Płock, 29.04.2016r. COPCO Polska Sp. z o.o. Szanowni Państwo, ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa firmę do złożenia oferty na organizację Konferencji Sprzedażowej dla Klientów Kluczowych Spółki ORLEN Paliwa w ramach konkursu Stolice Świata. Spółka ORLEN Paliwa poszukuje firmy, która zorganizuje konferencję sprzedażową, będącą finałem IV edycji konkursu "Stolice Świata" dedykowanego dla Autoryzowanych Dystrybutorów Ekoterm Plus. Szczegóły eventu: NAZWA: Konferencja Sprzedażowa dedykowana Autoryzowanym Dystrybutorom Ekoterm Plus TERMIN i CZAS TRWANIA WYJAZDU: czerwiec 2016 r., czas trwania wyjazdu 3 dni (2 noclegi), ewentualnie 4 dni (3 noclegi). Preferowany wyjazd w tygodniu 13-17 czerwca. W przypadku wyjazdu 3-dniowego wylot z Warszawy w godzinach porannych, lot powrotny wieczorem ostatniego dnia, w przypadku wyjazdu 4-dniowego - wylot pierwszego dnia w godzinach popołudniowych a powrót 4 dnia w godzinach porannych; zależy nam by maksymalnie wykorzystać czas na miejscu. KONKRETNY TERMIN WYJAZDU: dokładna data do ustalenia po wyborze dostawcy na podstawie złożonej oferty (preferowany termin jak powyżej) LOKALIZACJA: stolica Katalonii - Barcelona lub stolica Gruzji - Tbilisi lub stolica Holandii - Amsterdam HOTEL: 4 lub 5* z nieograniczoną dostępnością do strefy SPA (jeśli hotel takiej nie oferuje, to proszę zaproponować Vouchery do SPA) STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard, na chwilę obecną dokładna struktura jest trudna do określenia, konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie przygotowania eventu, wstępnie proszę założyć 36 pokoi jednoosobowych przy założeniu ewentualnej ich korekty w późniejszym etapie przygotowywania wyjazdu 801 805 541
ŚRODKI TRANSPORTU: samolot (preferowany lot bezpośredni z/do Warszawy, wylot w godzinach jak powyżej, uzależniony od długości wyjazdu (3 lub 4 dni), proszę wziąć pod uwagę, że nasi Klienci są z całej Polski i muszą mieć rano czas na dojazd na lotnisko w Warszawie. Na miejscu: autokar lub minibusy, standard jak dla menadżera. UCZESTNICY: Klienci spółki, Autoryzowani Dystrybutorzy Ekoterm Plus (36 osób) ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU: - jeśli wylot z Warszawy będzie wczesny, prosimy zaproponować poczęstunek w godzinach rannych, lunch już za granicą (w przypadku wylotu z Warszawy możliwego tylko w godzinach popołudniowych, prosimy zaproponować poczęstunek na lotnisku w Warszawie), pierwsza kolacja musi być z drinkiem powitalnym (mile widziana restauracja zarezerwowana dla grupy, podobnie podczas wszystkich kolacji), możliwy wcześniejszy check inn w hotelu (tylko w przypadku, gdy czas trwania doby hotelowej znacząco odbiega od godzin przyjazdu) - konferencja sprzedażowa podczas pierwszego lub drugiego dnia wyjazdu, w zależności od możliwości czasowych uzależnionych od godzin lotu z Warszawy, czas trwania około 2 godzin, do dyspozycji rzutnik, flipchart itd. (w trakcie przerwa kawowa, ale tylko w przypadku, gdy odstęp pomiędzy głównymi posiłkami byłby długi) - prosimy o zaproponowanie dwóch opcji zamiennych spędzania czasu w Barcelonie. I opcja: zwiedzanie jak największej ilości atrakcji, np. secesyjnej świątyni rzymskokatolickiej zaprojektowanej przez słynnego architekta Antonio Gaudiego - Sagrada Familia, kolejne dzieła słynnego mistrza - Casa Batllo, czy też Casa Mila. Zwiedzanie Katedry La Seu oraz Muzeum Sztuki Katalońskiej. Oprócz ww. atrakcji proszę uwzględnić w harmonogramie (lub podać jako alternatywne) jeszcze inne dodatkowe, możliwe do realizacji w trakcie pobytu w Barcelonie, np. Stadion Olimpijski, legendarny stadion Camp Nou czy Park Guell jeden z najbardziej niezwykłych parków publicznych na świecie. II opcja: zwiedzanie objazdowe na crusie - proszę o przedstawienie wszystkich możliwych atrakcji podczas takiej wycieczki. Zależy nam, by trasa była bardzo ciekawa i chcielibyśmy optymalnie wykorzystać możliwości tego środka transportu. - W przypadku przedstawienia oferty na Tbilisi prosimy zaproponować zwiedzanie jak największej ilości atrakcji np. katedria Sioni, twierdza Narikała, Plac Wolności, Sobór Trójcy Świętej, Świątynia Kaszweti, wycieczka i zwiedzanie np. Mcchety i inne odpowiednie do grupy uczestników wyjazdu. 801 805 541
