ODPOWIEDNIKI PRZETARGOWE - INSTRUKCJA Spis treści 1. Wstęp... 2 2. Kiedy użyć odpowiedników?... 2 3. Definowanie odowiedników przetargowych w module 22-Kartoteki... 2 3.1. Dodawanie nowego powiązania towar odpowiednik.... 3 3.2. Dodawanie kolejnego odpowiednika... 6 3.3. Usuwanie odpowiednika... 7 4. Wykorzystanie odpowiedników podczas tworzenia przetargów w modułach 12-Zamówienia i 13- Zakupy... 7 5. Wykorzystanie odpowiedników podczas przyjmowania towarów na stan magazynowy... 8 6. Rozliczenia przetargów z odpowiednikami... 9 6.1. Przyporządkowanie kart zakupu do pozycji przetargu... 9 6.2. Rozliczenia... 10 Strona 1 z 10
1. WSTĘP Odpowiedniki przetargowe powstały, by ułatwić rozliczanie przetargów wprowadzanych w systemie Kamsoft Apteka Szpitalna Windows (KS-ASW). Tworzą one przyporządkowania pomiędzy poszczególnymi towarami, tak aby program potrafił powiązać wskazane pozycje podczas przyjmowania na stan magazynowy z odpowiadającymi pozycjami widniejącymi na przetargu, nawet jeśli towary te będą różnić się nazwą, czy ilością w opakowaniu. W większości przypadków system KS-ASW potrafi automatycznie przeliczać zależności pomiędzy towarami, a dodatkowo pozostawia użytkownikowi pełną kontrolę nad obliczeniami. 1. Schemat działania odpowiedników 2. KIEDY UŻYĆ ODPOWIEDNIKÓW? Zdarza się, że pozycje dostawy różnią się od pozycji zdefiniowanych na zamówieniu przetargowym. W takim wypadku, aby prawidłowo rozliczyć przetarg wystarczy utworzyć odpowiedniki. Najczęstsze przypadki użycia odpowiedników przetargowych: Towar dostarczony różni się ilością w opakowaniu od towaru z zamówienia. Towar dostarczony i towar z zamówienia przetargowego ma inne jednostki (np. przetarg był zdefiniowany w tabletkach, a przyszły opakowania. Towary z zamówienia przetargowego i od dostawcy mają inną nazwę handlową, ale tą samą substancję czynną. 3. DEFINOWANIE ODOWIEDNIKÓW PRZETARGOWYCH W MODULE 22-KARTOTEKI W module 22-Kartoteki została utworzona specjalna lista służąca do zarządzania odpowiednikami przetargowymi. Umożliwia między innymi podgląd wszystkich zdefiniowanych przyporządkowań, tworzenie nowych, czy edycję istniejących. Aby otworzyć okno zarządzania odpowiednikami przetargowymi należy wybrać pozycję Kartoteki z menu głównego programu, następnie Towary -> Lista odpowiedników przetargowych. Wyświetli się następujące okno: Strona 2 z 10
2. Okno zarządzania odpowiednikami przetargowymi Okno zostało podzielone na dwie części. W górnej części widać towary, które mają zdefiniowane odpowiedniki przetargowe. W tej części dostępne są opcje: [+] Porządek umożliwia sortowanie tabeli powyżej. Sortować można także klikając w nagłówki tabeli. [F2] Dodaj tworzy nowe powiązanie towar odpowiednik. Dolna część okna to lista towarów powiązanych z aktualnie wybranym w górnej części okna. Istnieje możliwość zdefiniowania kilku odpowiedników do jednego towaru. W tej części dostępne są opcje: [F3] Dodaj dodaje odpowiednik przetargowy do towaru wybranego w górnej części ekranu. [F4] Zmień pozwala na edycję istniejącego przyporządkowania. [F8] Usuń usuwa istniejące przyporządkowanie. W przypadku wyboru tej opcji wyświetli się dodatkowy komunikat potwierdzający żądanie. [Esc] Zamknij zamyka okno zarządzania towarami przetargowymi. 3.1.Dodawanie nowego powiązania towar odpowiednik. Aby dodać odpowiednik do towaru, który nie posiada jeszcze takiego powiązania należy wybrać przycisk [F2] Dodaj z górnej części okna Lista odpowiedników przetargowych. Otworzy się okno z listą towarów, z której należy wybrać ten, do którego będzie tworzony odpowiednik. Strona 3 z 10
