Magdalena Kusińska Funkcje zarządzania: planowanie. Dobry plan podstawą sukcesu. Pamiętają Państwo jeszcze Sylwestra i postanowienia noworoczne? Te plany, jakie zrobili Państwo na rok 2008? Nie, ten artykuł nie będzie ani o odchudzaniu, ani o rzucaniu palenia, ani nawet o poświęcaniu czasu rodzinie. Opowiem o planowaniu w przedsiębiorstwie, którego zasady można również zastosować w życiu prywatnym. Również podczas kolejnej zabawy sylwestrowej. Co to jest planowanie? Planowanie to jedna z funkcji zarządzania. Wymieniana jest jako pierwsza przed organizowaniem, motywowaniem, budżetowaniem i kontrolowaniem. Planowanie to projektowanie przyszłości, jakiej pragniemy oraz skutecznych środków jej realizacji (R.L. Ackoff). Oznacza definiowanie celów i określanie sposobów ich realizacji. Niestety nie da się wykonać planu jednorazowo. Planowanie jest procesem- to szereg decyzji obejmujących przewidywanie przyszłych warunków i środków działania oraz sytuacji w jakiej znajdzie się przedsiębiorstwo. Plan należy okresowo weryfikować. Elementy planowania: 1. Cele 2. Środki 3. Zasoby 4. Realizacja 5. Kontrola Cele planowania Po co planujemy? Po to, by wygrać! Tak, tak! Dobry plan to połowa sukcesu. Planowanie pozwala wiedzieć cel. Pracownicy wiedzą do czego dążą, są zmotywowani do działania i bardziej efektywni. Dzięki planom możemy lepiej zarządzać czasem swoim i innych. Lepiej możemy przygotować i użyć zasoby potrzebne do działalności naszej firmy- zarówno rzeczowe, jak i finansowe. Ustalanie celów jest też jednym z elementów kontroli działalności organizacji.
Kto planuje? Planowanie powinno być inicjowane na szczycie hierarchii organizacyjnej firmy. Kierownictwo powinno zająć się planem ogólnym i w miarę schodzenia w dół struktury organizacyjnej plany powinny być bardziej szczegółowe. W firmie dobrze zarządzanej planowanie powinno dotyczyć każdego działu i każdego pracownika. Kiedy planować? Czas planowania zależy od rodzaju planu. Plany strategiczne są projektowane na długie okresy, np. 5 lat- co roku powinny być weryfikowane na tzw. zakładkę. Plany średniookresowe- taktyczne robione są najczęściej na 1 rok. Z reguły takie plany robi się pod koniec roku kalendarzowego, czy też obrachunkowego na rok następny. Plany taktyczne, na klika miesięcy robione są co jednostkę czasu, np. 3 miesiące. Gdzie robione jest planowanie? To zależy od wielkości przedsiębiorstwa i jego kultury organizacyjnej. W dużych korporacjach planowaniem zajmują się departamenty controllingu, w małych firmach planują najczęściej właściciele lub osoby zarządzające. Warto pamiętać, że niektóre informacje potrzebne do planowania mają pracownicy na niższych szczeblach. Często znają istotne kwestie z codziennego życia firmy i kontaktu z klientem, o jakich pojęcia nie mają managerowie. Co planujemy? Planowanie dotyczy różnych obszarów działalności przedsiębiorstwamarketingu, finansów, personelu, logistyki czy kierunków rozwoju. Każdy z tych obszarów powinien mieć swój osobny plan w formie dokumentu- np. planu marketingowego czyli polityki personalnej. Proszę się jednak nie bać, pokażę na przykładzie, jak się do tego zabrać. Cel idealny jest sprytny czy sprytniejszy? Na podstawie doświadczeń eksperci stworzyli formułę według której należy definiować cele- formułę SMART. Cel powinien być: S- ang. specific, konkretny M- ang. mesurable, mierzalny A- ang. achievable- osiągalny R- ang. rational- racjonalny T- ang. timebound- określony w czasie Niektórzy dodają jeszcze dwie litery do tej formuły: E- ang. exciting- ekscytujący R- ang. recorded- zapisany Zwolennicy NLP (programowania neurolinwistycznego) dodaliby jeszcze jeden warunek: ce pewien być pozytywnie sformułowany.
