Załącznik nr 1 do umowy znak.. z dnia 2016 r. Opis przedmiotu zamówienia Organizacja i obsługa konsultacji międzynarodowych w ramach projektu Projekt planu zagospodarowania przestrzennego Polskich Obszarów Morskich w skali 1:200 000
Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa konsultacji międzynarodowych w ramach projektu Projekt planu zagospodarowania przestrzennego Polskich Obszarów Morskich w skali 1:2000 000, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój Termin: 17 20 październik 2016 r. Uczestnicy konsultacji: (maksymalnie 50 osób) Uczestnikami konsultacji będą m.in. przedstawiciele organów odpowiedzialnych za morskie planowanie przestrzenne z państw/landów nadbrzeżnych Morza Bałtyckiego (Niemcy, Mecklenburg-Vorpommern, Schleswig-Holstein, Dania, Szwecja, Finlandia, Rosja, Estonia, Łotwa, Litwa), przedstawiciele: Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska, Instytutu Morskiego w Gdańsku, Urzędów Morskich w Gdyni, Słupsku i Szczecinie. Wymogi Zamawiającego dotyczące hotelu: spotkanie konsultacyjne Wykonawca zorganizuje w sali kon ferencyjnej jednego z co najmniej trzygwiazdkowych hoteli (zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie - Dz.U. z 2006 Nr 22 poz.169 z późn. zm.), w lokalizacji Gdańsk. hotel zapewniający salę konferencyjną, wyżywienie i nocleg w jednym budynku, w związku z dojazdem uczestników do miejsca spotkania środkami komunikacji miejskiej, Zamawiający wymaga, aby hotel znajdował się w odległości do 5 km (licząc od stacji Gdańsk Główny do budynku hotelu), z możliwością dotarcia uczestników do budynku hotelu jednym środkiem komunikacji miejskiej. Plan spotkań: Konsultacje międzynarodowe będą zorganizowane wg następującego planu: Dzień I (17 październik) przybycie gości - kolacja wraz z zapewnieniem noclegu dla 50 osób. Dzień II (18 październik) spotkanie konsultacyjne dla 50 osób (co najmniej 6 godzin obrad, bez wliczania czasu na przerwy) śniadanie dla 50 osób, przerwy kawowe dla 50 osób, lunch dla 50 osób, uroczysta kolacja dla 50 osób, nocleg dla 50 osób. Dzień III (19 październik) cd. spotkania konsultacyjnego (co najmniej 4 godziny obrad, bez wliczania czasu na przerwy) - śniadanie dla 50 osób, przerwy 2
kawowe dla 50 osób, lunch dla 50 osób, nocleg dla 20 osób (wyjazd reszty uczestników). Dzień IV (20 październik) śniadanie dla 20 osób, wyjazd pozostałych gości. Zamówienie obejmuje: 1. zapewnienie sali konferencyjnej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym na 2 dni, 2. zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej, 3. zapewnienie dla uczestników miejsc hotelowych (nocleg dla 50 osób z 1go na 2gi dzień oraz z 2go na 3ci dzień oraz nocleg dla 20 osób z 3ciego na 4ty dzień spotkania), 4. zapewnienie dla uczestników miejsc parkingowych (20), 5. zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla 50 uczestników materiałów informacyjno-promocyjnych (pakietu konferencyjnego). Ad. 1. zapewnienie sali konferencyjnej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym. Sala musi spełniać następujące warunki: a) sala przestronna, zapewniająca dobrą widoczność z każdego miejsca sali (bez filarów), b) miejsca siedzące ze stolikami dla uczestników odpowiednio do liczby uczestników tj. 50 osób, c) sala z dostępem dla osób niepełnosprawnych (brak barier architektonicznych). d) ustawienie stołów i krzeseł w podkowę, e) oświetlenie z możliwością zaciemnienia, f) działająca klimatyzacja i ogrzewanie oraz wentylacja, g) nagłośnienie min. 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników, w tym 1 na stojaku, h) zestaw multimedialny zapewnienie działającego rzutnika wraz z ekranem i wskaźnikiem laserowym, i) komputer laptop, j) flipchart, mazaki/markery, k) zaplecze sanitarne, l) obsługa techniczna dostępna przez cały czas trwania konferencji, m) zapewnienie zorganizowania serwisu kawowego w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, n) dostęp do bezpłatnego internetu bezprzewodowego, o) zabezpieczenie pomieszczenia do składowania materiałów niezbęd nych do prowadzenia spotkania. Wybrana sala podlega uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Wykonawca zapewni uczestnikom spotkania szatnie. Należy nagrać całość spotkania (audio i video). Wykonawca jest zobowiązany do umieszczenia w sali materiałów promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego (plakaty, roll-up, itp.). 3