3. Lista towarów Po zatwierdzeniu właściwego towaru przyciskiem [Ent] OK wyświetli się okno towarów, które mogą być odpowiednikami do tego przed chwilą wybranego. Ponownie należy wybór towaru zatwierdzić przyciskiem [Ent] OK, aby przejść do okna, gdzie można określić zależności pomiędzy wybranymi towarami. 4. Okno definiowania odpowiedników Okno definiowania odpowiedników przetargowych zostało podzielone na trzy części: A. Towar występujący na umowie przetargowej jest to towar, do którego będą tworzone powiązania. Strona 4 z 10
B. Odpowiednik dla towaru z umowy przetargowej towar, który tworzy powiązanie z pozycją przetargową. Towar ten można zmienić za pomocą [F5] Zmień wyświetli się lista towarów, z której należy wybrać nową pozycję do powiązania z przetargiem. Przelicznik pomiędzy towarem z umowy, a odpowiednikiem jest to część okna, w której można śledzić obliczenia wykonywane przez program. System automatycznie wyliczy zależności pomiędzy wybranymi towarami. W tej części okna prezentowane są dwie zmienne: Mnożnik jednostek miary tworzony jest według wzoru: mnożnik = B/A gdzie B jest Odpowiednikiem przetargowym, a A jest towarem z przetargu. Jeśli użytkownik uzna, że obliczony mnożnik jest niezgodny ze stanem faktycznym, może go wprowadzić za pomocą przycisku [F6] Zmień. Wyświetli się wtedy dodatkowe okno do uzupełnienia odpowiednich wartości. 5. Ręczne wprowadzanie mnożnika Jeśli zaistnieje potrzeba przywrócenia obliczeń proponowanych przez program wystarczy w tym miejscu wpisać 0. Przelicznik towarowy jest to zależność pomiędzy przelicznikami jednostek miary wybranej pary towarów, np. przelicznik ilości w opakowaniu, jeśli towary posiadają różna ilość tego parametru lub ilości substancji czynnej dla towarów będących wzajemnymi zamiennikami. System także doskonale radzi sobie także z przeliczaniem pomiędzy różnymi jednostkami dostępnymi na kartach towarowych. 6. Definiowanie odpowiedników inne opakowanie Strona 5 z 10
Przeliczane są także zależności pomiędzy różnymi towarami: 3.2.Dodawanie kolejnego odpowiednika 7. Definiowanie odpowiednika inny towar Program KS-ASW powala na powiązanie kilku odpowiedników do jednego towaru. Aby stworzyć kolejne przyporządkowanie, należy wejść do okna Lista odpowiedników przetargowych, wybrać właściwy towar z listy w górnej części okna i kliknąć przycisk [F3] Dodaj. 8. Lista odpowiedników przetargowych Dalej dodawanie odpowiednika przebiega w identyczny sposób jak przy tworzeniu nowego powiazania. Strona 6 z 10
3.3.Usuwanie odpowiednika W oknie zarządzania odpowiednikami jest możliwość usuwania powiązań pomiędzy towarem a odpowiednikiem. Służy do tego przycisk [F8] Usuń. Po wyborze tej opcji wyświetli się komunikat potwierdzający wybór. 9. Potwierdzenie usunięcia powiązania Jeżeli jednak powiązanie było wykorzystane do rozliczenia zamówienia przetargowego, system nie pozwoli na usunięcie i wyświetli odpowiedni komunikat. 10. Blokada usuwania odpowiedników 4. WYKORZYSTANIE ODPOWIEDNIKÓW PODCZAS TWORZENIA PRZETARGÓW W MODUŁACH 12-ZAMÓWIENIA I 13-ZAKUPY Gotowe powiązania pomiędzy towarem i odpowiednikiem wykorzystywane są podczas tworzenia przetargów, dokładanie podczas wprowadzania lub edycji pozycji przetargowych. 11. Wprowadzanie pozycji przetargowych Strona 7 z 10
Za pomocą przycisku [F5] Odpowiednik można śledzić, czy wybrany towar posiada odpowiedniki lub dodać nowe przyporządkowania. 12. Lista odpowiedników dla wybranego towaru Do dyspozycji są tu opcje [F3] Dodaj i [F4] Zmień, które działają identycznie jak opcje dodawania i edytowania odpowiedników przetargowych w module 22-Kartoteki. 5. WYKORZYSTANIE ODPOWIEDNIKÓW PODCZAS PRZYJMOWANIA TOWARÓW NA STAN MAGAZYNOWY Podczas przyjmowania towaru na stan, system automatycznie wyszukuje aktywne przetargi dla tego towaru lub towaru będącego odpowiednikiem w takim przetargu. W dolnej części okna przyjęcia poszczególnych towarów znajduje się informacja o przetargu i przeliczenia w stosunku do towaru widniejącego w pakiecie przetargowym według wcześniej wprowadzonych mnożników. 13. Przyjmowanie odpowiedników Strona 8 z 10
Informacje związane z przetargiem i odpowiednikami: Przetarg powiązanie z aktualnym przetargiem, które wyszukał program. Jest to lista rozwijana, z której użytkownik może wybrać odpowiadający przetarg lub inny powód przyjęcia niezwiązany z zamówieniem przetargowym. Nazwa towaru w przypadku powiązania z przetargiem w tym miejscu wyświetli się nazwa towaru widniejącego na zamówieniu przetargowym. Jeśli towar przyjmowany będzie odpowiednikiem, to pozycja Nazwa towaru będzie w kolorze niebieskim. W każdym innym przypadku będzie miała kolor czarny. Cena brutto cena z zamówienia przetargowego przeliczona na opakowanie. Ilość do wykorzystania pierwsza wartość to ilość opakowań pozostałych do wykorzystania w ramach umowy, druga wartość to ilość w jednostce z przetargu. Mnożnik wartość ustalana podczas wiązania towaru z odpowiednikiem (Okno Definiowanie odpowiednika przetargowego). Podczas przyjmowania tego samego towaru w jednostce innej niż przetargowa nie ma potrzeby definiowania odpowiedników. System KS-ASW sam przeliczy zależności pomiędzy poszczególnymi jednostkami. 6. ROZLICZENIA PRZETARGÓW Z ODPOWIEDNIKAMI 6.1. Przyporządkowanie kart zakupu do pozycji przetargu Przyjmowane towary, które system przyporządkował jako odpowiedniki, można w prosty sposób kontrolować dodając lub usuwając powiązanie z przetargiem. Okno wywoływane jest za pomocą przycisku [F12] Przypięcie zakupów z poziomu okna ewidencji przetargów dostępnego w module ASW12 z menu Przetargi po wybraniu opcji [F12] Przegląd Poprawki oraz w module ASW13 od razu po wybraniu opcji Przetargi (skrót Ctrl+3). 14. Przyporządkowywanie kart zakupu do pozycji przetargu Strona 9 z 10
W środkowej części okna widoczna jest tabela, na której w dwóch oddzielnych kolumnach prezentowane są informacje o towarach widniejących na przetargu i towarach faktycznie przyjętych na stan magazynowy. Użytkownik może szybko porównać te dwie informacje, a za pomocą panelu przycisków w dolnej części okna dowolnie tworzyć i zmieniać i usuwać powiązania. Dodatkowo widać, że informacje w tabeli przyjmują dwa kolory. Kolor czarny oznacza karty towaru przyjęte według danych z przetargu, pozycje w kolorze niebieskim to karty towaru przyjęte za pomocą odpowiedników. 6.2. Rozliczenia Rozliczenia przetargów z odpowiednikami realizowane są w ten sam sposób jak rozliczenia zwykłych przetargów. Jedyną różnicą jest to, że system wykorzystuje przypięte karty zakupu z odpowiednikami do tworzenia podsumowań. 15. Rozliczenie umowy przetargowej Strona 10 z 10