a. Transport Toruń, dnia 1 kwietnia 2015 r. Województwo Kujawsko-Pomorskie Plac Teatralny Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Toruń, dnia 1 kwietnia 2015 r. Województwo Kujawsko-Pomorskie Plac Teatralny Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod nazwą Invest in Bit CITY. Promocja potencjału inwestycyjnego konurbacji bydgosko - toruńskiej współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , Osi priorytetowej 5. Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Departament Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego kieruje zaproszenie do złożenia oferty na organizację logistyki wyjazdu 6-osobowej grupy do Holandii, na 15th Annual European Services & Outsourcing Week maja 2015r. 1. Przedmiot zamówienia i termin jego realizacji: Organizacja wyjazdu 6-osobowej grupy do Amsterdamu w Holandii. Przedsięwzięcia zaplanowane w ramach programu wyjazdu będą się odbywały w dniach maja 2015r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a. Transport -przelot samolotem ( wylot jak i powrót preferowane lotnisko Warszawa); Wylot do Amsterdamu w dniu 18 maja 2015 r. w godzinach popołudniowych, wylot do Polski w dniu 21 maja 2015 r. w godzinach popołudniowych/wieczornych. o Transport z Bydgoszczy oraz Torunia na lotnisko w Polsce, oraz transport powrotny z lotniska w Polsce do Torunia oraz Bydgoszczy, jak również z lotniska w Amsterdamie do hotelu i z hotelu na lotnisko. Cena powinna zawierać koszty bagażu rejestrowanego oraz przebukowania 1 biletu lotniczego. Powinna zostać określona cena każdego następnego przebukowania. Ewentualne koszty związane z zatrudnieniem, ubezpieczeniem, noclegiem kierowcy (kierowcy), opłatami parkingowymi, opłatami za autostrady i drogi płatne oraz innymi związanymi ze świadczoną usługą ponosi Wykonawca. Autokar/bus powinien mieć maksimum 5 lat, posiadać sprawną klimatyzację, być w pełni sprawny, schludny i czysty, powinien posiadać również miejsce na bagaż (rejestrowy i podręczny) oraz pasy bezpieczeństwa.

2 b. Hotel w Amsterdamie - lokalizacja: Amsterdam, hotel w bliskiej odległości, maksymalnie 2 km od miejsca odbywania się konferencji, tj. Beurs van Berlage, Damrak 243, 1012ZJ Amsterdam, spełniający określony standard, -standard: hotel min 2 gwiazdkowy (preferowany hotel 3 gwiazdowy lub wyżej); - bezpłatny dostęp do sieci internetowej w hotelu podczas całego pobytu (Wi-Fi) - śniadania w formie bufetu szwedzkiego, w dniach maja br. - pokoje w hotelu z oknami, powyżej 1 piętra z windą, - pokoje jednoosobowe lub do pojedynczego wykorzystania, pokoje z łazienkami; - w hotelu musi być czysto, sprzęty i wyposażenie powinny być sprawne; - zakup opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji; - wszelkie koszty związane z pobytem uczestników misji w hotelu ponosi Zleceniobiorca. c. Posiłki - obiady (19-21 maja 2015 r.) i kolacje (19-20 maja 2015 r.) w formie bufetu szwedzkiego obiady w odległości max1 km od miejsca odbywania się konferencji; d. Ubezpieczenie Zleceniobiorca wykupi ubezpieczenie zdrowotne i NNW dla wszystkich członków delegacji na cały czas trwania wyjazdu, zarówno na terenie Polski, jak i Holandii. e. Wymagania ogólne - Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia. - Zleceniobiorca jest zobowiązany do opracowania, w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy, ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów wyjazdu; 2. Sposób prezentacji oferty: Oferta powinna być sporządzona wg wzoru oferty stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Oferta oraz załącznik składany przez Wykonawców w toku postępowania powinny być podpisane oraz opieczętowane przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, zgodnie z zasadą reprezentacyjności wynikającą z postanowień odpowiednich przepisów prawnych.

