduły w jeden integralny system, umożliwi poprawny przepływ danych i komunikację pomiędzy nimi W ramach projektu wprowadzona zostanie także wymiana dokumentów w standardzie EDI lub XML-RPC. Zostanie wprowadzony zaawansowany podpis elektroniczny. Podpis ten zagwarantuje wzrost bezpieczeństwa wymienianych dokumentów oraz danych pomiędzy podmiotami. II. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU Z OFERENTAMI Osobą uprawnioną do kontaktu z oferentami jest Dariusz Orzechowski Wszelkie zapytania w sprawie ofert prosimy kierować drogą mailową na adres: biuro@kancelaria24.info 2
III. MIEJSCE, SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT ZŁOŻONA OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ: nazwę i adres oferenta; datę sporządzenia; opis przedmiotu oferty, nawiązujący do elementów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym; całkowitą wartość oferty (netto i brutto); przewidywany czas realizacji; proponowany termin gwarancji na system; termin ważności oferty; podpis osoby upoważnionej do składania ofert handlowych. Oferta powinna być przesłana w formie pisemnej, listem poleconym na adres: Kancelaria Finansowa Dariusz Orzechowski, ul. Bohaterów Westerplatte 11, 65-034 Zielona Góra lub drogą mailową na adres: biuro@kancelaria24.info Przy sporządzaniu ofert zaleca się korzystanie z wzoru oferty cenowej, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. W celu potwierdzenia ważności oferty, a szczególnie właściwej reprezentacji osoby lub osób podpisujących ofertę Wykonawca winien załączyć do oferty np. odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców i pełnomocnictwo (uchwały inne dokumenty), jeżeli upoważnienie do podpisywania oferty nie wynika z ww. odpisu. Termin składania ofert upływa w dniu: 03.03.2014r. o godz. 15:00. Oferty dostarczone po określonym powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od daty nadania. IV. OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Zamawiający wymaga, aby Wykonawcy posiadali wiedzę oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Lp. Kryterium Waga kryterium Maksymalna liczba punktów 1 Cena 60% 50 pkt. 2 Czas realizacji zamówienia 20% 50 pkt. 3 Warunki udzielanej gwarancji 20% 50 pkt. Razem 100% 150 pkt. 3
W kryterium 1. Cena maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: - cena minimalna w zbiorze - cena oferty badanej - ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. W kryterium 2. Czas realizacji zamówienia maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów, zgodnie ze wzorem: - ilość przyznanych punktów - najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w miesiącach) - czas realizacji badanej oferty (w miesiącach) W kryterium 3. Warunki udzielanej gwarancji maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zakładająca najdłuższy okres gwarancji. - ilość przyznanych punktów - najdłuższy okres gwarancji (w miesiącach) - okres gwarancji badanej oferty (w miesiącach) Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta uzyskała łącznie największą liczbę punktów. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana. Informacja o wyborze danego oferenta nie zostanie podana do publicznej wiadomości, co ma na celu ochronę danych Wykonawcy. 4
V. Istotne postanowienia umowy 1. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i wszelkie działania związane z realizacją projektu powinny uwzględniać odpowiednie przepisy szczegółowo regulujące postępowanie w projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych. 2. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert częściowych. 3. Wynagrodzenie brutto obejmuje wszystkie wymagane prawem podatki i opłaty oraz wszystkie inne koszty wykonania przedmiotu umowy. 4. Do obowiązków Wykonawcy należy wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z umową, a w szczególności zgodnie z wymaganiami projektu opisanymi w części I, w terminie określonym w harmonogramie zawartym w umowie. 5. Wykonawca powinien posiadać odpowiednie zaplecze techniczne i informatyczne, wraz z łączem internetowym i serwerami niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. 6. Stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy wyłącznie w następujących wypadkach, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa: a) Zamawiający może odstąpić od umowy gdy: Wykonawca bez uzasadnionych przyczyn przerwał realizacje prac i ich nie realizuje przez nieprzerwany okres 14 dni, pomimo pisemnego wezwania przez Zamawiającego do kontynuacji prac. Wykonawca bez uzasadnionych przyczyn, nie rozpoczął prac i ich nie rozpoczyna pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego; Wykonawca pozostaje w zwłoce przekraczającej 14 dni zakończeniem całości prac i pomimo wyznaczenia przez Zamawiającego na piśmie dodatkowego odpowiedniego terminu na zakończenie prac pod rygorem odstąpienia od umowy, nie wykona ich we wskazanym terminie; b) Wykonawca może odstąpić od umowy gdy: Zamawiający opóźnia sie z zapłatą należności Wykonawcy wynikających z umowy co najmniej 30 dni i pomimo wezwania na piśmie przez Wykonawcę nie zapłaci tych należności w dodatkowym terminie 14 dni. Zamawiający nie wykonuje swoich obowiązków w zakresie współpracy potrzebnej dla wykonania umowy i pomimo wezwania przez Wykonawcę na piśmie i wyznaczenia dodatkowego odpowiedniego terminu na zapewnienie takiej współpracy, nie wypełni swych obowiązków we wskazanym terminie. 7. Wezwania do usunięcia naruszeń umowy oraz odstąpienie od umowy muszą nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z podaniem uzasadnienia. 8. W przypadku odstąpienia od umowy przez stronę, Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonane prace zgodnie z protokołami odbioru, chyba że mają one wady stanowiące podstawę do odmowy dokonania odbioru. 9. W sprawach nie uregulowanych w umowie stosuje sie przepisy Kodeksu cywilnego. 5
VI. ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub w części i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień, czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Załączniki: 1. Wzór oferty cenowej. 6