Należy oznakować salę konferencyjną oraz drogę do niej. Przed wejściem do sali konferencyjnej należy umieścić stojak z tytułem spotkania wraz z informacją o nazwie projektu, w ramach którego jest realizowane oraz odpowiednim oznaczeniem, które przekaże Zamawiający. Przygotowanie oznakowania musi zostać zakończone na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem spotkania. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla czterech osób) w celu zorganizowania recepcji konferencji, umożliwiającej podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników spotkania w pierwszym i drugim dniu konsultacji. Ad. 2. zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej Dzień I: Zakwaterowanie przybyłych uczestników w pokojach (50 osób). Ostateczną ilość gości Zamawiający przekaże nie później niż na 5 dni przed pierwszym dniem spotkania. Kolacja: Uczestnicy konsultacji, którzy przybędą do hotelu w dniu poprzedzającym rozpoczęcie konsultacji (50 osób) będą mieli zapewnioną kolację w formie bufetu szwedzkiego w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, składającą się z: sałatek (minimum 2 rodzaje) pieczywa (jasne i ciemne), wędlin (3 rodzaje), ser (3 rodzaje), dań ciepłych (rybne, mięsne, warzywne), napojów (kawa, herbata, woda mineralna, sok 100%), masła, cytryny, mleka, cukru. Dzień II: Śniadanie: Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania z miejscami siedzącymi dla uczestników, składające się z: pieczywa 2 rodzaje (ciemne i jasne), 3rodzajów wędlin, 3 rodzaje sera (żółty, pleśniowy, twarożek), dżemy owocowe, marmolady, miód, jogurty naturalne oraz owocowe, warzywa krojone: ogórek świeży, ogórek kiszony, pomidor, świeże owoce (4 rodzaje) np. grejpfrut, pomarańcza, ananas, banan, kiwi, arbuz 4
dania na ciepło (3 rodzaje) np. jajecznica, kiełbasa, parówki z wody, omlety na ostro (z szynką, pieczarkami, pomidorem i żółtym serem) lub na słodko (z cukrem, z dżemem lub ze śmietaną) płatki kukurydziane, musli, płatki pełnoziarniste, mleko, kawa z ekspresu z możliwością wyboru rodzaju kawy (min. latte, czarna) herbata (czarna, zielona), cytryna w plasterkach, cukier soki owocowe 100% - sok jabłkowy, pomarańczowy uzupełniane w razie potrzeby Przerwa kawowa i lunch: Podczas pierwszego dnia spotkania konsultacyjnego wykonawca zorganizuje 2 przerwy kawowe i lunch, podczas których zapewni: Przerwa kawowa kawa z ekspresu z możliwością wyboru rodzaju kawy (min. latte, czarna) oraz kawa w termosach, cukier, mleko 3,2 % - wszystko bez ograniczeń, herbata (czarna, zielona), cytryna w plasterkach, cukier wszystko bez ograniczeń, soki owocowe 100% - sok jabłkowy, pomarańczowy uzupełniane w razie potrzeby (soki podawane w 1 litrowych dzbankach), woda mineralna (gazowana, niegazowana) woda w butelce o pojemności 500 ml, uzupełniane w razie potrzeby, ciasta (w ilości co najmniej 2 kawałki na osobę do wyboru spośród 3 rodzajów ciasta), rogale (z ciasta drożdżowego, francuskiego bądź kruchego w ilości co najmniej 2 szt. na osobę), drobne ciasteczka. Lunch Lunch zostanie zorganizowany w formie szwedzkiego bufetu szwedzkiego w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania z miejscami siedzącymi dla uczestników, składający się z: zupa (50 porcji), 2 danie gorące do wyboru: danie mięsne - drób (25 porcji po minimum 150 g), danie rybne - łosoś (25 porcji po minimum 150 g), 2 rodzaje surówek tj. surówka z marchewki, z białej kapusty (w sumie 50 porcji po minimum 250g), ziemniaki z wody (25 porcji), ryż gotowany (25 porcji), kawa, herbata (czarna, zielona), dodatki typu: cytryna w plasterkach, cukier, mleko wszystko bez ograniczeń. Kolacja: Uroczysta zasiadana kolacja dla uczestników konsultacji, podana zostanie w pomieszczeniu (sali) zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania z miejscami siedzącymi z obsługą kelnerską, składająca się z: przystawki, zupy (2 do wyboru), 5