3 Oferta winna być sporządzona w języku polskim na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym. Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Wykonawcę, wraz z pieczątką. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. 3. Opis kryteriów oceny: Przedstawiona oferta będzie przedmiotem oceny, której kryterium stanowi w 60% cena brutto, a 40% jakość oferty (proponowane połączenia lotnicze 0-5 pkt., standard zaproponowanego hotelu 0-5 pkt.). Sposób obliczenia punktów w kryterium cena: Cenę oferty przyjmowaną do dalszych obliczeń będzie stanowić średnia arytmetyczna cen oferty. PC = PC oznacza ilość punktów w kryterium cena. cena najniższej złożonej oferty cena badanej oferty Sposób obliczenia punktów w kryterium jakość: PJ = % ilość punktów badanej oferty 100 pkt 40% ilość punktów oferty z największą ilościa punktów PJ oznacza ilość punktów w kryterium jakość. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów (suma punktów) w kryteriach cena i jakość. W przypadku, jeśli dwóch lub więcej wykonawców złoży oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach. Informacja o wynikach postępowania zostanie przekazana mailowo. Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego zawarta zostanie pomiędzy stronami umowa w sprawie udzielenia zamówienia. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny. Warunkiem zakwalifikowania do oceny merytorycznej będzie przedstawienie dokumentów potwierdzających realizację co najmniej 3 zamówień w ciągu ostatnich 2 lat odpowiadających swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu tj. łącznie muszą być spełnione następujące kryteria: organizacja wyjazdu, zapewnieniu przelotów, hotelu oraz wyżywienia.

4 4. Forma płatności i finansowanie: 1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa, na realizację wyżej opisanego zlecenia. Zamawiający uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni od dnia zrealizowania usługi i dostarczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury VAT na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, Toruń, NIP Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy. 2. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego w ramach projektu pod nazwą Invest in Bit CITY. Promocja potencjału inwestycyjnego konurbacji bydgosko - toruńskiej. 5. Termin składania ofert: Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres a.zablocka@kujawsko-pomorskie.pl do dnia 10 kwietnia 2015 r. do godz. 12:00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania 6. Informacje dodatkowe: 1) Informacja o wyborze Zleceniobiorcy zostanie przekazana mailowo. 2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: - posiadają uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie organizacji wyjazdów turystycznych wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych; - posiadają aktualną gwarancję ubezpieczeniową ważną w okresie realizacji zlecenia; - posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia; - nie znajdują się w stanie upadłości lub likwidacji; - złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert (formularz ofertowyzałącznik nr 1, oświadczenie Wnioskodawcy załącznik nr 2) Zamawiający dokona spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia nie spełnia, poprzez sprawdzenie, czy oferta została złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz czy zostało załączone oświadczenie Wykonawcy stanowiące Załącznik nr 2 (weryfikacja formalna oferty, w tym jej kompletności i zgodności z załączonymi wzorami). Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z określonymi wymaganiami będzie skutkowało wykluczeniem Wykonawcy z udziału w postępowaniu. 3) Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny.

5 4) W przypadku pytań, proszę się kontaktować z p. Aliną Zabłocką pracownikiem Biura Rozwoju Gospodarczego w Departamencie Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych, a.zablocka@kujawsko-pomorskie.pl, tel

6 Załącznik nr 1 Formularz Ofertowy (wzór) Pieczątka firmowa Wykonawcy Miejscowość i data Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Plac Teatralny Toruń OFERTA WYKONAWCY Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy): Nazwa: Adres siedziby: Nr telefonu i faksu: Adres poczty elektronicznej: NIP: REGON: W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia. roku oferujemy realizację zamówienia na łączną wartość: Łączna wartość zamówienia netto:. (słownie:..) Łączna wartość zamówienia brutto:. (słownie:.., w tym : podatek VAT Proponowany hotel (nazwa i adres) Proponowane połączenia lotnicze (daty i godziny odlotów i przylotów)

7 Oświadczam(y), że zapoznałem(liśmy) się z warunkami zapytania ofertowego Zamawiającego i nie wnoszę(simy) do niego żadnych zastrzeżeń oraz że zdobyłem(liśmy) konieczne informacje i wyjaśnienia do przygotowania oferty. Oświadczam(y), że uważam(y) się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni kalendarzowych licząc od dnia upływu terminu składania ofert. Ofertę niniejszą składam(y) na kolejno ponumerowanych stronach. Oferta zawiera następujące załączniki: Zobowiązuję (my) się, w przypadku wyboru naszej oferty do realizacji zamówienia za podaną w ofercie cenę. Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy

8 Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy (wzór) Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Plac Teatralny Toruń OFERTA WYKONAWCY Działając w imieniu i na rzecz Wykonawcy (dane Wykonawcy): Nazwa: Adres siedziby: Nr telefonu i faksu: Adres poczty elektronicznej: NIP: REGON: Oświadczam(y), że: 1. posiadam(y) uprawnienia do wykonywania działalności objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 2. posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję(emy) potencjałem technicznym do wykonania zamówienia, Załączamy trzy przykładowe zamówienia wykonane w ciągu ostatnich 2 lat, które odpowiadają swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu: znajduję(emy) się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia, 4. nie została otwarta w stosunku do mnie (nas) likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość, 5. nie orzeczono wobec mnie (nas) zakazu ubiegania się o zamówienie. Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy