Wskazówki dotyczące audytu w ramach procedury akredytacji ośrodków wsparcia ekonomii społecznej

Transkrypt

1 Wskazówki dotyczące audytu w ramach procedury akredytacji ośrodków wsparcia ekonomii społecznej Czym są ośrodki wsparcia ekonomii społecznej? Ośrodki wsparcia ekonomii społecznej oferują usługi wspierające rozwój podmiotów ekonomii społecznej, czyli m.in. spółdzielni socjalnych, organizacji pozarządowych prowadzących działalność ekonomiczną, spółek non-profit, podmiotów ekonomii społecznej o charakterze reintegracyjnym itd. Usługi OWES zostały podzielone na trzy obszary: Animacja czyli praca ze środowiskiem lokalnym, która ma przyczynić się do powstawania nowych inicjatyw, z których kształtować się będą PES, a także tworzenie sprzyjającego otoczenia dla PES na poziomie lokalnym (np. partnerstw lokalnych), Inkubacja pomoc w zakładaniu nowych PES tego typu usługi dotychczas były głównym zadaniem OWES. Działania te polegały na przygotowaniu grupy osób lub instytucji do założenia podmiotu ekonomii społecznej: przeszkoleniu tych osób, udzieleniu im doradztwa, udzieleniu dotacji, wsparcia pomostowego i pomocy w zarejestrowaniu i funkcjonowaniu w pierwszym okresie. Działania te, aby mogły być określone jako wysokiej jakości, muszą być poprzedzone solidną diagnozą, dostosowane do specyficznych potrzeb danej instytucji, świadczone przez wysokiej klasy specjalistów. Pomoc dla działających PES koncentrująca się na wspieraniu PES głównie pod kątem działalności biznesowej i zwiększania zatrudnienia (tworzenia nowych miejsc pracy dla osób w najtrudniejszej sytuacji). Warunkiem kluczowym dla zapewnienia wysokiej jakości wsparcia w ramach każdej z powyższych usług jest dopasowanie zakresu i intensywności usługi do potrzeb danej grupy osób czy podmiotu. Wsparcie takie powinno być poprzedzone diagnozą, a kolejne działania powinny tworzyć zaplanowaną i zmierzającą do wyznaczonego celu ścieżkę wsparcia. Ośrodki wsparcia ekonomii społecznej prowadzone są przez różne organizacje, w różnym układzie instytucjonalnym, pod różnymi markami. OWES mogą także funkcjonować w ramach podmiotów je tworzących w formie np. inicjatyw lub projektów, nie posiadając osobowości prawnej. Nie ma jednego, uniwersalnego modelu organizacyjnego OWES (choć standardy stawiają pewne wymagania pod tym względem). W trakcie audytu należy koncentrować się przede wszystkim na tym, czy istniejąca struktura organizacyjna faktycznie daje możliwość świadczenia wysokiej jakości usług lub czy istnieją jakieś zagrożenia dla jakości.

2 Czym są standardy działania OWES Standardy mają być podstawowym instrumentem zapewniania jakości systemu wsparcia ekonomii społecznej. Należy podkreślić, że standardy zostały opracowane w grudniu 2014, podczas gdy OWES działają co najmniej od 2009 r. Dlatego też OWES nie muszą spełniać wszystkich standardów. Jeśli jakiś standard jest nie spełniony, OWES powinien przedstawić informacje na temat planowanych działań, zmierzających do wypełnienia standardu. Informacje te mogą być zawarte w: samoocenie OWES, planie działania OWES (załączniku do wniosku OWES). Ocena, na ile planowane działania zostały zrealizowane i w jakim stopniu standard został spełniony, będzie przedmiotem kolejnego audytu (prowadzonego za dwa lata). Dlatego informacje o planowanym terminie i sposobie spełnienia standardu powinny być uwzględnione w raporcie z audytu. Audytor, jeśli uzna że informacje przekazane mu podczas audytu i zawarte w planie działań są niewystarczające, może zwrócić się do OWES z prośbą o przedstawienia oświadczenia, zawierającego informacje na temat terminu i sposobu spełnienia standardu. Oświadczenia te powinny być dołączane do raportu z audytu. W przypadku, jeśli Komitet Akredytacyjny uzyska informacje, że dany OWES nie wprowadza zaplanowanych działań, będzie mógł zarządzić reaudyt. Jakie jest miejsce audytu w procesie akredytacji? Audyt jest jednym z elementów procesu akredytacji. Cały proces został zaprezentowany na poniższym schemacie; Samoocena OWES Wniosek o dopuszczenie do audytu z planem działania Ocena wniosku i planu działania i dopuszczenie do audytu Rekomendacja Komitetu Akredytacyjnego Rozmowa z grupą roboczą Audyt Przyznanie akredytacji przez Ministra Pracy i Polityki Społeczej