ciepłego dania drugiego (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), sałatek (minimum 3 rodzaje), surówek (minimum 3 rodzaje), deseru (minimum 3 rodzaje), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków: pomarańczowego, jabłkowego, grejpfrutowego, napojów gorących(kawa z ekspresu z możliwością wyboru rodzaju kawy (min. latte, czarna), gorąca woda w termosach, herbata w torebkach min. 3 rodzaje, mleko do kawy, cytryna, cukier. Dzień III: Śniadanie: Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania z miejscami siedzącymi dla uczestników, składające się z: pieczywa 2 rodzaje (ciemne i jasne), 3rodzajów wędlin, 3 rodzaje sera (żółty, pleśniowy, twarożek), dżemy owocowe, marmolady, miód, jogurty naturalne oraz owocowe, warzywa krojone: ogórek świeży, ogórek kiszony, pomidor, świeże owoce (4 rodzaje) np. grejpfrut, pomarańcza, ananas, banan, kiwi, arbuz dania na ciepło (3 rodzaje) np. jajecznica, kiełbasa, parówki z wody, omlety na ostro (z szynką, pieczarkami, pomidorem i żółtym serem) lub na słodko (z cukrem, z dżemem lub ze śmietaną), masła (3 rodzaje) np. bez dodatków, czosnkowe, koperkowe, bazyliowe, płatki kukurydziane, musli, płatki pełnoziarniste, mleko, kawa z ekspresu z możliwością wyboru rodzaju kawy (min. latte, czarna) herbata (czarna, zielona), cytryna w plasterkach, cukier soki owocowe 100% - sok jabłkowy, pomarańczowy uzupełniane w razie potrzeby Przerwa kawowa i lunch: Podczas drugiego dnia spotkania konsultacyjnego wykonawca zorganizuje 2 przerwy kawowe i lunch, podczas których zapewni: Przerwa kawowa kawa z ekspresu z możliwością wyboru rodzaju kawy (min. latte, czarna) oraz kawa w termosach, cukier, mleko 3,2 % - wszystko bez ograniczeń, herbata (czarna, zielona), cytryna w plasterkach, cukier wszystko bez ograniczeń, 6
soki owocowe 100% - sok jabłkowy, pomarańczowy uzupełniane w razie potrzeby (soki podawane w 1 litrowych dzbankach), woda mineralna (gazowana, niegazowana) woda w butelce o pojemności 500 ml, uzupełniane w razie potrzeby, ciasta (w ilości co najmniej 2 kawałki na osobę do wyboru spośród 3 rodzajów ciasta), rogale (z ciasta drożdżowego, francuskiego bądź kruchego w ilości co najmniej 2 szt. na osobę), drobne ciasteczka. Lunch: Lunch zostanie zorganizowany w formie szwedzkiego bufetu w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania z miejscami siedzącymi dla uczestników, składający się z: zupa (50 porcji), 2 danie gorące do wyboru: danie mięsne - drób (25 porcji po minimum 150 g), danie rybne - łosoś (25 porcji po minimum 150 g), 2 rodzaje surówek tj. surówka z marchewki, z białej kapusty (w sumie 50 porcji po minimum 250g), ziemniaki z wody (25 porcji), ryż gotowany (25 porcji), kawa, herbata (czarna, zielona), dodatki typu: cytryna w plasterkach, cukier, mleko wszystko bez ograniczeń. Dzień IV: Śniadanie: Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, składające się z: pieczywa 2 rodzaje (ciemne i jasne), 3rodzajów wędlin, 3 rodzaje sera (żółty, pleśniowy, twarożek), dżemy owocowe, marmolady, miód, jogurty naturalne oraz owocowe, warzywa krojone: ogórek świeży, ogórek kiszony, pomidor, świeże owoce (4 rodzaje) np. grejpfrut, pomarańcza, ananas, banan, kiwi, arbuz dania na ciepło (3 rodzaje) np. jajecznica, kiełbasa, parówki z wody, omlety na ostro (z szynką, pieczarkami, pomidorem i żółtym serem) lub na słodko (z cukrem, z dżemem lub ze śmietaną), masła (3 rodzaje) np. bez dodatków, czosnkowe, koperkowe, bazyliowe, płatki kukurydziane, musli, płatki pełnoziarniste, mleko, kawa z ekspresu z możliwością wyboru rodzaju kawy (min. latte, czarna) herbata (czarna, zielona), cytryna w plasterkach, cukier soki owocowe 100% - sok jabłkowy, pomarańczowy uzupełniane w razie potrzeby Ramowy program spotkania Zamawiający przekaże Wykonawcy do 7 dni od dnia podpisania umowy. 7
Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia MENU (preferowane dania kuchni polskiej) poszczególnych posiłków różnorodne w każdym dniu spotkania do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niż na 14 dni przed pierwszym dniem konsultacji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji MENU w terminie do 3 dni od otrzymania MENU lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń zobowiązany jest do ponownego przedstawienia Zamawiającemu MENU poszczególnych posiłków, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przez Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji MENU wymaga pisemnej zgody Zamawiającego w terminie nie później niż na 7 dni przed pierwszym dniem konsultacji. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować s ię wysoką jakością produktów użytych do ich przyrządzenia. Produkty przetworzone będą posiadały termin przydatności do spożycia. Wykonawca zapewni również przygotowanie sali, cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy zastawę porcelanową i szklaną oraz sprzątanie. Ad. 3 zapewnienie dla uczestników miejsc hotelowych Wykonawca zapewni nocleg dla 50 uczestników spotkania w pokojach 1- lub 2- osobowych (do pojedynczego wykorzystania). Nocleg musi być zapewniony w tym samym hotelu, w którym odbędą się konsultacje. Ostateczną liczbę pokoi Zamawiający przekaże nie później niż na 5 dni przed pierwszym dniem spotkania. Zamawiający uiści opłaty tylko za faktycznie wykorzystane noclegi. Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników spotkania o d godz. 16:00 w pierwszym dniu spotkania oraz możliwość wykwaterowania po godz. 13:00 w III oraz IV dniu spotkania. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić miejsca na pozostawienie bagaży (w hotelu) dla osób wymeldowujących się w III dniu konsultacji. Pokoje hotelowe muszą mieć zapewniony dostęp dla osób niepełnosprawnych (brak barier architektonicznych). Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom konferencji zgłoszonym przez Zamawiającego. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane. Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. Wymienione koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. Ad. 4 zapewnienie dla uczestników miejsc parkingowych Wykonawca zapewni na terenie hotelu lub w przypadku braku parkingu na terenie hotelu nieodpłatne miejsca parkingowe dla 20 samochodów, położone nie dalej niż 100 m od hotelu. 8
Ad. 5 zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla 50 uczestników materiałów informacyjno-promocyjnych (pakietu konferencyjnego). Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi spotkania następujące materiały (wzory materiałów podlegają uprzedniej akceptacji Zamawiającego w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty ich otrzymania): a) teczka kartonowa z projektem graficznym: projekt: materiał informacyjny i zdjęciowy przekaże Zamawiający; teczka powinna zawierać ogólne informacje o projekcie. Informacje muszą być czytelne i odpowiednio wyeksponowane wykonanie teczka formatu A4 drukowana na papierze kredowym mat, gramatura kartonu 300-400 g/m2, na zewnątrz barwny CMYK nadruk, wnętrze szaro-białe z nadrukiem wykrojnik: 2 skrzydła, bez gumki, bez nacięcia na wizytówkę. Grzbiet pozwalający pomieścić większą ilość dokumentów. Uszlachetnienie: folia mat b) długopis: materiał: metal, kolor: granatowy i/lub niebieski i/lub czerwony i/lub srebrny; opis: mechanizm: teleskopowy, wykończenie: wymienny wkład (niebieski); klips metalowy c) notes: wymiary okładki i notatnika: długość 208 mm (+/- 2 mm), szerokość 148 mm (+/- 2 mm) okładka wykonywana z kartonu 1-str. kredowanego, gramatura 270-300 g/ m2, z białym spodem okładka zostanie polakierowana na froncie przedniej okładki zostanie umieszczone zdjęcie; materiał informacyjny i zdjęciowy przekaże Zamawiający notatnik wewnątrz okładki z min. 100 kartkami w kratkę d) materiały drukowane (maksymalnie 45 stron formatu A4 dla 1 osoby) zawierające informacje, które będą konsultowane na spotkaniu, w tym program spotkania. Tekst do wydruku zostanie dostarczony przez Zamawiającego najpóźniej 10 dni przed I dniem spotkania. Wszystkie działania informacyjne (w tym długopis, teczka, notes, oznakowanie sali konferencyjnej i drogi do niej) oraz każdy dokument, który jest podawany do publicznej wiadomości w ramach procesu planistycznego muszą zawierać informacje o otrzymaniu wsparcia z Unii Europejskiej, w tym Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Programu za pomocą: a) znaku Funduszy Europejskich z nazwą Programu; b) znaku Unii Europejskiej z nazwą: Europejski Fundusz Społeczny. Oznaczenia powinny być zgodne z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji oraz 9
Kartą wizualizacji Programu Wiedza Edukacja Rozwój dokumenty dostępne na stronie: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/podrecznikwnioskodawcy-i-beneficjenta-programow-polityki-spojnosci-2014-2020-w-zakresieinformacji-i-promocji/ Nie jest wymagane zamieszczanie loga Urzędu Morskiego w Gdyni na materiałach informacyjno promocyjnych. Uczestnicy konsultacji we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia wizji lokalnej hotelu w zakresie spełnienia warunków określonych Opisie Przedmiotu Zamówienia przed wyborem oferty. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osoby do bieżących kontaktów z przedstawicielami Zamawiającego, a także do stałej konsultacji w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi w trakcie trwania konsultacji. Osoba ta będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. 10