Dobry cel jest: - konkretny - mierzalny - osiągalny - racjonalny - określony w czasie - ekscytujący - zapisany - pozytywny Przykładowo Załóżmy, że chcemy wprowadzić nową usługę w naszym spa. Jak się do tego zabrać? Zastanówmy się nad następującymi kwestiami: 1. Po co chcemy to zrobić? Chcemy wprowadzić nowy zabieg, żeby uatrakcyjnić naszą ofertę, przyciągnąć więcej klientów i wygenerować wyższe przychody. 2. Kto ma to zaplanować? To akurat wiemy- my, czyli właściciel spa lub osoba zarządzająca. 3. Kiedy planujemy? Najczęściej odpowiedź brzmi: najszybciej, jak się da... Aby uniknąć tego rodzaju panicznego planowania, które przeważnie nie ma dużej wartości dla firmy, wprowadźmy zwyczaj okresowego weryfikowania np. co kwartał, oferty zabiegów. Warto sprawdzać, jakie zabiegi są popularne wśród klientów, jakie nie cieszą się zainteresowaniem. Może warto zastąpić je czymś innym? 4. Co jest naszym celem? Przywołam tutaj formułę SMARTER. Cel ma być: Sformułowanie: konkretny mierzalny osiągalny racjonalny określony w czasie ekscytujący zapisany pozytywny Wprowadzenie nowego zabiegu na ciało: masaż czekoladowy. Nowy zabieg dostępny w ofercie. Czy przygotowanie takiego zabiegu jest realne? Tak, jeśli mamy dobre kontakty z hurtownią czekolady;-) O zabiegi z czekoladą pytają klienci- będzie się cieszył powodzeniem. Zabieg zostanie wprowadzony do oferty w ciągu miesiąca. Przygotowanie nowego produktu, który mile się kojarzy jest bardzo ekscytujące! Cel ma zostać zapisany w osobnym dokumencie. Stworzenie nowej usługi ma wydźwięk pozytywny.
Świetnie- mamy więc precyzyjnie zdefiniowany cel do jakiego dążymy. Teraz trzeba zaplanować działania, jakie są niezbędne do jego realizacji oraz środki, jakie będą nam potrzebne. Warto wyodrębnić sobie obszary tych działań. Obszar marketingu Najprościej podejść do tego planując poszczególne elementy mieszanki marketingowej, czyli w przypadku usług 7P. (Przypomnę: Product produkt, Price cena, Place miejsce, tutaj: dostępność, Promotion promocja, Participants uczestnicy, Physical evidence materialne świadectwa usługi, Process procedury.) 1. Produkt- godzinny masaż czekoladowy. 2. Dostępność- nasze spa. 3. Cena- 200 zł/godzinę. 4. Promocja- ulotki informacyjne, gratisowe zaproszenia dla stałych. klientów, informacja na witrynie internetowej, mailing... 5. Ludzie- masaż będzie wykonywany przez 2 fizjoterapeutów. 6. Miejsce- gabinet czekoladowy. 7. Procedura- klient zamiast zielonej herbaty jest witany czekoladą do picia, dostaje specjalny szlafrok. Obszar zarządzania personelem W obszarze kierowania ludźmi warto rozważyć odpowiedzi na następujące pytania: Kto będzie wdrażał nowy produkt? Kto zajmie się drukiem ulotek i wprowadzeniem zmian na www? Kto z zespołu będzie wykonywał taki masaż? Ile osób? Czy wymagają przeszkolenia? Załóżmy, że przeszkolimy z tej usługi 3 pracowników, którzy zostaną zapoznani z nowymi technikami masażu oraz wpływem zastosowania czekolady (zewnętrznego!) na urodę i samopoczucie. Obszar środków materialnych Czego będziemy potrzebować do przeprowadzenia masażu? Dużo, bardzo dużo czekolady, wystrój wnętrza, specjalne stroje dla pracowników. Obszar środków finansowych Pytanie uważane za najważniejsze: ile to wszystko będzie kosztować? Skąd mamy wziąć na to środki? Skalkulujmy, czy mamy środki własne, czy będziemy szukać zewnętrznych źródeł finansowania. Harmonogram i kontrola Gdy znamy odpowiedzi na te pytania, należy opracować szczegółowy harmonogram, czyli kto, co, kiedy i za ile ma wykonać. Przykład: drukowanie ulotek. Piotr z działu marketingu w ciągu 2 tygodni przygotuje i wydrukuje 200 sztuk ulotek za 500,- zł. W ten sposób należy zapisać każdą czynność związaną z realizacją naszego planu.
Pytanie na koniec planowania, jakie powinniśmy sobie zadać to: po czym poznam, że mój cel został osiągnięty? Mnie by ucieszyło pokrycie kosztów, jakie zostały poniesione na wdrożenie nowego produktu, zysk na poziomie 20% i 3 zadowolonych z zabiegu klientów w ciągu 1 miesiąca nowej usługi w ofercie. Życzę wielu owocnych planów! PS: Nie wiem, czy mają Państwo taki zabieg w swojej ofercie. Jeśli nie i chcą skorzystać z mojego pomysłu, zastrzegam sobie bezterminowe i gratisowe korzystanie z masażu czekoladowego:-) Bibliografia: J. Kisielnicki Zarządzanie organizacją --- Spa Manager, nr 1/2008