3 Jak zatem widać, audyt jest jednym z etapów całego procesu. Zgodnie z przyjętymi założeniami, wnioski z audytu mają być jednym z elementów, branych pod uwagę przy podejmowaniu decyzji przez Komitet Akredytacyjny. Dlatego też raporty z audytu powinny zawierać jasną, popartą dowodami z audytu ocenę jakości działania OWES w świetle standardów. Powinny dostarczyć KA rzetelnych informacji, jak działa dany OWES i w jakim stopniu standardy są wypełnione w rzeczywistości, jakie są zagrożenia dla ich wypełnienia i zapewnienia jakości usług oraz jaki jest rzeczywisty potencjał do poprawienia sytuacji w tych obszarach, w których standardy nie są spełnione. Czemu służy proces akredytacji Proces akredytacji ma pozwolić na wyłonienie ośrodków wsparcia ekonomii społecznej, które już świadczą usługi wysokiej jakości lub jest bardzo prawdopodobne, że będą je świadczyć przyszłości. Ośrodki, które uzyskają akredytację, będą uprawnione do startowania w konkursach finansowanych ze środków EFS i będą odpowiedzialne za wspieranie osób i instytucji chcących założyć przedsiębiorstwo społeczne i samych przedsiębiorstw społecznych. Będą one pracować z osobami w trudnej sytuacji, przedsiębiorstwami, którym często trudno odnaleźć się na rynku i dlatego też jakość ich usług jest niezwykle istotna. Standardy zostały zaprojektowane w taki sposób, aby poprawić jakość świadczonych usług. Akredytacja na podstawie tych standardów prowadzona jest po raz pierwszy i może się zdarzyć, że niektóre standardy okażą się nietrafne i będą wymagały weryfikacji i dlatego jednym celów audytu jest zidentyfikowanie takich standardów. W przypadku pojawienia się wątpliwości co do zasadności lub trafności standardu (audytor, na podstawie zebranych informacji, ocenia że OWES działa poprawnie, lecz jednak standard nie może być uznany za spełniony) audytorzy proszeni są o odnotowywanie takich sytuacji w raportach z audytu. Do procesu akredytacji zostało dopuszczonych 60 OWES. Są to zarówno podmioty działające od dłuższego czasu w obszarze ekonomii społecznej, jak też dopiero wchodzące w ten obszar. Spośród nich, w wyniku akredytacji, wyodrębniona zostanie grupa kilkudziesięciu OWES które będą mogły realizować usługi wsparcia sektora ekonomii społecznej. Cel audytu Celem audytu jest pogłębiona ocen jakości usług świadczonych przez OWES poprzez sprawdzenie spełnienia wymagań określonych w standardach w codziennym funkcjonowaniu OWES lub, jeśli podmiot nie spełnia któregoś standardu, ocena zdolności do jego wypełnienia w bliskiej przyszłości.

4 Dlatego też należy podkreślić, że istotą audytu nie jest formalne i zero jedynkowe sprawdzenie, czy dany podmiot spełnia standardy (np. posiada odpowiednie dokumenty), lecz uważna analiza faktycznego funkcjonowania. Ocena standardów powinna być prowadzona na podstawie różnych źródeł: dokumentów, rozmów z różnymi interesariuszami. Zadaniem audytora jest zebranie niezbędnych informacji i dowodów i sformułowanie na ich podstawie rzetelnych wniosków. Należy pamiętać, że część OWES wytworzyła dokumenty na potrzeby audytu dlatego też dokumenty nie mogą być jedyną podstawą dla zweryfikowania spełnienia standardu. Zadaniem audytora jest sprawdzenie, jak dany standard działa w codziennej praktyce danego OWES (czyli zadać pytania różnym osobom o przebieg danego procesu). Szczególną uwagę należy zwrócić na kluczową kadrę OWES, w tym szczególnie identyfikację kluczowych osób, ich doświadczenie w realizacji tego typu usług oraz dotychczas osiągane efekty oraz ich przygotowanie do świadczenia usług wysokiej jakości. W ramach wywiadów z tymi osobami warto dopytać o faktyczny przebieg świadczonych usług. Jak zaznaczono wcześniej, standardy zostały wprowadzone stosunkowo niedawno i dla wielu OWES wymaganie te są nowe. Dlatego audyt ten jest specyficzny nie możemy sprawdzać tylko, czy standard jest spełniony czy nie, lecz również jeśli nie jest spełniony, to na ile realne jest jego spełnienie w nieodległej przyszłości. Aby ocenić realność spełnienia standardu należy: zapoznać się z planami dotyczącymi sposobu spełnienia standardu, zapisanymi w planie działania, samoocenie lub przedstawionymi w trakcie audytu, odnieść plany do zasobów posiadanych przez OWES lub możliwych do pozyskania i wcześniejszych doświadczeń OWES, ocenić określony precyzyjnie (co do miesiąca) harmonogram działań i termin spełnienia standardu. Powyższe kwestie (sposób spełnienia standardu oraz harmonogram działań) powinny być przedstawione na piśmie (w planie działania, samoocenie lub oświadczeniu OWES składanym w trakcie audytu). Jeśli audytor uzna, że przedstawione założenia są nierealne (np. znacznie przekraczają możliwości OWES), powinien to uwzględnić w wyniku audytu. W sumie więc możliwe są zasadniczo trzy wyniki oceny: Standard spełniony w całości audytorzy opisują w jaki sposób jest spełniony i przedstawiają dowody, na podstawie których uznają, że jest spełniony.. Standard spełniony z zastrzeżeniami audytor odnotowuje zastrzeżenia, tłumaczy na czym one polegają zadaniem audytora jest ocena, w jakim stopniu zastrzeżenia mogą wpłynąć na stopień spełnienia standardu. Standard nie spełniony: o jeśli OWES zidentyfikował niespełnienie standardu w samoocenie lub w planie działania, to zadaniem audytora jest ocena, na podstawie dostępnych faktów, w jakim stopniu realne są do wdrożenia działania zaproponowane przez OWES. Ocena ta powinna brać pod uwagę istniejący potencjał oraz dotychczasowe doświadczenia OWES. o Jeśli niespełnienie standardu zostanie ujawnione w trakcie audytu, kwestia ta powinna być uwzględniona w wyniku audytu.

5 Zdajemy sobie sprawę, że standardy są bardzo rozbudowane i szczegółowa weryfikacja wszystkich standardów w trakcie dwóch dni może być trudna. Dlatego też oczekujemy, że w trakcie audytu: Audytorzy nie będą koncentrować się na kwestiach formalnych, o drugo- lub trzeciorzędnym znaczeniu z punktu widzenia celu audytu (np. czy istnieje uchwała powołująca OWES) Będą selektywni i będą koncentrować się na kwestiach szczególnie istotnych z punktu widzenia działalności danego podmiotu oznacza to, że audyt, choć ma sprawdzić spełnienie wszystkich standardów, może w praktyce koncentrować się na wybranych zagadnienia, które są przez audytora zidentyfikowane jako kluczowe dla możliwości świadczenia usług wysokiej jakości. Pozostałe cele audytu Powyżej opisano cel główny audytu. Wskazać należy również pozostałe cele audytu, które powinny być uwzględnione w trakcie przygotowania do audytu i jego przeprowadzania: Identyfikacja zagrożeń lub obszarów ryzyka z punktu widzenia jakości świadczonych usług (spełniania standardów OWES) wnioski w tym zakresie powinny być uwzględnione w raporcie z audytu, Weryfikacja wiarygodności informacji zawartych we wniosku o dopuszczenie do audytu (np. losowe sprawdzenie wiarygodności wskaźników), Identyfikacja standardów wymagających weryfikacji.