- W przypadku przedstawienia oferty na Amsterdam, również prosimy o przedstawienie jak największej ilości atrakcji np. Plac Dam, Pałac Królewski, Begijnhof, Westerkerk, Oude Kerk, Amserdamskie kanały, Rijksmuseum największe Muzeum Narodowe, w którym oglądać można między innymi pięć tysięcy obrazów, takich autorów jak Rembrandt czy Vermeer, Gabinet figur woskowych Madame Tussaud lub inne. - w harmonogramie powinien być przewidziany również czas wolny do własnej dyspozycji naszych klientów (dla osób wolących pozostać w hotelu - podczas gdy reszta grupy będzie zwiedzać okolice - proszę zaproponować alternatywne zajęcia, np. Vouchery do SPA lub inne) - podczas ostatniego dnia pobytu atrakcje uzależnione od godziny wylotu powrotnego do Polski, możliwy późniejszy check out z hotelu (tylko w przypadku, gdy czas trwania doby hotelowej znacząco odbiega od godzin wyjazdu) Elementy oferty: CZĘŚĆ FORMALNA: - aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG - akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT) - ważna polisa ubezpieczeniowa - podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT) - termin ważności składanej oferty: 60 dni CZĘŚĆ TECHNICZNA: - szczegółowy opis wydarzenia z ramowym harmonogramem i proponowanym key visual. - wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowana była usługa o podobnym zakresie lub referencje (minimum 3). - uprawnienia do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym. - termin realizacji: czerwiec 2016r. Preferowany wyjazd w terminie 13-17 czerwca. CZĘŚĆ HANDLOWA: cena całkowita przedmiotu zapytania netto oraz wycena szczegółowa z uwzględnieniem kwot netto i brutto, która powinna uwzględniać pełen koszt wyjazdu dla 36 osób (cena netto i brutto musi zostać podana dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty, tj. noclegu, wyżywienia, przelotów, atrakcji, itd.): 801 805 541
- koszty przelotu dla 36 osób w obie strony, w tym koszty odprawy on-line - koszty transferu z lotniska do hotelu i z hotelu na lotnisko oraz koszty możliwych transferów na miejscu (proszę uwzględnić koszty wszystkich środków transportu dla 36 osób), jeśli wymagają tego proponowane atrakcje - koszty noclegu (dwie lub trzy noce w zależności od przyjętego harmonogramu pobytu) w hotelu 4 lub 5* dla 36 osób (jeśli godziny przyjazdu i wyjazdu znacząco odbiegają od doby hotelowej, to proszę uwzględnić również koszty wcześniejszego check inn oraz późniejszego check out) - koszt pełnego wyżywienia dla 36 osób z wyszczególnieniem każdego posiłku - zakładamy, że śniadania wliczone będą w cenę noclegu, w przypadku wczesnego wylotu pierwszego dnia prośba o przedstawienie dodatkowej opcji poczęstunku przed lunchem, ewentualne koszty przerwy kawowej (jeśli w harmonogramie będzie długa przerwa czasowa pomiędzy głównymi posiłkami), dodatkowo koszty wody i soków dostępnych w autokarze, minibusach lub crusie - koszty poszczególnych zaproponowanych atrakcji (każdej z osobna) - koszty proponowanych atrakcji hotelowych dla osób rezygnujących ze zwiedzania Barcelony lub Tbilisi czy Amserdamu (Voucherów do SPA i innych) - koszt wynajmu sali konferencyjnej na czas maksymalnie 2 godzin z niezbędnym sprzętem (rzutnik, flipchart) - koszt wynajęcia welcome desk na potrzeby zbiórki na lotnisku w Warszawie (punkt musi być obsługiwany przez osobę, która nie będzie brała udziału w wyjeździe) - koszt i rodzaj ubezpieczenia całej grupy (36 osób) - koszt upominku powitalnego dla uczestników (36 sztuki) - koszty projektu oraz przygotowania (wydruku) materiałów poligraficznych wymienionych powyżej (prosimy o 3 propozycje layoutu) oraz koszty proponowanego opakowania pakietu zawierającego materiały poligraficzne i upominek powitalny - koszt projektu agendy mailowej (wszystkie koszty materiałów poligraficznych proszę wykazać w odrębnej oddzielnej od głównego kosztorysu rubryce) - całkowity koszt netto i brutto obsługi wyjazdu przez dwóch koordynatorów uwzględniający koszty ich noclegu, wyżywienia, przelotów i transferów, itd., proszę oddzielnie wykazać wszystkie poszczególne koszty (netto i brutto) 801 805 541
termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury. Bez zaliczki. Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Zmiany kursów walut, w których Zleceniobiorca będzie dokonywał zakupu towarów i usług w celu wykonania umowy, nie będą mogły być podstawą do zmiany wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. Proszę o załączanie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT. Więcej informacji uzyskacie Państwo logując się na platformie zakupowej CONNECT. Wszelkie pytania proszę kierować przez zakładkę pytania/ odpowiedzi. Termin składania ofert: 10.05.2016r. godz. 13:00 UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/ Z poważaniem, Natalia Bartosiewicz-Burdanowska 603 394 696 Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. 801 805 541